Colaborando | Aula 13 - Curso Notion para Iniciantes por Sebastian Baltazar, Mago do Notion

existem diferentes maneiras da gente colaborar com outras pessoas do notion a maneira mais simples de todas é convidando pessoas a partir do e-mail diretamente para aquela página que você quer dar acesso a ela e geralmente você pode fazer isso sem custo nenhum apenas convidando essa pessoa a ser um usuário do tipo convidado mas por vezes você pode querer convidar as pessoas a fazer parte do seu espaço de trabalho nesse caso você vai utilizar as permissões de membros Ou seja você vai trazer os seus usuários para dentro do seu espaço de trabalho e eles vão ter

acesso a uma série de coisas ao mesmo tempo e não apenas uma página quais os prosos contras disso quando a gente tá falando sobre colaboração ou sobre trabalhar com outras pessoas O primeiro é que cada membro usuário precisa obviamente estar dentro de um plano pago apesar de você conseguir trazer dois membros gratuito esses dois membros limitam o seu espaço a um número máximo de mil blocos então você não pode fazer isso para você continuar usando ele como free se você não quiser pagar sem nenhuma limitação você vai ter que usar somente convidados tem que se

tomar muito cuidado na hora de você trazer uma pessoa para se organização porque obviamente você pode acabar pagando mais caro do que o que você gostaria nos planos Plus para frente você paga aquele valor para cada usuário se não tem limite de membros tem limite de convidados mas não tem limites de membros então Obviamente você também precisa tomar bastante cuidado na hora de você fazer essas coisas Ok vamos mostrar na prática como que a gente convida uma pessoa para uma página ou como que a gente convida essa pessoa como membro tá vou te mostrar as

duas maneiras mas óbvio que se você quiser apenas trazer as pessoas como convidados sem custo adicional é só a primeira forma que realmente vai ser interessante de trabalhar ela é um pouco mais complicada quando você tem um sistema muito complexo mas super simples se você tiver um sistema como esse que a gente está construindo aqui durante esse curso vamos para a tela do meu computador e sem mais delongas vamos mostrar como que a gente colabora Bom vamos lá primeira coisa que a gente precisa entender aqui que nosso sistema ele foi construído todo dentro de uma

única página então eu tenho aqui as tarefas as visualizações e aqui dentro Eu tenho o nosso sistema principal se eu clicar aqui no sistema principal eu vou ter todo todas os nossos bancos de dados como a gente está trabalhando só com uma base de dados então vou ter que a base de dados tarefas se eu compartilhar a página tarefas pessoais com qualquer pessoa tudo que tem aqui dentro vai ser compartilhado com ela inclusive as bases de dados Preste bastante atenção nisso e você vai entender um pouco mais à frente para compartilhar isso com outra pessoa

de maneira que ela vai entrar nessa página e colaborar com você ou nas tarefas ou alguma coisa do gênero você vai utilizar o menu aqui em cima chamado compartilhar quando você fiquem compartilhar você tem aqui uma primeira opção que adicionar pessoas grupos ou e-mails eu vou colocar aqui qualquer e-mail que a gente tenha de teste só para facilitar Então vou colocar aqui hellotten.com.br quando essa pessoa não tem usuário notion ainda ela ainda não criou o usuário dela vai mostrar para você esse formato aqui ó ela não existe logo não tem cara não tem nome não

tem nada e ele já te dá como sugestão para você convidar essa pessoa no entanto se essa pessoa já tiver um usuário Vou colocar aqui um exemplo de um outro e-mail que eu tenho oi@sinos Olha só ele já tá me mostrando aqui essa outra pessoa que é um exemplo né eu uso para fazer pequenos testes ele mostra ele não tá nessa página mas é um usuário Geralmente se ele já é um usuário quando você digita o e-mail ele encontra essas informações porque tava lá na base do próprio nojo então ele sabe que essa pessoa é

o usuário Vamos trabalhar em cima da ideia de que a pessoa não tem o usuário Então vou trabalhar em cima daqui Você vai clicar aqui em convidar então ele vai já fazer um convite para essa pessoa note então que essa pessoa passou a ser um usuário convidado uma coisa que é muito importante é que ela recebe essa tag O que significa que você não paga por esse usuário tá nem ele precisa pagar nada também ele vai conseguir usar pela conta free mesmo agora vamos supor que o seu sistema Esteja dentro do seu workspace então a

gente tá aqui numa página de workspace e que você precise por exemplo compartilhar os seus bancos de dados por que isso Você acha é comum que os bancos de dados estejam separados do que necessariamente da intro do seu sistema veja bem no nosso sistema que a gente trabalhou todas as informações incluindo a base de dados está dentro da mesma página mas em trabalhos mais complexos como por exemplo espaços de trabalho é muito comum que o sistema operacional ou as bases de dados estejam em outras páginas nesse caso você vai precisar fazer duas coisas tá A

primeira é convidar a pessoa para dentro da página que você quer que ela fature com você vamos supor aqui então nesse exemplo que a gente vai te mostrar que eu tenho aqui as bases de dados de tarefas do meu próprio sistema eu vou clicar em compartilhar e vou selecionar aquela pessoa que a gente está convidando então vou colocar aqui como eu já convidei ela uma vez ele já mostra aqui para mim como não estando na página mas com a tag de convidados se eu clicar aqui então e clicar em convidar ele simplesmente vai receber um

convite lá e aí é que ele vai me dar algumas etapas Por que que ele me dá essas etapas porque dentro dessa página eu tenho bancos de dados que são separados e estão em outras páginas e eu vou precisar compartilhar isso com ele também por conta disso ele me dá essa pequena etapa aqui você não quer adicionar essa pessoa ao seu espaço de trabalho Isso é uma armadilha cuidado porque caso você clica em adicionar ao espaço de trabalho automaticamente esta pessoa que você está convidando para as páginas ou para as páginas internas vai se tornar

um membro E se ela se tornar um membro ou você vai limitar o teu espaço free a mil blocos ou no caso de você já ser um usuário pagante no próximo mês ou no próximo ciclo de pagamento você vai receber uma fatura para cada usuário que você trouxe novo proporcional ao seu ciclo se for mensal mês se for anual o ano inteiro então cuidado porque você pode receber uma fatura gigantesca e convidando pessoas sem querer por esse motivo o que você vai fazer aqui é o seguinte você vai simplesmente clicar em pular por enquanto dessa

maneira eu consigo convidar essa pessoa e manter ela como um gastro no nosso português mesmo como um convidado como uma pessoa convidada o que faz diferenciar aqui nesse caso é que como eu estou compartilhando com ela uma página cuja as base resultados não estão Originalmente na própria página eu tenho visualizações mas não tem a base de dados como no nosso sistema exemplo então eu vou precisar localizar a base de dados Então vamos vir aqui em operação de sistemas vou localizar a base de dados tarefas que está aqui dentro escondidinha e vou ter que repetir esse

processo convidando essa pessoa para mim a base de dados então vou clicar aqui em compartilhar vou chamar a pessoa aqui de novo Hello Ok vou colocar aqui e novamente vou dar Acesso aqui nesse caso em Apenas no caso da dos bancos de dados eu sempre convido as pessoas Qual o poder de acesso de edição de conteúdo assim ela não quebra o meu sistema tá então vou clicar em editar conteúdo vou clicar em convidar e novamente ele vai me dar esses pequenos passos e eu vou dizer o quê pular por enquanto E aí pronto essa pessoa

está oficialmente convidada e ela vai conseguir ver o meu sistema sem nenhum problema ela vai conseguir trabalhar sem nenhum problema tá muito importante que você faça esses Passos dessa maneira para você não correr o risco de de repente simplesmente lhe acontecer de vir uma fatura gigantesca no próximo mês ou no seu próximo ciclo de pagamento cuidado Sebastião criei aqui uma série de páginas times espaços uma série de coisas e deixei todos os bancos de dados separadinhos e organizados vou ter que fazer isso todas as vezes você vai ter que fazer isso todas as vezes para

cada banco de dados que você tem que você queira que a pessoa Acesse as páginas ali dentro você vai ter que compartilhar a base de dados inteira com ela existem nuances tome bastante cuidado porque eu tô falando no caso de você trazer pessoas de fora que vão colaborar com você se você atende clientes por exemplo o ideal é que você nem cogite a possibilidade de você trazer o cliente para dentro do nojo porque você não pode compartilhar uma série de informações com ele você não pode por exemplo compartilhar outras páginas de outros clientes com ele

para isso existem outras soluções não vou mencionar nenhuma específico porque a gente ainda está investigando algumas mas não é o ideal você trabalhar com seu cliente direto dentro do noxol não sei que ele realmente saiba como usar e você sabe exatamente como configurar os compartilhamentos eu vou deixar um link na descrição da aula que fala um pouco mais sobre compartilhamentos níveis de acessos que que editar conteúdo que que é editar o que que é acesso completo que que a pessoa pode não pode fazer em cada um desses níveis para você se aprofundar um pouco mais

no assunto mas o ideal é que você entender que é preciso compartilhar com as pessoas as páginas que você quer que elas utilizem o trabalho com você e obviamente é necessário que você compartilhe os bancos de dados com ela também se a página em questão como no nosso Exemplo né vamos voltar lá para o nosso exemplo se a página em questão ela é uma página que já tem os bancos de dados inclusos dentro dela é só você compartilhar a página principal Ok Então nesse caso eu compartilhei tarefas pessoais e quem recebeu esse convite vai conseguir

compartilhar aqui porque a página do banco de dados tá aqui se for separado você tem que fazer isso de maneira separada Ok E aí a partir daí Vocês conseguem colaborar dentro de cada página de tarefas por exemplo ou dentro da página que você está colaborando geralmente você vai ter um campo chamado comentários e É nesse campo de comentários que você principalmente vai trabalhar com pessoa mencionando ela tá então vou mencionar que uma outra conta minha e vou colocar qualquer comentário quando essa pessoa responder seus comentários ou reagir aos seus comentários que ela também pode fazer

reações né você vai receber essas informações no seus aplicativos e também em atualizações dentro do próprio nojo então tudo que as pessoas te marcam te mencionam comentam reage a qualquer coisa que você esteja fazendo ali você vai ficar por dentro você vai ficar 100% informada ali no painel de atualizações Ok geralmente para colaborar você vai trabalhar aqui Principalmente nos comentários e é claro se você tá compartilhando apenas uma determinada página com essa pessoa né supondo que a gente vai compartilhar só a página de tarefa exemplo zero ela pode dar poder de acesso diadição e ela

pode editar os blocos ou escrever nos blocos da melhor maneira que for para o seu trabalho como um todo e aí é claro isso vai variar de método para método sistema pelo sistema O que exatamente você precisa fazer o que você não precisa fazer dentro de cada uma das páginas que você vai trabalhar mas de modo geral é basicamente isso que você vai fazer outra forma de você também trabalhar tanto na colaboração como com você mesmo de uma maneira que você consiga trabalhar as menções de uma maneira mais interessante já que você vai trabalhar com

outras pessoas é trabalhar Talvez os lembretes para todas as páginas que tenham datas você pode ou todos os lugares que tem a data você pode trabalhar em lembretes Então vamos supor que eu quero não esquecer essa tarefa que eu tenho aqui para hoje ou melhor ainda né vamos supor que eu não quero esquecer uma tarefa que eu tenho amanhã então amanhã eu tenho essa tarefa um aqui eu quero lembrar dessa tarefa Então vou usar aqui o prazo vou clicar aqui na data do prazo e vou utilizar aqui a opção lembrete E aí eu vou colocar

que eu quero que ele me lembre no dia do evento às 9 horas da manhã geralmente é o primeiro horário que ele me darem no sistema ele mudou agora ele tá azul com reloginho e quando chegar a esse momento quando chegar o horário o que ele vai fazer ele vai me dar aqui uma atualização então eu também vou receber essa notificação aqui vou receber por e-mail vou receber nos aplicativos de acordo com a configuração de notificações que você fez lá atrás nas primeiras aulas qualquer coisa volta rever a aula faz a configuração da melhor maneira

que servir para você De toda forma você consegue colocar lembretes dentro da própria tarefa inclusive você também pode colocar informações então você pode colocar assim vamos supor que você está compartilhando com outras pessoas você precisa lembrar algumas coisas então você vai falar assim ou Fulano né então sebastia dentro da própria página eu posso mencionar outras pessoas lembre-se que amanhã acaba prazo de entrega do Imposto de Renda E aí eu posso colocar essa manhã de outra maneira e vai te colocar amanhã eu posso colocar a roupa amanhã 9 horas da manhã e posso inclusive clicar aqui

de novo e pedir para ele me lembrar na hora da gente cinco minutos antes 10 minutos antes quanto tempo eu quiser então você baixa um lembre-se que amanhã tá o horário acaba o prazo de entrega e novamente eu vou receber essas informações lá no nosso painel de atualizações então consigo trabalhar essas menções eu consigo trabalhar esses comentários eu consigo trabalhar de maneira colaborativa compartilhando ou fazendo lembretes para essas pessoas para mim nesse caso né receber esses lembretes lembrar de cobrar elas assim como essas pessoas que vão trabalhar com você também vão ter esses lembretes aí

no dia a dia podem usar exatamente as mesmas coisas basicamente é isso lembre-se de acessar o link que eu vou deixar aí disponível para você para mais informações sobre como você pode trabalhar e existe sempre responsabilidade você tá com uma dúvida você tá querendo de repente transformar essa página em um template para que outras pessoas possam duplicar isso né e utilizar esse como template gratuito eventualmente pago eu vou deixar um link aqui na descrição também fiz um vídeo lá no meu canal do YouTube eu explico como você transforma suas páginas em páginas de templates para

que outras pessoas possam duplicar é uma outra maneira de você também trabalhar colaboração bom Por enquanto é isso na próxima aula então a gente vai começar a falar sobre quais outras maneiras você pode utilizar nojo e a gente parte para o nosso encerramento mostrando como você pode aprender mais sobre o notion e outros recursos interessantes são legais para a gente concluir o nosso sistema espero que você esteja gostando até aqui que você realmente tenha aprendido o máximo possível sobrenoxo a gente se vê na próxima