Unknown

Boa noite é um prazer estar aqui nesse encontro nesse projeto que se chama começando do zero Então veja bem o nome do projeto é começando do zero Então significa que eu tenho que trabalhar a minha matéria para aquelas pessoas que estão começando a estudar para um concurso público Eu imagino que quando você pega um edital você deve fazer uma análise das matérias e pensar assim o que que eu vou fazer com essa matéria eu uso isso aqui no dia a dia e eu tenho certeza que a maioria dos candidatos se perguntam assim ó porque eu

tenho que estudar arquivologia então entenda meu aluno você vai estudar arquivologia porque em qualquer setor que você for trabalhar seja por exemplo uma área jurídica ou uma área financeira você vai produzir vai receber documentos na administração pública você decide algo verbal de forma verbal não você registra tudo não é verdade quando você registra você cria um documento pois bem você produzindo recebendo documentos você vai ter um arquivo Então você precisa saber fazer a gestão desses documentos por exemplo você sabia que tem um prazo específico para o documento ficar no seu setor e depois deste prazo

o documento vai ser encaminhado para um outro setor fazer a guarda ou ainda se for um órgão do executivo Federal depois de um prazo esses documentos serão enviados para uma outra instituição fazer a custódia Além disso na administração pública quase tudo vira processo Então eu tenho um documento avulso um ofício memorando e isso vai ser autuado eu vou gerar um processo Então se o seu chefe pedir para você tirar folhas dentro de um processo você pode pode eu tenho certeza que a maioria responde que não mas pode é legalmente permitido claro eu posso retirar por

desmembramento ou desenhamento e eu formalizo isso existe uma portaria que trata desse assunto então nós precisamos conhecer essa portaria porque a nossa atividade no dia a dia vai englobar os processos por exemplo você pode juntar um processo a outro essa união vai ser definitiva ou ela pode ser provisória nós temos as duas formas União definitiva União provisória tem nome tem procedimento específico Você sabia disso então nós estudamos isso na arquivologia Quando você vai criar um processo o documento que vai dar origem a esse processo ele Obrigatoriamente tem de ser original o primeiro documento que cria

o processo tem que ser original não não é obrigatório ser original tá vendo Existem várias coisas que a gente não sabe e isso vai estar presente no nosso dia a dia em qualquer setor aluno outra coisa nós temos documentos que cumprem ali aquele prazo de guarda como eu falei a pouco no seu setor um prazo de guarda em outro setor ou pode ser encaminhado por uma instituição pública né pois bem existem documentos que podem ser dados fora eu posso eliminar um documento público mas para isso eu preciso usar um instrumento você sabia que pode eliminar

agora deixa eu te perguntar você sabe quais são os passos para eliminar um documento público a forma de ser eliminar Então veja existem aqui uma série de procedimentos que nós como servidores públicos devemos cumprir com a documentação pública porque quando você produz e recebe um documento no Exercício das suas funções dentro daquela instituição você tem de obedecer a todas as normas e técnicas arquivísticas então na arquivologia Nós estudamos isso esses procedimentos essas técnicas essas normas então dá para fazer um concurso E além disso né ser um servidor público sem conhecer essa matéria não porque ela

está intimamente ligada às suas funções qualquer setor que você atuar Então já te convenci né Eu já te falei que essa matéria é importante você entender porque nós Já estudamos eu vou pegar aqui alguns tópicos para que você possa ir compreendendo essa matéria mas entenda a nossa matéria ela vai além do que eu vou falar aqui É como se eu pegasse uma parte só para você ir compreendendo e depois pudesse aprofundar Tudo bem então eu vou trabalhar vários tópicos mas de uma forma mais geral para que você possa ir criando uma intimidade com essa matéria

conseguindo visualizar a aplicação dela no dia a dia exercendo o seu cargo público Tudo bem então vamos lá eu vou começar com essas imagens veja geralmente quando eu falo que eu trabalho no arquivo que eu sou arquivista então quando eu trabalho fala assim ah eu sou arquivista as pessoas me imaginam aqui ó no meio desse monte de caixas aqui não é o meu trabalho tudo bem Tá vendo essa pessoa aqui ó pois é tá procurando documentos no meio aqui dessas pastas Veja isso aqui não pode ser chamado de arquivo Isso aqui é uma bagunça tudo

bem vamos analisar aqui mais outras imagens Olha só gente os documentos todos amontoados ó caiu da caixa aqui suja a massa rasga é aqui que você quer trabalhar Veja essa é a imagem de um ambiente de trabalho agradável não mas porque as instituições chegam neste ponto porque as pessoas não estudaram arquivologia no passado porque quem está lá atuando não conhece a regra não conhece a disciplina e aí só Vai acumulando os documentos jogando dentro ali de algum espaço veja que absurdo gente então isso aqui o que nós temos aqui são imagens de ambientes reais aquilo

que seria um arquivo aqui é um exagero né peguei essa imagem aqui do Google né um pouco de exagero mas essa outra aqui ó é uma imagem real isso nós vamos encontrar na administração pública Mas vamos encontrar se nós não organizarmos então o nosso papel é não deixar ficar desse jeito tá me entendendo veja como é importante então vem cá essa imagem aqui ó já tá bem melhor né Eu tenho um arquivo totalmente organizado eles estão dentro de caixas Ok Essas caixas estão identificadas então certamente aqui há uma sequência né uma ordem de organização desses

documentos tudo bem aqui é uma imagem bonita desse outro lado olha aqui também a imagem de um arquivo com caixas organizadas identificadas mas olhando já para essa imagem onde você encontra um erro olhando para essas duas imagens você consegue achar um erro aqui olha para cá o CESPE em algumas provas ele vai perguntar se você tem que guardar os documentos em caixa arquivo de papelão ou encaixar arquivo de plástico Então veja você precisa conhecer até isso e você só aprende na minha matéria vou dar só uma palhinha tá pensando em conservação de documentos nós só

vamos usar caixa arquivo de papelão e papelão com ph neutro a caixa arquivo de plástico não deve ser usada porque ela não preserva o meu documento Então veja na nossa prova cai algo que a gente precisa aplicar no dia a dia quando você estiver em uma instituição pública você vai organizar seus documentos e colocar em uma caixa arquivo de papelão não vai usar de plástico pensando na conservação na durabilidade desse documento Então quando você é leigo quando você ainda não viu essa matéria você olha para essas duas imagens e acho que tá tudo certo tá

organizado tá bonito tá valendo Não tudo bem para estar realmente 100% deveria ser apenas caixa arquivo de papelão então isso cai em prova e nós precisamos estudar agora eu vou então para uma parte bem introdutória tudo bem me acompanha eu preciso trabalhar com você o conceito de arquivo então na lei lei 8.159 de 91 o conceito da palavra arquivo é dado como um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos instituições de caráter público e entidades privadas então vamos dar uma pausa arquivo é um conjunto de documentos memorando ofícios pareceres relatórios tudo bem um

conjunto de documentos que você produziu você quem pessoa física ou jurídica ele fala assim ó instituições de caráter público entidades privadas OK e ele ainda vai falar lá embaixo pessoas físicas Então as pessoas físicas produzem e recebem documentos sim elas têm sim nas provas alunos geralmente vai dizer assim ó pessoas físicas não geram arquivos falso a própria lei nos disse que produz Agora pensa comigo se uma pessoa gera arquivo uma família vai gerar também claro né então não tá escrito na lei família mas a gente interpreta que sim e na bibliografia também diz que sim

ok volta aqui comigo então é um conjunto de documentos produzidos e recebidos pode ser por órgão público instituições de caráter público entidades privadas e vai falar ó bem como por pessoa física mas veja aqui ó ele fala que esses documentos são produzidos e recebidos Olha esse detalhe aqui ó em decorrência do exercício de atividades específicas Então veja quando eu digo que um documento é resultante de atividades específicas eu digo que ele é dotado de organicidade ou caráter orgânico caráter orgânico Então vem comigo é todo e qualquer documento que eu considero como arquivo não só pode

ser o documento que eu produzi recebi no Exercício das minhas atividades e aí eu vou dar um exemplo para você que eu sempre uso em sala quando eu tenho uma lista de exercícios que eu criei com alguns resumos Ok eu dariane professora criei esse documento Então essa lista de exercícios com um pouco de teoria é fruto da minha atividade é da Daiane como professora Ok então é documento de arquivo é faz parte do arquivo da Daiane faz agora eu sou servidora do Senado Federal E lá eu não sou professora eu sou arquivista então se eu

levo essa lista de exercícios com um pouco de teoria eu levo para o Senado Federal lá vai ser documento de arquivo não porque lá não é fr da minha atividade lá eu não sou professora eu sou arquivista então só vai ser documento de arquivo do Senado o que eu produzi receber como arquivista entendemos isso então para ser documento de arquivo tem que ter relação com a nossa atividade tudo bem no Exercício do seu cargo você produziu e recebeu documentos acumulou você gerou um arquivo Então esse aqui é o conceito que nós temos na lei mas

olha para cá a lei vai dizer que esses documentos são decorrentes da sua atividade e pode ter qualquer suporte alunos suporte suporte aluno é o material que eu utilizo para registrar a informação então por exemplo quando eu registro a informação no papel o papel é o suporte eu poderia registrar a informação em uma película poderia então a película o suporte Então guarda suporte é o material no qual nós podemos registrar a informação então eu posso usar o papel a película química a película fotográfica as mídias digitais Tudo bem então na lei tá dizendo para você

que arquivo é aquilo que está exclusivamente em suporte papel não não diz que é só em papel Fala qualquer suporte então se a informação estiver em um CD e ela é fruto da sua atividade você tem um documento de arquivo tem se ela tiver na película filme fruto da sua atividade é documento de arquivo é então meu aluno para ser arquivo nós podemos ter absolutamente todo e qualquer tipo de suporte Então para de imaginar arquivo só como um conjunto de papéis Tudo bem então a gente tá vendo com base na lei esse artigo cai em

prova Nossa é só o que cai na verdade sempre tem artigo aqui em alguma prova e quando a sua prova é de múltipla escolha ele ainda quer abrir esse artigo em alternativas dizendo só documentos em papel geram arquivos pessoas físicas não geram arquivos e claro lá em algum lugar vai ter uma alternativa dizendo que o arquivo é o documento produzido e recebido por qualquer tipo de pessoa né físico ou jurídica Ok e em qualquer suporte Então veja arquivo é algo muito amplo talvez você nunca tenha parado para pensar dessa forma olha aqui comigo eu coloquei

aqui para você o conceito de documento de arquivo a lei não fala que arquiva é um conjunto de documentos então o que que é um documento uma informação em um suporte olha para cá ó eu tenho a informação que é o conteúdo a ideia tá aqui escrito essa informação tá onde no papel Então veja eu tenho a informação eu tenho o suporte o que que eu tenho documento se tem relação com a minha atividade documento de arquivo orgânica é o mesmo que dizer decorrente da sua atividade Tudo bem então o documento é a informação em

um suporte informação decorrente da nossa atividade quando eu vou acumulando esses documentos que eu produzo e que eu recebo o que que eu tenho um arquivo pronto partimos do conceito básico de arquivo mas eu quero que você olha aqui comigo mais questões Olha a questão um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e ou recebidos por determinado órgão durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou de suporte consiste em um arquivo aluno o arquivo pode ser um conjunto de documentos sim ele falou que ó em suporte papel nós temos o papel Como suporte temos professora

ele não tá dizendo que é só papel tá não gente ó tá vendo se aqui tivesse escrito somente exclusivamente aí tudo bem cara errado né mas ele falou assim ó um conjunto de documentos em suporte papel consiste em arquivo sim eu tenho papel como um dos exemplos de suporte dessa parte tá certa aí ele fala conjunto de documentos ó produzidos e ou recebidos Ok por determinado órgão pode ser uma instituição pública ou privada ele citou órgão durante o de suas atividades ou seja orgânico né se é fruto da atividade é documento orgânico atividades específicas ou

de suporte consiste um arquivo esse item Tá certo ou errado certo né é o conceito que nós vimos tudo bem mais um denominam-se documentos de arquivo os documentos produzidos por uma entidade pública ou privada sim ou não Sim né ou por uma família ou pessoa sim ou não Sim no transcurso das funções que justificam sua existência como tal ou seja resultante das atividades né OK guardando esses documentos relações orgânicas entre si e aí aluno esse documento tem de ser dotado de organicidade para ser documento de arquivo então eles têm relação orgânica sim ou não sim

na verdade então esse itens está certo 3 o material de referência ou informação não orgânica utilizado no setores de trabalho é considerado documento de arquivo aluno o material de referência ou informação não orgânica vai ser arquivo Não mesmo né porque porque para ser arquivo precisa ser uma informação orgânica decorrente da sua atividade ela tem que ser fruto da minha atividade quando eu digo que a informação é fruto da minha atividade eu digo orgânica então toda vez que falar em prova que a informação não orgânica ou inorgânica é arquivo você vai marcar falso Tá vendo como

é fácil pegando essas questões de conceito isso é tudo muito fácil então arquivologia nem é tão difícil assim mas tem alguns pontos aqui que você precisa de alguém te explicando tudo bem continue 4 um conjunto documental reconhecido como arquivo pode ser produzido por pessoas jurídica sim ou não Sim por pessoa física sim então ó verdadeiro 5 arquivo é constituído de documentos em variados suportes eu posso ter vários suportes aluno Sim lá na lei diz né Qualquer suporte aí vamos continuar ele diz assim entre outros papel papel é suporte é papel fotográfico também película fotográfica também

mídias digitais também todos esses exemplos são exemplos de que de um material no qual eu posso registrar a informação se eu falo desse material eu falo do suporte tudo bem Então veja o conceito de arquivo com base na lei e a ideia do que a informação que é suporte é algo bem simples Então você tá começando a entrar no mundo da arquivologia mas entenda uma coisa na sua prova o examinador pode usar a palavra arquivo com outros significados olha para cá aluno arquivo pode ser usado na prova no sentido de mobília ou seja um móvel

destinado a guarda de documento tá aqui ó Isso aqui é um arquivo deslizante aqui dentro Eu tenho documentos guardados como Esse armário guarda documentos eu chamo isso de arquivo deslizante arquivo aqui é o móvel mobiliário Ok então arquivo no sentido de mobília posso falar arquivo como setor de uma instituição tá vendo que essas duas pessoas trabalhando então seria assim ó quando eu digo eu trabalho no arquivo do Senado eu tô falando arquivo como um setor Então existe um setor naquela instituição que se chama arquivo assim como você tem um setor de gestão de pessoas é

de gestão de Finanças você tem um setor chamado arquivo agora tão importante quanto saber o conceito de arquivo como um conjunto documental é saber o conceito de arquivo como instituição com aidaliane arquivo pode ser uma instituição pode aluno Eu já fui servidora de uma instituição chamada Arquivo Nacional Então veja é um órgão que leva o nome arquivo Então veja essa instituição ela tem algumas competências algumas atribuições por exemplo eu sou uma instituição chamada Arquivo Nacional Ok então o nome arquivo uma das minhas atribuições é fazer a custódia de documentos Custódia Guarda tudo bem então os

órgãos do Poder Executivo Federal quando tiverem documentos de guarda permanente vão encaminhar esses documentos para o arquivo nacional pausa documentos de guarda permanente começando a arquivologia agora mas pensa comigo se eu falo que são documentos de guarda permanente você entende que é uma guarda definitiva permanente ou uma guarda temporária definitiva não é verdade então quando os órgãos do Poder Executivo Federal identificam documentos de guarda permanente eles encaminham para o arquivo nacional guardar fazer a custódia então eu instituição faço a custódia presta atenção comigo você quer usar um documento que eu guardo quem vai te dar

acesso o órgão que produziu ou eu se sou eu que guardo eu que te dou acesso então eu instituição faça Custódia e promovo o acesso eu instituição faça Custódia certo quem é que tem que preservar mantém integridade não deixar sujar amassar rasgar quem é eu então eu instituição guardo promova acesso e também cuido da Preservação desse documento sou eu que guardo se precisar digitalizar microfilmar quem vai fazer eu então nós chamamos isso de processamento técnico então guarda arquivo como instituição é uma entidade ok uma instituição que guarda os documentos promove o acesso a preservação e

o processamento técnico entendemos isso como exemplo Arquivo Nacional Arquivo Público do Distrito Federal temos os arquivos públicos estaduais então em São Paulo Arquivo Público do Estado de São Paulo em Minas Arquivo Público do Estado de Minas tudo bem E além dos arquivos estaduais nós temos os arquivos municipais todos esses são eu estou usando a palavra arquivo como instituição Olha na tela aqui ó o arquivo também pode ser um termo adotado no sentido de entidade instituição a que eu botei uma foto do arquivo nacional tudo bem uma instituição que leva o nome arquivo todas elas levam

o nome arquivo Então veja arquivo pode ser conjunto de documentos pode ser mobiliário setor e instituição olha essa questão aqui ó pode se denominar Arquivo também a instituição ou serviço sim ou não Sim arquivo pode ser uma instituição um serviço continue que tenha custódia de documentos com a finalidade de fazer processamento técnico garantir A Conservação e promover a utilização fala para mim aluno se você é uma instituição que guarda os documentos quando alguém quer acessar ou seja fazer a utilização desses documentos quem é que promove o acesso a utilização essa instituição Quando você pensa em

preservação proteger o documento não deixar sujar amassar ou rasgar quem faz essa instituição digitalizar microfilmar que é o processamento técnico quem faz é essa instituição se você guarda você dá acesso preserva e faz processamento técnico então está aqui na sua questão ó o processamento técnico conservação e utilização portanto a questão está correta viu eu posso usar o termo arquivo como conjunto de documentos e como instituição Esses são os dois termos mais cobrados tudo bem os dois é conceitos mais cobrados arquivo como setor e como mobiliário quase não cai mas você tem uma ideia agora bem

Ampla dessa palavra arquivo Daliane por que que eu tenho de ter um arquivo na minha instituição aluno pensa comigo informação é poder Claro se eu tenho informação na minha mão Eu tenho poder para decidir sobre algo Então veja eu vou produzindo e recebendo os documentos e vou acumulando guardando isso para quê para usar no apoio a tomada de decisão se eu quero decidir algo eu tenho que decidir com base nas informações concretas com base nos fatos que estão nos documentos Então veja eu tenho que pagar aquisição de cadeiras alguém vira e fala assim Daliane paga

aí 5.000 não eu tenho que olhar nota fiscal ver o valor que está lá e aí eu vou e pago alguém me pede aposentadoria fala assim ó eu quero aposentar hoje já cumprir o tempo de serviço não é assim eu tenho que ir lá recorrer aos documentos ver se ele cumpriu esse prazo mesmo tudo bem para então conceder a aposentadoria Então quem me dá essa capacidade de decidir com segurança um documento por isso nós vamos produzir receber acumular gerar esse arquivo porque a finalidade de um arquivo é servir a administração guarda isso meu aluno quando

eu digo que eu vou decidir tudo bem Eu estou dizendo que a finalidade é servir a administração nós produzimos e recebemos os documentos gente para servir de apoio a tomada de decisão ou para garantir um direito ou um dever de alguém como que eu sei que um servidor trabalhou todos os dias naquele mês cumpriu sua jornada de trabalho e eu vou poder pagar a remuneração integral sem descontos só com a folha de frequência Então veja ela serve para garantir o direito daquele servidor que é receber a sua remuneração x porque ele esteve ali todos os

dias Então veja todo o documento é produzido e recebido para apoio a tomada de decisão garantia de direitos e deveres então nós chamamos isso de finalidade administrativa ou funcional Agora pensa comigo com o passar dos anos esses documentos deixam de servir a administração tudo bem eles perdem esse valor mas eles podem servir a história você já parou para pensar comigo os documentos a criação da Capital Federal pensa comigo nos projetos de criação de Brasília tudo bem as plantas os projetos de Oscar Niemeyer Lúcio Costa essa documentação era usada para tomar uma decisão onde é o

setor hoteleiro onde é o setor comercial tudo bem Onde é o setor bancário as quadras de Brasília terão quais desenhos Ok como que a gente vai dividir Enfim então toda essa documentação era para tomar uma decisão vou criar a Capital Federal hoje esses documentos estão lá no Arquivo Público do Distrito Federal Por que que a gente guarda já foi tudo criado tudo bem Não tenho mais como criar algo em cima do que já está pronto porque que a gente guarda porque esses documentos mostram a história da criação da Capital Federal Então veja os dados para

decidir essa era a razão com o passar do tempo agora servem de base para o conhecimento da História é como você pensar um assunto bem atual impeachment mas eu vou lá no primeiro impeachment do Collor todos os documentos reunidos ali no processo de impeachment foram usados para decidir ele fica como presidente da república ou ele sai então isso já foi decidido há muito tempo atrás mas essa documentação está lá no Senado por quê com base ali naqueles registros nós conseguimos compreender um período histórico tudo bem um fato histórico o primeiro impeachment do nosso país Então

esse fato histórico é contado pelos documentos então entenda todo o documento é criado para a finalidade administrativa com o tempo uma parte vai servir de base para o conhecimento da História como eu identifico essa parte da Aliane a partir da teoria das três idades que nós vamos ver em seguida Tudo bem Daqui a pouco segura Então olha aqui na tela quando o examinador falar em finalidades você vai falar o arquivo tem finalidade administrativa que é servir de apoio a tomada de decisão apoio a tomada de decisão tudo bem e garantia de direitos e deveres como

passar do tempo uma parte desses documentos vai atingir a finalidade histórica conhecimento da História então quando falar a finalidades a principal administrativa Há uma possibilidade de adquirir a finalidade histórica Ok Isso é examinador perguntar a função Você sabe qual é a função de um arquivo aluno pensa na lei de acesso aquela Lei 12 527 de 2011 que é sempre tema de algum assunto em alguma reportagem algum concurso você cidadão tem direito de obter acesso a uma informação de interesse coletivo ou geral tá nessa lei Então você vai lá e pede uma informação essa informação está

comigo eu é o arquivo Qual é a minha função eu vou pegar e dar esse documento para você certo é o que você quer ela é ostensiva eu pego e dou traduz isso para uma linguagem mais técnica Qual é a minha função disponibilizar o acesso à informação facultar o acesso à informação então o papel do arquivo a função é dar acesso não confunda finalidade com função tudo bem Não confunda isso olha aqui na minha tela as finalidades nós já vimos está aqui ó a função disponibilizar acesso Vamos ver isso em algumas questões um os documentos

de arquivo distinguem-se de outros conjuntos documentais em razão de sua finalidade original ser administrativa e aí a finalidade principal original é administrativa é né Nós já falamos e tem certo dois a primeira finalidade como o arquivo tem duas aquele que é a primeira a principal a primeira finalidade do arquivo é servir as atividades administrativas sim ou não Sim a tomada de decisão sim e a garantia de direitos e deveres sim perfeito esse item ele está certo 3 a principal finalidade do arquivo é servir como fonte para pesquisa histórica gente a principal A primeira é uma

finalidade administrativa que nós podemos chamar finalidade funcional foi isso que nós vimos então é a pesquisa histórica principal finalidade Não mesmo 4 a finalidade principal da produção e Conservação de documentos de um arquivo é funcional E aí gente a finalidade principal é funcional sim ou não tá aqui né ó sim né ou eu falo administrativa ou eu falo funcional então nós fizemos aqui questões sobre finalidade agora olha essa um arquivo tem como função falou função eu lembro de qual palavra acesso e os seus sinônimos né um arquivo tem como função principal a eliminar os documentos

sem valor que dificultam a busca das informações importantes não tornar disponível as informações contidas no acervo documental eu tô gostando dessa mas eu vou passar para as outras se colecionar documentos históricos Essa é a função de um arquivo Não mesmo E você ainda vai ver que coleção não é característica de arquivo então a função de um arquivo é instruir informar aí entreter aluno pensa comigo uma multa do Detran vai ser um documento de arquivo para aquela instituição a função daquela multa é entreter alguém eu choro entendeu você também deve fazer isso Então veja o arquivo

não tem a função de entreter ninguém tá certo então volta aqui nossa resposta é a letra B tornar disponível Quando eu digo para você aluno a tornar disponível é o mesmo que dizer disponibilizar o acesso dar acesso e a função de um arquivo é essa da nossa resposta é a letra b de bola tudo bem tá conseguindo me acompanhar conseguiu entender o conceito entendeu a finalidade a função Se você começar a entender isso você vai ver que precisa estudar arquivologia para ser um bom profissional dentro de um órgão público tudo bem vamos seguir aqui eu

quero falar contigo sobre a diferença de arquivo e biblioteca por que que eu vou trabalhar isso na nossa cabeça a gente mistura bastante a gente acha até que o arquivista cuida de biblioteca e o bibliotecário cuida de arquivo Não tudo bem como a gente mistura muito acha que é tudo igual o examinador Mistura isso também na nossa prova Então veja determinadas palavras são inseridas nas suas questões de arquivologia e Essas palavras são típicas de biblioteca logo se estão nas questões sobre arquivo elas deixam o seu item Me acompanhe eu quero que você olhe essa tabela

gente o arquivo e a biblioteca eles podem ter documentos impressos isso é comum podem ter documentos áudios visuais isso é comum lá no arquivo Eu ainda posso ter um documento manuscrito escrito a mão Mas qual é a diferença entre um e outro pensa comigo quando eu produzo um documento um ofício pedindo para você executar uma determinada ação eu preciso fazer vários exemplares desse ofício para você Cumprir o que eu tô pedindo não né em regra eu faço um e isso já basta OK Agora pensa no exemplar de biblioteca um livro eu demoro três anos para

escrever um livro eu vou fazer um exemplar não eu quero fazer vários porque o que eu quero é vender Então veja se na prova falar que tem único exemplar isso é característica arquivo de biblioteca arquivo quem regra eu produzo um exemplar se falar que biblioteca tem múltiplos exemplares isso está certo ou tá errado certo né eu faço vários exemplares de um mesmo livro e esse esse mesmo livro pode estar na sua casa na minha em várias bibliotecas espalhadas pelo país então daquele livro eu tenho múltiplos exemplares Então olha aqui querido Quando falar em exemplar único

e isso é arquivo Quando falar em exemplares múltiplos e isso é biblioteca veja Pensa em um contrato eu faço um contrato com você Você quer uma via que não quer mas eu também quero a minha Então veja nesse caso de contrato você que é a sua via e vai ter eu quero a minha e terei a minha então houve a necessidade de criar mais de um exemplar houve mas é um número reduzido não são sem exemplares 200 mil são dois às vezes três então nós chamamos isso de número reduzido olha para cá o arquivo tem

exemplar único ou número reduzido de vias Essa é a característica do arquivo enquanto bibliotecas tem exemplares múltiplos Então se fala na prova que arquivo tem exemplar múltiplo sua questão está errada guardou outra informação os documentos de arquivos são unidos pela origem pelo produtor Então os documentos da Anvisa Eu Não misturo com os documentos do Ministério do planejamento que eu separo pela origem pelo produtor isso dá origem ao que nós chamamos de fundo de arqu na nossa aula eu explico um pouco mais tudo bem aqui é uma prévia né para você entendendo e as bibliotecas reúnem

seus exemplares pelo conteúdo se é pelo conteúdo a gente chama isso de coleção então aluno se na prova falar que o arquivo é formado por documentos colecionados sua questão tá certa tá errada tá errada porque quem tem coleção é a biblioteca Então veja quando eu reúno pelo produtor eu tenho fundo quem tem fundo arquivo quando eu reúno pelo tema pelo conteúdo eu tenho exemplares de biblioteca sabe quando você chega uma biblioteca aí tá separada assim história psicologia e por aí vai quando você entra no corredor ali de história só tem um autor ou vários vários

Então veja você não respeita o produtor tudo bem Você reúne pelo tema então biblioteca é Unido Pelo conteúdo tem coleção arquivo tem fundo Ok vem para cá qual é a finalidade de um arquivo nós já falamos ó funcional administrativa e da biblioteca é uma finalidade cultural então toda vez que falar a finalidade cultural isso é específico de biblioteca tá e não de arquivo por fim os documentos chegam no arquivo por uma acumulação natural ó eu vou produzindo e recebendo esses documentos de forma natural é natural que eu produzo e recebo documentos e receba né documentos

no Exercício das minhas atividades Porque tudo tem que ser registrado então no arquivo tem uma acumulação natural e na biblioteca senta lá e produz um livro e deixa lá não isso é produzido com o tempo mas como que chega um livro A uma biblioteca por compra eu compro um livro ou ainda por doação você pode doar um livro para uma biblioteca ou por permuta que coloca Tudo bem então se falar que nos arquivos os documentos são adquiridos por compra doação e permuta errado isso é característica de biblioteca Eu quero que você analise isso comigo aqui

por meio de alguns itens olha para cá Diferentemente da biblioteca o arquivo não é uma coleção de documentos mas uma acumulação natural de documentos meu amigo o arquivo não é uma coleção certo ou errado certo mas uma acumulação natural ele é uma acumulação natural sim isso o diferencia da biblioteca sim porque a biblioteca tem coleção não é verdade e não tem acumulação natural Então esse itens tá correto dois além dos documentos produzidos pelo Serpro são considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos aluno pelo que nós estudamos arquivo tem coleção não Então essa questão

está errada coleção é característica de biblioteca de Museu não de arquivo três os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra doação ou permuta devem ser considerados como arquivos aluno arquivo chega em uma instituição por compra doação ou permuta não isso é característica de biblioteca e Museu então está falso quatro a diferença entre arquivos e bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm arquivo tem função administrativa sim Então pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada Diferentemente da função cultural

das bibliotecas aluno arquivo tem função administrativa funcional tem biblioteca tem função cultural sim então é uma diferença entre essas áreas sim então a nossa questão está certa 5 os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou em casos específicos serem produzidos em um limitado número de cópias E aí aluno o documento é feito em regra em um exemplar eu expliquei é mas em alguns casos eu posso ter um número reduzido de cópias de vias Posso então essa questão está certa veja bem nós compreendemos aqui a diferença entre arquivo e biblioteca Então se

o examinador misturar isso na sua questão você já tem condições de acertar e isso é importante para a prática também porque eu tenho que diferenciar o exemplar de um arquivo que é responsabilidade minha do exemplar de biblioteca que vai ser responsabilidade de um outro setor de um outro profissional tudo bem Então veja é relevante compreender isso aqui aí eu quero avançar com você no seguinte sentido olha para cá os arquivos eles têm classificações em relação à natureza do documento extensão de atuação e entidade mantenedora e também em relação aos estágios de evolução eu só vou

trabalhar hoje com você os estágios de evolução aluno os arquivos podem ser em relação a evolução corrente ou primeira idade primeira fase intermediário segunda fase segunda idade e permanente terceira idade terceira fase Então volta comigo em relação à evolução eu digo arquivo corrente intermediário e permanente porque você precisa saber disso porque você precisa estudar isso para um concurso público Porque durante um determinado tempo o documento vai ficar na fase corrente quem é a fase corrente você o setor que produziu e acumulou depois de um período ele vai para o arquivo intermediário então ele sai do

seu setor e um outro setor vai cuidar dele agora então a competência não é mais sua eu preciso identificar esse momento para tirar isso das minhas costas tudo bem seria mais ou menos nesse sentido numa linguagem bem simples depois de um determinado tempo no intermediário ele pode chegar a ser de guarda permanente ou seja o permanente guardado para sempre aluno ainda que o órgão público fosse extinto esse documento que chega na fase permanente ficará ali para sempre alguém vai ter que guardar nós não vamos poder jogar fora nunca jamais um documento que chegou a fase

permanente Tudo bem então é interessante saber Quais documentos integram essas fases sim é extremamente relevante para a prova e para o dia a dia então me acompanha segundo a lei 8.159 de 91 os arquivos correntes são aqueles em curso ou mesmo sem movimentação são objeto de consultas frequentes essa é a primeira palavra que você tem que guardar arquivo corrente tem grande frequência de uso tudo bem são frequentemente consultados O que são os arquivos intermediários são aqueles que não sendo de uso corrente pelos órgãos produtores aguardam a eliminação ou guarda permanente deixa eu te dizer uma

coisa aluno aguardam a destinação final que que é a destinação final eliminação ou guarda permanente então na sua prova o examinador pode dizer que o arquivo intermediário aguarda eliminação ou guarda permanente certo ou ainda o intermediário a guarda destinação final veja se a destinação final é eliminação ou guarda permanente então eles aguardam essa destinação é a mesma coisa tudo bem os arquivos permanentes eles têm valor histórico secundário Ok é um valor histórico probatório informativo Olha o que diz a lei e que devem ser definitivamente preservados Vamos guardar para sempre só para frisar esse para sempre

olha aqui ó o artigo 10 dessa mesma lei diz que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis Então veja eu não posso vender doar destruir é imprescritível eu guardo aquilo para sempre então aquilo ali ó vem para afirmar o que tava lá no artigo 8º tudo bem quando disse que deverão ser preservados né definitivamente sim são inalienáveis imprescritíveis quem os permanentes lá no artigo 25 da Lei vai dizer isso aqui ó ficará sujeita a responsabilidade penal civil e administrativa na forma da legislação em vigor aquele que desfigurar o destruir documento de valor permanente

ou considerado como de interesse público social Então você é um servidor público não sabe o que é arquivo corrente intermediário e permanente vai lá e elimina um permanente você sofre sanções penais civis e administrativas isso é sério significa que você pode perder o seu cargo aluno que você pode pagar multa e pode chegar a ser preso Você sabia disso Então veja você tem que conhecer essas fases E quando é que você vai poder eliminar ou Quais documentos serão preservados para sempre porque se você não obedece a isso você sofre sanções Então isso é sério tudo

bem quanto os servidores públicos sabem disso que não podem eliminar os documentos assim Além disso existe um rito para você eliminar Você sabia disso existe um rito você tem que fazer listagem de eliminação depois aplicar um edital de ciência de eliminação para o cidadão tomar conhecimento que você quer eliminar e depois você gera um termo de eliminação então quando o documento é passível de eliminação Ou seja quando ele não é de guarda permanente você pode eliminar pode quando ele não for permanente pode eliminar mas você precisa produzir listagem de eliminação edital de ciência de eliminação

esperar 30 dias de 30 a 45 dias para então eliminar e gerar um termo de eliminação Então fala para mim jogar fora um documento público é um procedimento burocrático é e você como Servidor Público tende obedecer a isso esses procedimentos para eliminação estão na resolução 40 do Conselho Nacional de arquivos você acha isso na internet tudo bem resolução 40 do conarque Conselho Nacional de arquivos eu não vou falar da eliminação hoje que não dá tempo eu vou continuar aqui a minha ideia de teoria das três idades comigo na fase corrente aluno os documentos têm valor

primário ou seja eles cumprem com os fins administrativos legais e fiscais Então veja se tem valor primário eu vou decidir algo conhecido documento se eu vou decidir algo esse documento está comigo e você quer você entra na minha sala pega e leva embora Claro que não está comigo você me pede Então olha para cá onde tem valor primário tem acesso restrito liberado mediante autorização você me pede eu autorizo Além disso já vimos lá na lei na fase corrente tem grande frequência de uso gente se você usa toda hora você vai deixar esses documentos perto de

você ou longe perto né então fica perto do produtor do usuário direto Então veja fase corrente valor grande frequência de uso acesso restrito liberado mediante autorização os documentos vão ficar aqui por um tempo vou limpar para ficar mais organizadinho tudo bem os documentos vão ficar na fase corrente por um tempo mas pensa comigo essa frequência de uso com o passar do tempo ela vai cair vai diminuir vai então aqui na fase corrente só fica se tiver valor primário e se tiver grande frequência de uso se mudar um dos dois muda a fase então vou falar

assim ó a frequência diminuiu vem para cá ó aqui tem mediana frequência de uso Daliane continua com valor primário sim você ainda pode decidir algo com esse documento se valor primário é poder decidir o acesso continua restrito então onde tem valor primário tem acesso restrito ok aí vamos supor que a frequência que reduziu ainda mais e o valor primário acabou você deixou de usar para os fins administrativos legais e fiscais esgotou essa finalidade uma das possibilidades é adquirir o valor secundário ou seja servir para os fins históricos probatório e informativo se serve a história gente

a história é para sempre então é guarda permanente então na fase permanente O valor é secundário se agora a finalidade é histórica probatória informativa o acesso é livre e como vimos na lei né alienáveis e imprescritíveis aluno vamos supor que o documento vou limpar tudo o documento aqui na fase corrente ele tava com valor primário certo o documento de arquivo só pode ter esses dois valores tá ou primário ou secundário Então veja se ele perder a finalidade administrativa e não adquirir a finalidade histórica ele não tem valor primário nem secundário então ele não tem valor

se ele não tem valor a gente elimina Daliane eu posso eliminando documento já na fase corrente pode então ele não passa pela intermediária nem pela permanente se eu já elimino aluno na fase corrente não passa pela intermediária não passa pela permanente responde para mim as três fases são obrigatórias não só a fase corrente é obrigatória porque porque todo documento quando é produzido tá quando ele nasce ele já nasce na primeira fase que é a corrente então a única fase obrigatória é a fase corrente as demais não são me acompanha aqui também tem valor primário né

Ele é temporário ele acaba vai chegar o momento que eu não posso mais decidir acabou essa finalidade esgotou se ele perder aqui o valor primário e não adquirir o secundário eu elimino Ok aquilo que não foi eliminado na corrente nem na intermediária vem para permanente aqui dá para eliminar não porque eles são e na alienáveis imprescritíveis Então veja um documento pode ser eliminado já na corrente ou na intermediária mas chegou a permanente jamais será eliminado pensa comigo se o documento aqui na fase corrente perdeu o valor primário e já adquirir o secundário para onde ele

vai para o intermediário ou para o permanente secundário permanente então o documento pode sair da fase corrente e direto para fase permanente Ok eu quero só que você compreenda uma coisa aluno quando o documento sai da fase corrente e vai para intermediária tudo bem chegando a fase intermediária o nome é transferência então o examinador tem que dizer assim ó os documentos são transferidos a fase intermediária Quando ele estava na intermediária e foi para a fase permanente nós chamamos isso de recolhimento então chegando a fase permanente é recolhimento chegando a intermediária é transferência mas eu acabei

de dizer ó se na fase corrente ele perdeu o primário e adquiriu secundário ele vai direto para permanente Qual é o nome dessa movimentação não importa de onde sai o que importa é onde chega se ele tá chegando a permanente ele tem que chamar óh recolhimento Ok então vamos lá na fase corrente na intermediária nós temos valor primário Ok finalidade administrativa legal e fiscal se o documento perde valor primário seja na corrente na intermediário uma possibilidade ele adquiriu o valor secundário e ir para a fase permanente a outra possibilidade ele perdeu o valor primário aqui

na corrente na intermediária e não adquirir o secundário perdeu o primário não adquiriu secundário não tem valor nós eliminamos tudo bem na fase corrente eu digo grande frequência de uso falou grande frequência de uso na prova faz corrente tudo bem na intermediário eu tenho mediana frequência de uso na corrente na intermediária acesso É restrito na permanente o acesso é livre os documentos permanentes são inalienáveis e imprescritíveis os demais não tudo bem na lei só fala dos permanentes vamos olhar umas questões aqui vem comigo aqui eu fiz um quadro só para você ver tudo bem da

corrente para intermediária transferência do intermediário para o permanente recolhimento e do corrente para o permanente também recolhimento Ok essa é a fase corrente primeira fase primeira idade arquiva intermediário segunda fase segunda idade permanente terceira fase terceira idade olha as questões segundo a abordagem das três idades os documentos passam por três fases distintas de arquivamento a fase de arquivamento na Qual os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação porém devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo para o estado e para o cidadão é denominada gente aqui tem que sair isso aqui

tu tudo bem é denominada a professora já colocou resposta nem valeu né mas olha para cá se o documento já não tem mais a finalidade da sua criação ou seja valor primário ele serve agora devido ao seu valor probatório e informativo ele vai ser que tipo de arquivo Ele está na fase no arquivo eletivo nem existe corrente não no corrente é finalidade administrativa legal fiscal ele vai ser permanente aqui me agrada vamos olhar intermediário é finalidade probatória informativa não intermediário também é administrativo legal e fiscal nós já vimos segunda idade gente segunda idade é o

mesmo que intermediário Então como resposta de fato é a letra C vou voltar ali para você ver ó valor secundário e na lei vai dizer para gente que os permanentes tem valor histórico probatório e informativo tá aqui ó na lei como permanente então nós vimos isso Tá certo se falar probatório informativo histórico permanente Olha a questão 2 pode-se afirmar que como ensina paz em arquivo teor e prática arquivo de primeira idade também é designado como aqui gente tem que apagar tá professora que teve um erro de digitação algum problema aqui mas vem comigo e aqui

ainda tá errado né arquivo de primeira idade é designado como intermediário não permanente não Limbo não purgatório também não vamos lembrar eu tenho a fase corrente a fase intermediária e a fase permanente essa é a primeira fase ou primeira idade Essa é a segunda fase segunda idade Esta é a terceira fase terceira idade então ele quer que a primeira idade portanto só pode ser o arquivo corrente a fase corrente tudo bem meu aluno Então tá fácil primeiro conhecendo esses nomes vamos avançar três o ciclo vital dos documentos compreende as idades provisória Inicial corrente tempo e

permanente Você tá em dúvida aluno misericórdia os arquivos compreende compreendem três cidades três fases quais são correntes intermediário e permanente qualquer coisa diferente disso tá errado então o máximo que ele poderia colocar um sinônimo corrente primeira fase primeira idade arquivo intermediário segunda fase segunda idade semi-ativo permanente terceira idade terceira fase Inativo mas olha o que ele colocou gente tem essa idade provisória Inicial temporária não tem isso tem corrente intermediária e permanente então ó errado quatro o arquivo corrente é constituído de documentos de valor secundário que deixaram de ser consultados frequentemente aluno o arquivo corrente tem

valor secundário histórico probatório não o arquivo corrente na primeira fase então eu vou decidir se eu vou decidir o valor é primário então a questão está errada né E eles são consultados frequentemente não deixaram tudo bem cinco o fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente aluno olha para cá eu uso a palavra recolhimento para o arquivo corrente não nós usamos a palavra recolhimento para a fase permanente então só por isso aqui eu sei que o item tá agora Analisa sob

a ótica da teoria das três idades quando a frequência de uso diminui esse documento vai para o arquivo intermediário e o nome é transferência e não recolhimento então ó absurdamente errado 6 a possibilidade de determinado documento de arquivo ser muito usado Olha a dica gente muito usado então o que que eu chamo isso de grande frequência de uso né a possibilidade de determinado documento de arquivo ser muito usado é uma característica importante para que ele seja considerado como pertencente ao arquivo corrente gente na fase corrente tem grande frequência de uso sim ou não sim Então

veja as questões são fáceis são tranquilas Tudo bem se você analisa bem entende bem esses conceitos você entende o resto o que eu preciso te dizer aluno é que essa aula é uma aula introdutória é para você ir conhecendo os conceitos e começar a ver que você vai aplicar arquivologia no dia a dia em qualquer setor Então essa matéria é fundamental ela tem que ser cobrada assim concurso público porque você vai usar isso em qualquer setor mas tem muito mais coisa para falar viu o aluno por exemplo quanto tempo fica um documento na fase corrente

na intermediária e quando eu sei se eu posso eliminar ou guardar para sempre existe um instrumento que definir isso você sabia é a tabela de temporalidade ó tabela de tempo realidade então uma tabela que define o tempo o prazo de guarda dos documentos isso cai em concurso Tudo bem então você tem que saber no dia a dia numa instituição pública você também tem que usar para saber se você ainda Precisa guardar Ou você já pode jogar fora se você guarda ou vai mandar para alguém guardar para sempre é importante aluno para você fazer coisa errada

no dia a dia tudo bem além dessa tabela a gente precisa estudar o plano de classificação Tá certo porque ele é que permite adotar esta tabela Então veja nós temos vários outros assuntos para tratar isso aqui gente é só o início só para você conseguir identificar a arquivologia no dia a dia da sua vida como servidor público e eu acho que você conseguiu compreender um pouco sim ou não Então veja estude arquivologia na maioria dos concursos públicos essa é uma matéria cobrada tudo bem executivo legislativo judiciário tem arquivologia sempre na parte de conhecimentos específicos gente

quando a prova é do CESPE de 70 itens de conhecimentos específicos para várias matérias mais ou menos 18 questões são de arqueologia Então veja você tem um conteúdo relativamente pequeno para resolver 18 questões é muita coisa aluno e eu vou te dizer mais tem assunto da arquivologia que já foi cobrado como tema de redação é o protocolo Você já estudou o protocolo sabe quais são as suas atividades a importância desse setor então protocolo é um tema que caem questões de múltipla escolha V ou f mas já foi tema de redação então às vezes você tá

ó 100% lá em português direito administrativo constitucional e deixou arquivologia para lá nas questões vof de múltipla escolha conseguiu até sair mais ou menos aí quando você chega na última parte a redação é um tema de arquivologia já pensou se isso acontece com você acertou um monte de coisa tinha condição de ser aprovado mas reprovou por causa da redação Isso não pode acontecer com você então você precisa dominar essa matéria inclusive para fazer redação em concurso tudo bem Eu estou cansada de encontrar alunos nos cursos presenciais que falam assim ó Daliane eu cansei de ser

reprovado em concurso por causa da sua matéria eu achava que eu podia deixar para lá que eu podia estudar sozinho que eu dava conta que era fácil e aí eu via que eu sempre reprovava no concurso e era na sua matéria teve uma aluna que falou assim ó eu tirei menos sete na sua prova então se eu não tivesse tido tanto erro eu teria atingido a nota mínima meu aluno eu não quero que isso aconteça com você eu quero que você seja um candidato preparado Então você vai precisar estudar todas as matérias do seu edital

Inclusive a minha e eu sei que no final das contas você vai gostar eu ainda vou receber uma mensagem sua dizendo realmente Daliane Eu gostei dessa tal de arquivologia eu tenho alunos gente de cursinho que gostaram tanto dessa matéria que foram prestar vestibular para arquivologia inclusive uma das minhas estagiárias hoje foi minha aluna num curso preparatório gostou fez vestibular para arquivologia passou hoje a me estagiária olha só que bacana você não precisa chegar nesse nível não tá a ponto de querer fazer o vestibular Mas você vai gostar da minha matéria e vai ver a importância

dela na sua prova e no dia a dia como Servidor Público te espero no serviço público tudo bem beijo até mais