Aula de Arquivologia - Protocolo

olá pessoal vamos falar nessa aula de um assunto que não caem prova é o famoso despenca nec nossa cair muito muito muito que é o protocolo sempre presente na maioria dos editais e quando tem lá noções de ecologia conceitos de tecnologia pode saber a cobrando o protocolo também mas que o protocolo o protocolo ele é a porta de entrada do documento ali no arquivo então ele é uma atividade do arquivo corrente isso é importante e todo o documento a gente já sabe todo o documento produzido recebido na instituição automaticamente está no arquivo corrente na fase

corrente automaticamente está no protocolo as nossas coisas andam juntas o protocolo ele é responsável pelo recebimento pela classificação dos documentos e pelo trâmite é o trâmite é essa movimentação dos documentos nos setores dentro da instituição e também fora da instituição que a gente chama de expedição então quando o documento ele está resolvendo os assuntos administrativos a gente fala que ele está tramitando e quem sabe qual é o setor que está esse documento quando ele está tramitando é o protocolo que ele tem esse controle é um gps também ele sabe onde está o documento na hora

do trâmite jóia nós temos rotinas então relacionadas que são de responsabilidade do protocolo então essas rotinas são recebimento e classificação é registro e movimentação ea expedição é um além de tudo o que eu falei aqui pra você agora tudo muito importante para a prova essas rotinas são essenciais e eu vou passar pra vocês aquilo que mais cai aquilo que você tem que saber o famoso o pulo do gato é e também apple passar aquilo que já é menos cobrado que você não pode deixar de dar atenção mas aí que advêm quando está em prova vamos

lá então para o nosso material olha só então nós temos aqui as palavras da nossa ilustríssima marilena leite pais nem que os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso freqüentemente consultados você sabe que esse esse parágrafo que já foi controles e controle de prova então é interessante a gente ler é a obra desses autores cobrados em prova que está control c control v lá mas é tudo que eu já que eu acabei de falar para você nesse início de aula mas depois de uma lidinha aqui bom então protocolo é a unidade responsável pelo controle

do recebimento e expedição da correspondência de uma empresa vamos ver as cotianas primeira rotina recebimento de classificação vamos lá por uma telinha em branco então pra gente conversar sobre essa rotina olha só o recebimento a classificação é olha só o que acontece com o documento a correspondência quando chega na instituição é recebida jóia depois que é recebida vai fazer o que vai separar o que é particular correspondência particular do que é oficial o que é correspondência particular aquela correspondência que você recebe na instituição mas que poderia ser na sua casa sua particular ela então é

distribuída vai distribuir ao destinatário e há o que se vai ver o que vai fazer com a correspondência oficial a correira sé correspondência oficial nós vamos separar o que o que é sigiloso colocado de outra coisinha que o que é sigiloso do que é ostensivo então o que é sigiloso eu vou encaminhar ao destinatário e depois nós vamos estudar em separado porque nós temos legislação pra isso um decreto que fala sobre como é esse encaminhamento do documento sigiloso e que isso é raro cair em prova mas estuda assim aula separado tranquilo então dois envelopes jóia

ons focar agora que nó protocolo então eu separo o quê correspondência sigilosa da ostensiva o que é sigiloso vou encaminhar ao destinatário e o que é ostensivo olha só o que é ostensivo o arquivista vai abrir e vai ler e é aqui que muita gente se perde ele pensa assim como assim vou abrir e ler uma correspondência que não é minha olha só essa correspondência acorda essa correspondência para o seu trabalho você tem que abrir você trabalha lá é tão você vai abrir vai ler para se interar do assunto vai ver se têm antecedentes onde

que eu vejo tem antecedentes esses antecedentes você vai procurar ou no arquivo no arquivo corrente está ou você vai procurar no registro qualquer diferença no registro ele é uma atividade é uma rotina do protocolo no registro você procura os documentos é que ainda estão tramitando e no arquivo você procura os documentos que já pararam de tramitar então vai procurar esses antecedentes de posse dos antecedentes você vai fazer o que a gente chama de jun cada uma juntada é agrupar esses documentos anteriores nesse documento que você acabou de receber com anteriores os antecedentes que podem estar

no arquivo ou que podem estar no registro jóia então isso é o recebimento aí a gente vem parar a classificação o que é a classificação a classificação você vai estudar uma aula que vou falar só de classificação mas nós vamos ver aqui um pouquinho sobre ela a gente faça um estudo separado porque a gente mais nossas rotinas do protocolo como se cobra quando o melhor quer cobrar protocolo mas ele pode cobrar mais detalhado classificação é um assunto muito importante pra o arquivo por isso que às vezes cai aí separado então a gente vai estudar aqui

conforme cai quando se fala em protocolo em outra aula para estudar sua classificação mas é a mesma classificação jóia que essa classificação o documento não foi recebido ali no protocolo foi separado foi feita a juntada aí vem a parte da classificação em que o arquivista ele vai ler esse documento e se interar do assunto porque porque existe na instituição o que nós chamamos de plano ou código de classificação plano o código de classificação que explana o código de classificação eu tenho lá 000 administração geral eu tenho lá sem assistência à saúde código 200 e assim

por diante o que esse plano o código de classificação nesse plano o código de classificação nós temos as atividades às funções do arquivo então isso significa que quando eu olho eu analiso o plano de classificação o código de classificação eu consigo ver a estrutura da instituição isso cai muito em prova e essa estrutura essas atividades eles estão colocadas hierarquicamente nesse plano de classificação tranquilo contamos lá pro nosso quadro olha só então o arquivista ele vai ler esse documento lá faz um resumo velho do que se trata a esse documento ele se ele trata de administração

geral ele vai pegar esse código de administração geral e vai atribuir o documento isso classificar então é feito com base no conteúdo ele é feito com base nas atividades da instituição tranqüilo é essa então terminamos de ver aí o recebimento ea classificação à próxima rodada o time na era o registro de movimentação vamos ver lá no nosso material então o registro ea movimentação eu quero que vocês leiam todos esses itens vizinhos aqui a ficha de protocolo popa leia isso é o que menos caem prova não vou ficar lendo aqui pra vocês que isso aqui é

um processo de quando o documento chega faz a ficha preenchida sprint aquilo ou passar para você o que é importante e isso eu vou passar num quadro em branco então vamos lá para um quadro em branco rotina do registro movimentação e vamos ver também a expedição jóia olha só o documento ele está lá no registro é já passou pelo recebimento passou pela clássica samba 10 que essa instituição ela tenha o setor a o setor b o setor sim jóia o documento ele está aqui no registro e esse documento ele precisa resolver assuntos administrativos no setor

a que acontece o registro registra naquela ficha de protocolo e ele vai enviar este documento para o setor há mais isso se chama distribuição o setor resolve esses assuntos devolve o documento para o registro mas o registro sabe que o setor b também precisa resolver assuntos de si mesmo documento então o registro registrá lá naquela fichinha e esse documento enviado para o setor b só que isso é chamado de redes atribuição o setor b resolve os assuntos pertinentes à ele a esse documento devolve o registro esse documento setor c também precisa resolver assuntos desse documento

tenho novamente a redistribuição então o que significa isso o primeiro setor a distribuição segundo setor terceiro setor todos os outros setores que vão resolver assuntos administrativos da instituição o nome é redistribuição tudo isso dentro da instituição distribuição redistribuição sempre setores dentro da instituição ora lá o quadro olha só agora vamos pensar que vai se resolver um assunto administrativo fora da instituição tão a isso se dá o nome de edição fora da instituição é expedição dentro da instituição distribuição e redistribuição bom que eu tenho que distribuição a redistribuição e expedição formam o que adita a dita

que despenca em prova o que a tramitação que você é simplesmente obrigado a saber que o texto sobre expedição que lhe texto sobre receber registro de movimentação leia ele cai pouco em prova até é uma das últimas provas aí que caiu arquivologia caiu justamente a partir de carimbo fala no registro mas é o que menos cai o que despenca em prova isso que eu passei pra você no quadro em branco mais uma coisinha se perguntarem assim olha só que examinador maldoso e se o examinador perguntou onde que se registra quando onde etapa né do arquivos

e registros metadados mas ele usou a palavra quando onde s registra se registre os metadados e é no registro ele pensa assim vai ficar tão óbvio que aquele aluno que está titubeando também no escuro assim né ele vai senão não é no registro porque tá na cara exatamente então a metadados a gente estuda na parte de automação os conceitos mas aqui só pra ficar mais essa dica se perguntar quando se registram os metadados são de escritores aí indexadores de um documento é no registro lá no protocolo show netão muito importante reveja essa aula porque esse

assunto é bastante importante a sequência de passinhos lado recebimento é bem importante e também você vai complementar com a aula sobre classificação que não é muito além do que eu já passei aqui é mas eu vou e detalhar um pouquinho mais esse assunto classificação então nessa próxima aula grande beijo e bons estudos para você