COMO MAPEAR PROCESSOS NA LOGÍSTICA?

Bem-vindos, meus queridos Seres Logísticos, a mais uma videoaula aqui do canal Ser Logístico. Hoje sobre o mapeamento de processos. Para você que ainda não me conhece, que está chegando agora no canal, seja muito bem-vindo.

Meu nome é Carlos Menchik, sou consultor sênior qui da PROLOG Capacitação e Consultoria na área de logística, uma empresa que atua há mais de 20 anos no setor de consultoria em logística, transporte e supply chain. E observando que agora em novembro de 2020, fizemos 20 anos de atuação no mercado brasileiro. E com muita felicidade estamos vivos até hoje.

Já passaram, agora é terminar a história. Mais uma crise para mostrar. Inclusive passando pela pandemia.

Estamos aqui vivos. E graças a vocês. Vocês que estão aqui nos dando audiência, contribuindo para o crescimento da comunidade, compartilhando os nossos vídeos.

E falando nisso. Se vocês fizerem bombar este vídeo aqui, mapeamento de processos, vocês vão ter dois brindes. Primeiro.

Um: quem tá lá inscrito no Telegram, eu vou mandar, de acordo com o software que a gente usa aqui, tá? Vou mandar em PDF, melhor dizendo, se não vai dar problema. Vou mandar em PDF para vocês dois exemplos, assim, de mapas de processos voltados para o armazém, tá?

Então, quem tá no Telegram já vai receber na sequência do vídeo, já vai receber também, alguns exemplos de mapas de processo. Além disso, nos nossos cursos, principalmente Gestão Estratégica de Armazéns, mas especialmente o curso de Analista de Logística que estamos lançando para Janeiro 2021. No curso de analista eu entro no como fazer mapeamento de processo em detalhes.

Claro, lá é um curso com mais de 30 horas de estudos com muitos vídeos de horas meus, trabalhando esse assunto com vocês, então eu posso entrar nos detalhes dos mapas de processo, tanto para transporte, tanto para armazém, para atendimento ao cliente, ali, de times. Tudo isso a gente desdobra no curso de analista, que é isso que o analista tem que fazer. É entrar nos mapeamentos de processos, entrar nos indicadores, que também nós vamos falar um pouco aqui sobre isso.

Então, no curso de Gestão Estratégica de Armazéns, a gente, claro, foca lá e a gente abre esse processo do Armazém. Inclusive com o material onde mostra os processos e mostra também os indicadores que a gente aplica lá. Então se você não conhece, ali na descrição do nosso vídeo, tem um materialzinho para você conhecer os nosso cursos, algumas explicações minhas de como é que funciona essa plataforma, etc.

Cara, vai lá, aproveita, que é. . .

o feedback que a gente tem é maravilhoso. Temos hoje, em torno de umas 60, 70 pessoas online. Digo online, digo fazendo o curso nesse momento conosco.

Que é muito legal, satisfatório ver os feedbacks que o pessoal deu. É emocionante. Eu gosto muito.

Bom, feita aqui a observação para você saberem que a gente usa isso na prática. Isso aqui é uma ferramenta que efetivamente é usada aqui em todos. .

. Para vocês terem uma ideia, tem um quadro aqui, depois eu boto uma fotinho para vocês verem. Que nesse quadro, aqui na comunidade do YouTube, nesse quadro é um mapa de processo padrão, ao qual a gente tem um mapa de processo vinculado para, por exemplo, indústria, que tem uma peculiaridade, que tem um fornecedor só normalmente, né?

Depois tem o centro de distribuição de Atacadistas, distribuidores. Já tem múltiplos fornecedores, já tem muito mais S. K.

Us. E chegando, finalmente, no varejo, que é um mapa de processos, um dos mais complexos. Porque tem uma multiplicidade grande de fornecedores e itens.

inclusive fornecedores e itens que são iguais. E assim por diante. Então cada um desses segmentos merecem um tipo de mapa de processo específico pelas suas nuances.

Agora, nós já temos, afinal de contas, a gente vem em melhoria contínua a 20 anos, melhorando o mapa de processo dos clientes. Portanto, a gente já chegou, no que eu entendo que é, um dos melhores do mercado em termos de produtividade e controle. Então, são as duas observações importante que a gente faz.

Bom, tendo dito ito. . .

Tendo dito isso. Como eu erro nesse momento. Tendo dito isso, eu espero de vocês aqui, no mínimo uns 1.

000 likes aqui. E aí, nós vamos botar no link. .

. Em um comentário, eu vou botar um link para vocês baixarem alguns modelos de mapa de processo, para vocês usarem como referência, eventualmente, com a operação de vocês. E vocês ganham um pouco de tempo nisso.

Porque mapa de processo não é fluxograma. Então, eu quero que vocês façam esse vídeo bombar. Se vocês fizerem isso bombar comentando: Menchik, bota aqui para nós o mapa de processo, bota o link.

Compartilhem, se inscrevam no canal. Se vocês fizerem isso aqui bombar, eu prometo para vocês que boto esse material lá. Então, no mínimo daqui a dois três dias, tem que ter mais 1.

000 visualizações desse vídeo, para valer a pena a gente dividir esse material para vocês. É um material que vale dinheiro, então, por favor valorizem isso conosco, através do seu like, através dos seus comentários, aí. Bom, eu precisava falar isso.

Eu vou desenhar aqui. O Vini provavelmente vai acelerar isso para nós. Tem um organograma tradicional, que vocês, provavelmente, estão cansados de ver.

O organograma tradicional, ele é uma função. Ele trabalha por função, né? Então, por exemplo, aqui tem um chefe, esse chefe escolhe a equipe baseado em características técnicas ou seja, se isso aqui é crédito cobrança, como é que.

. . os melhores procedimentos desse cara aqui na técnica, na matemática, como é que ele faz a validação do crédito, como é que o cálculo, coisa desse tipo, bem funcionais.

Portanto esse tipo de estrutura, ele trabalha, basicamente, sempre desta forma: ou de baixo para cima ou de cima para baixo. Então, por isso a característica funcional. E nessa estrutura aqui, eventualmente se.

. . vou botar mais um exemplo aqui.

Neste exemplo aqui, se essa criatura aqui precisar fazer alguma coisa com essa aqui, por exemplo, uma alteração no relatório que ele gera, invariavelmente essa discussão ela vai ter que ser assim. Porque dessa forma aqui, ela normalmente enfrenta os ruídos organizacionais, porque não tem exatamente uma hierarquia constituída. Então como eu vou ter que impactar aqui na performance dessa criatura, então eu vou mandar isso pra cima, para que, eventualmente, o chefe dela mande ela fazer, porque daí, tem uma visão um pouco mais ampla.

Essas, normalmente, são as maiores turbulências que acontecem, as maiores discussões, atritos, até posso dizer, dentro de uma estrutura funcional, que trabalha nesse sentido. Até porque, o indicador aqui. .

. o indicador é funcional. O indicador que trabalha aqui são indicadores funcionais ou seja não interessa se isso está atendendo o cliente ou não.

Por sinal, Menchik, cadê o cliente? E vocês viram no vídeo passado, que a gente publicou aqui no canal, o vídeo sobre atendimento ao cliente, como diferencial competitivo, o vídeo sobre OTIF, que fala sobre a estratégia dos negócios para buscar um diferencial sustentável no longo prazo, ele mostra claramente o erro desse processo aqui. Por exemplo, cadê, aonde está, nesta visão aqui, o cliente?

Aonde está, nessa visão aqui, os fornecedores? Não aparece. Ninguém se relaciona com eles.

Como é que tu liga esses caras? Por onde passa o pedido? Por onde passa.

. . onde está o Lead Time?

Por onde fica? Em loops? Ou em processamentos?

Em filas? Aonde está o meu pedido aqui ao longo do processo? Se eu ligar aqui para essa empresa, talvez me passem para cinco, seis pessoas, antes de chegar em alguém que possa me dizer: o seu pedido está com tal posição.

E isso é ineficiência. Hoje o mercado não aceita mais isso. Isso também é qualidade.

Só que uma qualidade de atendimento e não mais de produto especificamente. Por que estamos na era do cliente. Se você fizer os nossos cursos você vai entender melhor isso.

Mas principalmente é o foco no atendimento ao cliente e nós da logística somos um dos caras mais interessados nisso. Talvez uma das funções mais sistêmicas em termos de atendimento ao cliente. Porque a gente está se relacionando com fornecedor e com cliente todo o tempo, todo dia, toda hora e muitas vezes pressionado, por que as outras áreas podem atrasar, eventualmente, mas aqui o cara quer que o produto seja teletransportado, por que não pode mais atrasar.

Normalmente quando está aqui atrasado nós temos que dar um jeito de fazer ele chegar a expresso. Então, é nossa sim, responsabilidade tentarmos organizar isso. E aí sim.

que começa entrar a visão por processos e desligando essa função de organograma, visão funcional. Olha só, eu não estou dizendo que o organograma não é importante, ao contrário, eu preciso que vocês entendam que o organograma, ele é muito importante, porque as empresas precisam. .

. a gente precisa ter um pai, né? A gente precisa saber quem é o nosso chefe.

A gente só precisa saber estruturar isso. E é muito legal, eu gosto de ver, se tu vai nos refeitórios das empresas, das indústrias, tu enxerga direitinho os departamentos, né? Porque eles trabalham o dia inteiro por função e vão almoçar também por função.

Então o grupinho de finanças, o grupinho de produção, o grupinho de logística, eles almoçam também de forma funcional. Porque o papo é sempre similar da sua função. Ou falando mal do chefe, né?

Então é isso faz parte das integrações. Eu me lembro uma vez, assim, uma historinha interessante, e fato verídico, que uma empresa determinou, para fazer uma integração, dos seus colaboradores fazerem um jogo de futebol, um campeonato de futebol interno, certo? Só interno, só com pessoas da empresa.

E o que aconteceu? Começou a se organizar os times por departamento. Ó, finanças, produção, comercial.

E aí, que aconteceu? Chegou no final, a final do jogo lá, era tipo, produção com comercial. Cara, deu perna quebrada, de o pau, briga horrível.

E era um estimulo para integração. Então, quando a gente tá falando de integração nas empresas, a gente tá falando em processos. Então a gente tem que começar a pensar horizontalmente e não mais verticalmente.

Isso é uma quebra de paradigma. Mais uma que a gente tá verbalizando aqui, para gente trabalhar. Aí, muitos vão dizer assim: Mas Menchik, o mapeamento de processo é igual a um fluxograma?

Por favor pessoal, deletem esse negócio de fluxograma. Fluxograma não é para nós. Nós trabalhamos com o mapa de processo e é diferente.

Eu vou mostrar aqui porque. Então se você ficar até o final, eu vou começar a montar um mapa de processo aqui e tu vai entender qual é a diferença entre o fluxograma e o mapa de processo de forma clara e como montar um mapa de processo. Bom, primeira coisa.

Quando a gente vai falar sobre mapa de processo, eu vou começar desenhando o meu "as is". Se você falar sobre mapas de processo, a terminologia "as is", todo mundo entende o que é. Ou seja, é o mapa de processo atual.

A minha empresa é dessa forma. O "as is: é como ela é, não é com ela deveria ser. Por isso o modelo mental de você tem que usar aqui é.

. . cara, descrever de forma fidedigna, forma fiel, como é as atividades que vocês exercitam hoje.

E obviamente, o mapa de processo ele é feito por uma equipe, a equipe que atua nesse negócio não é feito pela gestão. Inclusive, a gestão até pode trabalhar como facilitador e tal, mas não deve atuar no mapeamento de processo, porque isso significaria que o gestor. .

. que não conhece no detalhe de como é feita a atividade. Então, quem faz a atividade é quem deve participar no time que esteja mapeando os processos.

Depois que você formou um mapa de processo do "as is" e ele consolidou e quando a gente estiver fazendo o modelo do "as is", tu vai usar. . .

Eu gosto, pelo menos, de fazer isso. Pegar um papel pardo, tipo este, eu vou colar aqui na parede, para que a gente possa visualmente montar o mapa de processo e, inclusive, usando os famosos aqui post its, né? Que já está aqui pronto para vocês, tomar que cole no quadro.

Para vocês terem uma ideia. Então, quando eu estou montando o meu mapa de processo, eu vou trabalhar ele verticalmente. .

. descupe, horizontalmente, né? Em raias.

E o que significa cada raia? Cada raia é, sim, aí, uma função ou uma atividade. Então, por exemplo, se eu tiver aqui recebimento de produto, primeira raia aqui, pode ser a parte fiscal.

Aqui pode ser a parte fiscal, certo? Então, a parte fiscal. .

. o que nós vamos fazer? Quais são as atividades que envolvem aqui?

Primeira coisa. . .

Ah, o fornecedor. . .

Claro, posso ainda entrar entrar lá na compras, gerar ordem de compra. Tudo isso vai estar sendo interligado. Mas a gente tem que começar por algum lugar.

E se for fazer todo atendimento ao cliente tu vai chegar aqui. Primeiro ponto. Cara, recebi o XML do fornecedor, o fornecedor enviou o XML?

Primeiro ponto. Aí, talvez, o segundo ponto seja: Ah, o XML do fornecedor é válido? Por exemplo, os preços estão batendo com acordado?

As quantidades estão de acordo com o pedido? Tem algum problema fiscal? Eu já vou barrar aqui no XML Então, se sim, segue a diante, se não, já nem manda, já diz para o fornecedor: Não embarca.

Já tranca ali. Então, claro, tu vai fazer de acordo com a tua operação. Como a tua operação é, né?

Validando isso. E eventualmente, você mesmo, quando tá mapeando tu vai vendo tem muita coisa errada, tem muita coisa na atividade que não está agregando valor ou tem muita atividade que. .

. excesso de atividades, muitas perguntas, muitos loops que podem estar sendo formados, que não da um fluxo linear ao processo, ele tem muitos retornos, muitas validações, poucas regras de negócio. Então, quando tu começa a enxergar esse tipo de coisa fica evidente a oportunidade de utilização do processo, tornando ele mais enxuto e, principalmente, mais linear e mais rápido.

E que é o que a gente quer fazer. No final do dia, aqui, talvez tu ganhe Lead Time. O teu Lead Time de atendimento ao cliente pode diminuir.

E, obviamente, as filas dentro dessas atividades devem também diminuir na medida que tu for melhorando. Como é que eu melhoro, Menchik? Bom, eu melhoro porque, daí eu tenho o meu "as is" pronto e eu vou agora para o meu "should be".

Ou seja, como deveria ser. Novamente, essa tecnologia é muito comum para quem trabalha com mapeamento de processo. Então eu fiz o meu "as is", como ele é.

Mostrando aquele monte de inconformidades, monte de oportunidades de melhoria, monte de utilizações possíveis. Então agora eu vou trabalhar um outro mapa de processo futuro. E aí, nós estamos fazendo uma gestão de mudança.

Eu tô no status atual e tô criando um mapa futuro. Nesse mapa futuro, em equipe, utilizando atividades de alguém, inclusive com aspectos tecnológicos. Porque, por exemplo, tudo isso aqui, pode ser feito sem pessoas.

A validação criou as regras de negócio. Se você não conhece as regras de negócio, precisa se capacitar conosco, para entender melhor isso. Principalmente em gestão estratégica de armazéns, aonde eu trabalho todos esses processos aqui dentro de um Armazém.

Todos os nosso cursos são focados em processos. São todos eles funcionais. E aí, outra coisa que eu gosto de destacar, é que daqui a pouco eu vou botando e aqui, ó.

Por exemplo. . .

Eu uso isso com metodologia. Aqui eu ponho um relóginho, tá? Significa que aqui tem um indicador está mentindo, sei lá, tô pegando aqui esse caso.

Quantos XML passa com sim, quanto com não, né? Quanto tempo leva, por exemplo, para o XML ser validado. Eu posso criar indicadores aqui.

E dependendo da ferramenta que você utilizar. . .

E, por favor, não vai fazer isso aqui em Excel, por favor, não vai fazer isso aqui em um Word da vida, que muito trabalho e não eficiente. Quando você terminar aqui aquele mapa de processo na parede, documenta ele. Como é que tu documentar?

Tu não começa ele por nenhuma ferramenta, tu começa ele como eu ensinei. Vai pegar aqui o papel cartão, vai botar aqui, vai botar os post its, vai botando as atividades. Por quê?

Porque assim é fácil de tu ir ajustando. Eventualmente não ficou visualmente bem, errou, tá errada a atividade. Tu pode ajustar aqui, é muito mais simples para ti trabalhar na elaboração.

quando tu terminou, aí, tu documenta. Oops! Certamente o Vini vai fazer um preto e branco aqui nesse meu erro.

E aí, tu documenta isso através de alguma ferramenta. A ferramenta que nós usamos aqui é a Bisage. Bisage.

Inclusive é gratuita essa ferramenta, você pode baixar. tem o Visio também, que é da Microsoft, só que é uma ferramenta paga. Pode usar também, É tão boa quanto.

Eu comecei usando o Visio, por sinal. Hoje eu já não uso mais. E o Bisagi, ele elabora esse negócio aqui todo e com algumas variantes.

Por exemplo: Se eu quero fazer de uma dessas atividades aqui uma instrução de trabalho. . .

Se eu quero fazer de uma dessas atividades aqui uma instrução de trabalho. . .

Eu posso também fazer isso lá no Word, bonitinho, e fazer um hiperlink com aqui e eles ficam. . .

eu posso abrir, clicar aqui e abrir minha instrução de trabalho, e aí eu entro no detalhe da instrução de trabalho. Ou seja, a tela de computador, o sistema operacional, onde eu tenho que preencher. E eu vou entrando na instrução de trabalho com detalhes bem operacionais, né?

E o que eu acho muito válido. Porque isso é uma das formas, também, de documentar teus processos e deixar isso menos dependente das pessoas, né? Da tua empresa e mais voltado para processo.

Ou seja, o processo é da empresa, não é das pessoas. O que, por exemplo, eu trabalho muito nesse sentido de trazer o processo para a empresa e que isso possa ter melhoria continua. Porque quando está o processo na mão das pessoas, eu já não tenho tanta melhoria continua, tem uma pessoa boa, o processo vai bem, tem uma pessoa ruim, o processo vai mal.

Então, essa variabilidade eu não acho que empresa, institucionalmente falando, possa estar suscetível a isso. E finalmente, vou elaborar o "should be", processo futuro, e vai criar um plano de melhorias contínuas dentro desse processo que a gente pegou aqui, como, por exemplo, o atendimento ao cliente. O que é gente ganha de dinheiro com isso, pessoal, é fantástico.

Aproveitem, aí. Deem bastante like nesse material, para a gente poder compartilhar com vocês alguns exemplos de mapas de processo que a gente já tem como benchmark aqui padrão para empresas. E possa inspirar vocês a elaborar isso.

E se você realmente tá precisando aprofundar o seu conhecimento. O que eu acho que quase todo mundo precisa. Vai lá e se e se inscreve nos nossos cursos, o Gestão Estratégica de Armazéns ou principalmente esse curso que nós estamos lançando para janeiro 2021, o Analista de Logística.

Que, cara, é um pedido de vocês e vai fazer toda a diferença para quem quer se desenvolver na carreira principalmente. Bom, era isso que eu tinha pra dividir com vocês hoje. Muito obrigado por ficar aqui conosco até o final.

Um grande abraço, até o próximo vídeo. Valeu!