Gestão Documental - Documentos de Arquivo e Ciclo de Vida

e aí o olá tudo bem vamos dar início a mais um módulo ideal neste módulo nós falaremos dos documentos de arquivo e o seu ciclo de vida nesta aula vamos poder conhecer as diferentes espécies de documentos além de sabermos as suas diferenças e propriedades você está pronto vamos lá vamos então dar sequência aos documentos de arquivo e aos ciclos de vida é sempre assim né mas o que falamos a respeito da definição de documento e nossa primeira aula vamos acordar falamos que os documentos acompanhe diversas atividades da nossa vida que só pensam rapidamente é possível

enumerar vários deles certidão de nascimento carteira de vacinação histórico escolar notas fiscais se nós deixarmos a lista é bem grande já né para você lembrar um pouco e agora que já lembramos vamos tratar da definição de documentos de arquivo para isso nós vamos usar um decreto estadual que é 14 8897 onde nós temos a definição de arquivos no artigo 3º são documentos de arquivo todos os registros de informação em qualquer suporte inclusive o magnético ou óptico produzidos e recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades referidos no artigo primeiro este mesmo decreto e de acordo com

dicionário de terminologia arquivística arquivística me perdoe arquivo é um conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte são reunidos a por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas sejam elas públicas ou privadas quem usar essa definição é camargo piloto em sua obra página 5 de 1996 é sim mas qual seria então a classificação desse conjunto de documentos de aqui vamos ver eles podem ser classificados por gêneros por espécies ou por tipologia vamos ver quando eu disser gênero refere-se a maneira de representar o documento de acordo com seu suporte com o

movimento quando nós falamos da espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações contidas quando nós falamos de tipologia é a configuração que assumir a espécie de acordo com atividades que gerou e na verdade poderíamos falar de natureza forma ou formato quando a natureza do assunto informa se a natureza tratada no documento prejudica administração ou não quando divulgar quanto à forma refere-se ao estágio de preparação desse documento com ele foi formular o formato é determinado de acordo com as características físicas e técnicas dos registros conquista apresenta o documento as características dos

documentos foram abordadas anteriormente na literatura por autores como durante como cortez com fonseca durante 1994 cortez 96 fonseca 99 análises das propriedades dos documentos foram reunidas por sangue em 2003 eu fiz uma se nessa tabela as propriedades e as características note propriedades de um documento autenticidade organize cidade inter-relacionamento unicidade e imparcialidade olhando os características de cada uma dessas propriedades quando a gente falar de alta intensidade a propriedade relacionada ao processo de criação de manutenção de custódia do documento sendo resultado de rotinas processuais como cumprimento de determinada função ou atividade se não tente qos na medida

em que são criados e conservados comprovadamente de acordo com procedimentos regulares e pré-determinados ruiz em 1990 ontem um problema dos novos suportes documentário que não tem valor probatório reconhecido inclusive nos tribunais de justiça e quando nós sabemos que a propriedade organicidade que a gente entende enquanto característica e os registros arquivísticos são acumulados de forma natural a continuar progressiva dentro das organizações em funções de suas atividades denotando a estrutura administrativa durante em 1994 essa propriedade denominada naturalidade inter-relacionamento enquanto propriedade nós vamos ver que entre os documentos estabelecem um vínculo no decorrer da transação as falhas deles

são criados tão ela pode ocorrer tanto no momento da produção quanto no recebimento unicidade o documento é o único dentro da estrutura documental onde está inserido mesmo no caso de cópia elas são únicas no contexto onde se encontra imparcialidade intrinsecamente existe uma promessa de fidelidade e aos fatos e ações aqui simone manifestam e para que ele ali para que realizem contribuições é o que nos dias duram em sua obra em 1991 quem não sabe um pouquinho do ciclo de vida dos arquivos e das diferentes idades estes ciclos você está preparado o círculo é contado desde

a produção do documento até o encerramento do ato então ele é uma ação um fato que motiva a produção original do documento ou da sua frequência de uso essa fase de acordo com arquivologia em relação para vigência do documento que a razão de ser do documento e depois de instituído dessa vigência o documento ele pode ser guardado em função de importância das informações nele contidas para a história da administração para tomada de decisão pautada nas ações do passado ou mesmo no sentido de a régua resguardar direitos em relação aos prazos prescricionais que nós temos em

toda a legislação tô morrendo para essa nova tabela nós temos as idades e note você tem que guardar essas cidades e da tarde primeiro idade segunda idade e terceira cada uma dessas cidades vir acompanhada de um nome exemplo primeiridade é a corrente segunda idade é intermediária terceira idade a permanente essas idades são importantíssimas quando você estiver fazendo a releitura do material quando você estiver estudando para um concurso você tem que guardar todo esse conteúdo eu vou falar agora na descrição da importância do documento e do direito à informação contidas nessas idades e vamos ficar na

idade corrente que a primeira idade descrição documentos ativos vigentes e frequentemente consultados e o que que nós precisamos aqui entender e a primeira idade é a idade que está acontecendo a a coleta desse documento qual a importância da cidade é necessária para ação para dar continuidade ao curso da ideia de vida desse documento qual que é o direito à informação é um controle de ações do governo e também nas organizações como assistir vemos a segunda idade nós vamos falar de intermediar o que que traz a descrição final de vigência documentos que aguardam para asus longos

de prescrição ou de precaução raramente são consultados mas aguardam a sua destinação final eliminação ou guarda permanente necessários para novas ações ou e já controle de governo preservação de outros direitos note que a segunda fase da segunda idade como intermediário é importantíssimo tanto para a gestão pública bom para privada quando nós estivermos tratando documentos legais apresento na contratação de funcionários nós temos que observar essa guarda não é um prontuário médico por exemplo nós temos que observar essa guarda é mas que uns dias a terceira idade é a permanente pela descrição nós entendemos que são documentos

que perderam seu valor administrativo porém são proibidos de valor secundário histórico-cultural a preservação da memória da sociedade um direito à memória e identidade cultural a terceira falar da terceira idade permanente é a ideia do contexto histórico social de um país de uma nação é a ideia de que o documento construiu a história daquele órgão daquela empresa o tanto vou utilizar mais uma vez para você é muito importante que você olha esse quarto que você olhe o material didático e perceba cada uma dessas face mas eu não sou de lá e portanto nós precisamos entender que

os documentos arquivísticos diferenciam-se dos outros tipos de documentos porque tem relação orgânica entre si a movimentação de documentos de arquivo os documentos de arquivo eles podem ser movimentados para o arquivo de duas maneiras diferentes e nós chamamos de operações transferência e recolhimento a transferência ela acontece quando o documento é movimentado para ser guardado no arquivo intermediário lembre-se da fase pelo tempo previsto na tabela de temporalidade dos documentos quando nós falamos de recolhimento acontece sempre que o documento é movimentado para ser guardado no arquivo permanente e lembrando a fase o que podem ter duas destinações não

esqueça disso aí admiração ou até mesmo a guarda permanente quando nós falamos de eliminação é o que acontece com os documentos que não apresentam mais aquele valor que justifique a sua guarda permanente isso é não apresentam é um valor histórico valor probatório valor informativo e como nós falamos guarda permanente são considerados os documentos de guarda permanente ou seja que possuem relevância e nesta aula nós falamos de arquivos de documento de classificação abordamos as fases do chamado ciclo de vida de um documento a movimentação um processo de arquivamento iluminação muito bem chegamos ao final de mais

um módulo de mais uma aula espero ter contribuído com o seu aprendizado e fica com nós porque no próximo módulo nós trataremos dos protocolos e [Música]