Elaborando o Termo de Abertura do Projeto

e fala pessoal estou aqui hoje para falar para vocês sobre a elaboração de um termo de abertura né os meus alunos sempre pedem para eu criar um exemplo de um termo de abertura temos abertura basicamente ele consiste um documento que formaliza um início de um projeto ele formaliza e comunica na verdade formalmente a organização EA todas as partes interessadas acerca do início de um projeto E aí como todo e qualquer documento ao longo do gerenciamento de projetos Eu sempre faço um cabeçalho padrão eu sempre utilizo um cabeçalho e como uso esse cabeçalho em todos os

documentos não não Diferentemente eu uso no termo de abertura e esse cabeçalho basicamente ele funciona da seguinte forma aqui em cima eu coloco o nome da empresa tá é a primeira coisa que eu coloco o nome da empresa e depois eu coloco o projeto Qual é o projeto que está sendo realizado Qual é o projeto que está ligado a esse documento e em seguida o documento e o documento ok é aqui ao lado esquerdo eu coloco elaborado é elaborado por Oi e a data e a data de elaboração e coloco também aprovado por é aprovado

por a versão deste documento porque eu sempre falo nas minhas aulas que um documento ao longo do gerenciamento de projetos ele não muda jamais E aí alguém um aluno sempre levanta a mão e pergunta Poxa Professor mas se ele não muda isso eu perceber que eu fiz alguma coisa errado você não muda aquele documento você cria uma nova versão para aquele documento então o primeiro termo de abertura vai ganhar que a versão 01 ao vocês identificar em que alguma coisa precisa ser alterada vocês não mudam a versão 01 vocês criam a versão 02 com a

modificação que ocorrida em geral quando eu crio a partir da 2ª versão eu coloco aqui uma lista de atualizações citando versão após versão o quê que foi modificado em decorrência em comparação com a versão anterior então aqui nesse caso vão pensar o seguinte vamos pensar no projeto de reforma do Maracanã para os jogos da Copa do Mundo de 2014 vamos pegar esse projeto como exemplo nome da empresa comitê a Copa de2014 nome do projeto projeto reforma do Maracanã número do documento termo de abertura elaborado por aí pode colocar aqui o nome do gerente do projeto

EA data de elaboração aprovado por deixa isso aqui em branco que depois eu vou falar sobre isso e a versão deste documento no caso seria a primeira então a gente colocaria versão 01 aí pessoal começam os tópicos existentes no termo de abertura e o primeiro tópico de um termo de abertura é a justificativa do projeto e o que que basicamente é a justificativa do projeto a justificativa é a razão de um projeto existir é aqui que vocês vão descrever as oportunidades os problemas que justificam a existência do projeto basicamente vocês tem que tratar aqui de

uma oportunidade de negócio ou de um problema que precisa ser corrigido dentro de uma empresa e por aí vai então pensa que vocês estão entregando esse documento para o dono da empresa de vocês vocês querem realizar esse projeto ele vai perguntar para vocês o seguinte o quê que eu vou ganhar com isso é aqui que vocês explicam o que que a empresa vai ganhar com isso tá o segundo tópico vem a ser os objetivos e o que são os objetivos O que que a empresa é pretende ter ao final deste projeto em geral a os

objetivos eles abordam sempre produto o produto tempo o tempo e custo E aí pessoal por exemplo Qual é o produto desse projeto de reforma do Maracanã o projeto de reforma do Maracanã o estádio ensina então o objetivo construir um estádio que tem a Tais e tais e Tais características ao tempo de X meses com o custo máximo de X dinheiro OK então assim basicamente um objetivo você vai falar qual é o objetivo que você quer alcançar Qual é o objetivo que você quer conquistar com a realização deste projeto tá existe uma técnica chamada técnica Smart

depois vocês procurem por favor mas essa técnica é muito utilizada para elaborar os objetivos de um projeto em seguida vocês vão ter que falar do produto do projeto e o que que é o produto do projeto produto do projeto basicamente é o resultado do projeto em termos mensuráveis tá vocês vão ter que falar de todos os requisitos deste produto é importante saber pessoal que tudo que não estiver de escrito aqui estará implicitamente fora do projeto exemplo no caso da do projeto de reforma do Maracanã vocês tem que falar é reformar o estádio colocando com a

capacidade de X pessoas uma arquibancada com a capacidade de fios pessoas tanto os camarotes tantas vagas no estacionamento tanto os vestiários tanta salas de imprensa é tanto os telões E por aí vai vocês vão de escrever o produto do projeto em detalhes citando Quais são os seus principais requisitos próximo tópico Marcos do projeto e o que são Marcos deste projeto são basicamente são os momentos mais importantes como o nome já diz são os momentos marcantes do projeto Ok só as etapas são as entregas mais importantes por exemplo o pessoal no caso do Maracanã eu poderia

dizer que como o marco eu tenho a demolição do estádio antigo isso é um Marco desse projeto outro marco desse projeto seria a instalação dos telões outro marco seria o teste de iluminação e por aí vai são os fatos mais marcantes como o nome já diz são os fatos mais importantes ao longo deste projecto beleza dando continuidade aqui eu tenho as premissas as premissas O que são premissas pessoal premissas basicamente são afirmações são suposições que acredita-se que elas sejam verdadeiras ou seja para fins de planejamento elas são inquestionáveis vamos falar que algumas premissas do Maracanã

prevista a reforma do Maracanã seriam a FIFA exige todos os torcedores dentro do estádio estejam sentados ou seja só uma premissa importante cima para fingir planejamento porque você não pode ter uma arquibancada com ninguém pé outra premissa a FIFA exige que todas as pessoas existentes no estádio possam evacuar o mesmo em no máximo 15 minutos Olha aí vocês utilizando isso como um fato absolutamente fundamental para o planejamento de como que vai ser o produto desse projeto outra situação que poderia ser utilizada que o orçamento para a reforma do estádio já está aprovado na Assembleia Legislativa

do Ah e por aí vai tudo bem junto de premissas eu tenho restrições O que que é uma restrição como o nome já diz uma restrição restringe alguma coisa OK e uma restrição ela é um fato que limita as opções do gerente de projetos qual que é fato que vem a limitar as opções do gerente de projeto muito comum aqui utilizarmos restrições para tempo o tempo e custo aqui é muito comum utilizarmos restrições para falarmos de tempo e custo importantíssimo pessoal nem premissas nem restrições podem tratar do produto do projeto e nem as premissas menos

restrições podem tratar do produto do projeto Ok eu não posso falar aqui como a expressão o estádio não poderá ter nenhum lugar que não esteja coberto não é no momento da Restituição que eu vou falar sobre o produto do projeto produto do Projeto vai ser distrito aqui em cima então aqui como restrição posso colocar por exemplo seguinte a o orçamento não poderá ser superado em mais do que dez porcento outra restrição não poderá ser aprovado ser realizada nenhuma compra com valor superior a um milhão de reais e por aí vai tudo bem A restrição de

tempo eu posso colocar aqui por exemplo que a as obras somente poderão ocorrer até o final do mês de junho pode ser um exemplo aqui de uma restrição de tempo e por aí vai tudo bem A dando continuidade à eu posso falar também da de orçamento é só que aqui pessoal de novo é o primeiro momento do projeto se é o primeiro momento do projeto eu Muito provavelmente eu não tenho aqui valores absolutamente Exato eu não tenho aqui valores absolutamente concretos acerca do orçamento desse projeto então o que que eu sugiro que vocês façam vocês

Coloque aqui uma ideia orçamentária que vocês coloquem aqui uma visão preliminar acerca do que vocês imaginam ser o orçamento do projeto vocês podem por exemplo desmembrar esse orçamento aqui em cima das atividades do projeto vocês podem separar algumas atividades e podem colocar por exemplo espera-se que a construção da arquibancada consumo a x milhões de reais espera-se que a cobertura a possa ser construída utilizando no máximo x milhões de reais e por aí vai então é algo é como se vocês fossem fazer uma obra na casa de vocês e vocês pensa o seguinte Poxa essa obra

aqui vai e levar mais ou menos 20 mil reais só que vocês não sabem pode levar 19500 pode levar 20 e 600 é algo a que tem uma certa flexibilidade como nós estamos no início do projeto seria até e real a gente achar que o que aqui nesse início eu já conseguiria falar de maneira bem clara sobre todo o orçamento do projeto beleza dando continuidade e eu tenho aqui ó riscos e de alto nível o do meio da mesma forma da mesma forma que eu tenho no orçamento uma visão preliminar em riscos de alto nível

não é nada muito planejado não é nada muito elaborado Por que o gerenciamento de riscos ocorrerá um um momento à frente nesse momento em que o projeto se encontra a gente tá aqui no início do início do projeto então riscos de alto nível basicamente são os seguintes são fatores que vocês Logo no início do projeto você já observam que podem gerar Há algum risco exemplo a falando do Maracanã né o trabalho realizado na altura para a construção da cobertura do Maracanã pode ocasionar um acidente isso é um risco de alto nível outro risco de alto

nível no caso da reforma do Maracanã a temperatura nos meses de julho e agosto pode o cultar o crescimento do Gramado e por aí vai são fatores que no início do projeto você já identificam como sendo fatores a extremamente suscetíveis a ocorrência de algum problema tá porque eu vou pedir para vocês vão fazer e nos projetos de vocês riscos de alto nível o projeto superar o orçamento o projeto superar o cronograma gente absolutamente todo e qualquer projeto tem esse risco né de superar o orçamento superar o cronograma ultrapassar o prazo estipulado assim é meio é

meio genérico demais vocês colocarem uma coisa dessa está evitem isso próximo tópico as partes interessadas é só explicando para vocês um termo de abertura ele tem diversas diversos modelos tá modelo que eu utilizo o Ventura pode ser um modelo diferente do que outra empresa vem a utilizar mais basicamente eu tento ser completo mas não exagerado na elaboração do Meu termo de abertura e aqui em partes interessadas Vocês precisam falar toda toda a empresa ou pessoa que exerce ou sofre uma influência deste projeto sendo essa influência positiva ou negativa Ou seja é uma pessoa ou uma

organização que vai se beneficiar ou se prejudicar em decorrência do projeto o que tiveram mente eu faço eu aqui nessa parte de partes interessadas eu separo essas partes interessadas em positivas e negativas porque a forma de gerenciamento é absolutamente destino para né partes interessadas positivas são pessoas vão e esse benefício em razão do Sucesso do projeto partes interessadas negativas são pessoas ou empresas que se prejudicam em decorrência do Sucesso do projeto beleza e aí ó e eu coloco aqui a pessoa ou profissional o que autoriza E aí e o termo e o termo de abertura

e o ou seja pessoal quem é a pessoa que vai colocar o nome aqui aqui eu tenho a descrição de quem é esse profissional aqui eu tenho a descrição de que o aprovado por o senhor João da Silva o senhor João da Silva é diretor-superintendente dessa empresa diretor-superintendente do comitê executivo da Copa do Mundo FIFA 2014 tudo bem Eu tenho a descrição aqui de quem é esse o profissional o que que é importante fazer aqui pessoal importante fazer aqui é você e colocar aqui uma pessoa que seja superior hierarquicamente ao gerente do projeto porque eu

digo isso porque eu e eu coloco aqui um 11º um décimo primeiro tópico que é a descrição do gerente do projeto e aqui na descrição do gerente do projeto o que que eu faço pessoal ei ei deixa eu botar esse projeto aqui melhor ficou horrível né descrição do gerente do projeto e o que que eu faço aqui na descrição do gerente do projeto eu sinto o nome desse gerente e sinto Quais são as suas responsabilidades e o seu nível de autoridade Ou seja eu falo que o gerente do projeto é o senhor fulano de tal

e tem como principais responsabilidades nesse Projeto X Y Z e o seu nível de autoridade é um nível de autoridade fiz porque é importante você falar aqui até onde é esse cara manda é importante você falar aqui qual é a o nível 1 nível de poder que esse profissional aqui possui Ok então seria incoerente você um profissional que autoriza o termo de abertura serão gerente do projeto Porque se o gerente do projeto é a pessoa que autoriza o termo de abertura ele aqui em responsabilidades ele vai falar que ele pode fazer o que ele quiser

responsabilidades em nível de autoridade Então tome cuidado com isso tá no décimo profissional que autoriza o termo e sempre tem que ser um profissional superior ao gerente do projeto superior hierarquicamente ao gerente do projeto pessoal então tá aqui esse daqui então é o termo de abertura que eu utilizo nos meus projetos tá basicamente esse cabeçalho que vocês estão vendo é um cabeçalho padrão que usa em absolutamente todo e qualquer documento dentro do meu projeto e todos esses tópicos aqui existentes que eu expliquei para vocês aqui em detalhes são os tópicos que eu utilizo no termo

de abertura dos meus projetos Beleza qualquer dúvida coloca aqui que eu respondo para vocês um forte abraço