GTD: Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer) | Resumo Arata Academy 11

o garins dona a arte de fazer acontecer para você que se sente desorganizado sobrecarregado não sabe por onde começar a fazer as várias tarefas que você precisa fazer tem lendário imagina um sistema de produtividade pessoal que vai livrar você desse estresse e o sistema que eu trago hoje vai ajudar muito na que você automaticamente escolha qual é a próxima tarefas e feita e assim que você vai conseguir estabelecer prioridades e vai alcançar grandes resultados gostou essa aqui é a promessa do método get then things down simplesmente gtb criado pelo teve da e publicado no brasil

pelo título a arte de fazer acontecer o gt de pode ser entendido como o fluxograma na entrada você coloca todas as demandas que você tem para sua vida e essas demandas uma passando por uma série de etapas que é de qual que é a próxima tarefa você vai realizar basta você seguir o fio você vai saber sempre qual é a próxima tarefa ser feita isso a praia de acordo com uma ordem lógica uma ordem que se adapta a cada situação da sua vida e sistema já foi utilizado por milhões de pessoas ao redor do mundo

mesmo sendo criado quase 20 anos o gt de continua sendo um método de produtividade pessoal preferido de muita gente e motiva simples o sistema realmente funciona no resumo aratu creme de onde nós veremos em detalhes como que você pode aplicar o gtd na sua vida nós vamos entender como montar o seu fluxo de atividades estabelecer prioridades nos seus projetos e como colocar os marcadores para que você sempre saiba qual é a próxima tarefa certa a ser realizada você vai terminar esse rezou no pronto para elevar sua produtividade pessoal para um outro patamar e nós vamos

começar entendendo qual é o princípio básico do gtv todas as demandas da sua vida tem que estar e o sistema confiável - semanas você tiver na sua cabeça melhor o princípio básico do gtb tirar as demandas a sua cabeça e colocá-las no sistema único o sistema confiável porque eu quero nossa energia mental é atraída para fazer imcompleto quando nós temos muitas tarefas inacabadas na nossa vida nós temos uma dificuldade maior em manter a atenção com foco em uma única atividade porque a gente fica sempre se lembrando que existem outras coisas também lá competindo pedindo a

nossa atenção eu posso só me acontece quando você acaba de concluir uma tarefa que acontece essa tarefa ela vai embora da cabeça isso para de sugar uma sinergia 20 senti um alívio na verdade a nossa mente é uma excelente ferramenta de imaginação de conexão de ideias de criação de soluções porém péssima ferramenta de armazenamento quando nós usamos a nossa mente para ficar lembrando e de tudo aquilo que tem que ser feito nos causando uma sobrecarga e aí a gente não consegue nem mesmo lembrar de tudo e também não deixamos espaço livre para mente poder criar

ideia para poder imaginar soluções a saída para isso é colocar todas as nossas demandas por escrito em um lugar só para você ganhar eficiência você terá um único lugar todas as tarefas que você tem para fazer na sua vida organizada de acordo com o projeto de acordo com texto de acordo com prioridade nós vamos entender pois imagine como é que você os dias no sistema não reconhece o dia abrindo o sistema aí o sistema automaticamente já te falar olhar para você no dia de hoje neste contexto a isso que você tem que fazer é a

melhor parte vai te mostrar já as tarefas na ordem correta e com todos os detalhes que você precisa para começar a agir com alta produtividade isso pode se tornar realidade se você incorporar seu fluxo de trabalho os cinco elementos a cinco fases o dogtv que são coletar processar organizar realizar e fazer aí nós iremos agora em detalhes cada uma dessas cinco etapas a primeira etapa você coletar todas as suas demandas em caixas de entrada assim que elas aparecem na sua vida e aí você não tem o risco e deixar nada de fora a sua primeira

etapa para você ter um sistema confiável é você coletar absolutamente todas as suas demandas achas de entrada caixa de entrada com lugares com físicos ou digitais e virtuais onde você vai coletar suas demandas que aparece no seu dia a dia e pode ser por exemplo uma caixa de e-mail para ter uma bandeja física para você colocar as correspondências ou pode ser uma lista no gerenciador de tarefas é melhor escolha no gt ver essas caixas de entrada são o lugar onde as tarefas a sua vida começam a passar pelo seu fluxo de produtividade e você pode

ter tanto as caixas de entrada por que você acha necessária o ideal é que você tem um mínimo possível para que você possa dar conta das suas demandas de forma organizada o bom número você ter três caixas de entrada você vai ter uma caixa de entrada digital virtual uma caixa de entrada física na sua casa e uma caixa de entrada física no seu escritório primeiro passo para você escolher também o aplicativo de gerenciamento de tarefas o ideal que seja um aplicativo que você instala tanto no celular e também no computador o mesmo programa e você

sincroniza as tarefas entre os diferentes dispositivos existem centenas de aplicativos deste tipo você vai escolher um que tem a possibilidade de você criar múltiplas listas e permita que você ative datas e tarefas recorrentes repetitivas e que deixo você colocar pegs coloquei etiquetas nessas tarefas esse aplicativo direcionamento de tarefas será a sua caixa de entrada digital virtual sempre que uma nova demanda aparecendo a sua vida que você faça você anota essa tarefa caixa de entrada do céu gerenciador de tarefas isso é muito simples e muito rápido motivo para assar transferências e rápida para caixa entrada é

que isso vai deixar somente mais tranquila isso é muito ficar ocupando espaço mental se preocupando e lembrar daquele assunto por exemplo você abre a geladeira viu que tá faltando leite então você pega o seu celular e você anota ou você fala para o seu assistente virtual no tá no seu gerenciador de tarefas comprar leite outro exemplo você sabe um e-mail pessoal te pedindo para realizar uma atividade você pode anotar rapidamente essa demanda ou você até mesmo em alguns programa você pode encaminhar esse e-mail direto para o seu gerenciador de tarefas já as suas caixas de

entrada física tem que ser lugares pré-definidos para você colocar objetos chegou até você que precisam gilmar ação geralmente os casos de entrada física só aquelas bandeijinhas escritórios você coloca correspondências é contas recebidas documentos qual que é o outro tem físico agora se você puder tirar uma foto no seu celular transformar esses itens físicos a informação e anotações virtuais ou sugerência dos braços fica ainda melhor agora importante não é a forma específica como é que você coleta mas assim a sua atitude de sempre coletar nas caixas entrada tudo aquilo que aparece na sua vida para quê

para você não ficar guardando as coisas na cabeça não fica tentando se lembrar de tudo enchendo a sua cabeça à toa gerenciador de tarefas é capaz de armazenar tudo isso de uma maneira muito mais eficiente e mais organizada com filtros no que você deixar na sua cabeça na sua menor a primeira vez que você for aplicar hoje atendendo a sua vida vai dar um trabalho maior que você tem que fazer uma coleta geral tem que pensar em todas as suas áreas da sua vida e começar a notar na caixa de entrada todas as tarefas de

coisas que você tem para fazer depois dessa colar trixial aí o ato de coletar ele vai se tornar um hábito e de todos os dias só sempre que algo novo aparece aqui é a sua atenção você rapidamente anota na sua agitada segundo passo você processar o significado de cada item que você coletou para que você possa definir o que que você tem que realizar com relação a cada um deles essa segunda etapa você processar sua caixa de entrada item por item existia nada para trás vai separar aquilo que é passível de ação e aquilo que

não é depois você coletar as suas tarefas a segunda etapa do fluxo é você processar cada item que você coletou para que você possa entender que que você vai fazer com ele para você processar o item para fazer três perguntas que que é isso é passivo de ação e sim qual é a próxima são a primeira pergunta o que que é isso serve para reconhecimento porque às vezes nós colocamos um item na estrada porque nós achamos que é importante mas aí quando você vai examinar com mais detalhes vai pro e percebemos que não era tão

importante então tem essa pergunta essencial que é esse ti e é passível de ação posso fazer algo que posso agir frente por seu fogão tem três coisas para fazer eu posso descartar posso incubar ou posso guardar como referência já te explico se o item não é passivo de ação não tem nada para fazer com ele você simplesmente apaga do seu gerenciador de tarefas vai para lixeira por exemplo imagina que você escreveu ontem o preço do ouro caiu dez porcento tá mas e daí você vai fazer um investimento e oro informação aspecto prático que merece uma

ação específica do seu lado é verdade você nem mesmo deveria ter escrito algo que não é possível só mas com a prática você vai perceber quando certas informações nos funcionários no começo tudo agora senão a massa ver se a senhora agora você pode mover-se item para uma lista chamada algum dia talvez uma lista e guardando as ideias incubada no futuro podem se transformar isso essa lista algum dia talvez é uma lista que guarda a tarefas que você não vai fazer agora e que nem mesmo você tem certeza se realmente vai querer fazer um futuro então

fica lá algum dia talvez e aí se o item não foi bem descartado se ele não vai se tornar uma ação no futuro e pode ser guardado apenas como referência por exemplo digamos que você fez um exame médico aí você tira uma foto do resultado você colocou as informação na sua caixa de entrada só que não tem nenhuma ação a fazer coisas você pode querer consultar essas informações esses dados no futuro então você simplesmente imóveis item da lista de referência a lista de referência tem que ser um sistema de armazenamento de arquivos diferentes separados do

seu gerenciador de tarefas por quê porque não é matar a pergunta que vai mudar a sua produtividade pessoal é qual é a próxima ação book o essencial de um bom sistema de produtividade aquele que te e qual é a próxima atividade a próxima tarefas e feita hino de tv nessa pergunta é feita na hora de você processar primeiro você coletou a demanda na caixa de prata aí depois você começa a processar aí você vê que é felipe é passível de ação aí vem uma pergunta muito boa agora você tem que perguntar qual é a próxima

ação só pode fazer uma coisa de cada vez qual é a próxima essa resposta pode levar os dois caminhos se a próxima só uma tarefa que você só vai fazer uma única tacada de umas conversa ela tem que ser movida por uma lista de tarefas avulsas separados é a próxima são precisa de várias passos para ser realizada ela vai ser transformada projeto um projeto é qualquer tarefa que precisa de mais de um passo para ser realizado por exemplo imagine que você notou que você tem que trocar os seus óculos essa tarefa que você falou rapidinho

lá trocar os óculos ela não vai ser realizada uma única ação simplesmente não entra na primeira ótica e compra óculos novos e resolver o assunto essa tarefa na ver o projeto já tem vários passos para ser realizadas tem que marcar uma consulta você comparecer até o outro disso tem que fazer os exames tem é que a receita outros óculos tem que ir até ótica compara preços que você vai combinar os óculos tem que esperar ficar pronto lá para ótica recolher pegar os óculos aí você vai também verificar a qualidade das lentes veja aquilo que parecia

algo tão simples a trocar os óculos e manda na verdade você conheça de passo você tem que avisar então que você vai fazer até na lista de projetos no seu gerenciador de tarefas e você vai ter um projeto com o título trocar os óculos e dentro desse projeto você vai colocar todos os passos pequenininhos você tem que alisar para concluir esse projeto projeto de trocar os óculos cada passo tem que ser umas um algo que realmente você pode fazer uma única aplicar ideal você quebrar todas as tarefas todos os pequenos passos que podem ser dados

na prática isso vai ajudar muito você a evitar a procrastinação vai aceitar a utilizar uma boa execução das tarefas uma tarefa que exige menos dois minutos para ser realizado não vale muito a pena você colocar no sistema simplesmente passa imediatamente nessa fase do processamento se você viu uma tarefa que é passível de ação e leva menos de dois minutos para ser feita então faça agora nós imediatamente uma tarefa tão simples tão rápida então não merece ser colocado no seu gerenciador de dar o tempo que você vai demorar para adicionar sua tarefa na lista e processar

e organizar é maior que o tempo que você demoraria para realizar executar essa tarefa agora se a tarefa leva mais de dois minutos então você tem dois caminhos o fio você pode delegar ou você pode já tirar a parece que não precisa ser feita por você ou não pode ser feita por você tem que ser delegada por exemplo imagine que no seu trabalho você tem que escrever um relatório análise bem detalhada de informações mas você tem aí um assistente do estagiário que pode fazer isso por você então você delega a atividade para o assistente para

estagiário orientar quais são e os aspectos os dados mais importantes para serem examinados e você simplesmente delega a tarefa para quem é capaz de realizar essas tarefas que você delegar para outras pessoas têm que ser listadas na lista específica do sul gerenciador de tarefas chamada na espera assim que você vai fazer uma complemento de tudo que você tem aí bem legado sem se esquecer de fazer a cobrança quando é necessária aí você anota todas as tarefas que você desligou e para quem você delegou e se for necessário você também pode colocar uma data para que

essa pessoa que se comprometeu a realizar a tarefa ela preste contas você então quando a data chegar o seu gerenciador de tarefas vai te avisar e você pode verificar com a pessoa quais são os resultados e foram alcançados no caso das tarefas que não podem ser delegados você tem duas opções só tarefa tem uma data certa para ser feita você vai colocar numa parte da do seu gerenciador de tarefas na lista chamada calendário essa lista de calendário é apenas para tarefas e precisam de um dia muito especial e naquele dia por exemplo você tá reservando

um bloco de tempo específico para cuidar daquela tarefa naquele dia aquele horário então você usa o calendário o ar cuidado com a tentação de você achar que tem que colocar uma data específica para todas as tarefas da sua vida não faça isso se você fizer isso é um risco e você ficar sobrecarregado ficar frustrado quando você não conseguir dar conta de todas as coisas você vai ficar com vários compromissos atrasados por exemplo é um livro comprar leite de paulo jardim em geral não são atividades tarefas e você precisa reservar um dia específico o horário específico

no seu calendário para as tarefas você simplesmente põe na lista e vai seguindo a sequência se perguntando qual que é a próxima ação a ser feita mas você não precisa dedicar uma data especial entendeu vamos voltar por exemplo do óculos a sua consulta oftalmologista uma tarefa que só pode ser realizada naquele dia naquele horário que você atrasado você perdeu a consulta já ir para ótica é uma coisa que você pode querer fazer não e talvez num determinado dia mais você não precisa chegar ao ponto de mover essa tarefa da lista de calendário você pode deixar

na tarefa de próximas atividades essas tarefas que não tem um dia específico elas ficam com marcador chamado próximas ações dentro de cada projeto do projeto por exemplo de trocar o óculos então você vai ter dentro de casa projeto uma lista de próximas ações nos pés concluir uma turma perto daqui pra terceira etapa organize as suas tarefas por contexto para você saber sempre o que fazer em qualquer situação da sua vida contexto vão servir como filtros para só são organizar a terceira etapa do fluxo do gtv depois ela etapas de conectar processar nessa etapa de organização

você precisa cuidar de todas as suas listas estejam prontas de acordo com aquele que você professor lembra as listas são lixo algum dia talvez referência à espera calendário e projetos com as próximas ações o papa de organizar que você vai ter que colocar marcadores de contexto tags para cada uma dessas tarefas você pode pensar nesses marcadores como filtros que vão te dizer exatamente o que fazer em cada situação da sua vida já falou um pouco sobre isso no episódio 137 da série oi ceará basicamente você precisa pegar cada tarefa que você listou entre as suas

próximas ações dentro de um projeto que você vai colocar marcador de contextos de lugar e tempo disponível de energia de vitalidade disponível de prioridade por exemplo na sua lista de tarefas para você trocar os óculos a o agendamento marcação da consulta só pode ser feita quando você estiver ao telefone então essa má tarefa que você vai etiquetar com o marcador telefone você tem uma outra tarefa que só pode ser feita no outro lugar específico essa tarefa ela tem que ser despertada com o marcador com o nome daquele lugar em algum gerenciador de tarefas até pode

ser feito com marcador de geolocalização então quando você tá lá caminhando eu passo perto aqui no lugar se você vê autorizações para o seu celular para o aplicativo seu celular vai receber uma notificação falador pa aproveita que você está aqui você está no shopping você está no escritório e aproveita e faz tal coisa que você precisa fazer com isso você pode filtrar suas tarefas de acordo com o texto que você estiver por exemplo você está o telefone você pode filtrar todas as tarefas que você tem com o marcador telefone e aí você realiza todas elas

além do lugar você também pode colocar marcadores de tempo disponível você pode marcar sim uma tarefa que vai levar muito tempo ou atividade que você faz um pouco tempo para isso você pode usar marcadores com a quantidade de minutos que você acha que você vai realizar aquela tarefa se você não consegue fazer suas estimativas não tem problema você pode simplificar e já marcador de genéricos com p m e g a mesma coisa você pode fazer é com tarefas que exigem pouca vitalidade energia e disposição da sua parte ou que vai exigir muita energia e por

último você também pode marcar tarefas de acordo com a quantidade de a prioridade é um para aquilo que é urgente importante prioridade nós aquilo que não é urgente mas é importante verdade três aquilo que é urgente mas não é importante e qualidade quatro pelo que vem urgente nem importante a vantagem disso é que você pode combinar os marcadores para você encontrar sempre a tarefa certa para o momento certo por exemplo como você tá em casa com 15 minutos disponíveis que fosse a fazer você abra o gerenciador e pede para filtrar apenas as atividades que você

pode alisar com o lugar casa e com marcador de tempo de tamanho m com 4 etapa revise as suas listas para você manter o seu sistema sempre confiável colete todo dia que vise uma vez por semana a única maneira de você diminuir para você tem que ficar se lembrando o tempo todo tudo aquilo que você tem que fazer é você confiar você tem um bom sistema de produtividade para isso você tem que fazer duas coisas você tem que coletar nosso sistema tudo aquilo que aparece na sua vida e também você tem que realizará uma vez

e para garantir para ter certeza que estuda está no seu devido lugar no seu dia a dia o ato de coletar vai ser bem se chegou uma demanda nova na sua frente você simplesmente pega e joga na caixa de entrada é feito de uma forma bem rápida bem simples sem complicação então faltou o leite da casa você pega o gerenciador de tarefas ou fala para o celular comprar leite pronto acabou essa demanda comprar leite ela fica assim etiqueta sem marcadores lá na sua caixa de entrada sem atribuição a lista específica e você faz isso todo

dia toda hora que chega na nova tarefa para você você coleta na hora de coletar não se preocupa com os detalhes não precisa escrever bonitinho não precisa colocar etiquetas não precisa definir prazos nada disso está feito durante a sua revisão semanal etapa do gtv a revisão semanal etapa que você vai dedicar com atenção no dia no horário e com procedimentos específicos a recomendação que você faça na sexta-feira à tarde para você finalizar benção semana para você iniciar o período o nosso do seu fim de semana com a cabeça já livre nossa pode ser qualquer outro

dia continua horário acho melhor com a sua rotina e aí você tem todo um roteirinho um passo a passo mas peça de sheckler que você vai definir todos os pontos que você vai seguir durante a sua revisão semanal esse roteiro ele começa com o esvaziamento das suas caixas de entrada vai pegar cada item na hora que eles aparecem e você faz aquelas perguntas que você já viu das etapas de processar e organizar vamos lembrar como é que é então primeiro você vai perguntar o que que é isso é passível de ação se não for você

apaga você joga fora você colocando a esfinge talvez algum dia ou você guarda numa lista de referência agora se for algo que exige uma ação vocês pergunta qual que é a próxima é você coloca ou numa lista de tarefas avulsas ou dentro de um projeto com múltiplos itens ou não a lista de calendário com dia específico certo momento exato para você realizar e ao fazer isso você tá me marca tarefas etiquetas potência o que é para disponível necessário da energia vitalidade posição que você tem e de prioridade depois que vocês vazia as suas caixas entradas

você pode ter outros itens o seu roteiro da sua revisão semanal por exemplo você pode conferir o extrato da sua conta bancária você pode preparar a lista de compras a sua semana você pode reprogramar frente os eventos na sua semana seguinte qualquer coisa que faz sentido para sua vida algo que te deixa com a sensação boa de que tudo está atualizado que está em obra com quem tentar pra você vai executar somente a próxima ação e aí de tarefas tarefas liberar seus grandes sonhos se tornando realidade a quinta e última das cinco etapas do gtv

é você fazer porque é claro sistema de produtividade somente vai ter sentido se você realmente executa aquilo que você fala enjoo não adianta nada não ser tudo muito bem organizado bonitinho no sistema confiável isso não se transforma em realidade se você não realiza uma ação prática dá para isso você tem que se concentrar apenas a executar a próxima tarefa quem seus planos grandiosas as dificuldades do dia seguinte a pilha de tarefas te esperando ok apenas realizar a próxima ação e com isso que você tem mãos vai ficar muito fácil bem simples de fazer realizar o

sistema bastante decidir o que é que você tem que fazer a seguir mais produtiva de você fazer isso e buscar o seu gerenciador de tarefas qual é a prioridade de atividade que você para fazer no lugar no contexto e você está agora então por exemplo digamos que você está no seu escritório você se pergunta quais são as tarefas de prioridade número um e também tem um marcador no escritório você ficou triste no gerenciador ele te mostra o que fazer exatamente a seguir você até pode refinar um pouco mais você pode procurar com mais filtros marcador

de tempo disponível energia disponível quais são as tarefas de prioridade número um que o marcador escritório que você pode realizar em 30 minutos como se faz filtros assim você ti o que falou aquilo que não é relevante que que você não pode fazer naquele momento ele vai ficar muito mais fácil você saber qual é o próximo passo para ser dado veja seu dia a dia tem que se concentrar e você fazer aquilo que tem que ser feito essa etapa fazer sobre estilo não é tão sistema bonito organizado todo arrumadinho não é isso esse objetivo é

produzir então você vai deixar para você organizar tudo durante a sua revisão semanal por aparece algo novo você coleta e só vão ação nova na sua caixa de entrada e você deixa o próprio ele já isso mais tarde na sua revisão semanal mas o seu dia a dia você vai se concentrar em fazer aquilo que tem que ser feito quando os pontos que você entender não aborda por exemplo da gestão do tempo como é que você pode fazer as tarefas de modo a utilizar organizar melhor o tempo que os tem a cada dia para que

a gente possa se aprofundar nesse assunto preparei para você uma aula especial do curso produtividade ninja menos para a gente falar de gestão de tempo você pode ver essa aula especial agora mesmo visitando a data acontecerá barra gerenciamento tem e aí e aí