Noções de documentação e arquivo

oi tudo bem hoje eu vou falar sobre noções de documentação e arquivo sou éder sabino carlos e este é meu canal matérias para concursos abaixo nas descrições coloquei vários links importantes que te ajudaram a passar em concurso público e não se esqueça de se inscrever ativar sininho e dar um like bom vamos a matéria nos sonhos de documentação e arquivo e documentação documentação é o conjunto de todos os documentos documentos é o registro de informações em um suporte como papel microfilme ou computador de interesse individual ou de uma organização podendo ser público ou privado as

instituições públicas ou privadas conservo e guardo muitos documentos para poderem ser utilizados para alguma finalidade específica em um determinado momento ele pode também ser fonte de algum algo que em si me prove ou comprove algum fato a documentação são métodos que tem a finalidade de produzir sistematizar distribuir e utilizar estes documentos a finalidade da documentação depende de como foi organizada de como será utilizada o ciclo de vida de um documento abrange três cidades fases a primeira fase idade são dos arquivos correntes que têm um valor primário que são os documentos que são consultados com freqüência

e ficam próximos de quem utiliza a segunda fase da discussão dos arquivos intermediários que têm um valor primário onde os documentos são pouco usados a terceira fase da dieta quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo tendo então um valor secundário normalmente ele passa a ter um valor histórico arquivo em arquivologia aquilo é um conjunto de documentos criados ou receber por uma organização pública ou privada ou por uma pessoa na qual são organizados e preservados todo o documento deve ser guardado para serem acessados posteriormente podem ser criados devido a um trabalho

executado e são conservados como residência do passado para fins informativos culturais ou como prova de alguma contestação futura classificação de documentos de arquivos os documentos de arquivo são classificados conforme a sua característica gênero temos os textuais que é o escrito cartográficos mapas iconográficos que são imagens estáticas filmou gráficos imagens em movimento sonoro com som micrográficos com micro formas e digitais método eletrônico espécie natureza da informação certidões de crédito cds e tipologia configuração que assume a espécie dou uma documento ao de acordo com a atividade que a gerou ou natureza do conteúdo exemplo ata de reunião

de um condomínio natureza do assunto se é ostensivo pode ser divulgados sem restrição e sigiloso forma o estágio de preparação o cse pré original ou seja um rascunho original dependendo de confirmação o pós original que já foi aprovado o formato é as características físicas e técnicas a exemplo do livro tipos de arquivos arquivos correntes intermediários e permanentes arquivo corrente consta também no artigo 8º parágrafo 1º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 política nacional de arquivos públicos e privado o seguinte conceito considera-se documentos correntes aqueles em curso ou que mesmo sem movimentação constitui

objeto de consultas freqüentes o arquivo corrente aquele a equipe que ainda está em uso ainda é utilizado com freqüência sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto de seus usuários diretos devido à grande possibilidade de uso que apresentam e são conhecidos também como arquivos ativos arquivos intermediário aqui o intermediário é o conjunto de documentos originário de arquivos correntes em que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho que são armazenados temporariamente o prazo estabelecido pelo conex até a sua destinação final podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente costa também no artigo 8º parágrafo

2º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 a política nacional de arquivos públicos privado o seguinte conceito consideram-se documento intermediário aqueles que não que não sendo de uso corrente nos jogos produtores por razões de interesse administrativos aguarda a sua eliminação o recolhimento para a guarda permanente arquivo permanente é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário normalmente ele passa a ter um valor histórico são utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu são documentos que já não têm utilidade administrativa mas não podem ser eliminados

as principais atividades dos arquivos permanentes são arranjo sequência de operações intelectuais e físicas que visa à organização do documento de um arquivo ou coleção de acordo com o plano o quadro previamente merecido descrição conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa preservação prevenção da deterioração das deterioração edano sem documentos por meio de adequado controle ambiental é o tratamento físico é o químico acesso possibilidade de consulta a documentos e informações organização de arquivos os arquivos devem ser organizados com segurança e simplicidade para que seu

acesso seja fácil e rápido deve se prestar atenção nas condições de preservação para que o documento não se deteriore e nem se está a vir e tomando cuidado com os documentos sigilosos para que seja acessado apenas pelas pessoas autorizadas métodos de arquivamento os métodos de equipamento tem duas classes os métodos básicos e os métodos padronizados métodos básicos ordem alfabética que é feito por nome ordem geográfica por local ou procedência e tem a ordem numérica podendo ser um método numérico simples número do documento ou da paz em que este foi arquivado exemplo pão prontuários médicos método

numérico cronológico neste método além da ordem numérica deve se observar a data muito usado em repartições públicas método numérico dígito terminal a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos o que o torna o equipamento mais rápido e eficiente caso seja iguais a ordenação se dará pelos dois discos anteriores e assim sucessivamente exemplo 0 0 1 298 do código o abelha 0 33 298 o código da mariazinha camacho 305 118 código da joaninha pereira e 785 654 o código do joãozinho cardoso nesse método é a ordem de arquivamento ficaria assim 30 51 18 joaninha pereira 78

56 54 joão us 1 cardozo 00 12 98 pedrinho abelha e 03 32 98 mariazinha camacho tem a ordem ideográfico o temático que é por assunto e temos também os métodos padronizados avaria dex nesse método utiliza a associação de letras e cores o automático neste momento as pastas já indica as letras do alfabeto e pode se combinar com números e cores só dex ordenadas por som das palavras mnemônico e roney eu combinação de letras em lugar de números se você gostou do vídeo se inscreva no canal e ative o sininho e deus eu li ke

e lembrando que na descrição abaixo tem vários links que te ajudaram a passar em um concurso público abraços e até o próximo vídeo