Como fazer o TERMO DE ABERTURA DO PROJETO na prática (versão completa)

vamos ver na prática um modelo de termo de abertura quais os campos que o documento deve ter e principalmente como cada um desses campos deve ser preenchido antes de começarmos precisamos lembrar que este documento não deve ser elaborado e isoladamente pelo gerente de projetos o tema de abertura normalmente é feito a quatro mãos pelo gerente e pelo patrocinador então vamos começar colocando o modelo na tela para você poder pausar o vídeo e dar uma olhada antes de iniciá los são quatro páginas ao todo nas quais teremos justificativa objetivo benefícios requisitos esculpe não escopo riscos premissas

restrições cronograma de marcos o orçamento previsto lista das partes interessadas designação do gerente de projetos patrocinador eo local das assinaturas do documento são todas as informações que o gerente de projetos vai coletar com as partes interessadas do projeto neste momento principalmente os clientes e o patrocinador quase todos os documentos de projetos podem ter uma capa um índice do salário histórico de atualizações o propósito do documento isso quer dizer que pode ser um documento mais encorpado ou mais simples e objetivo vamos considerar apenas ter um histórico de atualizações que é importante e vamos na linha do

simples e eficaz utilizando que realmente possa agregar valor ao projeto o termo de abertura muitas vezes é comparado com a declaração de escopo do projeto e muitos ao conhecer os dois documentos afirmam que são redundantes em seus conteúdos sim ambos com tem requisitos premissas restrições entre outros campos semelhantes mas é importante entender que a diferença entre os dois é o nível de detalhamento da informação na declaração de escopo as informações devem ser muito mais detalhadas e progressivamente elaboradas já no termo de abertura as mesmas informações possui um nível de detalhe muito mais alto ou seja

são menos detalhadas e não devem sofrer alterações durante o projeto provavelmente o termo de abertura será o mesmo o final do projeto ea declaração de escopo normalmente poderá ter sofrido várias alterações então iniciamos o preenchimento do termo de abertura pelo histórico de alterações no qual temos uma coluna para a versão do documento que vai sendo implementada a medida que o documento for sendo alterado como essa é a versão inicial vão chamar de versão 1.0 vamos inserir a data na próxima coluna e na coluna de inscrição vamos colocar a criação do documento por fim inserir o

nome do responsável pela criação do documento geralmente o gerente do projeto a seguir inserimos os dados de identificação do projeto aqueles dados básicos de cadastro que vão acabar aparecendo na maioria dos documentos o título ou nome do projeto o nome do gerente a área de mandante e o nome do patrocinador essa parte é muito fácil são apenas as informações básicas quando achar necessário de uma pausa no vídeo e analise com calma os campos que estamos comentando e faça as suas anotações assim vamos juntos entendendo passo a passo o projeto certamente vai receber um número seqüencial

que o identificará entre os demais projetos da organização e normalmente passa pela aprovação de algum setor dela como escritório de projetos e se ainda não tiver um título ele vai ganhar um para seu cadastro no portfólio de projetos da empresa às vezes o projeto também já ganha um centro de custo que é uma espécie de conta corrente onde serão lançados todos os custos que vão ser debitados durante o projeto logo a seguir e temos a justificativa do projeto que é uma visão de passado ou presente nunca de futuro uma situação existente que o projeto deve

modificar pode ser algum problema não resolvido pela organização ou uma oportunidade ainda não aproveitada por ela a justificativa pode ser a seqüência de fatos conclusões e opiniões da organização que resultaram no projeto seria escolhido como um de seus focos de atenção e investimento a justificativa deve responder às seguintes perguntas porque estamos fazendo esse projeto qual o propósito o motivo qual a razão desse projeto está sendo criado o processo de criação do termo de abertura assim como a maioria dos demais documentos de projetos não é algo que normalmente seja feito em uma única vez é um

processo incremental que evolui de acordo com as informações que vão sendo agregados durante a iniciação então ele provavelmente não vai ser elaborado em uma única vez ele vai sendo construído aos poucos e pode ser muitas vezes modificado enquanto não for assinado um detalhe que o gerente de projetos pode ficar atento é esse o projeto foi resultado do planejamento estratégico da empresa e se existem critérios pelos quais ele foi escolhido se existe um plano de negócios com argumentações que defendam um projeto se existem resoluções normas internas ou externas que obriguem ou incentivam a realização dele e

se existem atas de reuniões nas quais o projeto tenha sido defendido o próximo item do documento é o objetivo do projeto que deve descrever o produto serviço ou resultado que o projeto vai gerar muitos gerentes invertem esses dois conceitos a justificativa e o objetivo a justificativa é um problema ou oportunidade não há inventada algo do passado ou do presente o porque vou fazer o projeto já o objetivo é aquilo que o projeto vai entregar o que será feito para resolver o problema ou aproveitar a oportunidade seguindo o próximo item é um outro conceito que também

se mistura muito com os dois anteriores os benefícios do projeto que é o valor agregado para a organização após o término dele aquilo que vai ficar de valor para a organização após a realização do projeto é o resultado indirecto do projeto o benefício responde à pergunta o que o projeto vai deixar de valor para a empresa após o seu término os benefícios ao contrário da justificativa tem uma visão de futuro benefício são valores tangíveis e intangíveis e normalmente não fogem de aumento de receita diminuição de custos o uso mais eficiente dos ativos existentes na empresa

ou a melhoria da sua imagem podemos ver da seguinte forma os três conceitos juntos o objetivo do projeto é a ponte que vai nos transportar do momento atual dos problemas existentes ou oportunidades não aproveitadas até o futuro os benefícios esperados com a realização do projeto ficou claro outra questão muito comum é confundir os objetivos do projeto com os objetivos estratégicos da organização claramente não são a mesma coisa e mesmo que o projeto tenha sido criado como caminho para entregar algum dos objetivos estratégicos da organização os objetivos do projeto não são os objetivos estratégicos dela por

outro lado os projetos normalmente estão associados e alinhados com algum ou alguns dos objetivos estratégicos da empresa o próximo item do termo de abertura são os requisitos em alto nível ou as principais características do produto do projeto que podem ser capacidades a serem alcançadas padrões e normas a serem seguidos tipos marcas especificações técnicas a função desse item é capturar as principais características do produto serviço ou resultado do projeto que provavelmente já foram pedidos pelas principais partes interessadas inclusive pelo patrocinador e que servirão de guia para iniciar a declaração de escopo do projeto na próxima fase

na fase de planejamento os requisitos são características que o cliente deseja em relação ao produto do projeto eles são solicitados pelos clientes aquilo que eles desejam como resultado final requisitos não são o escopo do projeto e muitos gerentes de projetos fazem confusão com esses dois temas o escopo é o conjunto de entregas que a equipe do projeto vai produzir para ter o produto do projeto pronto é todo o trabalho que o projeto vai ter que executar para produzir seu produto serviço ou resultado esperado muitos desses requisitos do produto que são impostos pelas partes interessadas externas

acabam sendo também restrições do projeto uma questão importante é evitar que o termo de abertura com tenha detalhes técnicos que precisam ser modificados durante o projeto além de deixar o documento menos extenso o importante aqui é a qualidade da informação não é a quantidade quando se fala de requisitos do produto é necessário falar também dos critérios de aceitação que estão diretamente ligados a eles esses critérios são fatores que serão decisivos na aceitação dos clientes sobre cada entrega e também do projeto como um todo são fatores mensuráveis que facilmente conseguem identificar se os requisitos foram atendidos

não é normal que inicialmente esses conceitos gerem muita confusão escopo do projeto escopo do produto requisitos premissas restrições riscos estão realmente muito interligados e muitas vezes a diferença entre eles é tênue o próximo item é o escopo do projeto que no termo de abertura deve ser descrito considerando que o projecto ainda está muito no início o escopo é todo o trabalho que deve ser feito e apenas o trabalho que deve ser feito pelo projeto para alcançar seus objetivos o escopo é o trabalho que o gerente de projetos ea equipe vão ter que realizar para entregar

o produto não esquecendo que todo o trabalho de gerenciamento do projeto sempre deve ser incluído no escopo o escopo provavelmente ainda está em alto nível não vai ser muito detalhado ele vai ser aprofundado e definido na próxima fase no planejamento muitos também confundem escopo do projeto com o escopo do produto o escopo do projeto delimita todo o trabalho que precisa ser executado e somente o trabalho que precisa ser executado pelo projeto o escopo do produto se refere às características que o produto serviço ou resultado que será entregue pelo projeto deve ter como especificações medidas qualidade

e funcionalidade existe uma correlação direta entre o escopo do projeto e o primeiro nível da iap a estrutura analítica do projeto com as suas principais entregas em alto nível claro que se a epe foi estruturada por entregas o que eu recomendo fortemente que seja feito pois tudo mais um projeto tem a ver com entregas mas isso é um assunto da fase de planejamento assim como escopo é importante deixar claro também não escopo ou aquilo que as partes interessadas podem pensar que esteja incluído no projeto mas não está por mais que pareça óbvio então reserve um

bom tempo para descrever o não escopo o próximo item do documento são as premissas o planejamento do trabalho do projeto é feito sob condições de incertezas quase como uma adivinhação do futuro ao planejar fazemos suposições futuras dadas como certas no plano do projeto e essas suposições são as premissas e quando no futuro as premissas se mostrarem falsas provavelmente o plano do projeto vai precisar mudar as premissas devem ser formuladas sempre de forma afirmativa contando com o risco de não se realizarem então toda a premissa já nasce com o risco associado uma vez que podem não

se concretizar e quando se mostram falsas podem causar impacto no projeto premissas são fatores futuros que o gerente de projetos conta como verdadeiros no momento em que está elaborando o planejamento do projeto e se não se concretizarem quando a hora esperada chegar certamente trarão impactos na sua execução trazendo os riscos para o futuro ou até problemas imediatos as estimativas de tempo e custo que fazemos no cronograma do projeto só são válidas enquanto as premissas que foram consideradas no planejamento forem verdadeiras isso faz sentido pra você a seguir vêm as restrições que são fatores do projeto

que limitam as opções da equipe de gerenciamento de projetos no momento da elaboração do planejamento que diminui a liberdade de opções normalmente as restrições são de prazos ou custos e até os dois simultaneamente as restrições podem surgir através de requisitos obrigatórios como já falamos anteriormente as restrições também trazem consigo riscos eminentes que já se fazem presentes desde o início do projeto deve haver equilíbrio pois um projeto sem restrições teria recursos infinitos ou não teria prazo final por outro lado um número excessivo de restrições pode inviabilizar o projeto a restrição deve ser específica quantificada indicando quem

é limitado por ela e quem impõe essa limitação o próximo item são os riscos em alto nível nesse momento já podemos identificar os riscos mais relevantes aqueles que já são conhecidos desde o início do projeto devemos atacar os riscos realmente relevantes e não aqueles riscos óbvios de projetos que serão tratados em seu decorrer durante a fase de planejamento os riscos são dos últimos aspectos a serem tratados pois para tal é necessário que diversas informações do projeto já tenham sido detalhadas em outras partes do planejamento no termo de abertura podemos ser proativos com relação aos riscos

que não podem esperar a elaboração do planejamento para serem tratados muitos podem até serem evitados pelo patrocinador desde que seja alertado sobre eles pelo gerente de projetos riscos são possibilidades futuras não são problemas que já estão ocorrendo então devem ser tratados separadamente muitos confundem riscos com problemas os riscos são possibilidades futuras os problemas já estão acontecendo agora no presente já estão ocorrendo não são uma dúvida os riscos devem ser descritos no formato causa risco efeito ou seja devido à causa tal a possibilidade de ocorrer o risco tal que pode levar o efeito tal em matéria

de riscos o universo é muito amplo não existem limites para a nossa imaginação e devemos ter cuidado com o excesso a lista inicial das partes interessadas é o próximo item o gerente deve começar a coletar os dados básicos das partes interessadas já conhecidas como o nome e os dados de contato nesse momento do projeto o gerente também já deve ter iniciado o registro das partes interessadas que é onde ele vai realmente se dedicar com relação à análise delas mas como registro das partes interessadas é um documento somente dele somente do gerente de projetos ele deve

estar as partes interessadas formalmente no termo de abertura do projeto é importante diferenciar os dois artefatos aqui no termo de abertura deve ser mostrado uma lista de partes interessadas e até um modelo hierárquico de como vão se relacionar já no registro das partes interessadas essa lista será aprofundada com análises que não devem ser divulgadas para todos e servem apenas para o gerente de projetos criar planos de abordagem das partes interessadas agora vem o item cronograma de marcos ou linha de tempo do projeto é importante ficar claro que não estamos elaborando o cronograma do projeto ainda

mas estamos apenas analisando a viabilidade de prazos em linhas gerais comparando durações das principais entregas e da ordem em que vão ocorrer seus encaminhamentos então se alguém pedir um cronograma nessa altura do projeto diga não não é possível ainda elaborar um cronograma nesse momento a não ser que exista alguma bola de cristal pense se ainda nem sabemos exatamente o que vai ser feito como poderíamos estimar prazos atribuir recursos e custos os marcos podem ser as principais entregas levando em conta os riscos as premissas e restrições já identificadas até o momento nesse ponto o que podemos

ter são as expectativas do patrocinador isso porque o planejamento detalhado só vai ser elaborado na prova uma fase e muito do escopo dos riscos ainda não são conhecidos toda essa imprecisão inicial deve ser claramente reconhecida pelo patrocinador e pela organização senão o gerente vai se comprometer com algo que talvez nem consegui entregar ele não deve fazer com que o patrocinador acredite demais nesse cronograma inicial em alto nível que ainda não é um planejamento de verdade e pode se transformar em promessas impossíveis deve ficar claro que esse cronograma inicial de marcos posteriormente será aprofundado e definido

no planejamento o gerente de projetos deve manter o foco nas entregas do projeto usar histórico de projetos anteriores para dar mais precisão nas estimativas ou até para servir como base ele deve trabalhar com estimativas em alto nível como meses trimestres ou semestre não deve ainda usar dias neste momento também não deve usar estimativas otimistas demais aquelas sem nenhum embasamento que normalmente vêm de pessoas que não vão realizar as tarefas mais gostam de opinar o gerente deve ser muito realista deve estipular sempre uma reserva de tempo para conseguir lidar com os riscos o item orçamento estimado

ou qual é a expectativa de custo do projeto que vamos fazer são as expectativas de custos ou restrição orçamentária caso já esteja definida no planejamento estratégico da organização muitas vezes o gerente já tem um orçamento definido para o projeto então cabem as mesmas observações e dicas em relação ao cronograma de marcos que falamos agora o gerente deve fazer um bom planejamento e manter uma reserva de contingência sempre o item gerente de projetos é um local para a designação ou atribuição do gerente de projetos e também onde se determinam suas responsabilidades e seu nível de autoridade

no projeto inclusive os limites para manipular os recursos a empresa também deve ser formalizado patrocinador ea área de mandante o fundamental aqui nesse item é que sejam designados sempre pessoas nessas funções nunca setores da organização caso contrário o projeto corre o risco de não ter sucesso por falta de um patrocínio ou gestão claramente definidos por fim as aprovações as assinaturas do patrocinador e da área solicitante do projeto o que muitas vezes é chamado na prática de o de acordo devemos citar que outros campos podem aparecer no termo de abertura como a matriz de comunicação a

matriz de responsabilidades da estrutura hierárquica da organização o planejamento inicial de recursos dependências de outras áreas ou projetos da organização objetivos estratégicos da organização ao qual o projeto está relacionado à estratégia que será usada nas próximas fases do projeto métricas que demonstram que os objetivos foram atingidos como indicadores de qualidade fluxo de caixa previsto roy playback cabe ao gerente de projetos ter a sensibilidade de acrescentar itens para atender necessidades diferenciadas ou retirar itens que não tragam nenhum valor ao projeto aliás como em todos os demais documentos e artefactos do projeto o gerente deve saber medir

pelo tamanho e tipo de projeto aquilo que ele vai usar dentre todas as excelentes ferramentas que o guia tem bock oferece ele precisa saber quando deve usar como usar e para que são usados no projeto os processos os documentos os artefatos e as ferramentas e essa é a grande importância do projeto modelo que serve como um consultor do gerente de projetos passando tudo isso pronto para ele acrescentando de anos e anos de experiência em dicas importantes e modelos à d dados da realidade da maioria dos projetos após a finalização do termo o gerente de projetos

deve fazer o fechamento desse documento juntamente com o patrocinador passando novamente todos os itens para terem certeza de que aquilo que é esperado do projeto foi descrito e consensuado no documento por todas as demais partes interessadas e o projeto vai estar formalmente autorizado ficando assim o gerente de projetos munido de autorização para usar os recursos da empresa em suas atividades então formalmente um novo projeto existe e deve passar à segunda fase a fase de planejamento se você gostou deste vídeo então provavelmente vai gostar muito mais ainda do treinamento projeto modelo que tem muito mais sobre

o termo de abertura e também sobre todos os demais documentos e artefatos de um projeto real informe se agora mesmo no meu site sobre projeto modelo e entenda os benefícios que ele pode trazer para sua carreira e para a sua vida veja como ele pode aumentar muito sua visibilidade no mercado sua empregabilidade seu valor e também como conhecimento sobre projetos pode ser o fator decisivo o diferencial em uma entrevista de emprego ou para passar em um concurso público e além disso tudo ainda vai servir para ajudar em seus projetos pessoais como uma viagem de férias

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