Aula Completa Sobre Padronização de Processos

o olá tudo bem guilherme veterinária bem-vindo ao nosso canal hoje eu vou explicar para vocês uma aula sobre procedimento sobre padronização de processos né a gente sabe que hoje as empresas sofrem muito com excesso de documentação eu até brinco né que se a gente pegasse todos aqueles documentos da empresa que são mais de três mil às vezes documentos imagina você entregar 3 mil documentos para um funcionário primeiro será que ele vai ler de tudo sei que não será que ele vai realmente assegurar que ele tá cumprindo aqueles procedimentos então um dos piores problemas hoje em

dia é realmente você traçar um bom plano de padronização de atividades para não perder o normal né para não perder o conhecimento que a empresa obteve ao longo dos anos e esse passando de geração em geração passando de funcionário funcionário para cada vez mais você tá fazendo um processo mais robusto um processo com mais excelência com menos custos com prazo melhor enfim melhorando a cada dia então eu queria trazer um conceito para vocês que é muito simples curso de padronização de processos tá antes mesmo de passar para documentação de nível tático estratégico e operacional não

nada dessa baboseira aqui eu vou mostrar para vocês o que é realmente conceito de um bom padrão ou de um bom é uma boa padronização de atividades para você colocar em um procedimento combinado é o seguinte tem dois aspectos muito forte o primeiro aspecto é sobre é padrão o que que é padrão para você a palavra padrão padrão para mim nada mais é do que igual é a melhor forma de você fazer aquela atividade hoje ou seja a melhor forma de você fazer uma atividade hoje padrão nada mais é do que você pensar na forma

perfeita qual seria a forma ideal de trabalhar hoje então imagina você chegar em um colaborador em um funcionário alguém da sua equipe mesma empresa ou mesmo uma atividade que você mesmo faz e você olha para aquela atividade pergunta nossa será que esse é melhor forma que a gente consegue fazer essa atividade hoje com a tecnologia que a gente tem enfim com os aparelhos que a gente tem com tudo que a gente tem em mãos e aí desde que o funcionário pênis se muitas das vezes essa simples pergunta pode fazer falta na sua organização e fazendo

falta essa pergunta nas organização você não motiva os funcionários a melhorar os processos deles então leve essa pergunta a sua equipe pessoal essa é a melhor forma de fazer essa atividade mesmo e aí desde que a equipe e falha a melhor forma de fazer tá bom então padrão é a melhor forma de fazer padrão não significa coisas iguais padrão a significar na padrão de cor padrão de atividade esquece isso quando você fala em coisas iguais a nossa mente já para ali já se limita que tem que ser aquilo e não é tá padrão uma forma

de você e incentivar as pessoas a sempre estar melhorando combinado esse é o primeiro aspecto o segundo aspecto ele vem sobre um conceito é implantado há poucos anos e do conhecimento né por que que acontece não faz muitos anos que as empresas começaram a perceber que o seu maior é competitivo né você a sua maior vantagem competitiva é realmente o seu conhecimento ou seja com a internet com a globalização com a facilidade de informação hoje você entra na internet você pega todas as informações necessárias para você fazer a sua utilidade em sequência democratização da informação

que a internet trouxe o que que aconteceu a técnica tá muito fácil você consegue entrar na internet e pegar uma técnica porém o que não está fácil na internet é o que eles chamam de conhecimento tácito eu já vou explicar o que que seriam essas duas essa palavrinha tá mas o que eu quero mostrar para vocês e hoje o grande diferencial competitivo de uma empresa muitas às vezes não é mais a técnica que utiliza e sim o como ela faz essa técnica ou seja o conhecimento ou a bom então quase que hoje a gente fala

que a única vontade que eu preciso aqui uma empresa tem é o conhecimento das pessoas que estão dentro hoje essa empresa até porque se você tirar as pessoas dentro de uma organização a organização para e se você tiver pessoas excelentes que pensam diferente que tem ideias geniais ou pequenas ideias todos os dias ou pessoas que estão engajadas que querem melhorar e tem conhecimento sobre aquela área com certeza você estava falando da excelência e quais são esses dois aspectos sobre a gestão do conhecimento eles não basicamente dois tipos de conhecimento tá eu chama esse de conhecimento

conhecimento tácito ou conhecimento explícito o que que seria conhecimento tácito e explícito vamos lá conhecimento o explícito é tudo que está à vista ou seja na sua empresa se você tem um procedimento escrito ou no computador e esse procedimento tá falando etapa um se fazer isso etapa 2 tem que fazer isso toma cuidado cortar para três este procedimento que está escrito que está no manual e isto é um conhecimento explícito ou seja é alguém que detinha esse conhecimento colocou esse conhecimento nesse papel e deixou esse papel disponível para as outras pessoas combinado isso é um

conhecimento explícito que mais pode ser conhecimento explicito guilherme por exemplo você tem um quadro de gestão visual e nesse quadro você coloca o pessoal por favor fechar a porta por favor não sei o quê por favor não sei o que lá ou seja baseada em algum problema do passado foi visto que precisa deixar a porta fechada porque senão vai acontecer algum problema então colocar uma plaquinha de sinalização fecha a porta isso também não deixa de ser um conhecimento antes tá suco de água explicar e nem o explícito ou seja que está visível as outras pessoas

estão tudo que está externo que você quer possível uma pessoa visualizar esse procedimento é um conhecimento explícito tá todo o conhecimento explícito ele vende um conhecimento tácito ou seja conhecimento tácito é aquilo que está dentro aqui ó nessa caixinha da nossa melhor ferramenta então conhecimento é aquele conhecimento que você ao aplicar uma técnica ao fazer uma atividade ao trabalhar você vai ganhando experiência com aquilo você vai percebendo que poxa esse computador por exemplo sei lá computador deu deu pau mas você sabe que se der dois toques no aqui olha você quer gambiarra mas por exemplo

você sabe que se bater duas vezes aqui embaixo ele ele liga então essa é a ideia a ideia é você ter o conhecimento tácito que é o que você ganhou a sua experiência os seus ensinamentos que ele tem com os obstáculos com os problemas que você teve e tá na cabeça e o maior erro das empresas hoje é perder o conhecimento tácito das pessoas e como que elas pedem ela simplesmente focam em cobraram que já está escrito e não focam em verificar o que ainda não está escrito para colocar um escrito entendeu então assim qualquer

ideia você olhar e fazer uma gestão do conhecimento da sua empresa olhe para as pessoas da sua equipe olha para as pessoas da sua empresa e veja se realmente esse conhecimento tá é usado então linda da primeira pergunta que eu falei no começo do vídeo pergunte que a pessoa olá tudo bem essa é a melhor forma mesmo da gente fazer essa atividade será que não tem outra forma da gente fazer uma forma melhor e aí você vai meio que ligar uma chavinha aqui na cabeça da pessoa do conhecimento tácito dela e ela vai falar não

realmente a gente quiser dessa maneira vai ser muito melhor então pessoal o procedimento escrito o padrão a padronização atividade ela deve representar o conhecimento tácito da pessoa ela deve representar todo aquele conhecimento que a pessoa teve com os aprendizados se você vai colocando essas informações nesse procedimento e melhorando esse padrão ou seja ele vai além de estar sempre representando a realidade o padrão vai ser muito bom para pessoas novas então uma pessoa nova que entrou naquele departamento naquela atividade quando ele olhar aquele conhecimento e a nossa ainda bem que eu vi isso se não errar

também então pessoal é nada melhor do que você conseguir fazer a gestão desse oi tá muita das vezes você acaba às vezes perdendo um colaborador que é um ótimo talento para a empresa e ele tinha um conhecimento tácito é porque ele trabalhava muito bem fazer as atividades de jeito porém ele se perdeu esse conhecimento foi embora então não perca essa oportunidade não perca essa oportunidade de fazer um plano com a sua equipe juntar equipe tentar descobrir quais são esses conhecimentos que ainda você hoje não tem no papel tá bom então fica essa dica tá só

para fechar aqui eu quero lembrar vocês assim se você ouvir algumas frases assim na empresa como a no passado era melhor no passado a gente sabia fazer agora a gente não sabe mais é porque lá atrás você não fez uma boa gestão do conhecimento tá então pensa assim puxa pensa que você não quer isso lá na frente né você não quer que as pessoas fica falando que a sua empresa melhor no passado né até porque a gente quer sempre estar evoluindo então uma frase como essa até machucar né quando a gente ouvir então comece hoje

comece hoje junto e pelo menos a pessoa mais experiente que você tem a empresa se você tem aquela pessoa que já tá 20 anos a sua empresa ou enfim começou junto com você lá atrás pega essa pessoa que é muito experiente o mesmo a sua experiência entende trazer essa experiência para alguns explícito tá não estão em processo é um documento escrito conforme norma iso não é pode ser um papel pode ser um quadro pode ser qualquer coisa explícita que mostre para pessoa o que ela não pode errar então transforme transforme seu conhecimento explícito em conhecer

o seu desculpe por transforma seu conhecimento tácito em conhecimento explícito e este é o principal conceito que as pessoas eram quando elas um padronizar uma atividade padronizar uma atividade encontrar a melhor forma de fazer e é um conjunto de técnica e experiência tá legal não é simplesmente você pegar e padronizar e falar que todas as atividades devem ser dessa forma tá quando você faz isso você limita a criatividade de vocês não inova então fica mais essa dica para vocês sobre padronização de processos é o primeiro conceito que a gente tem que ter em mente bom

pessoal o segundo aspectos sobre padronização de processos dentro de uma organização é o seguinte é legal você já entendeu esse conceito de transformar conhecimento tácito em conhecimento explícito já entendeu que o padrão a melhor forma de trabalhar e agora guilherme como colocar isso em prática como realmente transformar é o conhecimento as pessoas em um documento que seja fácil de organizar a empresa como criar uma estrutura para você de documentação né para manter esses procedimentos atualizados na empresa é o seguinte ó vamos lá a estrutura básica de você padronizar as atividades eu costumo dividir em apenas

3 etapas tá quais são essas etapas na verdade eu nem vou chamar de táxi até desculpa nacional não eu vou chamar de sei lá nem vez de documento beleza então três níveis de documento que você tem que ter o primeiro livro dos documentos é um documento digamos que você olha mais para o processo e não para as pessoas e vai pegar o seu produto então por exemplo sei lá tô com essa garrafinha de água quer e aí você vai mapear quais são as etapas ou seja quais são os processos que este produto passa para virar

isso daqui então por exemplo lá atrás ele não era uma garrafinha ele era sei lá o material plástico todo moído ele era uma fita adesiva ele era só uma tampinha não sei enfim você tem lá todo o processo de produção nesse produto até ele transferir transformava em todo final então você vai ter etapas tá então vem a etapa é de sei lá vem tá para de usinagem depois vem a etapa de aprovação do cliente depois vem a etapa de liberação da entrega depois a etapa de montagem depois a gente tapa de embalagem sei lá não

importa quais são as etapas as etapas de transformação do processo para que isso é para você ter uma visão do tudo para que que serve esse primeiro né e eu nunca gosto de fazer é processos e procedimentos através de processos equipamentos enfim eu gosto de fazer através de pessoas mas esse primeiro nível ele é muito importante porque você vai ter uma visão do todo de como esse fluxo funciona para poder melhorar toda comunicação com fornecedores e clientes então você vai identificar quando naquela etapa é necessário a tampinha quando não é então você vai ter uma

visão macro da sua empresa uma visão de todos os fornecedores as entradas e saídas a sua organização por quê que isso é importante muitas das vezes quando você vai negociar com o fornecedor ou vai negociar com o cliente eu vou negociar alguma algumas pectus de algum parceiro da sua organização você consegue visualizar qual que é a sua necessidade de hoje com se você consegue falar para ele qual que é a melhor forma de você atuar tá bom então esse primeiro nível de documento é um documento mais magro para a mostrar para as pessoas como que

você transforma um produto legal o segundo nível de conhecimento o nível de procedimento é o seguinte você vai pegar cada etapa desse processo e aí você vai destrinchar e sair tapa então a gente falou dos primeiros etapas tampão etapa 2 estava três a quatro aí você vai pegar a primeira etapa e você vai nem quebrar era um várias pequenas outras etapas só que nesse momento você não vai mais quebrar a etapa por processo você vai quebrar etapa por pessoa então digamos que tem cinco pessoas que trabalham nessa parte nesse processo nessa etapa um você vai

falar com a cinco pessoas e você vai mapear quais atividades a pessoa um faz quais atividades as pessoas dois faz quais atividades a pessoa três faz não tem problema se a 5 pessoas fazem a mesma atividade simplesmente faça um mapeamento o segundo nível de documento de pro o que você vai ter na sua organização é asatividades por pessoa tá legal este é o procedimento qual atividade a pessoa faz e não o processo isso é um erro muito forte é quando eu vou nas empresas eu vou na eu leio esse procedimento você que acontece normalmente esse

segundo nível de documentação quando tá falando especificamente de um processo elivaldo o processo ele fala etapa um aí você ligar a máquina etapa 2 é aquecer a 30 graus etapa 3 sei lá esteira a funcionar ele tá quatro é passar no forno não sei o que então algumas etapas elas são muito vinculados a máquina à temperatura a não ser que isso me os documentos é o ser humano as atividades tentar enquadrar um ser humano não a máquina com o equipamento o processamento ou sei lá o que tem que ser vinculado ao ser humano quais atividades

o ser humano tem que fazer isso é o segundo nível tá então nesse segundo nível 1 e aí ó você vai primeiro na ali naquele lugar ele vai cortar esse botão depois apertar esse botão você vai ali que vai conferir a temperatura entendeu é muito diferente eu sempre fala qual atividade do ser humano tem que fazer a pessoa que trabalha na área tem que fazer tá bom e aí sim você vai ter um nível 2 então esse é um erro muito forte tá pessoal esse erro de procedimento normalmente a gente escreve com baseado no processo

e não escreve baseado nas pessoas e são as pessoas que fazem o processo tá legal então inverter essa essa forma de pensar tá aí o terceiro nível de documentação que você tem que ter é um nível que eu chamo de quase que eles são de um ponto assim ou seja lembra que eu comentei com você diz conceitos sobre conhecimento tácito em conhecimento explícito e tal é nesse momento que você vai usar esse tal de conhecimento castro das pessoas aquela pessoa que faz aquela atividade baseada no procedimento dois ganhou experiência com o tempo ela percebeu que

se ela fizesse uma forma diferente ou se ela fizesse algum negocinho alisa ele é a atividade então em alguns pontos específicos da atividade daquela pessoa nós vamos ter uma pequena lição de um ponto ao que ela aprendeu a o que ela aprendeu e tal conhecimento tácito então esse vai ser o documento onde você vai transformar o conhecimento explicou o conhecimento tácito em conhecimento explícito então para aquela atividade específica você faz uma lição de um ponto ó se você olhar desse lado aqui pode ser que você consiga fazer melhor a sua atividade ó eu olhei por

traz alívio uma trinca então é muito bom começar a verificar ali atrás então todas essas pequenas coisas que a pessoa aprende com a experiência você vai colocar a missão de um ponto é claro com o tempo você vai perceber e muito aprendizado ele pode modificar o processo às vezes um aprendizado que a pessoa teve ela vai modificar a forma de trabalho modificando a forma de trabalho aí você sente alterar assim o procedimento número dois tá mas enquanto isso você que e apreendidas você vai criando experiências então quando você for treinar uma pessoa usando o procedimento

número 2 você vai treinar a pessoa etapa uma é você tá falando isso é só umas na etapa 2 fica ligado porque acontece isso isso isso só esse acontecer isso você faz isso você com certeza você faz isso então o terceiro nível 1 nível mais de passar a experiência para o papel tá bom e não simplesmente passar enfim o que a pessoa possa fazer e sim a melhor forma de trabalhar vamos lembrar ser psol padrão é a melhor forma é a acho que eu vou fazer uma frase melhorzinho ó padrão e procedimento é a melhor

forma conhecida hoje de se fazer aquela atividade melhor forma conhecida hoje de se fazer aquela atividade com esse padrão é isso a a outra coisa tem outras pectus que eu esqueci muito nessa questão de padronização de atividades quando você fizer esse nível 2 você também vai conectar o você vai coletar os tempos então por exemplo vai coletar o tempo dessa pessoa um fazer é verdade aquela atividade aquela atividade você vai cortar o tempo da pessoa dois fazer aquela atividade aquela atividade que ela atividade cara quanto mais você consegui isso melhor para sua organização melhor mesmo

qual que é você vai pegar você vai ver todas as atividades as cinco pessoas que você ama pior e aí que que você vai fazer você vai colocar elas uma sequência você vai perceber que uma duas ou até três ou as cinco elas fazem atividades iguais duas fazer a mesma atividade 3 fazer a mesma atividade tentar eliminar isso que que você vai fazer você vai fazer uma lista né sua receitinha de bolo de todas as atividades que tem que fazer aí o que você vai fazer só pegar o tempo qual é o tempo de fazer

a primeira atividade tanto qual que é o tempo de fazer segunda atividade tanto terceiro tempo tenta aí vai pegar todos os tempos nós tomar lá e vai dar sim sem minutos poxa legal beleza tenho 100 minutos de atividades para poder fazer aquela etapa número um que você come 5 pessoas trabalhando ali tem o que que você vai fazer se vai as pessoas esse tempo de 100 minutos em vez de você colocar a cinco pessoas no departamental pessoal fazem atividade aqui e esse é o procedimento não se apegar 5 pessoas você vai dividir elas pelo tempo

de processamento ou seja a primeira pessoa ficar responsável pelos primeiros 20 minutos de atividades a segunda pessoa ficar responsável pelo segundo os 20 minutos e aí você vai perceber que cada uma vai ter 20 minutos e ao final você vai ter um processo completo sem minutos para legal então faça isso devido as etapas de um processo né ou seja todas as atividades que as pessoas tem que fazer entre essas pessoas criam sequenciamento entre elas tá cria uma auto responsabilidade mais responsabilidade que uma pessoa faz uma atividade de outra faz outra isso evita muito essa questão

de curiosidade produtividade muitas vezes as pessoas elas caem no negócio é parece uma competição de quem trabalha mais né eles querem mais ocioso e quando alguém está ocioso parece que e essa pessoa mostrar que aquela pessoa está ansiosa ou quando ela tá muito super ocupada ela quer mostrar que ela tá fazendo serviço não vou ficar até 8 horas da noite aqui cara é muito louco isso é do ser humano mas assim faz a divisão e você vai ter certeza e as atividades vão estar balanceados você não vai ter pessoa super ocupadas e também não vai

ter pessoas que estão de alguma forma ociosas então assim é dívida bem esse trabalho tá então você vai conseguir identificar realmente qual etapa cada uma faz e as vão começar a se especializar nada melhor do que depois você fazer uma troca né enfim ó você vai dar aquela atividade que se faz é isso para aumentar o conhecimento as pessoas até porque é nesse momento que você faz o desperdício do talento das pessoas então você como líder tem que sempre identificar qual é o palito da pessoa qual que é a evolução que ela está tendo da

novas oportunidades mudar ela de local fazer uma nova atividade porém quando tiver fazendo trabalho tem sequenciais essas atividades tá uma vez criado procedimento uma vez que várias etapas de produção e sequências juntamente com as pessoas combinado eu tinha esquecido de falar esse ponto esse ponto também é muito importante quando você for padronizar uma atividade e for sequência a uma atividade na organização tá legal e para fechar o vídeo vamos lá a guilherme eu gostei eu gostei que você falou de gestão de conhecimento realmente eu não me atentava a fazer gestão do conhecimento da minha organização

eu acho que eu perdi muito conhecimento ao longo dos anos eu acho que muitos funcionários bons passaram por aqui só que eu esqueci de marcar esse conhecimento que eles tinham enfim eu vou começar agora fazer a gestão do conhecimento eu não conheço esse gestão do conhecimento tácito e explícito agora vou começar a fazer gostei da estrutura que você falou de documentação vou começar a criar alguns procedimentos da empresa gostei que você falou do sequenciamento ou seja eu vou tentar dividir as atividades da empresa entre as pessoas para cada uma fazer uma etapa do processo poxa

gostei foi muito bom mas legal guilherme agora beleza gostei de tudo e agora eu quero e qual que é o primeiro passo que eu preciso ter para colocar esse tático não lá primeiro passo é o seguinte você vai pegar de novo uma folha de papel um lápis e aí você vai num processo que você quer mapear um processo que você quer que ele é esse procedimento beleza então você vai pegar um lápis e um papel você vai nesse processo você vai nesse departamento e você vai observar as pessoas a mais antes corrente com as pessoas

que você está criando procedimento tá até porque ela precisa vão te ajudar a mostrar qualquer melhor forma de fazer aquela atividade então eu trabalho em conjunto não é você sozinha observando elas elas vão tá trabalhando mas elas também vão tá sabendo que você tá ali trabalhando e fazendo um procedimento para ela tá eu trabalho em conjunto a pessoa tem que saber que está fazendo o procedimento é bom para ela é bom para você é bom para todo mundo combinado então vamos lá legal chegou no processo você vai começar a observar o processo uma dica que

eu dou é sério a gente às vezes não sei se é de ser humano sair às vezes a gente tem falta de paciência sabe a gente não tem paciência para poder você e não pega uma folha e escreve aí tapa do processo um o processo dois como sempre lindaaa pessoal esse nível de documento é um nível para pessoa então tudo que a pessoa fazer você anota te amo ah a pessoa andou do ponto um ao ponto dois ela andou da máquina um andou por departamento dois ela ligou para o departamento três ela apertou tudo que

a pessoa está fazendo observe o processo que a pessoa está fazendo e não as etapas de transformação tão siga o que a pessoa está fazendo e nos mínimos detalhes não importa faça uma lista grande se necessário o filme o processo não importa faça toda essa lista por quê que isso é importante tá a todo momento que você foi padronizar uma atividade vamos sempre lembrar da frase padrão procedimento é a melhor forma conhecida hoje de se fazer aquela atividade poxa olhar para aquele papel para todo aquele detalhe para todo aquele processo você olha para aquele procedimento

junto com a pessoa que fez esse processo falar nossa será que esse é realmente o nosso a nossa melhor forma de trabalhar será que não daria para evitar isso daqui evitar actually use o momento de padronizar uma atividade de criar um procedimento para melhorar aquele processo veja quais experiências você tem veja quais em movimentos ou quais atividades aquela pessoa está errando ou não é mano mas está fazendo de uma forma que não deveria que poderia ser melhor então sempre pergunte posso esse procedimento poderia ser melhor esse processo poderia ser melhor e aí você já começa

a um padrão diferente você já começa uma atividade diferente e essa dica que eu dou mapear outra tenha muita paciência tá meu é detalhe mesmo poxa às vezes a gente faz um procedimento só para sei lá ganhar certificação ganharam ser que ela faz um procedimento qualquer que só foi na gaveta em usa para nada poxa vamos usar isso a nosso favor vamos a isso para ganhar dinheiro vamos a isso para colocar a empresa no trilho da excelência né poxa é às vezes a gente fica tão como dor pensando como dono como empresário e a gente

fica tão preocupado em vender vender vender em marketing e vendas enquanto faturou você vai faturar conta em dinheiro em caixa resultado de organização que a gente esquece de quando a gente gasta e esses pequenos detalhes de quando a gente gasta pode estar nossa margem de lucro aí então muitas vezes você fazer uma atividade bem feita fazendo uma atividade sem desperdício tendo bons procedimentos tenho pessoas engajadas que sempre estão pesquisando novas formas de trabalhar então sempre pesquisando com o melhor aquela atividade às vezes é nesse momento que você desce uma margem ali de 10 porcento de

quinze por cento ou mesmo o que tá faltando para você nem imagina 10 cm esse resultado é mais por mês devido a falhas na organização então a minha preocupação aqui nas vezes não é vocês vender mais tá e sim ganhar mais como que você já vendi então sempre fica esperto nesses pequenos detalhes nessas pequenos detalhes essas atividades combinado então basicamente esse foi o resumão muito rápido sobre padronização de processos sobre padronização de atividades sobre procedimentos sobre definíveis e procedimentos sobre como você transformar conhecimento tácito em conhecimento explícito enfim foi só uma mais uma lição aí

para você sobre uma das ferramentas que eu também ensino no meu curso que é o s o p na standard operation por cid então tudo isso que eu tô falando para você eu ensino nos mínimos detalhes no meu curso tá se você quiser conhecer um pouquinho do meu trabalho um pouquinho do nosso curso de formação online eu vou deixar embaixo link na descrição esse link é só para você que tem realmente interesse tá então vai lá ver se é para e eu ensino não só essa ferramenta que eu tô comentando com vocês mas outras 17

ferramentas aí para você caminhar para a excelência na sua empresa tá bom então fica à vontade de conhecer nosso trabalho e é isso até mais