Arquivologia - Conceitos Fundamentais - Parte 1 de 3 - Petronio Castro

[Música] olá com você eu sou professor petrônio castro aqui na loja do concurseiro eu ministro algumas disciplinas de administração e aqui nós vamos começar um módulo de arquivologia para concursos públicos vamos resolver centenas de questões e você não vai errar nada nas provas a tecnologia tem feito muita diferença o povo só quer saber de estudar direito direito direito ea tecnologia no final das contas acaba definindo a vaga então nós vamos lá pessoal esse nosso primeiro tema é nossa primeira aula é sobre os conceitos fundamentais de arquivologia independente do seu concurso ter ou não essa frase

não tem com um estudo da tecnologia do começo tá então vamos lá pessoal bem vamos lá vamos direto ao assunto né pessoal quer não concurseiro não pode perder tempo nossa aula é bem de dinha cassol que interessa então vamos lá só quando o conceito de arquivo é fácil de ler mas depois você demora algum tempo dividindo fracionando e vendo todas as consequências desse conceito que pode ser exigido em prova arquivo pessoal arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos acumulados por uma pessoa física ou jurídica pública ou privada caracterizado pela natureza orgânica de sua

acumulação e conservado um pouco essas pessoas ou por seus sucessores para fins de prova ou informação bem na prova é comum cair questões sobre o conceito de arquivo sabe por quê porque a gente utiliza erradamente o termo arquivo no dia a dia por exemplo alguém tem um pendrive aí pra eu copiar um arquivo opa o próprio programa do microsoft office o onu não chama aquilo de arquivo você vai ver todo o gerenciador de arquivos cheio de pastas e dentro das pastas você coloca os arquivos é isso coloca os arquivos não pois é então não posso

dizer que é pra copiar um pedágio aqui você coloca os documentos ok então como ele sabe que nós usamos de diversas formas erradas no dia a dia o termo arquivo ele cria uma questão de propósito pra você errar arquivo pessoal é o conjunto de documentos mas não é qualquer conjunto de documentos apenas os documentos criados ou recebidos tá não pode ser comprado por exemplo ou aí foi criado eu posso criar por exemplo vou falar no meu arquivo pessoal por exemplo meu arquivo pessoal tem uma gaveta lá em casa todo desarrumado tem umas fotos dentro foram

fotos que eu criei essa forma tem umas contas pagas e outras a pagar são documentos que eu recebi então arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos ok nós vamos ver por exemplo que um cd cd de música pode ser considerado um documento pode eu tenho alguns também na minha gaveta mas será que esse cd por exemplo do chico buarque ele é considerado em faz parte do meu arquivo arquivo é o conjunto do comércio criados ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica pública ou privada caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação então essa

natureza orgânica pessoal quer dizer que tem que estar relacionado comigo tem que ser o do seu arquivo de uma empresa aquilo tem que está relacionado com a empresa imaginem com a seguinte situação um engenheiro está trabalhando no escritório pega máquina fotográfica nele e vai a uma obra tirar fotos do estágio da obra como ela está naquela data àqueles documentos que vão ser produzidos aquela fotografias elas estão documentos orgânicos fazem parte do arquivo da empresa mas na mesma saída dele para a obra e passa em casa pega o filho dele e faz algumas fotografias do filho

dele para para si e não para a empresa ele leva no mesmo cartão de memória para a empresa baixa no computador da empresa será que essas fotos do filho deles fazem parte do arquivo não porque embora tenha sido criado por ele ou recebido no caso aí criado essas essas fotos não tem essa característica básica que é a natureza orgânica na sua cumulação ok então tem que ter esse relato tente está relacionado ok é esses documentos são conservados pelas pessoas ou por seus sucessores para fins de prova ou informação então você cria um documento pessoal ou

pra servir de prova ou de informação por exemplo você pagam a conta de energia elétrica e guardar o comprovante então aquele documento você guardou para fins de prova você compra um remédio vem uma bula vem a nota fiscal a nota fiscal do remédio você guarda para fins de prova mas ea bula do remédio nesse caso você não guarda para fins de prova você normalmente guarda para fins de informação então vamos ainda aprofundar bastante esse conceito mas é importante saber isso e mais esse termo criados ou recebidos pode ser substituído numa questão por acumulados aqui é

o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa física ou jurídica porque você vai acumulando documentos ao longo da sua vida e mais tanto pessoa física pode ter um arquivo pessoa jurídica pode ter um arquivo seja pública ou privada já as empresas o governo todo mundo tem com aqui ok da moto para entendermos o conceito de arquivo temos que ter em mente 3com 6 informação suporte e documento o que é informação e formação é uma idéia uma mensagem conhecimento é uma esmola sal está o que é um suporte ou suporte físico ou suporte material é o

meio no qual a informação está registrada pode ser um papel pode ser um cd pode ser uma fita pode ser o microfilme tem uma ideia que essa idéia não pode ser considerada ainda um documento não pode agora se você pegar esta ideia e registrar um suporte por exemplo uma folha de papel numa fita num microfilme aí começa a mudar vamos ver como é aqui que é o documento então é toda a informação registrada em um suporte material ou seja informação mais suporte é igual a um documento aqui então é tranquilo nada só percebeu que cada

vez eu vou falando mais ainda no conceito de arquivo e daqui só até aqui eu acho que já tem nosso exercício mas seis questões só desse começo e questões boas mas se não baixar a tensão você vai errar então quando eu falo por exemplo que estou diante de uma folha de papel em papel fotográfico de um cd e do diante de um suporte da agora se eu tenho uma mensagem tô pensando em alguma coisa por exemplo uma ideia isso é apenas uma informação para virar um documento essa informação tem que ser registrada não suporte a

tensão só acervo esse tema cerro é muito utilizado daqui a pouco vou falar pra vocês da diferença de arquivo da biblioteca tá aí o termo acervo ele é utilizado tanto na biblioteca quanto no arquivo que é o que significa acervo pessoal acervo é um conjunto de documentos então qualquer conjunto de documentos é um acervo sim e qualquer golo e qualquer conjunto de documentos é um arquivo pessoal não para ser um arquivo não pode ser qualquer coisa ponto de documentos tem que ser um conjunto de documentos criado ou recebido e vendeu por pessoa física ou jurídica

pública ou privada e tenha relação com as suas atividades ou seja tenha um caráter orgânico e esses documentos eles foram criados ou produzidos para servir de prova nas transações realizadas então é um conjunto para ser considerado arquivo tem que ser um conjunto de documentos bem específico já cego não se eu tiver a minha gaveta lá fotos cds revistas que eu comprei que eu comprei tudo isso é o meu acervo que posso fazer é um acervo tá bom a então para voltar aqui o acervo é o conjunto de documentos para votar naquele instante eu poderia dizer

arquivo é o acervo porque esse conjunto de documentos é o acervo então eu posso voltar aqui arquivo é um acervo criado ou recebido por pessoa física ou jurídica e assim vai estaria correto tá aí mas só que depois que ele fala que é um acervo e da caracterizando esse acervo ok bem outra coisa embora não seja palpável pessoal um disco virtual é considerado um suporte para as informações nele registradas então um disco virtual hd do computador mas não pensem o hd como algo de metal pensa em algo imaginário algo está lá dentro está aguardando a

inflação e isso é o disco virtual não é algo palpável mas arquivologia considera como um suporte ok outra coisa os arquivos eles derivam e se originam de documentos criados e recebidos criados recebidos criadas recebidos tanto pela atividade meio quanto pela atividade fim da organização então como assim melhor porque assim o que eu quero dizer que qualquer documento que for feito dentro da empresa faz parte do arquivo da empresa atividade meio a atividade fim à atividade fim por exemplo a empresa uma construtora o engenheiro os técnicos trabalham na atividade fim por exemplo contador da empresa em

que trabalha na atividade-meio o contador produz documentos do engenheiro dos documentos todos esses documentos fazem parte dos arquivos da empresa já por exemplo lá no escritório de contabilidade como a finalidade é fazer contas é produzir o balanço dessas coisas nesse caso lá ético o computador seria atividade fim o que importa para a prova é que tanto os documentos que são criados ou recebidos pela atividade meio quanto aqueles criados pela atividade em fazem parte do arquivo da empresa ou da pessoa física ok bem vamos aqui tentar fechar um pouquinho mais sobre esse conceito o que eu

posso concluir desse conceito de arquivo eu posso deduzir algumas características básicas primeiro que o arquivo e estou vem apenas de documentos que são criados ou recepcionados ou seja existe uma exclusividade exclusividade só de criação e recepção tá por uma repartição tinha uma instituição ou pessoa assim não se considera arquivo por exemplo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa ou mágoa que nós vamos falar muito pessoal sobre isso o termo colecção não combina com arquivo outra característica básica do arquivo é que é o que eu falei pra vocês pra ser pra fazer parte do

arquivo os documentos têm que ter origem no curso de suas atividades aqui nunca foi da construtora as fotografias que o engenheiro tirou relativas à obra tem a ver com as atividades da empresa logo fazem parte o arquivo se a origem do documento não foi o curso das atividades não faz parte não é um documento de arquivo pode até ser um documento de arquivo pessoal ou de outra empresa mas não dez os documentos devem servir de prova das transações realizadas ok se nós já vemos tem mais uma característica básica vamos lá olha só a o caráter

orgânico sendo bem repetitivo com você está ao caráter orgânico que isso quer dizer trabalham o documento é considerado orgânico ou não de acordo com a relação que guarda com o conjunto de documentos que formam um arquivo então os documentos têm que estar relacionados com os com os outros e eles têm de estar relacionados à atividade da empresa isso é a organicidade então há um caráter orgânico que liga o documento a outros do mesmo conjunto um documento destacada de seu conjunto do todo a que pertence significa muito menos do que quando em conjunto se você olhar

um cartão de ponto ou relatório ele é só um cartão de ponto mas ele poderia fazer parte o exemplo de um processo que um funcionário está movendo contra o patrão lá dentro ele é uma prova por exemplo então você o documento no seu conjunto tem um valor muito maior do que eles fazem fundo de arquivo às vezes em prova é cobrado esse conceito fundo de arquivo fui aquilo nada mais é do que um arquivo é o brasil foi até o fundo do arquivo nacional entendeu então o que é o fundo de arquivo um fundo nada

mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência de uma mesma origem por exemplo o arquivo da petrobras é o fundo de arquivo da petrobras todos eles os documentos têm mesmo a província mesma origem todos foram dados nas atividades da petrobras agora é a seguinte cuidado a prova o fundo pode ser aberto ou fechado o que é o fundo aberto o fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade não foi à falência não foi fechada continua existindo novos documentos podem ser

acrescentados e tal fundo de arquivo é aberta e obviamente é fechado se não recebe acréscimo de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade não existe mas fechou por qualquer motivo pra fechado aquele fundo de arquivo ok atenção não há possibilidade de coleção coleção nos arquivos genuínos porque em se tratando de fundos conjunto de documentos de uma mesma proveniência é fundamental a relação orgânica em ver seus elementos não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu então se eu tenho em casa na minha gaveta umas

fotos que eu tirei meus filhos por exemplo tem umas contas de telefone da minha casa tenham histórico escolar e eu tenho lá uma coleção de cds dos rolling stones essa coleção de cds só ela não faz parte do meu arquivo não faz parte eu posso continuar a dizer na rua que eu moro que faz parte mas não faz tá não faz coleção não faz parte do arquivo porque não têm uma relação orgânica não fui eu que produzir aqui eu comprei eu ganhei eu não criei pessoal tá bom olha só outro termo que cai bastante prova

com bastante na hora das vezes é cobrado é contexto arquivístico tá é você ah é nas circunstâncias no ambiente aquele documento foi produzida é você por exemplo chegar no museu adiante de uma um documento que foi feito há muitos anos e você enfrentava voltar lá para aquela época pra ver o que levou aquilo a ser feito tá então estão incluídos no contexto arquivístico todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados estruturados administrados e interpretado esses fatores são cada um a seu tempo determinados pelo contexto sócio político cultural e econômica ou seja a

qual era a situação da sociedade no tempo em que os documentos foram gerados ok é uma criança é difícil entender por exemplo ela chega no museu vai ver o um documento que a princesa isabel libertou os escravos nossa turma se escravo como assim e isso é filme isso é conto de fadas o que que é isso aqui é eder eu e você vai ter que explicar para aquela criança o contexto em que a sociedade vivia que justificou a produção daquele documento o contexto arquivístico é isso pessoal é a questão do ambiente da época que foi

produzido um documento que justifica que justificou a produção naquele documento neto temos agora é um tema que cai bastante em prova e é pegadinha o pessoal erra bastante as bancas elas diferenciam função do arquivo defilar idade do arquivo isso cai muito em prova tá e aí eles trocam o conceito de função do arquivo para a finalidade do arquivo da qual mais fácil a finalidade do arquivo qual é a finalidade do arquivo a finalidade principal é servir a administração então a finalidade para que você cria um documento pra eles e vi a administração só que com

o decorrer do tempo ou passar do tempo surge uma nova finalidade que não é a finalidade principal é uma finalidade secundária qual é servir de base para contar a história só os fatos passam que ficam são os documentos para contar a história então qual a finalidade do arquivo servir à administração que pode cair na prova como é muito comum a finalidade do arquivo é servir à administração e qual decorrer de tempo servir de base para contar a história para o conhecimento da história a finalidade do arquivo servir à administração todo documento nasce com a finalidade

administrativa todo documento nasce com a finalidade de servir à administração por exemplo a certidão de nascimento do pelé por exemplo é jogador de futebol né no passado então a certidão de nascimento e foi criada pra que eu falo quando quando o é hoje nem tamanho ou existe já um museu pelé era então por exemplo a certidão de nascimento uma cópia pode estar lá no museu por exemplo é esse documento ele entrou na história a certidão de nascimento e do pelé mas esse documento foi criado pra entrar pra história não ele foi criado para cumprir uma

finalidade administrativa foi criado pra dar um nome é isso aquela criança é isso é um documento dela então todo documento nasce com a finalidade de servir à administração todo o documento nasce com finalidade administrativa finalidade do arquivo servir a administração e qual seria a função do arquivo bem a função do arquivo é guardar guardar e organizar os documentos tornando disponíveis as informações mantidas sob sua guarda eu costumo dizer que o mais importante deste conceito aqui é tornar a informação disponível qual a função do arquivo pra que você guarda documentos para tornar a informação disponível tá

então às vezes ele fala guardar e organizar mas a gente fala apenas tornar disponível informação o mais importante é tornar disponível a informação mas a posição do arquivo seria quarda e organizar os documentos tornando disponíveis as informações mantidas sob sua guarda a finalidade seria administração função tornar disponível informação ok distinção entre arquivo e biblioteca tá aqui a gente precisa a gente já viu o conceito de arquivo arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa no exercício de sua atividade é que ela está no caráter orgânico preservados para garantir a

consecução de seus objetivos porque o teca pessoal biblioteca é o conjunto de material em sua maioria impresso hoje ainda posso dizer isso em maio em sua maioria impresso e não produzido pela instituição você chega a uma biblioteca para estudar por exemplo tem muitos livros aqueles erros não foram produzidos pela biblioteca isso em que está inserida não foi produzido pela instituição está inserida normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de compra e doação ou pergunta a ok então criados ou recebidos arquivo é isso comprados recebidos por doação troca permuta biblioteca

até mesmo quando você vai estar diante de um programa de computador onde você gerencia as suas músicas por exemplo no windows o windows media player né aí você tem as músicas aí vocês assim as minhas músicas aquela música não fui eu fiz no meu computador foi o filho então não foi criado por mim é o arquivo é um documento uma música é o documento é o documento cria uma informação tenha uma informação tem um suporte ter uma informação mais um suporte ao documento uma música um documento a questão é saber se esse documento é um

documento de arquivo da biblioteca não foi criado por mim não foi recebido como ok não foi recebido possa ter recebido seu amigo mas não tá dentro da natureza orgânica eu não sou músico e não recebi essa música fazer um trabalho na música então não se você for lá no seu windows quem usa o windows e olhar suas músicas dentro do windows media player você vai ver que na verdade você o programa é bem claro aquilo ali é a sua biblioteca as suas músicas fazem parte da sua biblioteca não está escrito lá que adicionará à biblioteca

você vai guardando as suas músicas na biblioteca então chega de pensar que o meu técnico só de livros ok a principal diferença mas tem aqui uma tabela a gente melhor olha só aqui e olha que a distinção entre aquele biblioteca aqui fica fácil qual o objetivo da do arquivo é um objetivo funcional qual é o objetivo da biblioteca é um objetivo cultural ou científico com a forma de ingresso dos documentos na instituição os documentos boa lição criadas ou recebidos os ou produzir ou recepcionados e na biblioteca pessoal os documentos como é que eles ingressem na

noruega ou por compra ou por doação ou por pergunta ele outra diferença outra diferença entre aquele biblioteca na quantidade de exemplares de cada documento o arquivo pessoal normalmente existe apenas um exemplar um comprovante que eu paguei a conta de energia é meu por exemplo um com um histórico escolar e uma biblioteca você tem numerosos exemplares cuidado com a palavra exemplar tá bom vou falar a palavra exemplar significa a quantidade que eu tenho da mesmo tempo tem o seu cerca de dez exemplares da revista da mônica 10 exemplares significação 10 exemplares da mesmo número por exemplo

tem dez exemplares da revista da mônica número um porque já caiu prova assim arquivos são compostos de numerosos exemplares não não vai tão bem assim o arquivo tem um monte de papel então tá certo não quando ele fala numerosos exemplares significa várias cópias vários iguais vários iguais e não é numerosos exemplares biblioteca um único exemplar ou algumas questões de concursos dizer sim um exemplar e um número limitado de cópias aí é aceito no arquivo presta atenção que você paga hoje uma conta na lotérica por exemplo no banco e vem aquela aquele papel que é uma

impressora térmica que desaparece com o tempo é você tira uma cópia e guarda você guarda um exemplar original e um número limite guarda 12 vamos aguardar muito tá arquivo biblioteca ok eu acho que com essa tabela ficou bem clara a diferença entre arquivo e biblioteca [Música]