FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO - CONTROLE

Olá eu sou o professor Humberto Elias Lopes muito obrigado por assistir essa web aula sobre funções da administração essa web aula é a segunda de uma série de quatro aulas nas quais eu abordo as quatro funções da administração agora eu vou abordar o controle Eu já falei na primeira aula sobre o planejamento bem a primeira coisa que nós precisamos discutir é o que é controle e aí a definição que eu dou de controle é a seguinte a função de controle consiste um esforço sistemático para gerar informações sobre a execução de tarefas atividades e processos na

empresa e a sua articulação com os objetivos e metas propostos traduzindo isso em Miúdos que vem a ser essa função de controle função de controle é o acompanhamento daquilo que está sendo feito dentro da empresa para verificar se isso está coerente com os objetivos e metas da Empresa Controle nada mais é do que isso daí em termos conceitu ais por que eu estou ressaltando isso porque o controle é uma função Vista com uma conotação muito negativa dentro das empresas e em alguns círculos acadêmicos porque a ideia que se tem é que controlar significa sujeitar as

pessoas a um tipo autocrático de de de gestão ou seja é aquele autoritarismo em que a pessoa não tem o direito de sequer expressar o que ela pensa ou então o controle está AD a vigiar as pessoas você precisa ficar olhando o que o seu funcionário está fazendo porque ele é desonesto porque ele vai tentar te tapear Então você precisa controlar é aquela coisa meio que que algumas empresas de call center fazem com seus funcionários né tem ali um supervisor que fica em cima vendo todos os de onde ele tem uma visão de todos os

funcionários ali todos os atendentes ali ele fica observando controlando cada um tem hora para ir ao banheiro cada um tem hora marcada para para comer e e fica aquela vigilância controle não é vigilância não é sinônimo de vigilância a função de controle não tem essa finalidade não Claro que falando em termos muito práticos muitas empresas tornam a função de controle uma função de vigilância uma vigilan quase opressiva dos seus funcionários mas em termos teóricos em termos conceituais a função de controle na administração não tem essa finalidade de ficar vigiando Mas é uma função de acompanhamento

do que está sendo feito dentro da empresa Você pode me falar mas isso é sinônimo você está falando a mesma coisa mas de um jeito mais educado mais Politicamente correto não o acompanhar as tarefas acompanhar as atividades acompanhar os processos é parte inerente da atividade qualquer gestor de organizações e qualquer gestor de empresas você não não pode deixar numa empresa a coisa correr solta todo mundo só faz o que quer do jeito que quer e quando quer não é assim você precisa monitorar você precisa acompanhar aquilo ali quando você deixa a coisa correr solta normalmente

o que você tem é desperdício de recursos e objetivos e metas que não são atingidos então a função de controle não é vigiar é acompanhar não estou usando termos sinônimos quando eu digo que e acompanhar e não vigiar eu não uso o termo vigiar porque ele tem uma um juizo de valor aí muito forte uma conotação muito negativa vigiar é ficar com aquela aquela coisa opressiva em cima de outra pessoa não agora o acompanhar é o quê você tá ali vai tá vendo se os resultados estão saindo se não estão saindo você chega pra pessoa

responsável cobra dela isso daí gente é inevitável em qualquer tipo de organização você não pode deixar a coisa correr solta então todo tipo de organização de empresa você vai ter controle de alguma forma controle mais uma vez não é vigilância é acompanhamento é monitoramento das coisas sem precisar cair na autocracia ou seja sem precisar cair naquela coisa ditatorial bom feita essa distinção aí conceitual vamos ver quais são as atribuições dessa função de controle primeira delas que eu falei na anteriormente é monitorar ou acompanhar tarefas atividades e processos então é isso que é o CNE da

função de controle você está monitorando essas três coisas tarefas atividades e processos para ver se isso que está sendo executado é condizente com os objetivos e metas que foram traçados Ora se você não não vai exercer controle disso então você não precisa de objetivo em meta então lá disso deixa cada um faz do jeito que quiser na hora que quiser e como quiser e pronto e vendo o que que dá vai dar errado Mais cedo ou mais tarde vai dar errado sua empresa vai fechar então controle é necessário em qualquer tipo de empresa além dessa

atribuição o controle tem a finalidade de corrigir desvios muita gente leva o controle pro lado tão negativo Que esquece disso Olha controlar ou seja monitorar acanhar a execução de tarefas atividades ou processos também te fornece informações sobre problemas em potencial ou problemas que já são já são concretos já são e eh eh eh operacionaliza empresa quando você monitora as atividades Ali você vai vendo o que tá acontecendo você vê se tem algum problema com algum processo você consegue ver se alguma decisão que você tomou é inadequada para aquele tipo de coisa que você está fazendo

quando você Vitória quando você controla você consegue ver isso e se os desvios já ocorreram você consegue tomar alguma atitude para corrigir esses desvios por quê Porque você já tem informação do que você precisa fazer dada pelo controle você tá ali acompanhando tá ali meno viu que de deu errado aquilo ali então você adota alguma alternativa para aquilo ali então a função de controlar a função de controle é muito importante para isso também agora não não apen Issa ela também serve para prevenir desvios Ou seja você não vai controlar só para corrigir o que já

deu errado você vai controlar também que por meio do controle você vê coisas que potencialmente podem dar errado e você pode inclusive tomar decisões que evitem o problema mais adiante se você monitora bem o que tá sendo feito na sua empresa ou seja se você realmente está controlando o que está acontecendo na sua empresa mu em muitas situações você vai ser capaz de antecipar problemas porque esse controle vai te dar as informações necessárias para ver o que que pode dar errado e a partir daí você vai adotar ações preventivas que são muito melhores do que

as ações corretivas as ações preventivas normalmente gastam muito menos recursos do que as corretivas a corretiva significa o seguinte olha problema já tá aí agora a gente vai consertar o que já deu errado e esse consertar o que já deu errado significa que você já gastou recursos ali ação preventiva significa o quê vamos vamos adotar medidas para que aquele problema não ocorra Ou seja você ainda não gastou eh eh eh recursos com a ocorrência daquele problema você na verdade está evitando gastar recursos com aquilo ali então a função de controle também tem essa essa importante

característica de prevenir desvios bom como é que fica o controle com as demais funções da administração então a gente tem aqui a função de planejamento a função de organização e a função de direção que são as três que nós abordamos nas aulas anteriores bom planejamento organização e direção em todas elas a gente vai ter alguma forma de controle então no planejamento Eu também controlo afinal de contas o controle não é monitorar o que está sendo feito você faz isso no planejamento também ou o seu planejamento é feito daquela forma caótica Você larga lá e cada

um escreve a coisa que que der na telha e no final das conta tá aqui ó planejamento foi o que cada um trouxe ninguém monitorou nada ninguém acompanhou nada é isso aqui o planejamento você não faz isso existe um processo ordenado um processo racional um processo que é acompanhado se é acompanhado se é monitorado Olha a função de controle aparecendo aí no planejamento a mesma lógica no caso da direção e no caso da organiz ação então a função de controle ela na verdade ela é importante porque ela faz parte de cada uma das outras funções

também você controla no planejamento controla na organização e controla na direção todas as três funções estão ligadas à função de controle bom e aí o controle nós temos vários tipos de controle aqui eu vou adotar uma anotação em alguns livros você vai encontrar outra anotação mas eu vou fazer uma divisão aqui aqui que acho que vai dar para entender bem o que que vem a ser esse controle em termos específicos eu vou começar com um tipo eh de controle aqui que é o chamado controle por padrões né a gente vai fazer uma tabelinha aí uma

coluna o tipo de o o tipo de controle e a outra sua descrição para entender aí o primeiro padrão que nós temos é o chamado padrão de mercado bom que que vem a ser esse controle por padrão de mercado é um controle que usa critérios de mercado para avaliar os resultados por exemplo exemp ele usa lá eh números como receita de vendas né aumento de vendas participação de mercado é margem de contribuição tudo isso para ver se a empresa está atingindo aqueles objetivos aquelas metas por exemplo se ela tiver por propósito aumentar a sua receita

bruta de vendas em 2% de um ano para outro então isso aí vai ser um controle de mercado você vai acompanhar se o que está sendo feito ali na empresa durante aquele período vai levar e amente ao cumprimento desse dessa meta aí no caso bom o outro controle é o chamado controle de padrão burocrático que usa procedimentos formais como regras normas e políticas então é aquele controle em que as pessoas dentro da empresa vão ter que agir segundo um conjunto ali de procedimentos padronizados que você tem padronizados e formalizados então são procedimentos que às vezes

vão ser descritos ali no manual da empresa isso daí eh não é bobagem não é muito importante por exemplo para pesso para profissionais da área de saúde Acontece uma epidemia qual que vai ser uma epidemia na cidade qual que tem que ser a postura dos funcionários ali na na na dos funcionários de saúde daquela cidade bom eles vão ter um protocolo lá já definido que vão dizer ó no caso de epidemia você Ae assim assim assim assim isso é uma forma de controle sim controle burocrático você já tem um protocolo previamente definido de procedimentos que

você vai adotar tá para lidar com aquela crise lá com aquela epidemia na cidade então isso é muito comum a problema é que as pessoas falam assim ó controle burocrático já logo associa uma coisa chata uma coisa desnecessária muitas vezes é a burocracia Nossa no setor público como irrita a gente como irrita parece você nunca consegue fazer nada tudo funcionário fala que não pode que é o manual proíbe que o procedimento proíbe que não sei o que proíbe eu sei que é chata a burocracia mas em termos teóricos em termos lógicos burocracia não necessariamente leva

essas coisas a burocracia algum grau de burocracia acaba sendo necessário sim para você ter um melhor acompanhamento e o controle burocrático vai muito nessa linha finalmente último tipo de controle é o chamado controle de clã que usa padrões adotados pelos grupos ou seja uma forma de controle até muito mais rigorosa do que o controle burocrático porque o controle burocrático é um controle externo ou seja ele é is indivíduo você tem regras padrões definidos no manual ou na portaria o que quer que seja a pessoa tem que cumprir aquilo ali a forma de controlar né o

trabalho é por ali então é externo é isógeno a pessoa no controle de clã não o o controle vai vai ser interno ou endógeno é por exemplo o grupo que estabelece um conjunto de regras que para aquele grupo são aceitáveis e as pessoas vão vão cumprir aquilo ali vão vão pautar o seu comportamento por aquele tipo de controle que às vezes não tá escrito em lugar nenhum mas ela sabe porque tem que ser feito daquele jeito Por exemplo muitas empresas eh Pode não ter não ter explicitamente escrito que os funcionários têm que trabalhar de roupa

social mas se você chega na empresa e vê que todo mundo trabalha vestido e socialmente você fatalmente vai também vestir essa mesma roupa você não vai aparecer lá de chinela e bermuda pode não tá escrito em lugar nenhum que aqueles trajes sociais eram necessários Mas você só de ver o grupo agindo daquela maneira você também vai se enquadrar Esse é o chamado tipo de controle de clã porque é um controle até certo ponto informal e que vai eh eh consistir em padrões que são adotados por determinados grupos dentro da empresa bom outro tipo de controle

é o chamado controle por nível hierárquico E aí a gente vai ter o quê Nós já vios na primeira web aula sobre função funções de administração que era função de planejamento nós vimos os três níveis hierárquicos de qualquer empresa que são estratégico tático e operacional então a forma de controle aqui vai seguir essa linha também o controle estratégico avalia o grau de realização da missão da visão das estratégias e dos objetivos da empresa então é uma coisa muito mais centrado em aspectos que valem para a empresa como um todo conforme a gente viu lá no

planejamento estratégico lá na primeira web aula já o controle tático ele vai avaliar o desempenho das áreas funcionais da empresa ou seja das unidades Então você vai monitorar Como está o desempenho de um departamento de uma de um setor de uma divisão da sua empresa de uma área da sua empresa Então você vai fazer uma coisa mais compartimentada aí e finalmente o controle por nível operacional avalia a execução das tarefas atividades e processos operacionais então é você ver se uma máquina está funcionando bem se não está se um funcionário está operando determinada máquina bem ou

não se um funcionário que tá no balcão está atendendo bem ou não o cliente isso daí é o controle operacional bom a outra forma de controle é o que eu chamei aqui de controle por tempo ou por período é a mesma coisa nós temos a primeira forma que é o chamado controle preventivo que avalia a situ que podem gerar problemas Olha só vai avaliar aquilo que pode gerar problema o problema ainda não ocorreu é uma avaliação da do potencial de geração de problema de determinada situação então isso aqui é coerente com aquilo que eu falei

anteriormente que a função de controle ela também vai ter um caráter preventivo então é exatamente isso aqui você vai usar as informações que aquele seu monitoramento aquele seu controle te deu para tomar as medidas para evitar com que um problema ocorra E como eu disse anteriormente as ações preventivas normalmente eh eh gastam menos recursos do que as ações corretivas a outra forma de controle é o chamado controle simultâneo e é um controle que detecta problemas à medida que ocorre então aconteceu o problema você detectou e você vai tomar as medidas cabíveis para consertar aquilo ali

bom é muito ligado esse controle simultâneo a ideia de controle posterior ou controle corretivo que identifica os problemas que já ocorreram porque o simultâneo na verdade eh se o problema se se o simultâneo detecta problemas à medida que esses problemas ocorrem Então se eles ocorrem é porque já aconteceram já fazem parte da realidade então o simultâneo o posterior são muito ligados ali entre si você pode considerar até como se sinônimos não há problema mas alguns livros eles preferem separar isso daí né Eu particularmente Prefiro uma coisa mais eh eh eh eh mais dividida em dois

aí controle preventivo controle corretivo mas o simultâneo posterior também podem ser analisados pelo menos do ponto de vista conceitual como duas coisas distintas bom Como é que é o processo de controle nós vimos os tipos de controle e agora vamos paraos processos com o processo de controle embora possam haver variações a função de controle ela é implantada na empresa seguindo mais ou menos um modelo padronizado até certo ponto né primeiro você estabelece parâmetros eh de desempenho depois você mede o desempenho real compara o desempenho com os parâmetros se esse desempenho real estiver ok ou seja

se ele estiver de acordo com aqueles parâmetros que você definiu Então você continua a execução isso daí ao continuar a execução você tá dando um feedback sobre o processo você tá dizendo Olha o processo tá tá ótimo podemos continuar a fazer as coisas desse jeito que vem sendo feita vem sendo feitas Então tá tudo bem aí para nós do contrário se nós estivermos fora dos limites ou seja não há uma coerência grande dos parâmetros eh fixados parâmetros de desempenho fix com um desempenho real Então nós vamos implantar medidas preventivas ou corretivas dependendo do caso e

aí nós vamos ajustar o desempenho e aí voltar a medir o desempenho real ou então vamos ter que revisar os parâmetros e começar o ciclo todinho novamente Então olha só essa parte de baixo desse diagrama que você tá vendo é a parte muito importante aí do controle né que normalmente nas organiz ações e nas empresas o que acontece é a são as coisas saírem um pouco dos limites saír um pouco dos parâmetros ocorrer ocorrência de desvios é uma coisa relativamente normal dentro da empresa o que você tem que cuidar para que esses desvios não sejam

grandes demais porque desvios muito grandes problemas muito grandes representam um desperdício muito grande de recursos recursos que são escassos Então nós não podemos nos dar o LX de desperdiçar recursos Então o que acontece na presença desses desvios ou você e adota um caminho mais curto que é adotar medidas para ajustar o seu desempenho para que aquele desempenho fique dentro dos parâmetros fixados ou se isso não for possível você vai fazer uma coisinha um pouquinho mais complicada que é rever os parâmetros E aí começar o seu processo todo de novo bom agora esse processo de controle

ele vai ter que ter algumas características para ter eficiência e eficácia aumentadas são 10 características ao todo a primeira delas precisão ou seja Qualquer que seja o sistema de controle que você estabeleceu n na sua empresa ele tem que gerar informações válidas isso é uma coisa que as pessoas que criticam o controle que acham que é sempre uma coisa negativa se esquecem controlar monitorar acompanhar é sobretudo gerar informações sobre o que está acontecendo na sua empresa se o controle é bem feito se o controle é razoável se o controle é bem acompanhado Realmente você vai

ter informações que podem ser muito úteis paraa sua gestão no dia a dia então o controle ele tem que ser estruturado visando a geração dessas informações válidas dessas informações que vão ter utilidade prática para o gestor Outra coisa o o o controle ele o Sistema de Controle precisa ter rapidez ou seja as informações têm que ser geradas rapidamente não pode ser aquele Sistema de Controle que vai demorar ali 2 meses 3 meses para gerar uma informação sobre o que está acontecendo na empresa a informação tem que ser rápida tem que ser praticamente online Porque se

o problema ocorrer você já tem que estar ali sabendo olha ocorreu esse problema eu tenho que tomar a medida necessária aqui para corrigir esse problema ou para um problema vai acontecer se a gente continuar fazendo isso então tem que tomar as medidas necessárias para evitar esse problema para prevenir esse problema para que isso seja possível o Sistema de Controle tem que gerar informações com muita rapidez outra coisa importante o sistema eh de controle tem que ser econômico ou seja ele não pode ser caro demais não adianta nada você comprar aquele baita software de monitoramento da

sua empresa aquelas coisas que custam milhões de reais muitas vezes isso não vai ter utilidade paraa sua empresa vai custar caro demais vai gerar informações demais e que você não vai utilizar ou seja se você pagou demais por uma coisa que não vai te atender o Sistema de Controle ele tem que ser sobretudo econômico ele não pode ser caro demais não pode ser caro demais levantar informação não pode ser caro Dea processar a informação levantada Então você tem que tomar muito cuidado com isso porque as empresas às vezes eh se deixam entusiasmar por isso aí

acabam adotando sistemas de controles Car e que dão pouco resultado outro item a flexibilidade o sistema de controle deve ter a capacidade de se adaptar Ou seja você não pode montar um sistema de controle que não pode mudar de jeito nenhum você já tem que montar sabendo o seguinte olha ajustes nesse sistema serão inevitáveis ao longo do tempo e devem ser ajustes que voltando ao item anterior que se forem feitos não devem tornar Sistema de Controle caro demais Outra coisa o sistema de controle deve ser inteligível ou seja ele precisa ser compreensível pelas pessoas que

vão lidar com ele não adianta você vir com aqueles critérios de avaliação que ninguém entende aquele critério de monitoramento da atividade que ninguém entende às vezes se montam coisas aquelas planilhas complicadíssimas com cálculos estatísticos os mais avançados possíveis não é isso que as pessoas precisam elas precisam o quê de um sistema se elas vão ser monitoradas se elas vão ser acompanhadas elas precisam entender Quais são os critérios que que estão sendo usados para fazer esse acompanhamento do trabalho delas então o Sistema de Controle tem que ser inteligível ele não pode ser aquela coisa complexa que

só um físico nuclear com três pós-doutorados no exterior consegue entender outra coisa ele deve ser aceito na empresa então não adianta você ter um sistema de controle que que ninguém quer que ninguém aceita que ninguém segue que ninguém com o qual ninguém concorda então o Sistema de Controle tem que ser aceito Claro ser aceito não significa que ele tem que ser unânime aí na empresa por melhor que seja o seu sistema de controle eh sempre vai existir aquelas pessoas sempre vão existir aquelas pessoas que não vão concordar com aquele sistema não vão querer aderir aquele

sistema não vão aceitar ser monitoradas por aquele sistema e sempre vão questionar aquele sistema então quando eu falo de aceitação eu estou muito mais falando de consenso do que de unanimidade é muito mais nesse sentido bom o Sistema de Controle também tem que ter critérios múltiplos e razoáveis você não vai monitorar os monitorar e avaliar o trabalho das pessoas com base num único critério isso é injusto com as pessoas pessoa vai lá não atendeu aquele critério pronto e aí como é que fica então tem que ser múltiplos critérios e esses critérios T que ser razoáveis

você não vai estabelecer um critério que você de antemão sabe que é impossível por exemplo se você não vai colocar paraa sua equipe de vendedores que a meta é aumentar a venda em 300% de uma semana para outra Ora por melhor que seja o mercado dificilmente você consegue fazer isso A não ser que você já esteja vendendo zero Ah porque aí se vender o zero e consegue vender mais do que zero você pode essa meta aí com uma relativa facilidade Mas então o Sistema de Controle ele tem que ser baseado em critérios razoáveis isso é

muito importante depois é preciso ter foco estratégico ou seja o sistema de controle ele tem que ser articulado com a estratégia da empresa Afinal de contas se a empresa tem uma estratégia o Sistema de Controle tem que refletir essa estratégia dela não faz sentido a estratégia fala uma coisa o Sistema de Controle falar outra monitorar outras coisas que não são importantes paraa execução eh pra consolidação da Estratégia daquela empresa bom ele deve ter ênfase nas exceções ou seja o sistema de controle e a gestão de um modo geral deve se focar nas exceções para aquilo

que efetivamente foge ao que tava previsto foge a ao que é desejável melhor dizendo se você for monitorar tudo que acontece na sua empresa você não vai chegar a lugar nenhum você monitora a exceção você monitora aquilo que não está dentro da conformidade porque se você for administrar conformidades e não conformidades você não vai acabar não administrando nada então o Sistema de Controle tem que ser para monitorar exceção não é para monitorar a regra outra coisa também que é importante aqui é o último item é que o sistema de controle deve visar a adoção de

medidas preventivas ou corretivas ou seja ele deve fornecer informações que são úteis pro gestor não adianta nada você tem um baita Sistema de Controle mas que gera aquele Aquele monte de informação que no final das contas não serve para absolutamente nada ele tem que gerar informações úteis bom eu espero que com essa web aula tenha quebrado um pouco aquela ideia que muitas pessoas têm que de que o controle é uma coisa negativa é uma coisa Sempre associada ao autoritarismo há uma conduta antiética Por parte dos gestores em relação aos outros na empresa vou eu procurei

mostrar ao longo dessa web aula que o controle é uma coisa necessária dentro da da gestão da empresa no sentido de que ele permite acompanhar o que está sendo feito e por meio desse acompanhamento ele consegue gerar informações que vão ser importantes PR tomada de decisão dentro da empresa então É nesse sentido que o controle é importante Espero que você tenha gostado dessa web aula Se você tiver alguma dúvida alguma sugestão quiser conversar um pouco sobre o assunto o meu contato no Linkedin está aí eu estou lá como Humberto Elias Lopes é só me procurar

e pedir para eu te adicionar na minha rede Muito obrigado e até a próxima l