TSE - Administração Geral e Pública - Gestão de Processos - parte 1

Olá queridos alunos Olá queridas alunas bem-vindos e bem-vindas à nossa aula de Gestão de Processos esse tema que por algum motivo o Cesp se apaixonou nos últimos do anos Pois é Sabe aquela história de ciclos da banca assim tem muito Muitas matérias que nunca cai nunca cai isso era o Cesp há uns 10 8 anos atrás em relação à Gestão de Processos aparecia no digital mas quase não tinha questões quase não apareciam questões e aí de uma hora para outra o CESPE começou a amar a chuver questão de gestão de processo nas provas se a

gente pega recentemente principalmente 2023 2024 muitas questões da banca muitas questões mesmo sobre gestão de processos né E como eu disse uns 10 anos atrás era muito mais raro Mas acontece beleza tudo bem faz parte do jogo e é por isso que no nosso curso você que é meu aluno já sabe muito bem nós fazemos só questões do Cesp foco 100% no Cesp nos autores que a banca usa justamente para chegar preparados na prova tá antes de começar a aula de falar de processos em si eu fiz um levantamento só para estatísticas curiosas nós tivemos

aula de estrutura de desculpa processo organizacional ou podc nós tivemos aula de estrutura organizacional lá do características básicas das organizações formais modernas e nós tivemos aula de planejamento estratégico e o complemento aquele que eu fiz para vocês de a de balance de scorecard Então se a gente considerar que foram três grandes aulas né pô três aulas né matérias importantes vivem caindo Sabe quantas questões a gente fez somando essas aulas eu eu somei 280 questões do Cesp eu filtrei para vocês 280 questões recentes do Recente né Tu viu né Não é questão de 2010 2005 que

não tem mais nada a ver com o perfil da banca questões recentes questões dos últimos se anos eu filtrei e eu calculei deu 280 questões em três aulas Sabe quantas que vai dar na aula de hoje mais 114 Então se a gente considerar as quatro só somente as quatro primeiras aulas do curso vai dar quase 400 questões resolvidas do Cesp questões atuais isso é foco na banca então ó confia no processo tá valendo a pena vale muito a pena para você Certo Então segue confiando segue estudando segue revisando com foco total no Cesp vamos embora

então vamos falar de Gestão de Processos bom além do levantamento das questões eu fiz o levantamento dos assuntos que a banca mais cobra e essa é a conclusão que eu cheguei aqui tá nesse slide do meu lado primeiro tá eu separei a nossa aula de hoje em dois grandes blocos tá você que é meu querido aluno minha querida aluna o primeiro grande bloco A gente vai focar em falar o que é processo os tipos de processos e a diferença da gestão por funções e da gestão por processos que a banca adora cobrar portanto no primeiro

grande bloco de aula nós falaremos até aqui esses temas que a banca ama cobrar e só disso aqui já são mais 58 questões da banca né e depois no segundo grande bloco da nossa aula é esse aqui é a gestão dos processos tá primeiro a gente vai entender o que é processo os tipos etc e depois Nós vamos mergulhar na gestão dos processos tá gerenciamento de processos um glossário básico ali umas expressões básicas que costumo cair em prova o ciclo de vida BPM que é BPM Business process Management Business process processos de negócio Management gestão

então gerenciamento de processo de negócio Gestão de Processos tá o ciclo de vida de gerenciamento de processos O que é modelagem técnicas de modelagem e transformação que é a mudança melhoria de processos Mas isso é pro segundo grande bloco nesse bloco agora nós vamos focar em conhecer e entender o que é um processo Vamos sbora então tá aqui para começar a entender isso né Tem um autor que a banca ama cobrar que é o sord e o sord ele fala que a abordagem da gestão de processos Ela é conhecida altamente relacionada com a chamada abordagem

sistêmica ou ele chama né uma teoria da administração chamada teoria geral de sistemas o que que nos diz a teoria geral de sistemas Ela diz que o ser humano Assim como as empresas funcionam como sistemas o que que é um sistema é um conjunto de partes que cada parte Tem uma função essas partes se relacionam uma com as outras E essas partes aí ao se relacionar se tu impactar em uma tu acaba impactando o todo né então é a lógica como se fosse uma uma máquina Como assim uma máquina eu até trouxe aqui ó eu

fiz um desenho para vocês tá aqui ó é como se fosse uma máquina Então eu tenho partes aqui que se relacionam umas com as outras isso é um sistema além disso esse sistema né esse conjunto de elementos interconectados aí ele existe para transformar para mudar as coisas para processar coisas pensa no ser humano como um sistema a gente respira respira a gente tá fazendo um processamento aqui a gente tá pegando coisa do ambiente processando e devolvendo quando nos alimentamos é a mesma coisa quando respiramos nós estamos constantemente trocando energia com o ambiente né Então essa

a ideia de um sistema de um sistema aberto e se a gente pega essa mesma lógica e aplica numa empresa ou num órgão público ele faz o quê pega coisas do ambiente recursos insumos processa ou seja transforma processar é transformar transforma essa coisa num resultado então um sistema ele é composto de partes ele pega insumos do ambiente processa transforma esses insumos e devolve pro ambiente no na forma de um produto ou um serviço Isso é uma empresa como um sistema e é por isso que o sord faz essa relação no livro dele uma boa parte

do livro dele fica falando sobre isso teoria geral de sistemas uma organização funcional como um sistema processos interconectados que faz essa transformação de insumos em resultados então basicamente é isso se a banca te perguntar uma organização Uma empresa um órgão público funciona como um sistema aberto sistema porque ele tem partes que se interrelacionam aberto porque ele faz essas trocas com o ambiente se ele fosse um sistema fechado isolado ele não faria essas trocas e ele ia deixar de existir ele ia morrer ele não ia se adaptar certo bom E por que que o sord faz

toda essa relação no livro dele e é um livro que a banca gosta por isso que eu dei essa explicação porque a essa lógica aqui é a lógica de um processo um processo é toda e qualquer atividade ou conjunto de atividades que pega um insumo e transforma num produto uma entrada é é transformada numa saída uma entrada é processada para virar uma saída Ah vou fazer um v fazer um banquinho de madeira eu pego a madeira processo essa madeira e Gero o banquinho essa lógica é a lógica de um processo de trabalho e esse é

o principal conceito processo é qualquer atividade né ou conjunto de atividades que vai pegar um input uma entrada né in entrada ou input uma entrada um insumo adicionar valor ou seja transformar esse insumo em um out out saída e um output e uma saída e um resultado e um produto e um serviço para um cliente específico o que que são os inputs os insumos de um processo no exemplo que eu dei do banquinho eram a madeira que fez um banquinho prego parafuso sei lá como é que eu vou aprender esse banco e um órgão público

pode ser a legislação pode ser um insumo desse processo né Ah eu tenho que tomar decisão judicial Ah então eu preciso da legislação como insumo então o insumo pode ser materiais pode ser informações pode ser conhecimento tudo que dá origem ao processo é utilizado no processo é transformado no processo tá e um processo ele vai incluir eventos regras atores tarefas ã o processo tem de tudo tá se a gente pega um processo de trabalho vai ter as pessoas que executam são os atores as pessoas que controlam também são atores então o ator é todo mundo

que atua no processo pode ser os executores pode ser os gestores etc eventos são os eventos de que dão início dão fim ao processo eventos intermediários tarefas aquilo que é realizado né processo também tem objetivo tá processo tem ã regras regr de negócio a estratégia da organização então processo tem tudo isso e aqui é o desenho e é bem parecido com aquele que eu mostrei agora a pouco isso é processo processo a todo e qualquer atividade ou conjunto de atividades que vai pegar um insumo e processar o que que é processar transformar vai transformar uma

coisa em outra vou processar essa coisa eu vou transformar essa coisa em uma outra coisa vou pegar um insumo e transformar num produto uma entrada transformada numa saída pronto isso é processo esse desenho aqui é o resumo do que é processo e agora eu vou te mostrar outros conceitos de processo além desse aqui e vocês vão ver que eles todos são meio parecidos todos vão seguir essas essa lógica de transformação pegar uma coisa transformar em outra para um cliente quer ver ISO 91 Norma né is 91 que que é processo conjunto de atividades em interrelacionadas

muito importante isso isso aqui pode ser pegadinha da banca se a banca falar assim ó há um processo um conjunto de atividades Independentes o que que seria independente que uma não depende da outra eu te pergunto num processo as atividades são independentes isoladas Não elas são interdependentes interrelacionadas cuida com isso tá conjunto de atividades interrelacionadas que transforma um insumo em produto era o desenho que eu mostrei essa é a definição da Norma ISO 9001 Olha a Fundação Nacional da qualidade aqui conjunto de atividades pré-estabelecidas por quê Porque é planejado tá processo não é Deixa a

Vida Me Levar Como diria o filósofo administrador Zeca apagadinho tá não processo não é Deixa a Vida Me Levar processo ele é planejado ele é pré-estabelecido tá conjunto de atividades pré-estabelecidas que quando executadas numa certa sequência porque o processo tem um sequenciamento vão conduzir a um resultado esperado eu começo a processar aquela madeira no final vou produzir o quê o banquinho não vai sair dali um computador né o qu segura atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas então sempre essa ideia de que o resultado do processo ele é para um

cliente esse cliente pode ser interno da organização pode ser externo a organização mas todo o processo gera um resultado para um cliente e tem que satisfazer esse cliente já o nosso amigo sord ele vai falar ó que são fluxo ó processos são fluxos de trabalho e aqui eles US expressão fluxo né que daí tem uma outra expressão muito conhecida que é o fluxograma fluxograma é a representação visual de um processo é o desenho de um processo fluxograma é representação gráfica de um processo né por meio de símbolos eu desenho um processo fluxograma então um processo

é fluxo ele flui fluxo de trabalhos que atendem um mais objetivos da organização e que proporcionam agregação de valor sobre ótica de clientes então conjunto de atividades de trabalhos e agrega um valor ao cliente e o davenport né um livro um pouco mais antigo mas que ainda é cobrado em prova ele fala que é um conjunto de atividades ó de novo estruturadas pré-estabelecidas é planejado o processo e medidas da que medi tem que ter indicadores de desempenho destinados a resultar em um produto especificado para um determinado cliente e aí ele vai além ele diz é

uma ordenação específica não é de qualquer jeito é uma ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço né então no tempo certo no lugar certo com começo com fim com entradas com saídas claramente ficados então tem as fronteiras você quando um processo começa e quando ele termina né ou seja um processo ele diz que um processo é uma estrutura para ação né é uma estrutura que serve para agir para realizar as coisas isso é um processo de trabalho então lembrando nós estamos falando aqui Gestão de Processos apesar de ser uma prova pro

Judiciário eu não tô falando aqui de processo judicial eu tô falando de processos de trabalho conjunto de atividades que eu realizo no meu trabalho no dia a dia tá ou como a norma como desculpa o guia BPM cbok fala né ele chama de processos de negócio tá porque BPM é Business process Management Management gestão Business process é Business negócio process processo processos de negócio e aí sempre tem algum aluno que me pergunta Rafael o que que é processo de negócio processo Como assim processo sabe gestão de processo gestão de processo de negócio mesma coisa é

que vem do inglês BPM Business process Manager eles chamam de processo de negócio mas é processo é gestão de processo tá E aí o guia BPM sibok sibok é o guia do corpo de conhecimento e gerenciamento de processos tá Não confunda com o pmbok que é o de gerenciamento de projetos Mas isso é outra aula a gente vai falar depois tá mas sim tem dois guias tem um gerenciamento de processos e o gerenciamento de projetos são os guias mais famosos aí internacionalmente falando e o Cesp adora usar eles então lá no guia BPM cbok que

é o guia do corpo de conhecimento de gerenciamento de processos ele vai falar que o processo é uma agregação agregação um conjunto de atividades e comportamentos porque lembra que eu tenho atores pessoas ali se comportando agindo então é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou por máquinas para alcançar um ou mais resultados Como assim executado por humanos ou por máquinas hoje em dia eu tenho máquinas que realizam processos sozinhos né um computador computador ele processa as coisas né então nós temos máquinas que fazem processos inteiros sozinho beleza Ele só tá abrindo essa

possibilidade que um processo pode ser realizado por humanos ou por máquinas legal Essas atividades são de novo interrelacionadas jamais Independentes são interrelacionadas e elas solucionam uma questão específica ou seja um problema específico um resultado específico e são governadas por regras de negócio que é regras de negócio a estratégia as normas as regras da organização legal Além disso guia BP mboc vai falar que é um trabalho que agrega valor ao cliente que entrega valor ao cliente tá ou pode ser que ele não encoste no cliente final pode ser que ele simplesmente apoia e gerencie outros processos

tá Além disso ele pode percorrer se a gente pensar na estrutura da organização aqui ó fazer um organograma rapidinho ele pode ser realizado inteiramente dentro de um único departamento exemplo aqui ó tá tem um processo inteiro que ocorre dentro de RH Pode ser ou pode ser também que ele precise percorrer todos os departamentos para ocorrer para que aconteça a gente chama isso de processo ponta a ponta interfuncional porque ele percorre várias funções vários departamentos alguns processos são tão grandes que eles são interorganizacionais eles dependem de várias organizações para acontecer certo isso é muito comum na

cadeia produtiva ali Ah fazer um automóvel tem várias empresas conectadas a num grande processo para produzir um automóvel fechou vamos adiante tá eu sou apaixonado por esse tema tá esse tema foi meu tema da especialização né quando eu fiz especialização lá pela Universidade Federal Rio Grande do Sul fiz especialização em gestão pública o meu tema de estudo foi gerenciamento de processos tá Então tá vamos sbora tipos de processo e hierarquia que que é A Hierarquia já vamos chegar lá tá hierarquia são os níveis de processo e aqui esse desenho ajuda a entender um pouco essa

hierarquia esses níveis que a gente vai ver daqui a pouquinho que é basicamente o seguinte né O que que é ã essa definição aqui é da Norma ISO Tá o que que a norma ISO diz que na verdade não existe apenas um processo numa organização umas as organizações elas contém vários processos de trabalho elas fazem várias atividades então elas TM vários processos de trabalho e esses processos são interconectados então segundo a norma ISO 9001 para que uma organização funcione de maneira eficaz e eficiente ela tem que identificar esses processos tá então esses inúmeros processos que

se conectam para gerar um resultado toda organização a gente costuma dizer é um mar de processos são vários processos ocorrendo ali dentro e aqui são as características gerais de um processo então a gente já viu os conceitos e aqui eu resumi para vocês algumas características bom mas de até agora antes de falar sobre as características O que que a gente falou até agora eu falei para vocês do conceito de processo e tem que tá na tua mente aquele desenho falou em processo tu pode rabiscar na prova ah é que que é processo mesmo Ah é

ele pega um insumo processa e gera um resultado entrada e saída entrada transformação e saída processar é transformar uma coisa em outra exato né então isso é um processo de trabalho algo que transforma uma coisa em outra então ten os insumos e aqui eu tenho os resultados os as a matéria prima e o produto o insumo e o produto né Essa é a lógica então a gente falou sobre tudo isso aqui a gente falou que são sempre os processos são interconectados interligados as atividades não são independentes elas são Inter relacionadas interdependentes lembra disso e aqui

alguns conceitos Gerais um resumo do que a gente viu até agora primeiro então processo tem Fronteira tem início e fim detalhe importante tá eu já vi na literatura um autor falar o seguinte às vezes os processos são tão conectados que a gente não consegue identificar direito quando acaba um e começa outro quando tem processos muito Inter interligados Às vezes a gente não sabe onde é que acabou um e começou o outro então pode acontecer mas de maneira geral Como regra via de regra processos tem Fronteira tem início tem fim tem objetivo Claro tem recursos e

recursos são sempre sempre limitados não existe recurso ilimitado se a banca disser assim ah processos T recursos ilimitados errado processos trabalham com recursos limitados certo porque tudo é recurso limitado não existe recurso infinito que recurso é esse tempo pessoas Finanças materiais infraestrutura por aí vai processos são atividades interdependentes e que são planejadas ordenadas o gerenciamento de processos envolve o planejamento o controle desses processos a sincronização coordenação das atividades definir quem são os responsáveis tudo isso mas isso a gente vai ver depois todo processo tem um resultado específico previsível né eu comecei as atividades eu sei

o Jack Acabar e tem vários componentes eu já tinha falado agora a pouco processo tem objetivo processo tem tarefas atividades que são realizadas processo tem atores pessoas que atuam que trabalham no processo processos tem seguem regras de negócio né que são as regras da organização a sua estratégia as suas políticas processos tem evento pode ser um evento de fim evento de início eventos intermediários que gera um grande Impacto neles processo tem indicadores process isso aqui é só uma pequena lista de tudo que tem num processo de trabalho tá compromisso de satisfazer os clientes processo tem

e a lógica é todo processo sempre pode ser melhorado sempre Ah mas ele tá muito bom mas ainda pode ser melhorado então a gente chama isso de processo de melhoria contínua processos eles passam eles permitem essa melhoria contínua a gente vai falar sobre alguns desses temas no segundo grande bloco que eu prometi para vocês da gestão de processos aqui pessoal tando da base O que é um processo legal Vamos embora porque agora nós chegamos nos tipos tipos de processos e a banca ama a banca é apaixonada por isso completamente apaixonada por isso tá esse aqui

é um dos que mais cai em prova esse tema aqui dos tipos de processos que a gente vai ver agora tá Tá mas isso eu vou deixar para o próximo bloco tá Então nesse primeiro bloco só uma introdução conceito e no próximo bloquinho de aula que a gente trabalha com bloquinhos mais curtos né para não ficar aquela aula extensa no próximo bloquinho de aula vamos falar dos tipos de processos e já vamos também no próximo bloquinho encerrar a parte teórica e partir paraas nossas primeiras questões dessa aula já nos vemos aí