PDCA com exemplo prático! Aprenda o que é e como aplicar o ciclo PDCA

se alguma vez sua empresa time o até você mesmo teve algum resultado abaixo do esperado mas não sabia bem o motivo tentou de diversas formas investigar o que estava acontecendo mas não conseguiu chegar a uma conclusão ou até Conseguiu chegar mas em um tempo muito maior que queria nesse vídeo vamos falar sobre o método PDCA uma metodologia de gestão que irá ajudar você e seu time a focar no que realmente importa para alcançar suas metas além da teoria vamos trazer um exemplo prático Geralmente os exemplos que vemos são relacionados à indústria mas nesse vídeo Vamos

mostrar que essa metodologia serve para qualquer negócio trazendo um exemplo de como podemos usá-lo para aumentar a receita de uma loja Não deixe de baixar o e-book está aqui na descrição nele está todo o conteúdo apresentado nesse vídeo se você curte esse assunto e quer nos ajudar a produzir cada vez mais conteúdo de qualidade curta esse vídeo se inscreva no nosso canal é a sigla PDCA se refere a quatro grandes etapas planejar do fazer Shake verificar at agir mas na verdade o Ciclo PDCA possui oito passos vamos agora detalhar cada um deles e mostrar como

aplicá-los na resolução de um problema recorrente nas empresas o Ciclo PDCA inicia com a identificação do problema e de uma meta mas Como podemos definir exatamente o que é um problema Pode parecer uma pergunta um pouco boba mas ter esse conceito Claro é essencial para realizar o ciclo corretamente um problema nada mais é que um resultado indesejado Ou seja a diferença do resultado atual e o resultado que gostaríamos de alcançar a partir desse conceito podemos tirar: importantes quando falamos de resultado nos referimos a algo conseguimos medir ou seja indicadores para ter um resultado indesejado é

necessário compará-la algum outro valor Logo estamos falando também de um benchmark em caso nós temos em nosso site uma publicação que fala sobre como definir indicadores e metas assim que tivermos o vídeo pronto estará no canto direito aqui na tela e nos comentários existem basicamente dois tipos de benchmark O interno eo externo O interno se refere a dados históricos que o próprio time ou empresa possui já o externo se refere a valores atingidos por outras empresas de referência e que são comparáveis ambos possuem vantagens e desvantagens a referência interna é um dado extremamente acessível porém

necessita de um certo tempo de coleta de dados para se ter um histórico que reflita as oscilações sazonais a referência externa é ao que não dependemos do tempo porém dependendo do indicador segmento e tamanho da empresa pode ser difícil ter acesso à informação independentemente de qual for utilizar o mais importante é escolher um benchmark em que faça sentido I would desse primeiro passo do pbs-a é a definição da Meta que queremos alcançar a diferença entre o patamar atual e o que queremos alcançar é o problema mas nem sempre temos o tempo e recursos necessários para

eliminá-lo completamente por esse motivo é bastante importante avaliar o quanto do problema é possível atingir no tempo esperado ou seja uma meta uma meta definida por um objetivo no valor e um prazo vamos agora o exemplo para que isso fique mais claro vamos imaginar que uma loja de roupas possui duas unidades e tem tido uma forte queda em sua receita ao longo dos últimos três meses enquanto seus gastos se mantiveram no mesmo patamar podemos perceber que o problema da empresa é receita acorde no meio Vinte por cento em relação ao resultado de dois meses atrás

nesse caso o benchmark utilizado é um dado histórico da própria empresa ou seja um benchmarking interno a partir desse problema de queda de vinte por cento da receita precisamos definir uma meta que nesse caso será as armas ao mesmo patamar de dois meses atrás O que é equivalente aumentarmos em 25 porcento a receita atual logo a nossa meta será aumentar a receita em 25 porcento em um mês o nosso objetivo é aumentar a receita o valor em 25 porcento e o prazo em um mês o objetivo da etapa de desdobramento do problema é quebrar esse

problema em partes menores e tirar nos ajudar a entender e focar aonde temos maior oportunidade para melhorar os resultados dando continuidade o exemplo sabemos que o resultado geral de receita é o somatório das vendas das duas lojas então o primeiro passo a identificar-se apenas uma delas foi responsável pelo problema como podemos perceber a loja a reduziu sua receita em 27 por cento enquanto a loja B em oito por cento logo a principal responsável pela queda de vinte por cento da receita foi a loja lá e vamos se sobrar ainda mais esse problema da loja a

receita de uma única loja nada mais é que o somatório é receita de todos os produtos nessa coluna temos a receita em março de cada um dos produtos nessa outra temos a receita de Janeiro que é o nosso benchmark a diferença é o GAP de Março em relação a Janeiro aqui temos a representatividade dessa diferença do produto em relação à diferença total e por fim a representatividade acumulada das Diferenças ao desdobrarmos a receita da loja a por produto vemos que apenas o produto um já representa 75 por cento da receita que faltou para atingir a

meta focar na melhoria dos resultados desse produto parece ser a melhor alternativa visto a grande representatividade para visualizarmos isso de uma maneira mais fácil podemos utilizar o diagrama de Pareto nas colunas temos a distância das vendas realizadas para as respectivas metas e na linha o total acumulado de quanto isso representa e considerando que a receita nada mais é que é multiplicação entre o preço médio e o volume de venda o último desdobramento que precisamos fazer é para descobrir se o produto um ficou tão distante do esperado Devido à queda do preço médio ou do volume

e como podemos ver o preço teve uma leve queda de quatro por cento em comparação com janeiro mas o volume de vendas despencou 28 unidades representa uma queda de 56 por cento do valor de Janeiro agora temos Claro qual o nosso problema específico que queremos resolver a queda de 28 unidades do volume de vendas do produto um na loja a focando os nossos esforços nele iremos usar de forma mais inteligente nosso tempo tá do que é o grande responsável pela queda do resultado da Receita Total nesse exemplo fizemos apenas três quebras porém diferente situações muitas

outras podem ser feitas inclusive em ordens diferentes não ao número de desdobramento ideal o importante é sempre ter em mente que o objetivo de desdobrarmos o problema é o de facilitar a identificação das oportunidades e também a realização da etapa de levantamento de causas falaremos agora e Sabendo exatamente qual o problema específico que queremos resolver o próximo passo é identificar as causas dele as causas são as ações falhas nas etapas do processo que motivaram o resultado negativo Existem algumas boas práticas e ferramentas que podem ser usadas para facilitar essa etapa uma delas é a realização

de um Brainstorm com a equipe com participantes de diferentes níveis hierárquicos e áreas o processo que se quer analisar o objetivo do Brainstorm levantar o máximo de causas possíveis reunir um grupo de pessoas diferentes tende a aumentar o número de causas levantadas após o levantamento dessas primeiras causas é um momento de organizá-los de forma que identificamos a causa raiz do problema para isso o Diagrama de Ishikawa e o método dos 5 porquês podem auxiliar bastante o Diagrama de Ishikawa serve para organizarmos as causas de maneira adequada os primeiros desdobramentos que saem do problema identificado são

as causas primárias os desdobramentos seguintes são as causas secundárias ea Oi gente até alcançarmos a causa-raiz na imagem temos as extremidades palavras que são conhecidas como seis Emes esses grupos servem como referências para possíveis causas relacionadas aos problemas eles são baseados na indústria tendo em vista que o policial foi difundido nesse segmento primeiramente mas com certeza esses grupos podem ser adaptados para outros negócios e forma geral cada um dos grupos refere-se matéria-prima a fornecedores e especificações mão de obra habilidades treinamentos de motivação máquina manutenção de equipamentos e condições de segurança medida verificação de Valores em

instrumentos de medição meio ambiente relações interpessoais clima sugeri organização método instruções manuais ou procedimentos de trabalho os 5 porquês é uma referência de Quantas vezes devemos perguntar porque desde o problema específico para acharmos a causa-raiz isso ajuda não pararmos em causas muito superficiais no entanto perguntar cinco vezes não há uma regra geralmente é a perceber que a causa-raiz foi encontrada quando as respostas começar em agregar menos valor análise na etapa de desdobramento do problema chegamos a conclusão de que o problema específico que queremos resolver é a queda de 28 unidades do volume de vendas do

produto um na loja lá tem nisso Claro podemos partir para os portugueses vamos fazer o exercício de pelo menos duas causas raíz é é porque houve queda no volume de vendas do produto na loja porque o poder de persuasão dos vereadores foi abaixo do esperado porque porque não possuem argumentos prontos para conseguir convencer o cliente do valor do produto por quê Porque não consolidamos um material e treinamento específico para melhorar o desempenho na negociação Vamos agora para a segunda causa porque houve queda no volume de vendas do produto na loja porque o produto está atualmente

exposto em uma posição que dificulta a visão dos clientes porque porque alteramos a exposição dos produtos na loja porque para dar maior visibilidade aos produtos novos Há muitas outras respostas que poderiam ser dadas ao perguntarmos o porquê se ainda mais as primeiras vezes que perguntamos nesse exemplo concluímos que duas das causas raízes são e a não realização de um treinamento e material para melhorar a performance da negociação dos vendedores e alterar exposição dos produtos para que o produto um seja mais visível aos clientes se relacionaram os a natureza dessas causas aos seis meses temos que

a primeira está relacionada à mão de obra EA segunda ao meio ambiente A ideia é repetir esse processo para cada um dos outros e missô estados para encontrarmos as demais possíveis causas raíz as penas causas raízes uma piadas podemos elaborar o plano de ação objetivo nessa etapa é levantar as ações que impeçam que as causas Raízes do problema se repitam: importantes para a consolidação do plano são deve ser suficiente para atingir o resultado esperado ou seja resolver completamente o problema geral definidos no início do Ciclo PDCA e segundo o plano deve conter todos os elementos

necessários para execução e acompanhamento para isso um ótimo fêmur que é matriz 5w 2h 5w 2h é uma referência as palavras em inglês What's O que é a ação Where onde será realizada o em quando será realizada Hulk irá realizá-la Uai por que deve ser realizada ao como será realizada e por fim How much quanto de investimento será necessário utilizar todos esses elementos para especificar uma das ações não é obrigatória Porém uma ótima referência para que nenhum elemento importante o pilates Como diz temos apenas duas causas raízes iremos exemplificar um plano que esteja relacionado a

elas apenas as ações que poderiam ser listadas são realizaram treinamento e consolidar o material para melhorar a performance de negociação dos vendedores e segundo alterar a disposição dos produtos para dar maior visibilidade para o produto um da Matriz 5w 2h que comentamos anteriormente incluímos apenas os detalhes que eram mais essenciais para esse exemplo o que é a ação Quem irá executá-la até quando precisa ser finalizada o local e quanto deve ser gasta agora vamos por etapa de execução do plano de ação Como o próprio nome disse nesse momento objetivo é colocar a mão na massa

e Executar tudo que foi alinhado no plano de ação uma forma de gerenciar esse plano é através do método kanban que auxiliam no acompanhamento visual e simples ações conforme as atividades são desempenhadas cada tarefa colocada no campo do status correspondente tudo a realizar do em andamento e finalizada você pode consolidar o campo com quadro branco e post-it ou até utilizar ferramentas digitais Como o próprio prelo e Hozana Após a execução de algumas ações já é possível verificar se o resultado está melhorando Esse passo é fundamental para primeiro validarmos que as ações estão sendo cumpridas no

prazo e com a qualidade esperada se não cumprirmos com plano mais lógico é que não conseguimos resolver o problema e segundo após a validação de que o plano está sendo cumprido Verificar se os resultados estão melhorando da maneira esperada ou seja comparar o resultado atual ao resultado esperado que é o que chamamos de desvio o levantamento dos desvios é um pré-requisito para a realização da análise do Passo seguinte vamos agora dar continuidade o exemplo após a realização das duas ações planejadas e o mês de abrir o tecido finalizado percebemos que aumentamos as vendas em 23

unidades para o produto um faltando apenas 5 unidades para bater a meta de melhoria e na análise dos desvios e implantação das ações coletivas temos a missão de entender se o que executamos trouxe o retorno esperado e porque é nesse momento do ciclo que vamos ter a real percepção do que fizemos muito bem e deve ser mantido e aquilo que temos oportunidade de melhorar existem dois tipos de desvios os desvios positivos que são resultados melhores que os esperados e os desvios negativos que indicam o desempenho abaixo das expectativas a partir desses desvios devemos compreender quais

ações foram bem-sucedidas e deve se tornar boas práticas e aquelas que não funcionaram parece que não funcionaram precisamos propor novas ações que chamamos de ações coletivas as quais serão acrescentadas ao plano de ação uma boa referência de como analisar os seus negativos é o relatório de Três Gerações ur3 ver o qual avalia passado o que estava planejado o que foi feito e que resultados atingimos o presente Quais são os problemas identificados e futuro quais ações de contra-medidas realizaremos e em nosso exemplo precisamos melhorar 5 vendas para atingir as 50 vendas esperadas para o produto um

logo temos um desvio negativo por isso vamos consolidaram r3ged forma simples aqui vamos falar primeiro do passado realizamos vamos ações planejadas o treinamento de contorno de objeções com vendedores e aumentamos a visibilidade do produto um melhoramos de 22 para 45 vendas sem Alterar o preço médio do produto um no presente precisamos aumentar as vendas desse produto e mais cinco unidades e no futuro para aumentarmos a demanda pelo produto um Iremos realizar campanhas nas redes sociais com foco nele a etapa de padronização Visa padronizar aquilo que funcionou no plano de ação e deve ser realizada de

forma contínua Vimos que as ações de capacitar vendedores e alterar a posição dos produtos na loja funcionário dessa forma iremos manter organização dos produtos Iremos realizar um treinamento na primeira semana de trabalho de novos vendedores e assim esse treinamento será continuamente realizado conforme a mudança dos integrantes do time e a qualidade do atendimento e conversão de vendas Continuará no nível esperado após a realização desses oito passos o ciclo se repete por mais que possa parecer simples a lógica de planejar as ações executadas verificar os resultados e agir sobre os desvios diversos desafios surgem ao colocarmos

em prática metodologia é bastante comum focarmos em Pontos que não são nosso real problema ou até mesmo confundir problemas com causas ainda mais em reuniões com um grande número de pessoas por esse motivo é bastante importante que alguém do grupo consiga avaliar se o método está sendo aplicado adequadamente isso com certeza irá tornar as discussões e as atividades alinhadas muito mais produtivas trazendo melhores resultados para o time muito obrigado por assistir o vídeo até aqui se você gostou curta o vídeo deixe seu comentário e se inscreva no nosso canal para não perder nenhum novo conteúdo

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