Gestão de Projetos - Aula 11 - Gestão de comunicações

[Música] o olá eu sou o processo marcelo fantinato é que a disciplina de gestão de projetos do curso engenharia da computação da univesp nós vamos agora qual é o número 11 gestão das comunicações seguindo a linha que nós temos tido desde as aulas anteriores nós vamos agora com mais uma área de conhecimento da gestão de projetos de acordo com o que sugere o pm box um guia de boas práticas do pmbok já tratamos na aula anterior gestão a gestão de recursos humanos e agora nós vamos com a gestão das comunicações de um dentro de um

projeto é que são as áreas de conhecimento que dão suporte às principais áreas do conhecimento que nós vimos nas aulas anteriores tempo custos e escopo então agora a gente trata de comunicações dentro de um projeto ou seja que te há dois tipos de comunicação bairro 1º que as pessoas que estão trabalhando em um projeto elas precisam se comunicar é é de certa forma isso faz bastante faz parte do gerenciamento dos recursos humanos porque quando você está gerenciando você um gestor de projetos você está gerenciando as pessoas que trabalham dentro do seu projeto você não está

gerenciando elas apenas individualmente você está gerenciando como elas se comunicam uma pessoa nunca vai trabalhar dentro de um projeto de forma individual se ela está trabalhando dentro de um projeto é praticamente óbvio que ela está tendo que se comunicar com outras pessoas nem que seja com um gestor de projetos nem que seja com o gerente dela no mínimo como gerente dela tem que se comunicar mas além disso muito provavelmente ela tem que se comunicar com seus colegas do projeto também além disso é o gerente de projetos ela ele precisa se comunicar com as pessoas que

estão fora da sua equipe o diretor que e que de uma organização que é o responsável principal pelo pela execução do projeto o cliente pelo qual para o qual o projeto está sendo executado é que vais está pagando pelo projeto que vai ficar com o produto final daquele projecto um fornecedor que tá é que está fornecendo insumos para a execução daquele projecto está recebendo por aquilo é várias pessoas que estão envolvidas na execução daquele projecto mas que não estão se executando o projeto propriamente dito então um gerente do projeto as pessoas estão naquele projeto executado

o projeto precisam se comunicar muito entre si e com as pessoas que estão no entorno do projeto que a gente chama que todo esse conjunto de pessoas nós chamamos de partes interessadas no projeto que é uma das áreas inclusive que a gente vai ver a última área de conhecimento é da última aula é o jeito a gestão de partes interessadas na venda vamos chegar lá mas a gente já adianta aqui porque as comunicações envolve inclusive as comunicações com essas partes interessadas e aí eu aproveito para dizer que a gestão de comunicações é uma área muito

importante do da gestão de projetos porque se essas e todas essas pessoas que precisam se comunicar elas não tiverem uma comunicação efetiva o projeto provavelmente não terá um fim você não terá sucesso porque como é que as pessoas vão é fazer um bom trabalho se elas não sabem se comunicar como é que um por exemplo pensando num projeto de desenvolvimento de software como é que o implementador vai implementar corretamente se ele não consegue se comunicar com o analista de requisitos como é que um analista de teste um testador vai testar se ele não sabe se

que não consegue se comunicar com quem implementou como é que ele não consegue se comunicar com quem é e especificou os requisitos e aí olha que ele encontra um erro como é que ele vai passar aquele problema que ele encontrou para quem implementou corrigir isso tudo é comunicação como é que as pessoas vão trabalhar bebê corretamente e os gerentes de projeto não se comunica bem com elas e o contrário também e então o a comunicação é depende é o projeto depende a hada de uma boa comunicação a a comunicação com o cliente também é muito

importante ou até com os fornecedores porque o projeto depende muito dos insumos para poder ser bem executado há talvez num projeto de desenvolvimento de software fornecedores não sejam tão importantes mas imagina na construção civil a execução de um a construção de um edifício o quanto depende da qualidade dos produtos que estão sendo entregues é dos materiais da matéria prima e se á a comunicação com esses fornecedores não adequada você coloca em risco a construção daquele edifício enfim muito a oa o sucesso do projeto muito depende das comunicações de novo aquela frase que eu destaquei na

aula anterior né mais um uma área de conhecimento que eu digo é muito importante quer dizer que as outras não sejam isso quer dizer que todas são importantes e todas têm uma dependência bastante grande bom então novamente temos aqui no processo é o na gestão de comunicações nós temos alguns processos nesse caso nós temos três processos nós temos planejar o gerenciamento de comunicações que vocês já devem imaginar pelas aulas anteriores que é um processo de planejamento dentro do projeto é dentro do da gestão de projetos como um todo né aqui na fase do projeto porque

o próprio nome já diz planejar o gerenciamento das comunicações na verdade todas as áreas de conhecimento possui um processo de planejamento depois nós temos gerenciar as comunicações o nome já deve remeter à execução né e depois nós temos controlar a comunicação envolve aqui controle então no caso de gestão de comunicações nós temos três processos exatamente uma para cada um assuma dá um processo para cada uma das fases mas é maiores do gerenciamento de processo de projetos não temos nada para a iniciação e nada para o encerramento que são as menores vinhos aqui tá e essa

figura também disse exatamente isso um processo aqui um processo aqui um processo aqui que é planejamento execução monitoramento e controle nada nem iniciação nada no encerramento e aí é aquela aquele modelo de entradas ferramentas e técnicas sugeridas e saídas 1 2 3 1 para cada um dos processos e vamos dar uma olhada então quem cada uma delas aqui só para ter uma idéia do que está sendo sugerido novamente cada uma delas pode ter algumas dessas são grandes o bastante é por exemplo olha só para vocês terem uma idéia no gerenciamento das comunicações que é o

processo de execução como é que você gerencia as comunicações de um projeto pra você e gerenciar as comunicações que o processo 2 o pm box sugere pra você usar por exemplo sistemas de gerenciamento de informações que são os sistemas de informação nessa oft então ele diz olha pra você e gerenciar comunicações durante um projeto não importa que projeto é esse projeto de desenvolvimento de software o projeto de engenharia civil o projeto farmacêutico projeto automobilístico não importa que projeto é esse o com grande ou pequeno ele é se você tem que gerenciar as comunicações dentro desse

projeto considere usar um sistema de informação pra isso e o que é esse sistema de informação vocês sabem muito bem então só pra você usar essa técnica sugerida aqui do pm box eu nem teria como gastar uma aula para explicar essa técnica porque só pra isso você tem um a um curso para ensinar como fazer um sistema de informação ok e aí pra usar um sistema de informação você também tem é você pode ter uma aula só para aprender a usar um sistema de informação que seja de gerenciamento de comunicações enfim você pode ter cada

uma dessas técnicas aqui uma profundidade muito grande pra isso aí pra alguns alguns dessas algumas dessas desses processos costumam aparecer sempre como já destaquei antes opinião especializada sempre que aparece opinião especializada é aquela ideia a consult alguém senior que pode te ajudar né a opinião especializada está aparecendo aqui no controlar as comunicações só nesse mas de fato em qualquer um deles você pode sempre consultar uma pessoa séria não é porque não está aparecendo nesse e nesse que você não pode consultar uma pessoa cena você pode sempre ok mas o que mais que eu gostaria de

destacar aqui pra vocês que eu já não está aqui nos anteriores que eu acho importante destacar sempre que você tenha um um processo de monitoramento e controle que é o processo três aqui você costuma ter como sair da solicitação de mudança eu acho que o destaque em uma das aulas anteriores mas vou estar aqui novamente então se você está monitorando e controlando ou seja se você tá aqui na fase de monitoramento e controle é porque você está vendo se o que está sendo executado está de acordo com o planejado você pode achar que está ok

ok está de acordo com o planejado você pode pegar um problema não está de acordo com o planejado e aí o que você faz se durante esse processo aqui de monitoramento e controle você encontra que não está de acordo com o planejado e significa que uma das saídas do processo vai ser uma solicitação de mudança você abre o que a gente chama de um tíquete uma solicitação de mudança um dependendo da organização e usam diferentes nomes pra isso mas você vai lá num sistema normalmente e abriu 11 uma solicitação dizendo peguei esse erro esse problema

é encontrei um determinado problema que não está de acordo com o que foi planejado então isso precisa ser corrigido há nesse caso aqui um problema de comunicação eu posso pegar um problema no escopo posso pegar um problema de custo e pode pegar um problema de cronograma então por isso que eu tenho diferentes tipos de monitoramento controle aqui eu estou falando de um monitoramento controle de comunicação então olha é foi planejado é enviar um relatório para o cliente a cada uma semana e na semana passada não foi enviado então é eu peguei esse problema envie a

amt assim que possível então eu abro uma solicitação de mudança ou é foi planejado enviar semanalmente está enfim sendo enviados quinzenalmente então precisa corrigir esse processo a foi planejado enviar vamos pensar num processo num projecto que seja de é um projeto que seja de de construção de uma rodovia que está passando por uma área que precisa de uma licença ambiental e que a imprensa está muito interessada e tem uma um órgão uma ong relacionada a questões ecológicas e aí isso é uma parte interessada envolvida que está aqui em interessado naquela obra é uma obra do

estado então quando você planejou gerenciamento das comunicações aqui na sua saída do seu plano de gerenciamento das comunicações você planejou que você enviar história formal é bonitinho organizado não é uma comunicação informal e que esse relatório será enviado mensalmente e aí você quando você está fazendo aí durante o gerenciamento das comunicações então você teria que ao gerenciar fazer as comunicações a saída seria fazer as comunicações de acordo com o que foi planejado aqui então mensalmente você teria que fazer essa comunicação que realmente você teria que fazer uma outra comunicação então tem comunicação formal tem comunicação

informal tem comunicação verbal tem comunicação escrita tem comunicação que vai pro e mail tem comunicação que vai por carta tem comunicação diferentes comunicações que vai por telefone tem de tudo isso você planejou aqui e você está executando aqui e aqui no controle você está vendo se realmente ela está sendo feita e aí alguém que está fazendo essa verificação percebeu que aquela comunicação formal que devia está sendo feita para aquela ong interessada nas questões ecológicas ela está sendo feita sem qualidade e aí é um prato cheio para aquela ong pegar um problema e começar a arrumar

problema para quem está construindo aquela rodovia então alguém pode abrir uma solicitação de mudança para que aquilo passa a ser feito com mais qualidade com mais controle com uma forma mais rigorosa com isso nós então é abrirmos alguém o responsável por aqui por fazer aquele a esse processo de controlar as comunicações abriu uma solicitação de mudança ok pra isso é que ele está sendo por isso talvez muito provavelmente é que a opinião especializada foi sugerido apenas no controle porque pra esse tipo de atividade de processo verificar se algo está sendo feito da forma melhor correta

é talvez foi sugerido uma opinião especializada embora dependendo do projeto no planejamento fosse bom fazer uma consulta à opinião especializada também para saber que tipo de comunicação é melhor em cada caso eu sou da opinião de que em todos os processos é praticamente uma opinião especializada pode ser útil à então ela poderia aparecer aqui é porque de fato todas as ferramentas e técnicas que aparece elas são sugestões você não é obrigado a usar essa 5 você não é obrigado a usar essa 5 assim como você não é obrigado a usar essas três você aliás não

é obrigado a usar nenhuma você não é obrigado a usar esses artefatos e nem produzir essas são as sugestões ok então tudo que aparece aqui no pm box na verdade são sugestões você usa se você achar apropriado para o seu caso e por seu projeto é claro que se você passar anúncios há nada então muito provavelmente o seu projeto não terá sucesso porque lembrando das primeiras aulas pm bock ele foi criado juntando o especialista em gestão de projetos e esses especialistas colocaram no pm box aquilo que eles entendem como sendo a um resumo daquilo que

ele fique daquilo que eles perceberam que foram chaves para o sucesso dos projetos que eles diferenciaram então eles estão tentando compartilhar com vocês aquilo que a mais foram fatores do sucesso que levaram eles a terem sucesso nos projetos dele então você não precisa necessariamente seguir mas se vocês optarem por não seguir praticamente nada a chance de vocês terem sucesso nos seus projectos diminuiu bastante então com isso nós finalizamos a gestão é de comunicações aula 11 próxima aula 12 mais uma área de conhecimento pra gente continuar obrigado [Música] o [Música] [Música] [Música]