Gestão de Projetos - Sistemas de indicadores de desempenho em gestão de projetos

[Música] Olá pessoal eu sou a Cinti Araújo e estamos aí continuando a nossa jornada de aprendizado em gestão de projetos aí na nossa terceira semana de videoaulas bom nessa aula vamos falar sobre sistemas de indicadores de desempenho em gestão de projetos bom vocês têm já eu tenho falado bastante de quão importante é ah o a consideração da do aspecto organizacional para fazer os projetos serem executados com eficiência e eficácia e assim atingir o sucesso tá E aí quando a gente tá falando aí dentro do contexto organizacional né as empresas organizações Elas têm metas certo Elas

têm objetivos que precisam ser cumpridos né margem de lucro né índice de ento de participação no mercado né índice de satisfação de de clientes e por aí vai né se a gente tá falando de tantos índices indicadores né é importante que eu meça o desempenho do meu projeto né para saber se esses projetos estão de fato contribuindo certo pro Sucesso dessas empresas para que elas consigam atingir os os seus objetivos tá por isso que métricas né Elas são importantes mas elas também são controvérsias né porque eu até comentei em algumas alguma aula eh vídeoaula que

a gente teve aqui juntos né que eu posso por exemplo ter entregue um projeto com um estouro de prazo de orçamento mas ele trouxe lucro pra empresa né A partir do momento que ele foi trouxe aquele produto ã final que era especificado esse produto vendeu super no mercado e trouxe lucro e aí a gente vai considerar ele como um projeto bem sucedido certo Por isso que essas métricas elas trazem essa controvérsia né porque tem aí muitas pontos de vistas ã diferentes né para dizer se o projeto foi bem sucedido ou não inclusive entre né as

pessoas que fazem parte da a direção muitas vezes um projeto Ele estoura o prazo mas o Executivo se ou tá satisfeito porque aquele projeto não final trouxe lucro tá bom E aí eu tô falando tanto aí né de métrica sucesso né mas que que é sucesso em projetos né de novo aí trazendo Essa questão aí do do da controvérsia mas algo que muito todo mundo fala asos guias de conhecimento falam em gestão de projetos é que as partes interessadas né os steak holders eles vão ter visões conflitantes certo então por exemplo se a gente tá

falando de um projeto e tá falando com o o diretor de Finanças se ele tá vendo que tá estourando o orçamento é claro que ele vai essa pessoa esse diretor vai ficar insatisfeito Poxa tá estorando o orçamento mas pro pra pessoa de marketing né Se ela ela tá avaliando só o o o o a participação no mercado e o número de vendas que teve Depois que aquele projeto foi implementado né e lançou o produto ele vai ver só o sucesso né aumentou as vendas pronto então tá bom né Vocês estão vendo para um foi foi

um fracasso pro outro foi um sucesso né porque tem vários pontos de vista aí desses stakeholders dentro do projeto certo bom mas tradicionalmente a gente vai ter ali aquela Tríade né do triângulo de Ferro o o escopo o prazo e o custo certo então aí a gente vê e Agora pensa que a gente fez um projeto que estourou o prazo estourou o custo o orçamento e não entregou aquilo que era esperado é realmente é um fracasso né é esse certamente é é é é um é um consenso aí é o mais tradicionalmente reconhecido tá bom

esse diagrama aqui vai mostrar pra gente aí algumas alguns aspectos que a gente deve olhar quando vai medir se se um projeto é bem sucedido foi bem sucedido ou não bom primeiro eficiência né a eficiência tá falando ali de fazer mais com menos tá basicamente trazendo é como que eu utilizo os recursos e tempo tempo quando tá falando de cronograma dinheiro né o quanto que se ganha isso é são recursos Então como que eu tô utilizando os recursos humanos recursos físicos a questão da eficiência outro aspecto importante Impacto pro cliente né então quando eu entreguei

aquele sistema o meu o meu usuário final ficou contente né quando eu quando acabou o projeto de mudança de da interface do Bankline né do ã ã do ã Internet Banking de um banco x na hora que acabou aquele aquele projeto se implementou aquela nova interface os clientes ficaram satisfeitos né é isso né ã diminuiu o tempo de resposta do sistema n né ã aumentou o uso né aumentou as funcionalidades isso aqui é o impacto pro cliente tá bom Impacto pra equipe a equipe do projeto também o steak holder lembra disso né então a equipe

ficou satisfeita então por exemplo Poxa vida a gente entregou o projeto teve o cronograma né não estourou o cronograma não estourou o prazo o desculpa não estourou o custo o cliente ficou satisfeito mas a equipe a equipe está super mal a equipe tá desmotivada tá cansada todo mundo com Burnout né isso a gente precisa considerar será que é sucesso mesmo né Será que depois que acabou o projeto todo mundo foi embora aqui na retenção todo mundo foi embora que ninguém aguenta maisar naquela empresa porque ess hora extra não tem descanso não tem nada então talvez

esse projeto não tenha sido bem sucedido não né bom o negócio né o aspecto negócio e sucesso direto né aumentou o lucro Aumentou a venda né quanto foi o retorno né de investimento a qualidade do serviço né ah teve conseguiu E E H aumentou aí a governança né Melhorou a governança da empresa né exato É essa é uma questão e outro aspecto é preparação pro Futuro né ã H esse projeto por exemplo ele ele permitiu aí adaptação da empresa a uma nova tecnologia abriu um novo mercado né lançou uma nova linha de produtos né então

a questão de olhar para o futuro né Então percebam aí aspectos né que vão além daquela Tríade né do tempo da do escopo e do custo certo e e e esse lembra que eu falei que estão de projeto está evoluindo essa é uma evolução a medida e como a gente tá na fase de entender o contexto organizacional da gestão de projetos então não adianta só ver se cumprir o custo o prazo e o escopo né tem muitos outros fatores pra gente ver tá e dentro aí dessa medição de sucesso a gente tem um sistema de

indicadores de desempenho né o Cid né esse Cid é um conjunto Integrado de indicadores que vão surar a eficiência e eficácia das ações estratégicas de uma organização né ã o sistema de indicador por exemplo um sistema de indicador que é bastante eh utilizado nas empresas né Principalmente quando a gente tá falando de gestão de pessoas um deles é o turnover que é é o índice de rotatividade né então por exemplo se eu tenho índices Se as pessoas estão saindo muito da empresa um indicador muito grande né em em comparação pessoas que entram e saem se

que tem algum problema né Será que as pessoas estão insatisfeitas né Será que a contratação tá sendo bem feita né ou enfim né esse é um indicador para saber se ã Como é que tá a minha gestão de pessoas Esse é um é é um um exemplo de indicador tá o turnover né a rotatividade bom dentro de projetos o tradicional que eu já falei para vocês é a Tríade aí do prazo custo e escopo tá mas há outros fatores que também são críticos ao sucesso né que eu falei para vocês inclusive né desses fatores que

devem ser utilizados para eu medir esse desempenho desse projeto tá bom é importante também que Ah esses esse Sid né Sistema de indicador de desempenho ele me ajuda a ter uma visão holística né do desempenho né então eh tem indicador vai me fazer e além de só olhar o cronograma né e olhar o custo certo eu tô entendendo tendo uma visão de ah de mais alto nível para entender qual que tá sendo o impacto desse projeto porque eu posso estar fazendo um projeto pensar só no meu projeto mas como é que tá sendo Impacto nas

áreas da da empresa né como é que tá sendo impacto do meu projeto nos outros projetos certo porque você não tem essa visão mais holística eu eu por exemplo acho posso achar que é normal atrasar tudo bem atrasar um dia mas como é que vai ser um dia mais no meu projeto no projeto da outra área como é que vai ser esse dia mais para pro pro meu departamento será que isso vai ser bom né Será que não não vai ter Impacto então esses seides né esses sistemas de indicadores eles são importantes porque eles vão

ajudar a na tomada de decisões né eles vão ajudar no comportamento do gestor da equipe Então se se se eu tô vendo indicadores aí eu tô vendo pelo indicador eu tô vendo uma tendência de estouro de do do meu prazo do meu orçamento eu já posso com antecedência começar a fazer medidas como por exemplo estabelecer aí e eh uma semana aí de trabalho de hora extra né claro que com consenso aí dos funcionários e tudo mais né para conseguir evitar esse estouro lá na frente né eu vou como a gente tem enfim como eu falei

do turnover certo se eu tô vendo que tem muita gente saindo eu preciso fazer alguns ajustes no meu no meu na na minha área de gestão de pessoas tá bom aí o eu tenho indicadores que tem os leading indicators que são aqueles que fornecem sites para questões futuras né eu consigo me antecipar a mudanças ou a problemas aí futuros ou eu tenho os leg indicators né que eles vão ver olhar para trás né Então como que foi a utilização Como que foi o o índice de de de quebra de orçamento né quantos projetos foram concluídos

com quebra de orçamento quantos projetos foram hã concluídos dentro do prazo por qu eu tô olhando para trás para para ver como é que eu fiz né para verificar se o desempenho foi bom né E aí eu vou conseguir medir se foi bom ou não né se foi bem sucedido ou não um determinado projeto ou ã empreendimento dentro da minha empresa aí o sistema de indicadores aqui percebam que ele ã aqui eu tô dando esse diagrama para mostrar para vocês né as di as diversas dimens da gestão de projetos que podem ser medidos pelo sistema

de indicadores né então tô aqui no centro vendo os os os stakeholders né de E por que o stakeholders porque os stakeholders são eles que vão determinar né se um projeto é bem sucedido ou não tanto que eles podem ter visões conflitantes e e me dar né feedbacks distintos sobre o que que é o sucesso ou fracasso Mas vejamos aqui os clientes intermediários os empregados né funcionários fornecedores a comunidade entidades regulatórias e os investidores né aí percebam satisfação quando falando da satisfação né eu da parte dos clientes eu tenho a velocidade confiabilidade preço baio e

facilidade eu tô falando do produto o que que eu entreguei pro pro cliente um um aplicativo um internet bank melhor eu entreguei um produto de preço mais baixo é isso os empregados como é que foi a participação deles como é que foi a questão do cuidado com esses funcionários a questão do salário a questão da satisfação dos funcionários certo entre os fornecedores houve confiança unidade integração entre né o fornecedor e o cliente o deu lucro pro fornecedor deu crescimento entre a comunidade né atendimento à legislação né Então aquela comunidade que foi impactada o os os

a legislação ambiental Por Exemplo foi obedecida né A questão da estrutura ela foi ela foi melhorada ou trouxe maior segurança né E tá de fato dentro aí da do que é justo certo ou e os investidores trouxe lucro vocês percebem aí os conflitos né porque muitas vezes eu posso trazer lucro em detrimento aí por exemplo dos funcionários que trabalharam muitas horas estas por exemplo então ele não vai achar que foi bem sucedido o projeto e por outro lado tem as contribuições dos stakeholders né ã ã os os clientes ã pro eles contribuíram pro lucro da

empresa né pro crescimento da empresa né ah os empregados de fato eles se comprometeram né trabalharam se empenharam para esse para esse projeto os fornecedores né eles eles atuaram com velocidade né corrigiram os problemas eh trouxeram né Venderam produtos no melhor preço né facilitaram a a a a venda e a entrega desses produtos né da Comunidade né Elas seguiram elas elas viram as regras né compreenderam as regras tiveram clareza né aí ah elas elas elas ajudaram nesse processo de entender Qual que é o contexto desse projeto e o impacto dele na comunidade e os investidores

né como que eles eles investiram investiram capital deram crédito né eles tiveram maior tolerância ao risco e deram suporte né para que esse projeto acontecesse E aí dentro desse sistemas de indicadores de desempenho a gente vai ter os os kpis né a gente fala muito dos kpis né que são os os ke performance indicators né os indicadores chave de desempenho né que são aí ã são indicadores métricas que a gente calcula de acordo com com uma determinada fórmula certo E aí vai me dizer né se eu estou se é positivo se negativo E por aí

vai bom esses Key performance indicators eu trouxe alguns né existem muito mais mas só para vocês terem ideia de como são esses kpis paraa gestão de projetos bom a gente vai ter o índice de desempenho de custo que mede a influência do custo do trabalho realizado até o momento ã em comparação com o custo planejado então quanto que eu eu tenho ã gasto até aquilo que eu planejei gastar né Será que eu tô estourando o meu o meu orçamento índice de desempenho de prazo né vai avaliar a eficiência do cronograma né então será que por

exemplo até o dia de hoje que pode ser sei lá dia 30 de março eu tinha que ter entregue 50% do meu projeto quanto que tá hoje de conclusão do meu projeto tá 50 ou tá 30 né ou tá 20 né índice de desempenho ã de desempenho de prazo taxa de cumprimento do prazo a porcentagem de tarefas ou atividades que estão ã que foram entregues dentro do prazo planejado Olha só né ã a maioria das atividades que eu tenho ã foram entregues no prazo pô sinal que estamos indo bem na gestão de projetos Hum só

20% tá sendo entregue no prazo né temos algo a corrigir né porque a maioria tá sendo entregue tudo com o prazo estourado e isso não é bom bom a taxa de cumprimento de orçamento né a porcentagem de gastos dentro do orçamento então quantas das atividades foram feitas e entregues com eh obedecendo o o custo e temos aqui também a taxa de aprovação de mudanças né quantas mudanças elas foram aprovadas em relação à solicitações de mudanças submetidas e por que isso se eu tenho muita mudança eu posso ter um problema lembra que eu falei logo no

começo né no em algumas aulas que eu falei que um dos ã fatores aí que que dão problema em projetos né é quando tem muita mudança no escopo tudo muda ai mudou né ah dis se o qu então isso aqui ó se eu tenho alto índice de aprovação de mudança bom eu tenho que investigar um pouco ou eu tô fazendo uma comunicação muito boa com os meus stakholders e o entendimento tá sendo muito positivo ou não tá tendo critério nenhum de aprovação entre os stakeholders E aí eu tô mudando muito isso pode dar um impacto

muito grande no resultado final do meu projeto tá bom Ah esses sids né os sistemas de de sistemas de avaliação de desempenho né de indicadores de desempenho e também o controle a questão das métricas de sucesso elas são muito importantes pra gente entender o quão bem sucedido o nosso projeto está sendo tá outra questão muito importante qu a gente tá falando sistemas de indicador de desempenho que a gente precisa ser flexível à mudanças do mercado por isso que determinar o sucesso ou fracasso de o projeto ele traz um pouco de controvérsia porque existem diferentes realidades

dentro das das organizações né E aí o que pode ser fracasso para uma é na verdade é sucesso né pode ser considerado sucesso e é importante a gente eh definir né sistemas de indicadores de desempenho que sejam aí bem feitos e Kis que sejam bem calculados dentro da realidade daquele projeto que sejam de Fato monitorados né gente não adianta determinar Quais são os indicadores né do meu projeto se eu não faço né a medição Eu não divulgo eu não acompanho certo E aí não vai adiantar nada mas se eu faço esses sistemas de ã de

indicador de de desempenho se se eu estabeleço os kpis isso Vai facilitar muito a a gestão de projetos vai me ajudar a a a ter maior eficiência aí como profissional em gestão de projetos tá bom Essas são as as todas as referências né as fontes que eu utilizei para elaborar essa videoaula e sempre convidando vocês a lerem esse material né tá tudo especificado no plano de ensino né Para que vocês vejam aí quais são os trechos os capítulos a serem lidos para cada semana que isso vai enriquecer muito o aprendizado de vocês tá vocês vão

ver muito mais do que eu já mostrei aqui nas videoaulas tá bom bom mantenham-se aí motivados motivadas paraas próximas aulas e eu aguardo vocês na próxima videoaula até mais e tchau tchau [Música] k [Música]