Protocolo Recebimento, registro, autuação, Classificação, distribuição, expedição e controle Parte 2

Oi tudo bem continuando a série de vídeo sobre o protocolo nessa parte dois eu falarei sobre as etapas do protocolo eu gostaria de te pedir que assista o vídeo até o final pois eu coloquei um mapa mental que te auxiliará muito no estudo de protocolo tá joia sou Éder Sabino Carlos e esse é meu canal matérias para concursos na descrição abaixo do vídeo tem vários links que te ajudarão a passar em um concurso público E não se esqueça de se inscrever no canal ativar o Sininho dar um like e compartilhar etapas do protocolo vamos começar

pelo recebimento o recebimento é a primeira etapa do setor de protocolo ele recebe os documentos que circulará na empresa tanto interno como externo normalmente o recebimento Fica na entrada da empresa órgão ou instituição recebimento da correspondência pode ser também os malotes balcão entre outros aqui é verificado e separado os documentos que são oficiais dos que são pessoais que sejam os particulares né deve-se registrar apenas Os oficiais os documentos particulares não devem ser registrados por se tratarem de documentos não oficiais eles devem ser encaminhados a quem se destino o recebimento também tem a colocação do carimbo

ou etiqueta de protocolo dados relativos à data hora do recebimento entre outros elaboração de resumo do assunto e por fim encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário no setor de protocolo ao receber uma carta pessoal e alguns exemplares de jornal o colaborador deve proceder de modo a não abrir nem registrar a carta pessoal que deverá ser entregue a quem se destina e a não registrar os exemplares de jornais visto que não são documentos oficiais essa definição caiu em concurso já Os oficiais podem ser ostensivos ou sigilosos os ostensivos são abertos e analisados anexando mais informações e

assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados direto para seus destinatários pode cair em concurso documento confidencial confidencial é sinônimo de sigiloso ou seja são direto para seus destinatários podendo ser abertos somente por eles grau de documentos sigilosos o Ministério da Justiça e Segurança Pública divulga anualmente O Rol de informações classificadas do órgão bem como O Rol de informações desclassificadas sendo atualizado no dia 1eo de junho em cumprimento aos artigos 45 e 73 do Decreto 7724 de 2012 os documentos emse do poder público podem ter seu acesso restrito a depender do grau de

sigilo reservado até 5 anos secreto até 15 anos e ultra secreto até 25 anos a lai que é a lei de acesso à informação prevê ainda que as informações podem ser reclassificada com vista redução do prazo de restrição E no caso das informações Ultra secretas que o prazo de sigilo pode ser prorrogado por período não superior a 25 anos essa informação eu tirei do Ministério da Justiça e Segurança Pública registro todos os documentos recebidos devem ser registrado eletronicamente ou seja os metadados com seu número nome do remetente data assunto dentre outras informações esse registro é

que permitirá a localização do documento bom só para reforçar somente os ostensivos são abertos analisados e registrados os sigilosos e pessoais não podem ser abertos e nem registrados e devem ser enviados direto aos seus destinatários esse processo de leitura e encaminhamento faz parte do recebimento OK agora atenção não são todos os documentos que depois de registrados vão para autuação ou classificação os documentos sigilosos e pessoais não são autuados e nem classificados e depois de registrados vão direto para distribuição a distribuição de document é feita após o registro do documento no setor de protocolo tá joia

bom para você que segue o meu canal sabe que eu gosto de colocar muitas definições que caem em concurso eu faço isso porque às vezes uma palavra um detalhe confunde na hora de você resolver ela ok então vamos lá o registro de documento de arquivo que consiste na extração de metadados para controle é realizado na entrada dos documentos na instituição caiu em concurso essa definição em relação às rotinas de registro e movimentação de documentos o protocolo utilizará a ficha de protocolo a ficha de procedência e a ficha de assunto definição também caiu em concurso o

ato de registrar os dados das fichas de protocolo nas fichas de procedência e assunto rearquitetura a movimentação de correspondência essa definição caiu em concurso no protocolo o registro e encaminhamento de documentos funciona como centro de distribuição e redistribuição em cujas rotinas está incluída a preparação das fichas de protocolo em duas vias que contém diversas informações que facilita o controle de movimentação dos documentos essa definição caiu em concurso os metadados do documento de arquivo são os elementos que servem ao registro no protocolo essa definição também caiu em concurso os metadados são informações estruturadas e codificadas que

descreve permite gerenciar compreender preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo definição também caiu em concurso autuação depois de registrado o documento será analisado em algumas situa transformados em processos principalmente no setor público essa transformação é chamada de autuação que é a mesma coisa que os autos do processo esse documento transformado em processo é colocado em uma pasta numerado carimbado e assinado que é a mesma coisa que rubricado até serem resolvidos classificação depois de analisados e separados os que serão autuados os documentos serão classificados em uma categoria de assunto ou área para que

possam ser achados nesse momento pode-se até dar um código a ele a classificação é responsável por analisar o conteúdo da documentação que chega ao órgão identificá-lo e atribuir-lhe um código a classificação é utilizada com objetivo de agrupar os documentos sobre o mesmo tema como forma de agilizar seu acesso os públicos podem ser classificado em diversas categorias analisando suas características que podem ser classificados quanto ao gênero espécie tipologia natureza do assunto forma e formato a classificação separa os documentos de acordo com o destinatário e encaminhado para distribuição bom eu fiz já um vídeo sobre classificação de

documentos então aqui eu não vou aprofundar essa ificação distribuição distribuição é a entrega para seus destinatários internos da empresa ou seja movimentação do documento para dentro da instituição caso fosse para fora da empresa seria feito pela expedição expedição expedição é a movimentação do documento para fora da instituição no setor de protocolo quando destinatário de um documento público é externo a instituição procede-se à expedição do documento essa definição caiu em concurso público distribuição para prédios diferentes e expedição para o mesmo prédio isso aqui cai muito em concurso público e confunde muito o concurseiro tá então assim

presta bem atenção nessa parte aqui deve ficar claro que a distribuição é dentro da empresa ou seja dentro da empresa instituição ou órgão dependente da localização física se o órgão tem outros prédios localizados na mesma cidade ou não é considerado destinatário interno sendo assim uma distribuição agora se for para outra empresa instituição ou órgão mesmo que na mesma localização física ou seja no mesmo prédio será considerado destinatário externo e será feita pela expedição então aqui muita atenção nessa parte porque costuma cair muito em concurso ISO daí e o concurseiro costuma ou errar ou pelo menos

ficar muito confuso tá joia controle barra movimentação é importante controlar toda a tramitação dos documentos para ter certeza que está tendo um correto andamento e Caso haja alguma paralisação ou gargalos no processo e também vai ficar mais fácil a imediata localização tá joia por meio de suas atividades apoiadas num sistema operacional é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao protocolo essa definição caiu em concurso tramitação é o caminho que o documento percorre desde a sua produção ou recepção seus processos de utilização até o cumprimento

de seu objetivo administrativo que é a mesma coisa que a sua função administrativa ou seja é toda a movimentação do documento também é chamado de movimentação ou trâmite o controle de tramitação é a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais os documentos passam essa definição caiu em concurso tramitação de documentos dentro de uma empresa corresponde ao processo pela qual o documento circula dentro da organização essa definição também caiu em concurso público o objetivo do protocolo é controlar os documentos que tramitam no órgão bom Como eu disse no início do vídeo

eu coloquei aqui o mapa mental que vai te ajudar muito nos estudos do protocolo tá joia Então tá aqui ele você pode baixá-lo em de duas maneiras Eu já coloquei lá na comunidade do canal Então você se você é inscrito Você já recebeu e também eu coloco sempre o link na descrição abaixo do vídeo para as postagens Ou seja você só clicar no link você vem para cá você pode baixar tanto esse mapa mental como todo o conteúdo aqui se você quiser baixar para depois estudar ficar mais fácil de tá revendo a matéria é joia

bom eu espero que você tenha gostado do vídeo e não se esqueça de se inscrever no canal ativar o Sininho dar o like e comp abraços e até o próximo vídeo