Aula 11 - Como Planejar as Comunicações de um Projeto

plus cerveja vinho a mais um vídeo mais uma aula dos nossos fundamentos de gestão de projetos não esqueça que estamos tratando de pequenos projectos os elementos base ele que você precisa para conseguir planejar bem o seu projecto conseguir acompanhar bem conseguir monitorar e controlar e conseguir encerrar o seu projeto com sucesso esses fundamentos eles são muito importantes já deve estar seguindo colocar em prática tudo o que se viu nas aulas anteriores nas linhas de base do projeto é fazer a sua iniciação e isso traz uma grande vantagem sobre as outras pessoas que não usam uma

metodologia porque porque nos garantem que nós temos a consistência quer dizer você sempre sabe qual é o passo a passo a receitinha de bolo para poder gerenciar o seu projecto de uma maneira adequada e isso faz com que a gente consiga melhorar os resultados nosso projeto não é quando você vai fazer mesmo bolo de verdade você não tem uma receita cada vez fica diferente pode ficar bom pode não ficar bom quando você tem um passo a passo na metodologia uma estruturado você consegue repetir aquele sucesso anterior com cetim então nós já tínhamos três dos sete

passos ou três dos sete elementos essenciais para o sucesso do projeto quais são nós vimos que na iniciação nós precisamos no tema de abertura do projeto é a primeira coisa sempre precisa existir eu coloquei exemplo de tema de abertura do projeto pra você e maneiras que você possa construir esse documento sem só sem ficar preso a templates mas também não tem problema se você usar tablets amaro quer um simplex na internet tudo bem pode reaproveitar mas sempre com aquela análise crítica de si faz sentido você usar aqueles campos que estão lá naquele documento template ou

não essa é a primeira coisa a segunda coisa que lembra qualquer é a base de tudo no nosso projeto que é um escopo do projeto tem um escopo do projeto não consegue planejar mais nada porque o escopo do projeto nos diz o que é necessário para a gente poder terminar o projeto com sucesso em termos das nossas entregas em termos das necessidades a serem atendidas então nós fizemos um documento de escopo que está sintetizado na estrutura política do projeto e nós fizemos também um documento de requisitos que permite você tem as características daquilo conhecer entregue

ou seja as necessidades modificadas fazendo esse documento bem feito pode ser um documento de uma página como eu mostrei a gente vai ver ferramentas e softwares gratuitos ou que já estão disponíveis para você poder gerenciar seus planos de projeto também como o próprio o note como o ponto do toque word para você poder controlar seus projetos planilhas do excel permite você tem as vaquinhas ali pra que você se mantenha mais organizado no seu projeto já tem uma boa iniciação começamos com o pé direito já temos o nosso escopo sabemos o que precisa ser feito o

que faz parte do projeto que não faz parte do projeto e no terceiro elemento que nós vimos o cronograma o cronograma mostra pra você como vai ser e executar com a estratégia de execução do seu projeto como é que você vai fazer pra construir as coisas do escopo utilizando recursos que já estão dentro do nosso cronograma e dizendo qual é o custo daquilo qual o orçamento então nosso passo 3 a gente criou o cronograma os recursos e o orçamento do projeto então nós temos as três linhas de base aqui mais importantes para todo o projeto

todo todo todo o projeto você tem um escopo você tem um programa você tem um orçamento que o nosso quarto passo aqui é poder criar planos de apoio tem muita gente bem amado entende bacana temos desculpas temos um cronograma temos um orçamento mas como é que vou fazer para tirar tudo aquilo lá do papel você vai precisar muitas vezes de alguns planos de apoio não esqueça aqui outros planos de apoio vou precisar que não esqueça que estamos falando nesse primeiro momento nosso curso de fundamentos estamos falando de pequenos projectos elenco que tem um pequeno projeto

peguei um projeto que tem uma três pessoas na sua equipe que tem um orçamento muito grande digamos menos do que 50 mil reais e que tem uma execução de semanas até 3 meses pouco mais um pouco menos que isso então nesse tipo de projeto você não vai precisar de um plano de aquisições você não vai precisar de um plano recursos o ônus muito grande você vai conseguir condensar os documentos que eu estou mostrando aqui mas é muito importante que a gente tenha esse nosso plano de comunicações aqui que nós vamos falar sobre ele agora mesmo

e que nós também conseguimos ter uma visão sobre o risco porque eu acho errado de certa maneira a gente não se preocupar com os riscos só que o projeto é mais curto tem de falar mais o projeto tem quatro semanas não precisamos nos preocupar com o risco porque ele é muito rapidinho e se acontecer algum disco você vai fazer o seu aniversário daqui duas semanas e se chover você tá fazendo um lugar aberto você vai ter problemas então vamos pensar sobre os riscos e sobre as comunicações do nosso projeto vamos lá em primeiro lugar o

que é esta parte de comunicação então esses vão ser nossos planos o que é a comunicação pra gente a comunicação está preocupado com informações do projeto o fluxo de informação do projeto e quando a gente fala fluxo de informações do projeto nós estamos preocupados em coletar armazenar distribuir essas informações para as partes interessadas que não é apenas a equipe do projeto porque um pequeno projeto nós estamos falando de pouca gente é tão falando de você fazer o projeto sozinho você mais algumas poucas pessoas fazer o projeto mas provavelmente vai precisar se comunicar com outras pessoas

aqui com outras partes interessadas nessa comunicação aqui óbvio que envolve a sua equipe mas envolve também outras partes interessadas e se eu precisar por exemplo alugar um local e se eu precisar alugar um local a festa e se eu precisar aquele meu treinamento do excel se eu precisar alugar um local para fazer o treinamento ou precisa falar com a pessoa que vai imprimir apostila então essa comunicação a que envolve vários stakeholders nossos que podem ser recursos do projeto também podem não ser recursos do projeto pra você poder criar um plano de comunicação a gente vai

resumir o nosso plano de comunicar são matriz de comunicações e é um documento muito simples de ser criada essa matriz de comunicações ela precisa precisa responder algumas perguntas básicas que são os seguintes eu quero saber quem precisa saber de qual informação o que ele precisa saber como ele vai saber então qual é o meio e quando ele vai saber basicamente essa é a nossa planilha de comunicações aqui então muito simples quem precisa saber do que em qual momento então vou colocar aqui por exemplo que se eu estou naquele nosso próximo projeto do treinamento do excel

quem precisa saber alguma coisa o instrutor saber de alguma coisa o que ele precisa saber para saber as datas como é que vai ficar sabendo as atas por e mail quando ele vai ficar sabendo as datas 30 dias antes por exemplo de -30 aqui por exemplo quem mais precisa saber de alguma coisa a pessoa dos materiais das apostilas ou escrever aqui apostila como se fosse a pessoa né pessoal das apostilas o que ela precisa saber era preciso saber a quantidade como ela vai ficar sabendo aquela quantidade eu vou telefonar para ela telefone quando ela vai

ficar sabendo disso eu posso com uma data fixa digamos lá 17 dos 19 por exemplo vou colocar aqui todos os meus eventos de comunicação e esse evento de comunicação devem ser claramente inscritos e você colocá los aqui de uma maneira adequada para você poder não se perder na sua comunicação esqueci de avisar a pessoa do coffee break esqueci de avisar enfim você vai ter problema no seu projeto então a matéria de comunicação é um plano de apoio essencial para o nosso projeto é bastante simples você pode criar aqui um excel pode criar até mesmo um

check list e depois você vinha aqui já avisei o instrutor ok já avisei com o pessoal da apostila e você vai andando aqui com as suas atividades de comunicação isso é que garante que eu pelo menos reduzir a chance de você ter problemas né porque muitos dos nossos problemas nossos projetos são relacionados a problemas de comunicação ou de falta de comunicação da má comunicação então criei essa sua matriz de comunicação para que você não tenha mais problema em relação a isso uma atriz muito simples quem precisa saber de qual formação o que como ele vai

receber essa informação que é importante também e quando ele vai receber essa informação a gente poderia ter adicionar novas colunas aqui como estamos falando de um projeto pequeno essas quatro colunas são básicas obrigatórias sempre você vai ter se quiser colocar mais comentários templates documento até poderia estender essa matriz de comunicação aqui também vamos ver agora o nosso plano de gerenciamento dos riscos como é que a gente faz para tratar os riscos no nosso projeto