Aula 02 - Classificação dos arquivos

[Música] [Aplausos] [Música] [Aplausos] [Música] Oi pessoal voltamos essa nossa aula de número 2 agora nessa aula nós vamos ver as classificações dos arquivos quando as entidades mantenedoras estágios de evolução extensão de sua atuação e natureza dos documentos então sem mais conversa porque a gente tem muita coisa para ver vamos direto para o nosso assunto certo vamos lá bom pessoal classificação dos arquivos quanto as entidades mantenedoras que que a entidade mantenedora Luciana é a instituição se ela é pública se ela é privada se ela é comercial se ela é familiar então no livro da Marina Marilena

Leite Paes ela vai trazer para gente essa classificação dos arquivos quanto às entidades mantenedoras Então os arquivos podem ser divididos em arquivos públicos que se subdividem em federais estaduais ou distritais municipais e os federais ainda tem mais uma subdivisão que é entre central e regional os arquivos institucionais eles se subdividem em institucionais educacionais são os arquivos de escolas universidades certo em igrejas corporações não lucrativas e sociedades ou associações certo instituições religiosos os arquivos também podem se subir de subdividir em comerciais os arquivos de firmas os arquivos ela repete o arquivo de igreja porque alguns igrejas

também tem função comercial financeiro Então ainda tem essa questão das notas fiscais de comprovação certo ela realmente repete esse conceito no livro e os arquivos comerciais também podem ser subdivididos em arquivos de companhias e por fim Ela traz a subdivisão dos arquivos familiares é assim que tá no livro tá não é familiares é familiares ou pessoais os arquivos familiares ou pessoais são aquelas fotos de família os pessoais é o seu documento sua certidão de nascimento certidão de casamento a sua CNH o seu RG São todos documentos do seu fundo pessoal certo vamos para o próximo

conceito a classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução essa classificação aqui é muito importante agora a gente vai dar uma pincelada uma vista superficial sabe tipo veio de cima assim sabe aquela vista de satélite Essa é nossa primeira visão sobre esse tema mas posteriormente na aula de ciclo vital ou teoria das três cidades a gente vai mergulhar nesse assunto Tá agora é só uma prévia digamos assim mas já é importante você já ir se familiarizando com esses conceitos bom esses estágios de evolução essas fases foram definidas por Jean Jacques valet em 1973 a primeira

fase primeira idade é o arquivo corrente sim é esse termo mesmo arquivo corrente é a nossa primeira idade a segunda idade vai ser arquivo intermediário e a terceira idade arquivo permanente beleza mas o que que é um arquivo corrente são os documentos em curso ou consultados frequentemente conservados no local que os receberam e os produziram ou independências próximas de fácil acesso é aquele documento que você acabou de fazer como você acabou de fazer ele vai tramitar ainda vai cumprir as funções dele então aquele documento que tá lá na sua instituição tá com você você tá

usando ele frequentemente certo isso é um documento corrente é o documento recente que você acabou de fazer ou um pouco tempo e ele ainda é muito utilizado e por isso ele precisa ficar próximo a você porque você vai usar ele com frequência na lei 8.159 ela vai trazer que o arquivo corrente são os documentos em curso ou que mesmo sem movimentação constitui um objeto de consultas frequentes Então essa informação de que o uso que ele está sendo usado com frequência ela é muito relevante para caracterizar um arquivo corrente Beleza o arquivo intermediário ou segunda idade

são os documentos que deixaram de ser frequentemente consultados mas que podem ainda ser solicitados Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios então o arquivo intermediário é aquele documento que eu criei mas que eu não uso mais com tanta frequência então que diferencia a principal diferença de um arquivo corrente para o arquivo intermediário é a frequência Eu uso o arquivo corrente eu uso muito ele é corrente do meu dia a dia o arquivo intermediário eu uso um pouco menos ele tá ali aguardando alguma decisão alguma função certo eu uso menos o arquivo intermediário e

por pelo fato de eu usar menos o arquivo intermediário ele não precisa ficar lá na minha sala do meu ladinho ele pode ficar no local um pouco mais distante que quando eu precisar usá-lo eu posso solicitar esse documento certo valeu 8.159 a lei 8.159 vai dizer que o arquivo intermediário é constituído pelos documentos que não sendo de uso corrente nos órgãos produtores por razões de interesse administrativo aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente já adianto para você que eliminação ou recolhimento são tipos de destinação de um documento de arquivo isso aqui é só

uma prévia a gente vai aprofundar mais em aulas posteriores então só para você ficar sabendo que recolhimento ou eliminação são tipos de destinação dos nossos documentos de arquivo certo Então vamos lá no agora a terceira idade é o arquivo permanente aqui arquivo permanente o que que são os arquivos permanentes são os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa que se conservam em razão de seu valor histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução lembra que na aula anterior eu falei para você que a finalidade principal do arquivo a

servir administração então ele serve a administração e se posteriormente ele continuar com o intuito histórico ele passa a ser um arquivo permanente porque ele perde o valor administrativo e se conserva em razão do seu valor histórico na lei 8.159 vai vir escrito que os arquivos permanentes são conjuntos de documentos de valor histórico histórico probatório informativo que devem ser definitivamente preservados estamos entendidos e não arquivo permanente aquele arquivo histórico que vai compor a memória da minha instituição depois que a função administrativa acaba eu o arquivo ele é o documento desculpa Ele é conduzido para o arquivo

permanente nós vamos aprofundar isso em aulas posteriores o intuito dessa aula agora é só te apresentar esse estágio de evolução Então os estágios de evolução são três primeira idade arquivo corrente segundo a idade arquivo intermediário e terceira idade arquivo permanente pessoal agora para revisar o que a gente acabou de ver para sintetizar ver se a gente entendeu mesmo vamos fazer duas questões rapidinhas tá então na questão de número um CESPE cebraspe 2008 arquivo de primeira idade ou corrente arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são estágios de evolução dos

arquivos e aí a gente acabou de ver classificação dos arquivos quanto ao seu estágio de evolução não foi então a questão está isso mesmo correta certo na questão de número 2 A Banca Cetro órgão radiobras segundo a natureza da entidade aqui estava enculado os arquivos podem ser lembra natureza da entidade foi o primeiro conceito que a gente viu natureza da entidade lembra que a gente falou das públicas privadas lembra familiares pessoais comerciais Então vamos lá segunda natureza da entidade a que estava vinculada os arquivos podem ser ativos e inativos a gente falou disso públicos e

privados nacionais intermediários a gente falou de Nacional eu não me lembro vocês se lembra a gente não falou de Nacional intermediário só que intermediário é outra coisa né permanentes e de guarda não né históricos de pesquisa não essa questão tá até fácil né só para a gente guardar mesmo a informação Então os arquivos podem ser de acordo com a natureza da entidade eles podem ser públicos e privados Então a nossa resposta é a letra b b de bola certo então vamos lá agora esse próximo assunto é a classificação dos arquivos quanto a extensão de sua

atuação o arquivo ele pode ser setorial ou Central Luciana qual é essa diferença não entendi direito vamos lá o arquivo setorial são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais cumprindo funções de corrente beleza eu entendi o que você leu se os que associar direito por exemplo o arquivo setorial é aquele que você produz e deixa lá no seu setor do termo setorial você guarda que é o que fica no setor setorial setor cada setor cada unidade da sua instituição ela vai ter o seu próprio arquivo então é o arquivo setorial já o arquivo central ou geral

são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição centralizando portanto as atividades do arquivo corrente ou seja o arquivo Central ele vai pegar os documentos de todos os setores e vai colocar em um arquivo só ele vai montar um arquivo corrente com os documentos dos vários setores ele vai centralizar o documento do setores esse desenho aqui bem prático Que é isso o documento o arquivo setorial é cada setor que da minha instituição tá vendo cada setor tem o seu arquivo agora no arquivo central

ou geral os diversos setores eles mandam para um único arquivo estamos entendidos agora nós vamos ver a classificação dos arquivos quando a natureza dos documentos quanto a natureza dos documentos os arquivos podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado aqui você tem que ter atenção viu porque as questões amam trocar o conceito de especial e coloca o que é especializado ou um conceito especializado coloca que é especial eles adoram trocar porque são palavras bem parecidas né então já vou deixar a dica aqui para você para você não confundir arquivo especial com arquivo especializado Quando

você olhar arquivo especial você pensa suporte especial então associa arquivo especial você deu arquivo especial você vai associar suporte especial quando você lê aquilo especializado você vai com área especializada então arquivo especial suporte especial arquivo especializado área especializada vamos lá ler o conceito arquivo especial aquele que tem sobre sua guarda documentos de formas físicas diversas e Por esta razão merecem Tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento como também ao registro acondicionamento controle e Conservação então arquivo especial são os documentos suporte especial por isso eles merecem um tratamento especial Luciana Mas que

que é um esporte especial me dá um exemplo aqui eu deixei várias imagens para você mas um exemplo Esporte especial CD pen drive aqui tem até uma fita de vídeo antiga né enfim um diferente o papel ele é um suporte simples um suporte comum agora desses outros materiais que precisam de um cuidado especial eles são tratados como arquivo especial então lembra quando você lê lá na questão arquivo especial se você quiser já anota lá do lado suporte especial arquivo especial suporte especial certo agora vamos para arquivo especializado arquivo especializado eu lembro de área especializada é

o que tem sobre sua Custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico independente da forma física que apresentam então arquivo especializado arquivo de uma área especializada são os arquivos médicos arquivos de engenharia arquivos de imprensa são arquivos de um setor especializado você entende os arquivos de um hospital são diferentes dos arquivos de Engenharia São arquivos especializados porque é uma área do conhecimento especializada Se conseguiu entender então Lembra Você viu lá na questão arquivo especial a nota suporte especial arquivo especializado você anota área especializada arquivo especial suporte especial arquivos especializado área especializada vamos lá

agora vamos para uma questão fazer algumas questões para a gente fixar essas coisas que eu acabei de falar para você na questão de número 1 dá funkab 2010 arquivos especiais que eu falei para você viu o arquivo especial anota suporte especial são aqueles que têm sobre suas Custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico independentemente da forma específica que apresenta E aí esse conceito é o de arquivo especial ele falou em algum momento que na questão de suporte especial não né Ele falou que documentos de uma resultante da experiência humana num campo específico

o campo específico é área especializada então aqui ele tá me dando conceito de que arquivo especializado então está errado na questão de número dois do SESC cebraspe 2008 o arquivo especializado lembra o que eu te falei quando você ler arquivo especializado O que que você anota área especializada o arquivo especializado se refere a existência de documentos de formas físicas diversos como fotografias discos fitas microfilmes e slides é isso é isso mesmo isso é um arquivo especializado aquele especializado no arquivo médico no arquivo de imprensa Em algum momento que ele falou o diário do conhecimento ou

algo assim não né ele aqui tá me apresentando os conceitos de arquivo especial então gente qual a consideração que eu posso ter a partir dessas informações questões de bancas diferentes o que que elas fizeram elas Colocaram um termo com conceito de outro certo vamos lá na terceira questão fun cabe 2015 os arquivos centrais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais cumprindo funções de arquivo intermediário E aí gente os arquivos centrais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais E aí quem fica juntinho do órgão operacional é o arquivo Central quem fica juntinho do setor da unidade

é o arquivo setorial o arquivo Central ele fica longe ele Ficam todos juntos e além disso ele o arquivo setorial e o tanto o arquivo setorial quanto o arquivo Central eles cumprem funções de arquivo corrente aqui na questão Então ela tem dois erros porque ela fala que eles cumprem suas de arquivo intermediário e não é tá tanto arquivo setorial quanto o arquivo Central eles têm em comum que eles cumprem função de arquivo corrente estamos entendidos então o item está duplamente errado na questão de número 4 CESPE 2014 os arquivos setoriais possuem a função de arquivos

permanentes nas organizações públicas aqui nos tutoriais possuem função de arquivo permanente eu acabei de te falar tanto arquivo setorial quanto o arquivo central de arquivo corrente não é a que permanente não é arquivo intermediário arquivo corrente certo bom pessoal agora nós vamos ver a diferença entre arquivo biblioteca Museu e centro de documentação a Luciana eu sei que biblioteca é diferente de Museu biblioteca tem uns livrinhos e o museu tem as coisas que eu vou ver né que eles objetos grandes e tudo só que muitas pessoas ainda assim confundem O que é o estudo de arquivo

que é o estudo de biblioteca Eu lembro que era muito engraçado na época da faculdade que as pessoas confundem a falava que fazer arquivologia as pessoas Ah você trabalha lá com a biblioteca né gente não é diferente e é importante a gente ressaltar essa diferença porque é cobrado em prova tá eu não tô aqui só para defender que meu curso é diferente dos outros não é porque é cobrado em prova a gente vai abordar cada um dos conceitos eles têm diferenças entre si e a gente vai ver questões também para mostrar para você como que

As bancas cobram Então vamos lá arquivo arquivo é um órgão receptor o arquivo ele recebe recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada a qual serve e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e função os objetivos primários do arquivo são jurídicos funcionais e administrativos lembra que a gente falou muito conceito principal do arquivo servia administração e os fins secundários serão culturais e de pesquisa a fonte geradora é única fonte geradora de um arquivo é única Ou seja é a administração ou é a pessoa a qual o arquivo é

ligado beleza eu entendi que você leu mas que isso significa mesmo significa que o arquivo vai ter apenas uma fonte produtora de da informação dele dos documentos arquivísticos ele é diferente da biblioteca que a bib Teca tem diversos Fontes várias editoras vários autores aqui não o arquivo ele é um arquivo de uma instituição o arquivo de um ministério são é composto pelos documentos produzidos ou recebidos pelo desempenho das funções daquele ministério Então vamos lá agora o conceito de biblioteca é órgão colecionador já vou dar uma pausa aqui para te chamar atenção Para esse termo coleção

As bancas adoram colocar o termo coleção relacionado com arquivo aprende aqui arquivo não faz coleção arquivo não faz coleção quem faz coleção é biblioteca é museu arquivo não faz coleção se o item tiver associando arquivo com o termo coleção e tentar errado arquivo não faz coleção guarda isso vamos lá é órgão colecionador reúne artificialmente o que vai surgindo e interessado a sua especialidade em que eu já servo as unidades estão Reunidas pelo conteúdo assunto lá na biblioteca a gente separa os livros de literatura dos livros de ciências dos livros vacinas são separados pelo assunto pelo

conteúdo os objetivos dessa coleção lembra coleção biblioteca Museu arquivo não tem nada a ver coleção os objetivos dessa coleção são culturais técnicos e científicos os fornecedores são múltiplos enquanto no arquivo o fornecedor é único é uma única fonte geradora aqui na biblioteca os fornecedores são múltiplos diferentes livrarias editoras empresas gráficas empresas jornalísticas laboratórios de microfilmes então a biblioteca ela é um órgão colecionador que organiza os documentos por assunto conteúdo e além disso ela tem fornecedores múltiplos estamos entendidos Vamos agora para o museu Museu Ele também é um órgão colecionador Isto é a coleção é artificial

e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu aqui pertence seus objetivos finais são educativos e culturais Então os objetivos da biblioteca do museu em algum ponto eles se assemelham né porque os dois têm objetivos educativos e culturais Além disso é válido a gente ressaltar aqui que o museu ele guarda objetos tridimensionais objetos em três dimensões objeto de volume significativo por exemplo um museu de dinossauros tem aqueles esqueletos enormes de dinossauro pode ser um museu que homenageia alguma pessoa que guarda prêmios troféus eu não guardo um troféu no arquivo não não

tem condição objetos Então é bom você lembrar que objetos tridimensionais são Associados a museus E além disso a gente vai ter uma doutrinadora que vai trazer o termo centro de documentação também para ser comparado com os outros termos então centro de documentação é órgão colecionador só arquivo que não é um colecionador Então já guarda isso sempre de documentação órgão colecionador ou referencial quando não armazena documentos como as demais entidades Obrigatoriamente o fazem e só referencia dados em forma física ou virtual se os objetivos são fundamentalmente científicos já que a coleção quando os documentos são armazenados

é formada de originais ou de reproduções referentes a determinada especialidade incluem essa categoria as bases de dados Então essas são as principais diferenças que a gente viu de arquivo biblioteca Museu e centro de documentação Arquivo ele não é órgão colecionador os demais são o arquivo ele é órgão receptor ele tem uma única fonte receptora já a biblioteca ele é um órgão colecionador e tem o fornecedor múltiplo Museu também é órgão colecionador guarda objetos tridimensionais de um determinado assunto e o centro de documentação Ele também é um órgão colecionador um que um diferencia certamente de um

arquivo aqui a gente trouxe uma tabela para você analisar as características eu não vou ler essa tabela toda vai ficar aí o material vai ficar disponível para você baixar Dá uma lida nessa tabela mas ela vai diferenciar o arquivo da biblioteca do museu trazendo as diferenças de suporte os tipos de conjunto a produção os objetivos entendido essa então é uma tabela comparativa para você dar uma lidinha depois porque agora a gente vai se dedicar em fazer questões para você ver como que As bancas cobram como que As bancas comparam esses conceitos vamos agora fazer questões

para você ver como que As bancas cobram essa diferença de arquivo biblioteca Museu e centro de documentação na questão de número 1 CESPE 2 sescbras 2014 Diferentemente da biblioteca o arquivo não é uma coleção de documentos mas uma acumulação natural de documentos e aí esse tentar bonito não tá eu achei esse item muito bonito e você exatamente aquilo que a gente conversou o arquivo não é uma coleção de documentos coleção é coisa de biblioteca o arquivo é uma acumulação natural de documentos Então esse itens Tá certo na questão de número 2 CESPE cebraspe 2012 um

arquivo caracteriza por ser um conjunto orgânico resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica e não uma coleção de documentos de diversas Fontes tava bonita essa questão não tá o item está certo lembra que a gente falou que quem tem mais de uma fonte que tem várias Fontes é biblioteca o arquivo ele é de fonte única ele tem apenas uma fonte entendido vamos para a questão de número 3 CESPE cebraspe 2009 os documentos de arquivo não são objetos de coleção até aqui tá certo né Mas produtos e subprodutos das funções e das atividades de

uma organização pública ou privada e das atividades de uma pessoa física e aí tá certo ou tá errado vamos lá os documentos de arquivo não são objetos de coleção a gente já viu isso falei várias vezes que quando essa coisa de biblioteca de museu de qualquer coisa menos de arquivo mas produtos e subprodutos das funções e das atividades de uma organização publica ou privada e das atividades de uma pessoa física essa questão está certa né tá correta agora na questão de número 4 CESPE 2018 até relativamente recentes esse povo fica mudando de nome né Para

confundir a gente os objetivos do arquivo são técnicos científicos e culturais arquivo tem o objetivo cultural a função principal primordial do arquivo é tem um objetivo cultural e aí a gente viu que quem tem objetivo cultural Educacional é quem é biblioteca é museu arquivo não tem objetivo cultural Então essa questão está errada Fala sério né tá errado vamos lá questão número 5 as formas pelas quais o material entra no arquivo são em geral a compra a doação ou a permuta eu compro o documento de arquivo eu vou lá no sei lá vou lá no Senado

e vou pedir ah Me vende um requerimento aí Me vende um ofício não eu não vendo eu não compro documento de arquivo o documento de Arquivo ele é produzido de forma natural a medida que as funções da minha instituição são produzidas entendido Então essa questão está no mínimo muito errado agora se essa questão tivesse fazendo referência a uma biblioteca ou os documentos da biblioteca eles podem ser compostos pela compra pela doação ou pela permuta podem eu posso comprar fazer uma biblioteca pública fazer uma licitação para comprar determinado tipo de livro que o meu público usa

eu posso receber doação de outras bibliotecas e eu posso fazer permuta entre bibliotecas Então essa questão ela estaria correta se ela tivesse fazendo referência biblioteca Mas como tá falando de arquivo essa questão está bem errada entendi agora pessoal antes de finalizar a nossa aula Vamos Fazer Uma Breve recapitulação do que a gente viu então primeiro a gente começou a nossa aula estudando a classificação dos arquivos os arquivos a gente da classificação dos arquivos em quatro tipos de classificação a classificação dos arquivos quanto as entidades mantenedoras que a gente tem pública privada comercial Ou familiar entendido

a gente viu os estágios de evolução Quais são os três estágios de evolução primeira idade corrente segundo idade intermediário e terceira idade permanente isso a gente vai ver de forma mais aprofundada na nossa aula de ciclo vital dos documentos agora foi só uma breve explanação e a terceira classificação dos arquivos é contra a extensão de sua atuação a extensão de sua atuação então a terceira classificação dos arquivos é quanto a sua extensão a extensão de sua atuação que nós vimos que é os arquivos podem ser setoriais ou centrais Lembrando que os setoriais ficam no setor

eles ficam em todos os setores da instituição então eles são descentralizados enquanto que o arquivo Central ao geral ele é reunido em um único lugar então ele é Centralizado Então essa diferença do arquivo setorial para o arquivo Central é importante também a gente lembrar tanto o arquivo setorial quanto o arquivo Central eles fazem referência ao arquivo corrente já na quarta no quarto tipo de classificação dos arquivos nós temos a classificação dos arquivos quanto a natureza dos documentos quanto à natureza dos documentos o arquivo pode ser especial ou especializado Qual foi a dica que eu te

dei Quando você vê arquivo especial você lembra suporte especial quais são os tipos de Esporte especial Pen Drive CD são tipos de suporte especial que precisam de Tratamento especial já o arquivo especializado Você lembra de área especializada são arquivos que tratam diárias do conhecimento humano especializadas como por exemplo os arquivos médicos os arquivos de imprensa e arquivos de áreas específicas então depois disso nós vimos a diferença entre arquivo biblioteca Museu e centro de documentação recapitulando aqui de forma breve os arquivos eles são produzidos por um único produtor eles são produzidos de forma natural e durante

o desempenho das funções da instituição o já ou a biblioteca ela é Ela é um local de coleção de documentos eles são produzidos como intuito Educacional cultural Então pessoal Essa foi a nossa aula vamos dar uma breve pausa para você levantar dar uma alongada espreguiçada tomar uma água mas volta que a gente ainda tem muita coisa para ver certo até a próxima [Música] [Aplausos] [Música]