Devenir enfin BON sur Excel grâce à l'IA !

Alors, je sais pas toi, mais moi, j'ai jamais été un utilisateur aguerri d'Excel. J'en ai toujours eu un niveau très correct, mais je n'ai jamais réussi à pousser mon niveau très loin. Pourtant, Excel est un outil utilisé par encore plus d'un milliard de personnes chaque jour.

Moi, si tu veux tout savoir, mon utilisation d'Excel se résumait très souvent à ça : je tape sur Google ce que je cherche à faire et ensuite je parcours plusieurs blogs, plusieurs forums, plusieurs supports de documentation pour trouver la réponse. Par contre, à côté de ça, je maîtrise grandement l'intelligence artificielle, notamment des outils comme JimmyN ou ChatPT. C'est en faisant certaines recherches que j'ai remarqué qu'un outil comme Excel subit une véritable révolution avec l'arrivée de l'intelligence artificielle générative.

Aujourd'hui, que tu sois un utilisateur chevronné ou débutant, tu peux utiliser l'intelligence artificielle pour réellement doper tes compétences avec Excel et en avoir une utilisation maximale. LIA, elle peut t'aider, peu importe ton profil. Plus besoin de parcourir des milliers de pages web, de rechercher sur YouTube, sur des blogs comment faire des choses à l'intérieur d'Excel.

Elle peut être vraiment ton alliée du quotidien lorsque tu utilises Excel. Et aujourd'hui, dans cette vidéo, je vais te montrer comment j'ai développé mes compétences sur Excel en l'espace de quelques semaines à l'aide de l'intelligence artificielle, notamment de ChatGPT. Le but, c'est que dans cette vidéo, on monte progressivement en niveau.

Au début, je vais te montrer comment LIA peut t'aider à résoudre des choses très basiques, très simples à l'intérieur d'Excel. Ensuite, tu vas voir, on va passer sur des niveaux intermédiaires, avancés. On va faire du debugging, on va écrire du code avec Excel, on va être capable d'aller sur des choses très poussées, et notamment aussi l'utilisation de la multimodalité à l'intérieur de ChatGPT connecté à Excel.

Ça, tu vas voir, c'est juste bluffant à quel point cela peut t'aider, à quel point aujourd'hui, Excel est un incontournable lorsqu'on utilise Excel. On va donc s'assurer que toi aussi, tu puisses avoir une montée en compétences extrêmement rapide sur l'intelligence artificielle avec Excel. Alors ici, à présent, on va commencer avec une fonction simple : fonction pour débutant qui commence à utiliser Excel et qui voudrait déjà réaliser des premiers comportements à l'aide de l'intelligence artificielle.

Ici, à l'intérieur, on voit que j'ai des références produits, des prix, des quantités, des coûts. Ce que j'aimerais bien faire, c'est tout simplement faire la multiplication entre la colonne C juste ici et la colonne D juste ici, et afficher le résultat en colonne E. Pour ça, il faudrait qu'ici j'ai donc la multiplication 12 x 30.

Pour ça, il me suffit d'ouvrir ChatGPT et de lui dire : "Écris-moi une formule Excel qui permet de faire la multiplication entre la cellule C3 et la colonne D3". Et en fait, si on regarde bien, il est en train tout simplement de m'écrire ici la formule Excel. Je reviens dans mon fichier Excel et j'ai juste à la coller, et comme ça, j'ai tout mon tableau qui vient d'être complété en un seul clic, sachant que je ne connaissais pas, par exemple, ici cette formule basique, même si j'imagine que beaucoup d'entre vous connaissent bien évidemment la manière de faire une multiplication à l'intérieur d'Excel.

Alors là, c'est un exemple très basique, mais à présent, passons sur un exemple plus poussé : la fonction intermédiaire. Ici, on retrouve à présent à nouveau un tableau avec des références de produit, le prix et la référence. Ce que j'aimerais dans mon tableau, c'est avoir ici uniquement 234, ici 325, de prendre seulement les trois chiffres à la fin de ma référence produit.

C'est un cas qui peut très souvent arriver dans Excel lorsque l'on veut séparer les valeurs. Je n'ai aucune idée de comment réaliser cette opération. Encore une fois, je vais demander à ChatGPT pour ça.

Juste ici dans ChatGPT, je vais lui dire : "J'ai besoin d'une formule Excel pour faciliter mon travail. J'ai en cellule B3 un ID de référence d'un produit, exemple ID 234. J'aimerais avoir dans la cellule D3 seulement 134.

Comment puis-je faire ? " Et ici, on voit qu'il me donne différents exemples de formules à utiliser. On va prendre, par exemple, celle-ci, et ensuite juste ici à l'intérieur de mon tableau Excel, il me suffit juste de coller comme ceci, et je retrouve bien le bon résultat.

J'ai bien 234, 325, 46, 507, et 598 à l'intérieur. Donc j'ai pu comme ça aller sur une fonction un peu plus poussée, une fonction intermédiaire qui est très souvent utilisée sur Excel et que j'ai pu découvrir à l'aide de ChatGPT. À présent, on va passer sur un niveau plus poussé avec la fonction avancée.

Ici, on retrouve un tableau avec des références produits, des prix, des quantités, des coûts, comme on l'a fait juste avant. Et on retrouve ici un second tableau avec un ID de produit, par exemple, 234, et le prix. J'aimerais que lorsque je rentre un ID ici, je retrouve le prix ici en fonction du tableau à gauche.

J'aimerais que quand je tape, du coup, ID 234, j'aie le numéro 12, ici 12 € qui revient ici dans le prix. Alors, pour ça, à l'intérieur de ChatGPT, je vais devoir rentrer bien évidemment un prompt un peu plus long. Ce prompt, je vais vous l'expliquer.

J'ai un tableau dans Excel H3 I4. Ici, on voit bien que je suis sur H3 I4. Ensuite, je lui dis que j'ai deux colonnes : ID et prix.

J'aimerais pouvoir rentrer un ID et avoir la possibilité de retrouver le prix dans un autre tableau directement, l'autre tableau B2 E7. Donc ici, on est bien sur B2 E7 à quatre colonnes, référence produit avec l'ID correspondant, le prix. C'est ici.

"Qui trouve le prix d'un ID, la quantité et les coûts? Quelle formule je peux utiliser dans le premier tableau pour taper un ID qui va être lu dans un second tableau pour me retourner le prix? On voit qu'ici il est en train de me répondre et de me parler d'une fameuse fonction, la fonction "recherche V" ou "lookup" en anglais, qui visiblement permettrait d'aller référencer un autre tableau.

Il m'explique tout le déroulement ici de comment l'utiliser, sélectionne la cellule où vous souhaitez afficher le prix correspondant à l'ID. Disons i5, donc ici ça va être l'endroit où je veux avoir le prix. Et ensuite, je dois mettre la formule suivante: H5, c'est la référence de l'ID.

B27, c'est le tableau 2. C'est la valeur dans la colonne où je dois aller rechercher au niveau du tableau. Et "faux" ça m'explique que je recherche une valeur correspondante exacte à l'ID.

Donc ensuite je dois m'assurer que l'ID ici soit unique, parce que si l'ID apparaît plus d'une fois, il va toujours me retourner la première fois où il va le trouver, la première fois où la valeur sera vérifiée. Et ici, nous on va aller appliquer ce que m'a dit Chat GPT de mettre cette formule dans la cellule où je souhaite avoir la valeur. Je vais déjà la coller dans un premier temps.

Ici on voit qu'en rouge j'ai bien le tableau. Par contre, ici on voit que l'ID est juste en dessous, lui il a pris une supposition me mettant H5. Moi, je aurais juste à remonter comme ça en H4.

Ensuite, il me dit que le prix doit être dans la colonne numéro 2, c'est bien le cas, colonne numéro 2 de mon tableau. Et enfin "faux", étant donné que je cherche une valeur unique, je sélectionne "entrée". Et ici on voit bien qu'avec la fonction recherche V, j'ai le bon résultat qui s'affiche ici à l'écran.

Donc, comme ça, en l'espace de quelques secondes, j'ai pu, à l'aide de Chat GPT, avoir une formule spécifique et personnalisée à mon contexte. Je n'ai pas eu besoin d'aller sur 10000 blogs pour trouver la bonne réponse, j'ai juste à lui dire: "bah ici, voilà un petit peu mes tableaux, voilà mes comment. Est-ce que tu peux m'aider à trouver la bonne formule avec mes informations?

" Alors il y a toujours à faire quelques petits ajustements. D'ailleurs, je vous donne une astuce, très souvent il se peut que Chat GPT vous donne la formule avec des virgules. Si vous utilisez Excel en français, Excel en français fonctionne avec des points-virgules.

N'hésitez pas aussi à dire à Chat GPT: "Attention, j'utilise Excel en français. " Donc, à partir de là, et bien, il va vous mettre à chaque fois des points-virgules et pas des virgules entre les éléments de votre formule pour être sûr que vous ayez le bon résultat. Autre cas super intéressant, ici on voit que, à l'intérieur de mon fichier Excel – et je suis sûr que vous avez déjà tous eu ça beaucoup de fois – on a un problème, un bug.

Ici mon bug, bah tout simplement c'est que j'ai déjà un tableau. Ici ce tableau, si on regarde ici, je l'appelle "tableau 147". À l'intérieur de mon tableau j'ai des références produits, des prix, des quantités, des coûts.

Ces coûts, ils sont calculés en faisant D3 divisé par C3 (donc la quantité divisée par le prix). Ça fonctionne très bien sur les quatre premières lignes, par contre après, j'ai un problème. J'ai écrit "div/0" point d'exclamation.

Et moi, en tant qu'utilisateur intermédiaire d'Excel, et bien j'aimerais bien ne pas avoir "div/0", mais plutôt un trait ou un zéro. Parce qu'ici, en terme de lisibilité, je trouve ça pas optimisé. Pour ça, et ben, je vais aller raconter mon histoire à Chat GPT.

Et je lui dis: "Dans mon tableau 1 sur Excel, je tente de calculer le prix moyen d'un élément. J'ai un tableau sur les cellules B2 à E10. Ici, on voit bien qu'on est sur B2 à E10.

Ma formule est dans la colonne E3 avec D3 / C3, mais parfois ça me met "div/0" quand le prix est à zéro. Comment je peux résoudre le problème? " Et ici, il me parle de la fonction "si-erreur" et il me dit que cette fonction vous permet de spécifier une valeur de remplacement en cas d'erreur.

Dans votre cas, si vous voulez éviter l'erreur lorsque C3 est égal à zéro, vous pouvez utiliser cette formule et là c'est justement ce que je vous disais avant. On voit ici qu'il m'a mis une virgule. C'est-à-dire que si je copie ici la formule, je reviens dans Excel, je sélectionne ici la première ligne, et je colle la formule et j'appuie sur "entrer", j'ai une erreur.

Ce qu'il va falloir que je fasse ici, c'est tout simplement de mettre un point-virgule. Et là, maintenant le problème est résolu. J'ai pu tout simplement ne plus avoir mon erreur ici, à la place, ça m'affiche zéro et c'est totalement ce que je cherchais à faire lorsque j'avais une erreur pour ne plus avoir écrit ce "div/0".

Exclamation. Je voulais remplacer cette valeur et c'est maintenant fait en quelques secondes. Pour connaître la fonction "si-erreur", moi en tant que débutant au niveau intermédiaire, il m'aurait fallu bah quelques minutes, rechercher parmi des blogs, etc.

J'aurais perdu du temps et je n'aurais pas maximisé mon temps sur Excel. Alors, ici un autre cas très intéressant lorsqu'on utilise Excel, on veut gagner du temps. Pour gagner du temps, on peut souvent utiliser des raccourcis dans Excel.

J'ai un tableau juste ici, et j'aimerais, au lieu de faire cette manipulation insérer comme ça une colonne, ajouter ici une nouvelle colonne. Attention, je suis un utilisateur Windows et pas iOS, ce qui pourrait changer lorsqu'on va parler avec Chat GPT. Parce que juste ici dans Chat GPT, je vais lui dire le raccourci dans Excel.

. . " Pour ajouter une colonne sur Windows, il va comme ça me donner, et bien, tout simplement, la réponse.

Il me dit ici contrô + Shift, et enfin plus ici. À présent, dans Excel, je vais tester tout simplement ici. Ben le raccourci contrô Shi plus, et on voit bien que comme ça, ça m'ajoute une colonne à l'intérieur de mon fichier Excel.

J'aurais aussi pu sélectionner ici et faire le même raccourci. On voit que ça m'ajoute à chaque fois des nouvelles colonnes, et ça me permettrait, comme ça, de venir très rapidement enrichir mon tableau avec de nouvelles colonnes. Et connaître ce raccourci.

À présent, on va passer sur la fonctionnalité que j'ai trouvée la plus impressionnante lorsque l'on combine l'intelligence artificielle avec Excel. Mais juste avant de te montrer ça, si cette vidéo t'a apporté de la valeur, qu'elle t'a permis de comprendre comment combiner Excel et l'intelligence artificielle, et que tu as pu découvrir certaines choses qui vont te permettre, dans ton quotidien, d'améliorer ton utilisation d'Excel, je t'inviterai à laisser un like sous cette vidéo. C'est le seul moyen de promouvoir mon travail et les vidéos de ce type, et aussi de me faire part de tes retours.

Tu peux aussi échanger avec moi dans l'espace commentaire, pose-moi tes questions, fais-moi aussi part de tes recommandations. Je réponds à tous les commentaires. C'est toujours un plaisir d'échanger avec vous tous, et je t'inviterai aussi à t'abonner à la chaîne si tu veux suivre toutes mes prochaines vidéos qui arrivent en lien avec l'IA et le No code.

Il y a une vidéo qui arrive toutes les semaines sur ces différents sujets. Alors, la fonctionnalité la plus impressionnante, ça va être l'utilisation de GPT4 Vision à l'intérieur d'Excel. GPT4 Vision, ce sont des capacités multimodales d'intelligence artificielle qui vont permettre de pouvoir rentrer des images au lieu de rentrer du texte, comme on l'a fait jusqu'à présent dans l'utilisation d'Excel avec ChatPT.

Mais pour ça, rien de mieux qu'une démonstration juste ici. On est dans Excel et je vais utiliser mon outil de capture d'écran. Je vais aller sélectionner comme ceci mon fichier Excel, voilà, et le tableau à l'intérieur.

Je vais ensuite copier ici cette image, et ici dans Chat GPT, je vais aller la coller. On voit que l'image a été ajoutée, et à présent, juste en dessous, je vais tout simplement mettre un prompt : comment je peux calculer le coût dans la colonne E? On voit bien que c'est la colonne E prix, FO quantité peuvent me donner le coût.

Et maintenant, on va laisser tout simplement Chat GPT faire le travail à notre place. Donc, en fait, il y a plus besoin d'écrire tous ces textes en langage naturel. Tout ce qu'il y a à faire ici c'est de prendre un screenshot sur une formule, sur un tableau qu'on voudrait faire.

Et regardez ici, la réponse. Il me dit C3 x D3. C'est exactement la même chose que ce qu'on a fait au début de la vidéo.

Mais ici, on voit que c'est quand même beaucoup plus optimal. Vous n'avez pas à taper tout le texte, vous avez juste à faire un copier-coller, et ici on vient reprendre comme ceci la formule. On revient dans Excel et on va ici dans la barre de formule coller et on voit qu'on a exactement le même résultat et que c'est tout à fait juste.

Alors là, vous allez me dire c'est très simple, c'est juste une multiplication, on peut même aller beaucoup plus loin, on voit ici qu'on retrouve le tableau où on avait fait la recherche V pour enseigner le prix. On va faire la même chose juste ici pour voir si ça fonctionne ou bien, si ici, c'est beaucoup trop poussé. Encore une fois, je copie et ici dans Chat GPT, je colle mon image.

Et si vous vous souvenez, avant, le prompt était beaucoup plus long et ici à présent, on va aller coller le prompt où on lui dit, j'aimerais pouvoir taper un ID dans le tableau de droite pour qu'Excel puisse lire ensuite le tableau de gauche pour retrouver cet ID et me mettre le prix dans le tableau de droite. Comment puis-je faire? Si on se souvient, juste avant, le prompt était assez long.

Je crois qu'il était sur quasiment six lignes. Ici, on est plus qu'à trois et on a une image et on lui indique tout simplement ce qu'on aimerait faire en réécrivant juste tableau de droite, tableau de gauche. Parce qu'avant aussi dans mon prompt, j'ai dû renseigner le tableau dire, ben de quel champ à quel champ s'effectue le tableau, dire la plage de données du tableau de gauche, mais aussi du tableau de droite, référencer les colonnes, etc.

Et ici on voit que lui, il est en train de me faire quelque chose de tout à fait différent, il est en train de me dire qu'on pourrait utiliser des formules comme recherche V ou index ou équiv. Et bien ici, on voit qu'il va utiliser lui plutôt la recherche V, et qu'il est en train de me renseigner recherche V en J17, ici sur l'image on voit en très petit qu'on est en J17. Pour le tableau, on voit qu'il me référence ici B16, D21 et colonne 2 faux.

Donc là, ici visiblement il y a peut-être une erreur sur la plage du tableau. Pour ça, on va ici copier la formule Excel, on revient ici dans Excel, faire ceci, et à mon avis si je tape sur Entrée, on voit ici que le prix, il s'est peut-être trompé sur le prix étant donné qu'ici on voudrait plutôt l'ID et on va juste sélectionner Entrée, et là on retrouve normalement les bonnes informations étant donné qu'ici on a 320 25 et on a bien le prix. Donc, il y aurait eu quelques modifications à faire mais néanmoins, il a pu quand même déjà me faire 80 voir 90 % du.

Travail, c'est bien aussi parce que derrière moi, ça me permet de me former, de devenir meilleur sur Excel, de comprendre comment il a fait. Mais derrière, juste le gain de temps. Depuis un screenshot, il est juste extrêmement impressionnant.

Vous pouvez aussi, lorsque vous faites le screenshot, comme ceci ici, si vous avez besoin d'aller sur des choses encore plus poussées, vous sélectionnez comme ça, et vous entourez, par exemple, les endroits ou les lignes, comme ça, sur lesquelles vous voulez faire référence à des informations. Et comme ça, d'ailleurs, il comprendra beaucoup mieux lorsque vous allez lui pointer des endroits sur les images. Ça, c'est une petite astuce lorsqu'on utilise GPT-4 Vision avec Excel.

Enfin, la dernière chose que je voulais vous montrer, c'est comment est-ce que Chat GPT peut écrire des macros à votre place. Les macros, c'est tout simplement des exécutions de code qu'on va pouvoir mettre dans Excel, qui vont nous permettre, par exemple, d'envoyer un email. Et c'est justement sur ce cas-là qu'on va s'intéresser dans le dernier exemple.

Vous allez voir que c'est extrêmement puissant, mais c'est surtout quelque chose de très difficile à prendre en main. Il faut savoir taper du code pour pouvoir créer une macro. Moi personnellement, je n'ai jamais créé de macro de ma vie.

Par contre, j'ai un fichier Excel et j'ai Chat GPT et je pense que je vais réussir à faire quelque chose d'assez intéressant. Ici, par exemple, dans mon tableau, j'ai des références produits, des prix et des emails, et j'aimerais envoyer tout simplement des emails avec des informations personnalisées provenant de la colonne B ou de la colonne C à la personne ici par email. Pour ça, ici, dans Chat GPT, je vais dire : "Écris-moi une macro Excel pour envoyer un email.

Utilise le sujet suivant : 'Voici une demande de prix pour une référence'. Utilise le texte suivant : 'Vous avez demandé une référence de prix pour l'ID xxxx'. Pour l'email, tu retrouveras les emails dans la colonne D, pour les xxxx, tu auras les références en colonne B.

" Et là, on voit qu'il est en train de me taper toute la macro à ma place. Il utilise pour ça ici : "Envoyer email de demande de prix" comme étant, bah, tout simplement ma macro. Il utilise ensuite des actions possibles à l'intérieur des macros, comme ouvrir l'application Outlook, récupérer des informations depuis la feuille Excel, à qui est-ce qu'il doit envoyer le sujet, le body, et ici on voit qu'il va me créer une instance, il va déterminer la dernière ligne remplie dans la colonne D, parcourir toutes les lignes avec des adresses email, et comme ça, il me tape tout mon code.

Il est aussi capable de me l'expliquer, pour ça, moi j'aurais ensuite juste à copier le code et ensuite ici, à l'intérieur d'Excel, à sélectionner l'onglet Développeur. Si vous n'avez pas l'onglet Développeur, c'est très simple, vous faites un clic droit ici sur n'importe lequel des onglets, vous sélectionnez "Personnaliser le ruban", et là, vous aurez juste à aller sélectionner la partie "Développeur", comme je l'ai ici à droite. Ensuite ici, il me suffirait de sélectionner "Visual Basic", juste là, et ensuite juste ici de sélectionner "Afficher le code".

Ensuite, juste ici, il me suffirait juste de coller le code que m'a fourni Chat GPT et derrière, et bien, tout simplement, j'aurais plus qu'à finaliser le processus. Je pourrais finaliser le processus, par exemple, avec un bouton à l'intérieur de mon fichier Excel, lorsque j'appuie dessus, ça va envoyer un email aux bonnes personnes référencées à l'intérieur de mes différents endroits dans mon fichier. On voit aussi ici qu'il a bien récupéré à certains endroits les informations de mon fichier Excel, comme c'est le cas avec les cellules juste ici.

C'est juste extrêmement puissant de voir comment un outil comme Chat GPT est capable maintenant même d'aller du coup taper du code ici dans Excel pour nous. C'est ici des fonctions qui n'étaient pas à la portée de tout le monde il y a quelques temps et qui le deviennent à l'aide d'un outil comme Chat GPT. Parce que, pour un utilisateur comme moi, ce type de formule aurait été bien évidemment, non pas compliqué à écrire, mais impossible, étant donné que je n'en ai totalement pas les compétences.

Et comme ça, toujours m'appuyer sur mon meilleur allié, qui est Chat GPT, afin de m'aider. Cette vidéo qui traitait de l'utilisation d'Excel avec Chat GPT pour doper ses skills sur Excel et monter considérablement son niveau sur Excel à l'aide de l'intelligence artificielle arrive à sa fin. Fais-moi part de tes retours dans l'espace commentaire où tu peux aussi me poser toutes tes questions, me partager aussi ton expérience.

Est-ce que tu as déjà utilisé Chat GPT avec Excel pour gagner en productivité dans ton utilisation de l'outil certainement le plus célèbre au monde qui est Excel ? Et si cette vidéo t'aura permis de découvrir des nouveaux usages d'Excel avec l'intelligence artificielle, je t'inviterai à laisser un like sous cette vidéo. Ça pourra me permettre de faire part de ton avis et de montrer, ben, que ce type de vidéo vous intéresse.

Ça me permettra aussi d'en faire peut-être des nouvelles versions dans les semaines à venir. Et enfin, si tu veux monter en compétence sur l'intelligence artificielle, écrire de meilleurs prompts, tirer un maximum de valeur d'outils comme Jimmy N ou Chat GPT, tu retrouveras en description de cette vidéo mon guide totalement gratuit à télécharger. Enfin, pour ne pas manquer l'une seule de mes prochaines vidéos sur l'IA, sur la productivité, le No code, le code, c'est très simple, je t'inviterai à t'abonner à la chaîne.

La prochaine vidéo sort dans moins d'une semaine.