Arquivamento - pt.3 - Tipos de Arquivo

E aí Olá pessoal tudo bem com vocês eu me chamo Rodrigo e na aula de hoje nós vamos ver a terceira parte da matéria sobre noções de arquivamento se você perdeu as duas primeiras vai lá assiste elas e depois você volta aqui beleza então para começar no vídeo de hoje nós vamos analisar quais são os tipos de arquivos que existem nós vamos ver 5 tipos de arquivos mas antes de começar a falar sobre eles é importante nos lembrarmos o que que é um arquivo um arquivo é o local onde nós guardamos vários documentos então por

exemplo uma prateleira na sua casa em que você guarda os seus livros ela pode ser considerado um arquivo e esse arquivo ele pode ir tanto de uma prateleira pequena na sua casa como eu disse quanto um galpão imenso abarrotado de papéis e outros tipos de documentos bom então não confunda arquivo com os arquivos eletrônicos que existem hoje né que são eles podem ser considerados os documentos né então arquivo é o local onde nós guardamos os documentos bom então o primeiro tipo de arquivo que nós vamos considerar são aqueles que são mantidos por órgãos públicos ou

órgãos privados essa classificação é feita de acordo com quem mantém esse arquivo os arquivos públicos eles são mantidos pelo governo seja o governo Municipal estadual ou federal então todos os órgãos é empresas institutos Fundações tudo que é público os arquivos ali daquelas empresas daqueles órgãos eles são considerados arquivos públicos mas tome cuidado porque pode cair uma pegadinha empresas privadas também podem ter arquivos públicos desde que essa empresa ela esteja prestando um serviço que seja público Então se uma empresa privada mas ela faz uma atividade que é específica o público aí o arquivo dela também pode

ser considerado um arquivo público e já usa arquivos privados eles são mantidos pelas empresas em geral mas também são considerados arquivos privados arquivos de igrejas por exemplo e também arquivos de saúde né que tem hospitais e clínicas particulares então esses arquivos são os arquivos privados e agora vamos ver a segunda classificação segundo tipo de arquivo que ela é feita de acordo com a natureza dos documentos e e nessa categoria nós podemos dividir ela em documentos do tipo especiais e aqueles documentos que são especializados os arquivos especiais são arquivos que devido às suas características eles precisam

de um cuidado especial talvez por ser frágeis né por eles estragarem facilmente então por isso ele precisa de um arquivo especial um arquivo diferente dos demais agora quando os documentos daquele arquivo eles são divididos por assuntos um assunto específico aí aquele Arquivo ele vai ser especializado então ele é específico sobre aquele assunto é uma terceira classificação que existe são arquivos de acordo com a extensão da sua localização eu tô existem arquivos que são setoriais e aqui você centrais ou Gerais aqui você tutoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais cumprindo funções de arquivo corrente esse

tipo de arquivo é um arquivo menor geralmente ele guarda ali documentos que estão sendo utilizados com frequência por exemplo são os arquivos que ficam nos cartórios estão ali tem processo que estão sendo bastante utilizados em todos precisam ficar próximos né para ter um acesso rápido e existem também arquivos centrais ou Gerais E esses são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos e instituições centralizando portanto as atividades de arquivo corrente Então os arquivos centrais são arquivos maiores estão voltando aquele exemplo do cartório quando aquele processo ele não é mais utilizado

com tanta frequência as vezes aquele aquele processo até já chegou ao fim ele vai para um arquivo geral então aqui vo muito maior né que aí ele guarda arquivos de outros cartórios e de outros outras instituições e outros órgãos daquela empresa por exemplo se for um arquivo privado então para você gravar arquivo setorial é um arquivo menor pequeno e os arquivos centrais ou Gerais São arquivos maiores e agora nós vamos ver o tipo de classificação de arquivo de acordo com o valor dos documentos aqui também existem dois tipos que são os arquivos primários e os

arquivos secundários o arquivo primário também conhecido como arquivo administrativo nele existem documentos que tem valor para o funcionamento das atividades realizadas pela instituição bom então ali são mantidos os documentos que são necessários para aquela empresa ou então para aquele órgão público e já os arquivos secundários também são conhecidos como arquivos históricos É nesse arquivo o documento ele tem um valor para a história da instituição o valor dele é definitivo dura para sempre e nem todos os documentos ali produzidos por aquela instituição eles alcançam esse valor histórico Então muitos deles acabam sendo eliminados por aquela empresa

é uma outra forma de classificarmos um arquivo é pelo seu estágio de evolução e aqui nós vamos ver três tipos de classificação primeiro é o arquivo corrente arquivo intermediário e arquivo permanente cada um desses representa uma etapa dos documentos é a primeira delas é a corrente nessa primeira fase os documentos eles tramitam bastante são muito consultados tanto naquela empresa quanto naquele órgão público Geralmente os arquivos correntes eles se localizam nos próprios setores que em que são produzidos ou recebidos os documentos por isso eles estão relacionados com os arquivos setoriais como nós já havíamos dito e

na segunda etapa existe o arquivo intermediário é nessa etapa os documentos eles não tem mais tanto valor administrativo ou seja não tem mais tanta necessidade de ficar consultando aquele documento bom então nessa fase os documentos eles aguardam uma destinação final ou eles vão ser eliminados ou aqueles que têm valor histórico vão ter sua guarda permanente e isso já explica a terceira fase que a fase permanente nessa fase os documentos ele já perderam seu valor era administrativo Mas eles são guardados pelo seu valor histórico e nessa fase os documentos eles jamais serão eliminados agora que nós

Já estudamos os tipos de arquivo vamos ver como que essa matéria costuma cair em algumas questões de concursos é a primeira questão que nós vamos analisar é do CESPE no ano de 2016 para o cargo de agente administrativo da depu a questão de usar sem a respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos documentais julgue o item que se segue e os arquivos permanentes tem restrição de acesso ao público em geral e para um pouquinho vídeo dá uma pensada e ver qual resposta que você daria para essa questão é bem então a

resposta para essa questão é que ela está errada Ah mas por que ela está errada aí disse que os arquivos permanentes eles têm restrição de acesso ao público Mas isso não é verdade que como nós vimos os arquivos permanentes Eles não têm mais nenhum valor administrativo mas só tem um valor histórico por isso não tem nenhum problema que outras pessoas vejam esse esse arquivo se documento Então essa questão aqui ela está errada arquivos permanentes Elas têm livre acesso ao público e vamos ver a próxima questão também é do CESPE do ano de 2008 para o

cargo de técnico judiciário do TJ do Distrito Federal diz assim o arquivo é a guarda sistemática de informações que servirão de base para pesquisas futuras A esse respeito julgue os itens que se seguem quanto à natureza dos documentos denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento registro acondicionamento e Conservação sob condições especiais esse item está certo ou está errado Pense um pouco depois eu volto com a resposta Ah tá ok então a resposta para essa questão é que ela está correta e esse item aqui

ele está correto realmente o arquivo especial ele contém documentos que necessitam ali de um tratamento especial e vamos agora para última questão também do CESPE do ano de 2009 para o cargo de técnico judiciário do TRE do Maranhão a questão de usar assim julgue os itens a seguir relativos às características que distinguem os arquivos primeiro o arquivo é criado e recebido por um órgão empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades não sendo colecionados por motivos culturais 2 os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações e três um documento de arquivo

mesmo destacado do todo ao qual pertence tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido quatro em relação a natureza do assunto os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado e cinco quanto à abrangência da atuação os arquivos são classificados em correntes e intermediários a quantidade de itens certos é igual a 1 2 3 4 ou 5 dá uma pausa no vídeo e tendo encontrar a resposta Ah beleza então a resposta para essa questão é a alternativa B somente duas estão corretas e nós vamos analisar cada uma das alternativas

a primeira alternativa fala que o arquivo é criado e recebido por um órgão empresa ou instituição exclusivamente nos envolvimento dos suas atividades não sendo colecionados por motivos culturais essa alternativa está correta realmente o arquivo ele tem a função dentro da empresa ou do órgão público ele não tem o motivo cultural o lugar onde se guarda documentos de razão cultural ou histórica não é o arquivo é a biblioteca Então essa alternativa está correta vamos agora segundo alternativa ali fala que os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações e essa alternativa também está correta

os documentos eles dão uma prova de tudo que é feito a empresa ou daquele órgão público bom então as outras alternativas Aqui não está erradas mas vamos ver por que motivo elas estão erradas alternativa 3 um documento de arquivo mesmo destacado do todo ao qual pertence tem o mesmo significado no conjunto do qual está inserido essa alternativa está errada Quando uma parte de um documento ele é retirado aí ele perde o seu significado como nós irmos no primeiro vídeo se está de acordo com o princípio da unicidade então o documento ele só tem significado quando

ele está completo Se ele alterado ou é retirado alguma folha alguma coisa daquele aqui vou aí ele perde o seu significado agora quarta alternativa fala que em relação a natureza do assunto os documentos de arquivos podem ser classificados como arquivo especial em arquivo especializado que tá errado aí é só a farinha não é em relação a natureza do assunto mas em relação a natureza do documento então só isso que é inválida alternativa só porque tá assunto no lugar de documento Então essa alternativa está errada e a última quanto à abrangência da atuação os arquivos são

classificados em correntes e intermediários não é quanto à abrangência da atuação mas Quantos estágios de evolução dos arquivos que eles são classificados como correntes ou intermediários e assim chegamos ao final da aula de hoje se você gostou dá um like no vídeo se inscreve no canal para você continuar recebendo informações sobre esse concurso e sobre os demais concursos no Brasil nos pés feridos