Como sincronizar NOTION e GOOGLE AGENDA | Organize tudo em um lugar com o Notion Calendar

Se você começou a usar o notion agora talvez  você esteja com duas listas de atividades: uma no Google Agenda ou Google  calendário; e uma dentro do notion. E nesse vídeo eu vou te mostrar como você pode enxergar todas essas atividades em  uma única lista no notion calendar. [Música] Estou fazendo esse vídeo especialmente  para o Daniel que me procurou perguntando como que ele conseguiria fazer essa  integração do Google Agenda com o notion.

Então, Daniel, esse vídeo é para você. Até janeiro desse ano de 2024 o notion  tinha uma visualização de calendário que eu já mostrei aqui em outros vídeos mas ele  não tinha uma integração com o Google Agenda. A partir desse ano de 2024 a gente consegue  ter um só lugar para visualizar todas as nossas atividades previstas no notion  e também previstas no Google Agenda, os nossos compromissos e reuniões muitas vezes.

Isso porque o notion lançou o Notion Calendar  que na verdade é um outro aplicativo, não é o mesmo aplicativo do notion,  então se você usa no seu computador com o aplicativo você vai precisar baixar  também o Notion Calendar, mas é bem simples. Em janeiro desse ano de 2024 o notion resolveu  trazer isso realmente para dentro do notion, trazer integrações que realmente  facilitem a vida do usuário. Uma dessas facilidades inclusive  foi trazer o idioma em português.

E para compartilhar o passo a  passo de como você também pode usar o notion Calendar eu vou começar  a compartilhar minha tela com você. Essa é uma conta minha no  notion que eu uso só para teste. Só para mostrar para vocês o que eu já  comecei a usar na minha conta pessoal.

Então como aqui eu não comecei  a usar nada eu realmente vou ter que configurar tudo do zero junto com vocês. Essa página eu construí junto com  vocês em outro vídeo aqui no canal. Eu vou deixar linkado aqui no card  e também aqui na descrição do vídeo.

Nessa página você consegue organizar suas metas,  seus projetos e suas atividades no dia a dia. Para mostrar como que você pode usar o notion eu  vou usar essa base de dados aqui, a base de dados de atividades, e aí eu vou diminuir essa parte  aqui para ficar mais fácil de vocês verem tudo. Eu já falei em outros vídeos  também, mas só para lembrar, caso você prefira usar o notion na  versão branca, na versão mais clara, é só você usar o atalho ctrl + shift +  L, e aí ele vai ligar ou desligar a luz.

Eu prefiro usar ele escuro então vou  deixar assim. Vou também aumentar aqui essa base de dados para visualizar como uma página  inteira assim a gente não fica com a tela poluída. Aqui você tá vendo que eu editei  as datas dessas atividades.

Quando a gente fez no último vídeo  eu tinha colocado outras datas que eram mais próximas à data de gravação do vídeo e agora eu alterei aqui para ficar mais  fácil de visualizar no Google Agenda. Então se você já começou a usar o notion  você já deve ter algo parecido com isso, uma lista de atividades com prazos aqui  definidos, eu vou até colocar uma delas com horário só para vocês verem como que fica,  e aí eu vou escolher aqui a configuração de dia, mês e ano e vou colocar aqui o formato de  24 horas que é como eu gosto de visualizar. Eu vou incluir aqui uma hora qualquer  só pra gente ter uma versão com hora, um horário definido, e eu vou colocar  aqui também uma versão com um tempo exato, uma margem de tempo aqui só pra  gente ter essa visualização.

Pronto! E você também deve ter um Google Agenda  parecido com esse, alguma coisa nesse sentido. Eu fiz aqui também algumas simulações de  compromissos pra gente ver na prática como que vai funcionar a integração  entre as duas ferramentas.

Como eu falei no início desse vídeo a gente  não consegue integrar as atividades do notion aqui dentro do Google Agenda e nem as do  Google agenda aqui dentro da base de dados. A gente vai precisar usar uma outra  ferramenta chamada notion calendar. Para usar essa ferramenta a gente vai  precisar abrir uma nova visualização aqui e escolher a versão calendário ou cronograma.

Eu vou colocar calendário para  ficar melhor de comparar com o Google Agenda nessas duas bases  de dados: calendário e cronograma. A gente vai ter essa opção  aqui, abrir no notion calendar. Como eu ainda nunca usei nessa  conta eu vou precisar conectar.

Então eu vou clicar aqui. Conectar Calendar. Ele vai pedir para eu atualizar o acesso do Google ao notion para poder fazer integração  e eu vou clicar aqui na minha conta.

Confirmar. Continuar. Aqui você pode gerenciar as permissões de acesso.

Eu vou selecionar tudo, não tem problema para  mim, mas você lê cada uma e vê se para você também tá tudo bem e aí você aceita de acordo  com as permissões que você queira liberar. Pronto. Se você quiser você pode clicar aqui e o  notion vai te dar um passo a passo que você pode fazer para poder usar todas as funções, todos os  melhores recursos do Google no notion calendário.

Então é assim que você vai conseguir visualizar a sua agenda do Google Agenda  dentro do notion calendário. Mas aqui, como você tá vendo, não tem  nenhuma informação sobre essas atividades que estão dentro, que estão configuradas  no notion, na base de dados atividades. Para fazer isso, caso você já use o Google Agenda, você já deve ter percebido, a gente  tem várias opções aqui de agendas.

Então a gente tem a agenda tarefas, a gente tem  a agenda aniversários, tem algumas agendas que já vem por padrão no Google como feriados  no Brasil, por exemplo, e algumas outras. E você pode criar outras agendas, nesse  caso essas agendas também aparecem aqui no seu notion calendário e você  pode escolher visualizar ou não. Então você pode escolher mostrar  ou não essas determinadas agendas.

Então para que as nossas atividades  aqui da base de dados das atividades apareçam nesse calendário a gente vai precisar adicionar uma conta de calendário que  vai ser justamente essa base de dados. Então a gente clica aqui em  adicionar conta. Vai aparecer aqui esse botão de conectar,  mas você já está conectado.

Como você tá vendo, aqui já estão  aparecendo todas as suas atividades. Então você não precisa  clicar, pode ficar tranquilo. E aqui você tá vendo que você tem  opções de contas de calendário.

Para criar uma nova eu vou clicar aqui  em notion e eu vou clicar em conectar. E de novo, ele vai pedir permissão  para acessar esses dados de novo, você vai ler tudo e vai decidir  se você concorda ou não. No meu caso eu concordo com tudo,  então já permiti aqui o acesso a tudo.

Pronto, já temos a nossa conta do  notion vinculada ao notion calendário. Como eu falei, são duas ferramentas  diferentes e aqui você tá vendo que ele já puxou a base de dados que  tem a visualização em calendário. Essa visualização aqui que a gente acabou  de criar no calendário ou cronograma.

No caso da minha conta do notion você  tá vendo aqui eu não tenho muitos. Na verdade só tenho essa página. Então eu só tenho realmente essa base de  dados com a visualização em calendário, por isso que ele só abriu aqui  essa base de dados atividades.

Caso você tenha outras bases de dados com  a visualização de calendário é possível que aqui apareça uma lista grande, mas aí  caso você não queira visualizar alguma é só você clicar nesse olhinho para esconder a  visualização, você escolhe exibir ou não exibir. E aí, tá vendo que essa atividade aqui  que eu aleatoriamente defini um horário, ela vai aparecer no horário que eu defini. Como eu não defini o tempo que ela  vai levar ela aparece realmente só no horário de meio-dia com zero minutos  de duração porque eu não falei quanto tempo ela vai durar eu só defini  que ela tem que acontecer meio-dia.

Nessa outra atividade aqui que eu defini  um horário específico entre meio-dia e 2 horas ela vai aparecer entre meio dia  e 2 horas no bloco que eu determinei. E para aquelas que eu não  determinei um horário elas vão aparecer aqui em cima como  um lembrete do Google Agenda. Sabe quando você cria um evento no Google  Agenda e não define um horário ele fica por padrão definido como o dia inteiro e  aparece aqui em cima desse mesmo jeito.

Então ele vai fazer a mesma coisa com  o notion, se você não tem um horário ele vai falar que o evento dura o dia todo e  ele vai ficar aqui em cima como um lembrete. O legal é que você realmente tá com as duas  ferramentas integradas, então você pode mexer aqui e trocar o horário e aumentar aqui a  duração, e aí aqui ele vai sincronizar também. Eu mexi agora na atividade confirmar ticket, vamos ver aqui atividade confirmar  ticket já tá com horário tá vendo?

Já tá com horário e a duração  que a gente estipulou. Isso também vai aparecer nas outras bases, nas outras visualizações dessa mesma  base de dados como você tá vendo. Outra coisa legal que dá para fazer  com notion calendário é isso daqui: compartilhar disponibilidade.

Por exemplo, você quer marcar uma  reunião com alguém e você quer que essa pessoa tenha opções de  horários para ela escolher. Você pode olhar na sua agenda  e falar para ela manualmente ou você pode clicar aqui em disponibilidade E aí você vai marcar, por exemplo:  Ah! Eu tenho esse horário aqui, esse horário aqui.

Essa reunião vai  durar uns 45 minutos então eu posso usar esse horário ou então eu posso  usar esse horário aqui ou então esse. E aí você vai marcando onde que você acha que  pode ser interessante falar com essa pessoa. Aí você cria aqui ó, criar,  copiar trecho, tá vendo?

E aí ele vai. Deixa eu colar aqui só para vocês  verem como que fica a mensagem depois. Volta só para onde eu tenho um bloco de  um espaço para escrever o texto.

Pronto. Essas são as opções que eu tenho, quarta-feira  nesse horário ou amanhã esse horário. Você não precisa ficar manualmente indo  e voltando para passar essa informação.

Aqui você pode normalmente editar o  nome dessa reunião ou desse compromisso, para reunião com o advogado, por exemplo. E aí você pode escolher o fuso horário. Todas aquelas atividades normais  que a gente tem no Google Meet.

O legal também é que se você usar o  zoom você consegue marcar aqui também, então você consegue criar todo  o link do zoom e tudo mais. Eu uso Google Meet mesmo,  então para mim assim tá ótimo, ele já vai automaticamente criar o link da  reunião e aí quando a pessoa te responder. Ah!

Eu quero então no horário de  9 às 9:45 fica melhor para mim, aí eu vou criar aqui e aí ele já vai criar aqui  no Notion Calendar e também no Google agenda. Reunião com advogado, tá aqui. Quais são as considerações que  eu acho importante para você que tá começando a usar o notion calendário agora.

É importante você entender que essas  atividades que você tem numa base de dados do notion que estão aparecendo  para você nessa visualização do notion calendário, só duas propriedades  vão ficar disponíveis para você: o nome do evento, e aí você pode alterar aqui, por exemplo, vou só colocar com  P maiúsculo só pra gente ver. E aí naturalmente ele vai trocar aqui também, só que talvez você precise atualizar, ó já  atualizou antes mesmo da página carregar. Mas pode demorar alguns segundinhos que é o  tempo mesmo da informação chegar lá no notion.

Além do nome do evento que você pode  mudar você também vai ter aqui a data ou essa propriedade aqui que nesse caso  eu realmente chamei de data, de prazo. Pronto. Essa propriedade de prazo  também vai ficar disponível.

Só essas duas. Você não consegue alterar aqui pelo notion  calendário se você já fez ou não fez, o status dela e nenhuma outra  propriedade que você tem aqui. Apenas o nome e o prazo ou a  data dessa determinada atividade.

E aproveitando que a gente tá falando  de unificar tanto o calendário do Google quanto as suas atividades do  notion em um só lugar eu quero te falar também das atividades recorrentes  do notion que talvez você não conheça. Geralmente quando as pessoas  começam a usar o notion elas criam as atividades recorrentes aqui no  Google Agenda, e aí tem aquela, tinha né? !

Agora a gente consegue ver por  aqui, mas quando você cria uma atividade no Google Agenda você não  consegue falar que você fez ou não, ela só aparece lá como um lembrete  pra você, é apenas um compromisso. Então por exemplo, eu na minha agenda só  coloco o que eu tenho de compromisso que eu tenho que fazer com alguém, que eu tenha um  link específico, que eu tenha alguma coisa assim. É realmente um lembrete, não coloco as  minhas atividades no no Google Agenda.

Aí além desses compromissos eu coloco o  tempo que eu preciso definido na semana, que eu já sei por métricas, por testes,  que eu preciso ter durante a semana para poder realizar as atividades que eu  tenho programadas para aquela semana. Claro que isso aqui não é um uma regra,  mas é pelo menos um lembrete de que eu não posso encher todas as minhas  manhãs, por exemplo, de reuniões. Geralmente eu faço as reuniões à tarde  para eu poder ter a manhã mais livre para fazer o que eu precisar fazer naquele dia.

Mas se você quiser ter os benefícios de  ter as atividades aqui no notion como ter vários links aqui, as descrições, as outras  propriedades que você tiver configurada ou status se você fez ou não, você pode  criar uma atividade em recorrência. E aí como é que você faz isso? Uma tarefa recorrente, ou uma  atividade recorrente no notion.

Você clica aqui nessa setinha de Nova  atividade e você vai poder criar um modelo. Como é uma tarefa recorrente você  pode colocar aqui, por exemplo, reunião semanal do time x.  Reunião semanal do time x.

E aí você vai poder colocar o status dela, que nesse caso é a fazer porque ela acabou  de ser criada, né, ela não foi feita ainda. Você coloca um prazo. Então você coloca  hoje, e assim toda vez que ela for criada, eu vou te mostrar, ela vai ser criada para a data  daquela criação e um projeto específico se tiver.

Nesse caso aqui eu acho  que só, ah não, tem alguns. Eu vou colocar esse aqui como  projeto vinculado a essa atividade. Aí aqui embaixo você vai colocar,  por exemplo, a ata da reunião, o link da ata da reunião ou das atas de reunião,  né, se você tiver um só link com todas as atas.

Aí você pode colocar aqui outras  informações que você geralmente use durante a semana, durante a reunião na verdade. E aí pronto. Você criou aqui o seu modelo.

E aí aqui nesses três pontinhos você  vai poder falar que você quer repetir essa reunião semanalmente porque é uma  reunião semanal que a gente tá criando. Ela vai ser semanal toda quarta-feira,  toda quinta-feira, e ela vai começar hoje. Como agora é 12:40 P.

M. eu vou  colocar 12:42 P. M.

, 41, só para ela criar automaticamente e a gente ver aqui. Pronto. Agora ela já tá criada.

E aí toda quinta-feira ela vai ser criada aqui e vai ser adicionada nessa lista de  atividades e aqui no calendário. Uma coisa que você tem que ter em mente caso  você queira fazer assim caso você queira criar atividades recorrentes no notion  que sejam já programadas na sua agenda, é que ela vai ser criada apenas nesse dia, você não consegue fazer ela ser criada como a  gente faz aqui no Google Agenda por exemplo. Essas atividades aqui de rotinas do início  do dia eu coloquei para repetir todos os dias da semana, então todos os dias  da semana futuros ela já tá criada.

No notion calendário não, ela é criada no  dia que aquela atividade vai ser realizada. Então você pode ter, para facilitar  sua vida, o que eu faria nesse caso. Se a reunião fosse aqui por exemplo e  ela já sei que ela vai durar uma hora.

Eu criaria normalmente aqui no Google agenda: reunião semanal do time x . E aí eu colocaria aqui normal repetiria  para cada semana, quinta-feira. Pronto!

Eu colocaria aqui no Google Agenda só  para eu ter essa previsão toda semana e ter aqui também no notion calendário toda semana. Para você visualizar, aqui tem a reunião semanal  do time x que foi o evento criado no notion, no notion mesmo, na base de dados do notion, e  essa aqui RS time x foi criada no Google Agenda. Se a gente passar aqui ó pras próximas semanas  eu só tenho a atividade que eu criei no Google Agenda, eu só tenho essa previsão.

Eu não tenho a  previsão dessa outra atividade que eu já falei pro notion que ela é recorrente toda quinta-feira  mas ela só vai ser criada na quinta-feira. Então você pode usar esse recurso, você planeja  ela no Google agenda para você ter a previsão aqui no seu calendário e você não marca nada  no mesmo horário, mas você cria também na sua base de dados do notion que é para você  ter aqui as informações que você precisa. Você pode acessar por aqui se você já tiver com a aba aberta ou você pode clicar  aqui dentro do no calendário.

Você clica e ele vai abrir a atividade já com tudo  que você escreveu lá e aí fica mais fácil também. E é assim que você visualiza os  seus compromissos do Google Agenda e as suas atividades do notion em um só lugar. E aí você já sabia usar o notion calendário  dessa forma me fala aqui nos comentários.

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