Aula 15 - Funções arquivísticas

[Música] [Aplausos] [Música] Oi pessoal E aí tá estudando bastante revisando o conteúdo fazendo questões Espero que sim hein Porque na aula de hoje nós vamos estudar mais um tema da arquivologia hoje nós vamos estudar as funções arquivísticas Quais são as funções Quais são os conceitos de cada uma dessas funções Então você precisa Estar atento porque a aula de hoje envolve muitos dos Tópicos que a gente já viu até aqui então é importante que você esteja revisando caso tenha alguma dúvida volte na vídeo aula anterior não deixe Que permaneça Nenhuma Dúvida para que no dia da

sua prova você tenha condições de gabaritar a arqueologia tranquilo pessoal então sem mais delongas vamos direto ao conteúdo e agora Oi pessoal como eu falei para vocês o tema da nossa aula de hoje é funções artísticas Luciana que que a gente vai ver nessa aula nós vamos ver as sete funções arquivísticas Essas funções arquivísticas é importante que você conheça cada uma delas você vai perceber que algumas delas a gente já comentou nas outras aulas mas eu resolvi trazer especificamente essa aula com todos esses sete tópicos porque esses tópicos estão explícitos no seu edital Então é

bom para a gente aproveitar e rever algum detalhe que ficou lá para trás ou então aprofundar de fato o seu conhecimento em cada uma das sete áreas tranquilo pessoal então as nossas sete áreas as nossas sete funções arquivísticas são produção ou criação de documentos é a mesma aquisição de documentos tome cuidado essa aquisição de documentos as pessoas costumam confundir na hora de fazer questões você precisa tomar cuidado porque aqui não é aquisição de comprar não é esse tipo de aquisição tá fique de olho nisso então vamos lá além da aquisição de documentos a gente tem

a classificação de documentos avaliação de documentos difusão de documentos Luciana que que é difusão Nunca vi essa palavra Calma que eu vou te explicar depois a gente vai ver a descrição de documentos e a preservação de documentos a gente vai ver cada um desses sete tópicos e ao final da nossa aula nós vamos fazer questões para ver como As bancas gostam de cobrar esse tema tá bom pessoal tranquilo tá aqui né então vamos lá direto ao nosso assunto primeiro tópico produção ou criação de documentos Luciana que que é isso essa a doutrina vai trazer para

a gente que essa etapa essa função arquivística com o tempo os procedimentos relacionados a manutenção do maior Rigor possível na produção dos documentos de arquivo abrange definição de normas conteúdo modelos formato e trâmite então é nessa É nessa fase da produção criação de documentos que eu vou definir Quais são as normas que regulam a minha criação de documentos Qual é o conteúdo que vai ter no meu documento quais são os tipos de modelos de documentos ai qual é o modelo de um ofício como é a estrutura Como é o formato Qual que é o trâmite

qual o caminho que ele vai percorrer então nessa primeira função arquivística a gente vai definir essas normas o conteúdo os modelos que cada um dos documentos vai ter Além disso é importante que você saiba que o papel do arquivista sendo que em arquivista é um profissional formado em arquivologia formada em curso de nível superior de arquivologia por exemplo eu sou Alquimista o papel do alquimista Qual que é o papel do arquivista é de Conselheiro de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de canais de produção de documentos então para a pessoa lá da

minha instituição saber o que que ela vai produzir para que que ela tem que perguntar para o alquimista Porque ele é o consultor e vai ser o responsável por elaborar os manuais de produção de documentos tranquilo até aqui né pessoal essa primeira fase É bem tranquila e por fim a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição seus objetivos e missão as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição sendo que quer dizer isso que para você saber quais documentos devem ser produzidos no âmbito de uma instituição

Quais documentos devem ser criados Qual o modelo você precisa conhecer as funções e a estrutura de uma instituição por exemplo uma instituição pública é um órgão do Legislativo você precisa saber que esse órgão do Legislativo ele tem como função principal né a atividade fim legislar então conhecer essas peculiaridades Essas funções dos órgãos são indispensáveis para essa nossa fase de produção ou criação de documentos então recapitulando para a gente fechar essa primeira fase que que vai ser definido aqui nessa primeira função Quais são as normas Qual é o conteúdo Quais são os modelos que vão determinar

os documentos como que é feito um ofício como que é feito uma carta é aqui na criação na fase de criação da função arquivística de criação que a gente vai definir esses detalhes tranquilo até aqui pessoal então vamos para nossa próxima função arquivística que é que é a aquisição de documentos Lembra que eu te falei que você precisava ter bastante cuidado com essa função porque Luciana Muitas pessoas costumam confundir aquisição com compra aqui no âmbito da arqueologia Lembra nas nossas primeiras aulas que eu falei para você que a gente não podia confundir arquivo biblioteca Museu

porque a biblioteca a gente pode adquirir um livro né Tem vários exemplares agora no arquivo não a gente não compra arquivos então Cuidado para você não confundir esse tema aquisição ele não faz referência a compra tá preste atenção nisso então o que que é aquisição de documentos Luciana contempla entrada de documentos nos arquivos corrente intermediário e permanente refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência E recolhimento do Acervo então o que que a aquisição Luciana é a forma que o documento entra no arquivo que pode ser por meio do arquivamento da transferência ou do

recolhimento então Fique atento a isso aquisição é sinônimo de entrada de documentos nos arquivos tranquilo até aqui pessoal tudo certo né então vamos lá cabe o arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo confiável e autêntico e desta forma lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação Então o que quer aquisição é entrada dos documentos nos arquivos quem vai ser o responsável por dizer se essa documentação é autêntica se essa documentação tá completa se essa documentação tá confiável quem é

o profissional responsável por afirmar isso é isso mesmo o arquivista quem é o arquivista mesmo funciona profissional de nível formada em arquivologia tranquilo né pessoal além disso a etapa da aquisição abrange também a doação adação o depósito e o empréstimo sobre Custódia temporária Luciana Como assim doação me dá um exemplo por exemplo se a gente tem um acervo privado um acervo particular de algum famoso algum escritor famoso alguma personalidade notória assim para a sociedade e a família dele resolve doar para alguma instituição pública para completar esse acervo da instituição pública porque faz sentido sei lá

um por exemplo um senador aí ele tinha o acervo dele privado e esse Senador vem a falecer e a família dele resolve doar para alguma instituição Então esse é um tipo de entrada em um arquivo Ivo é uma forma de aquisição por meio de doação tranquilo pessoal então não se esqueça no âmbito da arqueologia a gente não compra documento aquisição é referente a entrada de documentos em um arquivo tranquilo né tudo certo até aqui então vamos continuar a nossa próxima a nossa próxima função arquivística é uma função artística muito importante que é da classificação de

documentos Luciana a gente já viu classificação de documentos nas outras aulas né Sim a gente já viu classificação de documentos aqui vai ser uma forma de revisar esse conteúdo Então vamos lá quem que a doutrina fala para mim Luciana de classificação de documentos refere-se a criação e utilização de planos de classificação Luciana quem que é um plano de classificação mesmo eu vou lá atribuir um código um assunto e vou dizer e vou esse plano de classificação e instrumento que vai te ajudar na organização dos documentos Então vamos lá classificação de documentos refere-se a criação e

utilização de plano de classificação que reflita reflitam as funções atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente intermediária e a elaboração de quadro de arranjo na fase permanente Luciana dessa primeira parte que que eu preciso saber que a classificação ela vai envolver a criação e a utilização de um plano de classificação expoente falsificação instrumento que vai da ordem vai te ajudar a organizar a documentação esse plano de classificação precisa refletir as funções atividades tarefas da instituição acumuladora da instituição a qual ele faz referência por isso que os planos de

classificação das instituições são diferentes eu não tenho como ter o mesmo plano de classificação para diversas instituições E além disso ele é importante a gente ressaltar aqui que o plano de classificação ele vai ser usado na fase corrente intermediária se eu for lá para fazer permanente o equivalente ao plano de classificação na fase permanente é o quadro de arranjo tranquilo pessoal precisa saber isso tá precisa saber esses detalhes saber que a classificação ela vai te ajudar a organizar os documentos tranquilo até aqui tudo certo né Então vamos lá a classificação orienta como a gente falou

a organização intelectual do acervo de forma refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição e facilitar o acesso aos documentos produzidos para criar um plano arquivístico o arquivista deve ter autorização expressa da direção e ter acesso aos doces documentos e processos de trabalho então para criar para organizar precisa ter acesso a essa documentação né precisa conhecer as funções conhecer o que que é essa organização produz para criar o plano arquivístico o arquivista deve ter autorização expressa da direção e ter acesso aos doces documentos e processos de trabalho abrange também a classificação de documentos ela abrange

o que mais abrange também a fiscalização e o controle da utilização correta do plano bem como em contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento efetivando-as quando julgar cabíveis Luciano então o plano de classificação ele pode sofrer alterações ao longo da vida dele não só pode como deve porque as instituições assim como um ser vivo elas estão em constante a evolução em constante mudança então a medida que as funções vão mudando o plano de classificação ele tem que ser adequar essas mudanças Sim então ele precisa sim receber uma

revisão um atualização com o passar do tempo tranquilo até aqui pessoal Então vamos continuar além desses primeiros detalhes sobre a classificação a gente precisa saber que foi preciso esperar o século 19 para que fosse encontrada a fórmula que a permitir uma classificação própria dos arquivos e que correspondesse as suas especificidades o princípio da proveniência lá na nossa aula de princípios a gente já viu que o princípio da proveniência é o princípio basilar da arquivologia princípio da proveniência ou respeito aos Fundos não sei o que que é mesmo Esse princípio se você se esqueceu volte na

aula de princípios mas só para dar uma leve refrescada na sua memória o princípio da proveniência ao respeito aos Fundos ele informa que não posso misturar a documentação de proveniências diversas de fundos diferentes eu não posso misturar documentações de origens distintas Luciana Por que que eu não posso misturar porque o documento arquivístico ele faz sentido dentro de um texto seu tira esse documento do contexto ele vai perder o sentido então preciso respeitar o princípio da proveniência ou respeito aos fungos tranquilo pessoal Além disso O arquivista desenvolve uma classificação que dá conta das particularidades e das

atividades dessa organização e dos documentos que ela produziu Então essas são informações gerais sobre a classificação que a gente precisa conhecer tranquila tá aqui pessoal tudo certo né bem tranquilo vamos dar continuidade Então vamos para nossa próxima função nossa próxima função é a avaliação de documentos a gente já viu a avaliação de documentos em outras aulas e se você já viu comigo essas outras aulas você sabe que a avaliação de documentos é uma função extremamente importante é uma função que tem alguns instrumentos que vão auxiliar nessa avaliação Então vamos lá refrescar sua memória avaliação ela

é feita a partir de critérios pré-estabelecidos Definição dos prazos de guarda e destinação cena Quais são os mesmos tipos de destinação eliminação ou preservação permanente ou recolhimento para guarda permanente Então vamos lá Definição dos prazos de guarda e destinação da documentação arquivística ela demanda o conhecimento da instituição avaliação Para eu definir o prazo de guarda quanto tempo eu vou guardar determinado documento eu preciso conhecer profundamente a instituição contempla ainda a participação dos arquivistas as ações da comissão permanente de avaliação de documentos a famosa cepad um arquivista ele não pode decidir sozinho como vai ser essa

avaliação de documentos ele precisa de uma comissão multidisciplinar de profissionais de várias áreas para em conjunto tomar essas decisões vamos lá com missão permanente de avaliação de documentos cepad na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade então a tabela de temporalidade ela é feita em conjunto por uma cepad bem como na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos a instituição arquivística na esfera de competência como eu falei para você o arquivista ele não pode decidir sozinho

ele precisa do apoio de uma cepad que é uma comissão comissão permanente avaliação de documentos compo Sta de forma multidisciplinar ela é composta por profissionais de várias áreas tranquilo até aqui pessoal tudo certo né vamos continuar então aqui a gente precisa ver que a avaliação também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação Não autorizada se você elimina um documento que não era para ser eliminado você pode responder na Esfera Cível penal e administrativa então Fique atento tá você precisa eliminar mediante você pode tem toda uma responsabilização de diversos profissionais que precisam estudar aquela

documentação antes de eliminá-la então a avaliação também abrange a atividade fiscalização visando evitar a eliminação Não autorizada de documentos arquivísticos abrange a atividade de microfilmagem e de digitalização de documentos a avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos para fins da definição de casos de guarda e de sua destinação final então a avaliação é feita por uma cepad tem como instrumento a tabela de temporalidade a tabela de temporalidade ela é feita dentro dessa cepad que é uma comissão multidisciplinar beleza e na avaliação a gente vai definir os

valores dos documentos lembra que a gente estudou os valores primários secundário primário administrativo legal e fiscal secundário incompatível probatório histórico lembra disso tem que lembrar tá e a definição dos seus prazos de guarda e da sua destinação final Então essas são as principais atividades da função de avaliação de documentos tranquilo até aqui pessoal tudo certo né vamos para nossa próxima função a função de difusão de documentos Luciana o que que é difusão mesmo difusão Toda vez que você vê a palavra difusão de documentos lembre de divulgar é uma forma de divulgar o acervos conjuntos documentais

que uma instituição tem então difusão é a função destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização Portanto tem relação com acesso ao documento Portanto tem relação com acesso ao documento no entanto não se restringe a sensibilidade mas também a proliferação das informações contidas nos documentos então a difusão vai ela vai divulgar o meu conjunto de documentos e ela vai também delimitar deliberar sobre o acesso a esses documentos é importante que os trabalhos de difusão seriam reconhecidos como produtos de qualidade inquestionável então é importante que a sociedade ela confie nos instrumentos de que

aquela instituição usa para divulgar o seu acervo tá bom pessoal tranquilo né então lembra difusão acesso e divulgação do Acervo proliferação das informações divulgação das informações contidas naquele Acer vamos lá então o arquivista deve procurar os meios de comunicação de massa como vias de inserção de sua mensagem nos dois sentidos primeiro sobre a ação educativa e segundo para mostrar o que faz o arquivo Então essa difusão lembra difusão de documentos é uma divulgação do arquivo para a sociedade para que a sociedade venha até o arquivo e acesse esses documentos tem acesso a essas informações Então

essa é a função de difusão de documentos tranquilo pessoal até aqui tudo certo né então vamos para nossa próxima função bom pessoal agora nós vamos ver a função de descrição de documentos Luciana aqui que a descrição primeiro segundo o dicionário brasileiro terminou de arquivística lembra desse dicionário Já falei para você baixar eu ler os termos de lá né tem lá no nosso site bem facinho na parte de materiais gratuitos tá vai lá baixar descrição conjunto de procedimentos que leva em conta o que em conta os elementos formais e de conteúdos documentos para elaboração de instrumentos

de pesquisa então o que que é a descrição Luciana Não entendi tão bem diz que para quem você vai descrever os documentos você vai descrever os documentos para formar instrumentos de pesquisa para facilitar o acesso para saber onde está esse documento de forma mais rápida para saber quais documentos estão contidos no seu acervo para isso que você faz a descrição a descrição consiste em uma ação que perpassa todo o ciclo de vida dos documentos devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases a unidade documental a qual se refere e as necessidades do

usuário aindaxação é um componente na descrição como o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação compreende a utilização de índices e vocabulários controlados Então dentro da descrição eu vou fazer a indexação que é levantar termos palavras-chave que vão auxiliar na busca desses documentos então a descrição é muito importante nesse processo de busca de documentos e a gente tem algumas normas de descrição que vão definir o que que deve ter nesses instrumentos de descrição essas normas a gente vai trabalhar de forma mais aprofundada nas aulas de normas nacionais

e internacionais de arquivo tá se você ainda não viu depois assista essa aula então Quais são as principais normas de descrição que existem Luciana a no Brad norma brasileira de discrição arquivística Isaac e já CPF e DF tá essas são as principais novas eu não vou me aprofundar nelas hoje só para você saber no Brasil é brasileira nova brasileiro de descrição artística Isaac é a norma geral internacional de descrição artística que serviu de base para elaboração da no e já Norma internacional para decisão de instituições com acervo arquivístico isaacpf normalmente internacional de registro de autoridade

arquivística pessoa família isdf nova internacional para descrição de funções a única brasileira é a nobradi as outras são internacionais tranquilo pessoal tudo certo né bem tranquilo Essa parte a gente se aprofundou bastante na descrição na aula de normas nacionais internacionais de arquivo então eu não vou repetir as informações nessa aula Tá bom então vamos para nossa próxima função a próxima função da aula de hoje é a função de Opa quase que não passa é a função de preservação de documentos essa também uma função que a gente já viu na nossa aula de conservação restauração e

preservação de documentos lembra É uma aula bem legal porque é uma parte da arqueologia mais prática que mistura com a química com outras áreas do conhecimento é uma parte bem legal então você precisa assistir todas as aulas tá do nosso curso lembre-se disso preservação de documentos aspectos relacionados à manutenção da integridade física ou lógica o que que é Preservar é manter íntegro manter sem se deteriorar então manutenção na integridade psicológica dos documentos ao longo do tempo nem como as tecnologias que permitem seu processamento e Recuperação que que é preservação Luciana é um conjunto de medidas

e estratégias de ordem administrativa política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais preciso saber que preservação conservação e restauração são diferentes então o que que é conservação Luciana é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos por meio de Controle Ambiental e de tratamentos específicos higienização reparos e acondicionamento então a preservação vou fazer ao longo de todo o ciclo documental e inevitavelmente eu vou ter que conservar e às vezes até Restaurar Esse meu documento sendo que que é a restauração Então

vamos lá a restauração é um conjunto de medidas que objetivo conjunto de medidas faltam essas ali que o objetivo a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso Inter de modo a não comprometer sua integridade seu caráter histórico então quando eu vou restaurar eu não posso comprometer a integridade do meu documento tranquila tá aqui pessoal tudo certo né Vamos então dar continuidade à nossa aula por meio de que a Luciana de resolução de questões é agora que você vai me dizer se você entendeu se

você não entendeu o que a gente estudou aqui vamos fazer então essas questões para consolidar o nosso aprendizado então primeiro a questão Luciana CESPE sebrasp TJ Amazonas 2019 avaliação de uma massa documental acumulada lembra que que é mais documental acumulada conjunto de documentos sem nenhum organização sem nenhum tratamento arquivístico a avaliação de uma massa documental acumulada devido às suas características é operacionalizada pelo plano de seleção E aí gente você acha que na hora que você vai operacionalizar uma massa documental você usa um plano de seleção você selecionar alguma coisa Não não gente não é o

plano seleção é o plano de destinação avaliação você vai atribuir prazos de guarda e analisar qual vai ser a destinação da minha documentação então avaliação ela é operacionalizada pelo plano de destinação O que torna o nosso item isso mesmo errado tranquilo até aqui pessoal tudo certo né Vamos então dar continuidade questão de número dois certo e cebraspe TJ Amazonas 2019 avaliação que constitui uma das fases da gestão de documento vamos dar uma pausa aqui você lembra Quais são as fases da gestão de documentos lembra produção tramitação uso avaliação ptoa a avaliação arquivamento as outra alimentação

uso a variação e arquivamento então sim até que tá certo avaliação que constitui uma das fases da gestão de documentos caracteriza-se pela análise do documento e pelo estabelecimento de prazos de guarda do Acervo E aí é ou não é a avaliação que estabelece prazo de guarda Exatamente isso né gente a gente acabou de ver na nossa aula que avaliação vai se estabelecer os prazos de guarda então o nosso item está corretíssimo vamos lá próxima Questão questão de número três CESPE cebraspe TJ Amazonas 2019 transferência E recolhimento são os tipos de aquisição em arquivos lembra da

função de aquisição que a gente viu que que a gente viu que a aquisição não é compra o que que aquisição então Luciana aquisição é a forma de entrada de documentos em arquivos o documento pode entrar por meio de transferência pode que a entrada em arquivo intermediário documento pode entrar por meio de recolhimento pode que a entrada no arquivo permanente então nosso itens está corretíssimo Vamos agora para nossa questão de número 4 Sesc se abraço TJ Amazonas 2019 de acordo com a literatura arquivística os instrumentos de classificação de documentos devem ser elaborados com base nas

funções da instituição E aí você acha que para fazer um instrumento você precisa ou não precisa conhecer as funções de uma instituição precisa né gente não tem como você fazer um instrumento a cegas você precisa conhecer as funções a missão os objetivos as tarefas Qual atividade que a instituição desempenha então sim de acordo com a literatura arquivística conforme a gente viu na nossa aula os instrumentos de classificação de documentos devem ser elaborados com base nas funções da instituição Nossa questão está corretíssima vamos lá nosso itens está certo vamos agora para Nossa Quinta questão certo atual

cebraspe MPU 2018 MPU que é um órgão muito pesado os documentos de arquivo devem ser classificados pela função e atividade que tenham motivado a criação do documento e aí a classificação ela leva ou não leva em consideração a função e a atividade da instituição E aí Tá certo ou tá errado tá certo né gente para classificar eu tenho que conhecer profundamente a função a missão os objetivos da minha instituição Então a nossa questão está corretíssima e Então essas foram as nossas questões para consolidar o nosso nosso conteúdo tudo que a gente viu ao longo dessa

aula se você ficou com alguma dúvida não existe entrar em contato conosco a gente tá aqui para ajudar vocês Pode mandar uma mensagem lá pelo nosso site que chega com o e-mail Você pode mandar uma mensagem para gente pelo Direct no Instagram fique de olho nas nossas redes sociais no nosso Instagram que com frequência a gente possa dicas lá que vão te ajudar também na sua prova então espero que você tenha gostado dessa aula e levanta aí dá um espreguiçada toma água mas volta rapidinho que você precisa concluir esse curso e assistir as outras aulas

então te espero no próximo vídeo tá bom [Música] [Aplausos] [Música]