Passo a passo para organizar os processos internos da sua clínica odontológica

você sente que você tá ficando escravo da sua Clínica e que sem você ela não depende de nada e já tá na hora de você dar um basta e começar a organizar todos os processos para que ela cresça sem depender de você bom se você quer saber exatamente como sair do Mocho e começar fazer com que a sua Clínica funcione sem que você esteja presente você precisa assistir esse vídeo aí mas antes eu vou pedir você para se inscrever aqui no canal clicar no curtir aí no joinha e que você utilize os comentários desse vídeo

aqui para me apresentar Quais são suas dificuldades e isso vai direcionar para que os próximos conteúdos possa sanar essa dúvida aí bom uma das principais dificuldades ou erros que eu encontro entre dentistas e clínicas é quererem fazer o seu consultório a sua Clínica crescerem sem organizar a casa é muito difícil você tentar sair do Mocho É muito difícil você conseguir fazer com que a clínica funcione sem que dependa exclusivamente de você sem antes ter organizado a casa por isso nesse vídeo eu quero te apresentar três passos que são obrigatórios mas que são importantes para que

você comece a fazer essa despersonalização bom Talvez hoje a realidade do consultório é que você executa quase todas as atividades com qualidade mas quando você delega Ou pede alguém para fazer você fica com a sensação que a qualidade do serviço não tá sendo da mesma forma ou às vezes por tudo depender estar Centralizado em você você tem aquela sensação de que seu time não tá engajado que seu time não te ajuda da forma que deveria e como consequência você tem dificuldades para fidelizar seus pacientes você sente que pacientes Não Retornam mais ficam pacientes abandonados tem

problemas com retrabalho com desperdício de material e como consequência isso impacta no seu financeiro porque gera inadimplência gera gastos desnecessários em alguns casos até comprometimento do seu financeiro aí bom pra gente resolver isso de vez eu listei Três Passos importantes aqui que eu quero passar para você e quero que você anote aí de como que você vai poder resolver esse problema se for a sua realidade aí o primeiro passo obrigatório que você você precisa ter na clínica aí é você padronizar as rotinas você não pode fazer com que cada um dos seus colaboradores faça de

uma forma a mesma atividade pelo contrário você precisa fazer com que as pessoas independente de quem seja possam cumprir todas da mesma forma aquela atividade E para isso eu vou ter que criar um mapa de processos bom Léo ficou fuso como que seria isso aí cada vez que o meu consultório a minha clínica cresce ela não pode ser sinônimo de mais trabalho mais dor de cabeça pelo contrário ela tem que ser um sinônimo de que eu vou ficar mais aliviado e que vai depender menos de mim para isso eu vou utilizar o mapa de processo

como uma forma de garantir que todas essas funções estão sendo feitas sem depender de você então o primeiro passo você vai pegar uma folha em branco e você vai listar cada etapa daquela atividade e você vai então padronizar como vai ser feito isso aí vamos dar exemplo de uma atividade de agendamento de avaliações o primeiro passo dessa atividade é receber os contatos ou as mensagens dos lades interessados então eu vou sentar dentro da minha clínica ou lá com a minha recepcionista e vou observar como que ela recebe esses pacientes segunda etapa depois que eu recebi

qual vai ser a mensagem ou o script que eu vou utilizar para agendar esse primeiro paciente ou esse primeiro contato aí eu vou sentar e escrever ponto dois descrever exatamente o que que eu vou precisar utilizar se eu vou ter um script ou não terceiro passo é em caso de insucesso desse agendamento o que que eu preciso fazer então para conseguir recuperar esse agendamento E remarcar E aí eu vou fazendo etapa por etapa até finalizar todo o meu processo dessa forma eu garanto que qualquer pessoa vai poder utilizar esse processo e que esse processo ele

vai ser replicável então caso venha surgir um novo funcionário eu já sei exatamente como treinar bom feito o mapa de processo nós vamos pra segunda etapa que é a etapa então de ter as ferramentas corretas para Essas atividades um dos grandes erros é você gastar o seu tempo querendo inventar a roda ou criar novas ferramentas sendo que no mercado hoje já existe boas práticas ferramentas que já foram testadas validadas e que você vai poder utilizar imediatamente e não precisar criar ou Testar algo então planilhas scripts tutoriais isso já existem no mercado inclusive até de forma

gratuita entre os nossos conteúdos aqui você vai encontrar vários dessas ferramentas de forma gratuita O que que você precisa fazer criar um cronograma de implantação uma vez que eu fiz o mapa do processos e adquirir as ferramentas como um script eu vou fazer então simulações de cada etapa exemplo eu gostaria que você recepcionista possa simular como você vai receber esses leads e utilizar o primeiro script você vai simular Todas aquelas etapas para garantir que ela tá entendendo o que precisa ser feito mas principalmente você vai supervisionar se o que está sendo feito é exatamente conforme

o protocolo desenhado caso tenha ainda alguma distorção ali eu vou poder dentro da simulação alinhar para para que todos possam seguir esse processo aí terceira etapa para então despersonalizar sair do Mocho e fazer com que a clínica funcione Você vai então criar ali dentro daqueles processos rituais de supervisão da execução o que que é isso Leo eu vou tirar alguns períodos da minha semana do meu mês para fiscalizar e verificar se tudo aquilo que foi treinado implementado continua sendo feito da mesma forma eu posso fazer isso de duas formas eu posso fazer uma busca por

gargalos e o que que seria gargalos são erros ou falhas que acontecem ao longo do percurso que são apresentados através de reclamações atrasos desperdícios gastos desnecessários então o primeiro ponto eu posso fiscalizar encontrando aquele gargalo Opa teve uma reclamação do paciente eu vou lá naquela atividade que que depende para que não tenha essa reclamação e vou através da queixa dele identificar onde que tá a falha volto e retreinar fazer buscas para encontrar gargalos de forma aleatória então eu posso pegar o mapa que eu desenhei e ir fiscalizando etapa por etapa para ver se eu tô

conseguindo encontrar alguma distorção disso aí um jeito fácil é fazer o cliente oculto eu posso solicitar um paciente conhecido um familiar Ou um amigo para que ele possa então eh entrar em contato com a clínica e ele vai percorrer todo aquele processo identificando se tá seguindo exatamente o que foi proposto ali bom com o mapa de processo com um bom com as boas ferramentas e um acompanhamento você vai conseguir treinar todos e fazer com que você possa sair da Clínica sem depender mas eu quero aproveitar e te dar mais uma recomendação extra aqui uma recomendação

que eu apresento muito nos Nossos programas mais avançados e que vai ser importante para você aqui você deve ter um ritual de reunião quinzenais ou o ideal semanal você vai reunir todos os colaboradores e numa reunião rápida de 15 a 20 minutos você vai apontar ou levantar Quais são os gargalos encontrados ali ou pode até sugerir para eles que possam então apontar Quais são os gargalos que eles estão sentindo no dia a dia e a partir daquela mesa redonda você vai discutir quais seriam as ações necessárias para que esse gargalo não se repita mais além

de você dar oportunidade pro seu time engajar participar das estruturações e da gestão da clínica Você vai conseguir também desenvolver uma inteligência no seu time para que em caso surja uma nova um novo problema um novo gargalo como esse eles possam resolver sem ter que te acionar assim você vai levando mais autonomia e vai levando mais resultado para dentro da Clínica se você gostou dessa dica e gostaria de aprofundar mais no seu consultório na sua Clínica e entender quais são outros gargalos ou Quais são as dificuldades que você tem enfrentando para ter mais resultado logo

aqui abaixo do vídeo há um link de consultoria gratuita basta você entrar em contato com o nosso time aqui que ele vai poder fazer um diagnóstico completo aí da sua Clínica do seu consultório e te apresentar um plano de ação com as principais melhorias que você precisa executar Diante da sua realidade quero aproveitar aí também e te pedir para você se inscrever no canal clicar no curtir aí caso você tenha gostado do vídeo e utilizar os comentários aqui para tirar uma dúvida ou então para sugerir um novo conteúdo grande abraço