Gestão de Projetos - Controle de projetos e boas práticas da gestão

[Música] Olá pessoal tudo bem Eu sou a cinth Araújo estamos aqui dando continuidade à nossa jornada dentro da gestão de projetos estamos começando agora a nossa terceira semana a gente passa rápido né então vamos agora falar do controle de projetos e as boas práticas de gestão né chegou a hora de eu falar daquele tema que eu fico falando PMA Eu já falei PMA essa semana que a gente vai falar dessas coisas tá bom bom começando aí pelo controle de projetos né o controle dos projetos ele é muito importante para garantir o sucesso e a qualidade

dos produtos gerados pelo projeto já deu para já deu para entender a medida que a gente vai evoluindo na nosso aprendizado em gestão de projetos o quão importante é o controle né do escopo o controle do prazo o do orçamento certo e isso faz com que a gente Garanta aí a eficiência e eficácia porque veja bem né tantos exemplos que a gente tem aí quando a gente ouve notícia ah a gente conseguiu construir estádio ah mas tava estimado em 1 milhão e foi para 3 milhões Poxa a gente teve o maior alocação de recursos Então

se a gente faz o controle de projetos a gente traz o quê a eficiência certo aliada eficácia porque certamente Ah eu consegui fazer o estádio dentro das especificações dos requisitos mas a gente estourou e muito o orçamento então isso não é eficiência então é juntar as duas coisas certo e também o controle de projetos ajuda os os gestores a a a conseguirem Minimizar os riscos e os os danos né É muito mais fácil da gente resolver problemas quando a gente tá fazendo controle imagina que Poxa quebrou um equipamento no meio da construção Poxa vida mas

a gente tá controlando esse equipamento ele pode ser substituído com maior rapidez certo e causar menos Impacto aí no prazo no orçamento etc Bom Essa questão aí tanto do controle de projetos como das boas práticas ele tá dentro de um contexto da evolução da gestão de projetos lembra que eu falei lá atrás né da das das etapas aí da da da gestão de projetos da evolução das prática de gestão de projetos na primeira onda que foi ali na década de 1990 a gente tem aí o foco na gestão de projetos né E aí é que

vão surgir os os boxs né o os Body of knowledges ou os os conjuntos de conhecimento que foram criados por esses institutos e associações profissionais ainda na nessa semana eu vou dar falar para vocês dos principais institutos e principais conjuntos de con cono tá que são os tais dos guias de conhecimento O pboc que é o mais conhecido aí entre os gestores de projetos pelo especificamente aqui no Brasil né bom na segunda aula que é no comecinho aí dos dos anos 2000 a gente começa a ter a entender que olha não adianta só eu controlar

muito bem o tempo né mas eu não controlo muito bem o custo tem que estar integrado tudo né que isso é uma evolução à medida que a gente vai fazendo mais uma coisa isso vai evoluindo né sim e aí a gente pensa mais na integração né E aí a gente vai pensar na integração desses processos gestão de projetos e também no contexto organizacional certo porque uma coisa por exemplo é fazer um projeto dentro de uma grande empresa outra coisa fazer um projeto dentro de uma pequena empresa certo então entender a cultura e etc então e

as boas práticas né E esses guias eles são resultado dessa primeira onda que foi lá dos anos 90 né ã que aí a partir do que esses guias que que surgiram nessa primeira fase eles são ã base de de referência até hoje né E eles que norteiam aí tanto a a a a execução né a prática da gestão de projetos como também a formação dos profissionais em gestão de projetos tá bom falaremos também disso essa semana bom Os guias de conhecimento aí que surgiram aí na nessa primeira onda eles têm três pilares importantes um que

é o as áreas de conhecimento hã a área de conhecimento ela tá falando aí que são os aspectos principais da gestão de projeto então a integração por exemplo a gente vai falar aí numa das aulas né que é integrar todos os as atividades do projeto né Para que no final todo mundo elas se liguem no final né essas peças dentro do meu projeto o escopo que a gente falou tanto o cronograma o custo qualidade recursos os comunicações riscos aquisições e partes interessadas tá ao longo da disciplina vocês veem que eu tô a gente eu tô

enfatizando para vocês cada uma dessas áreas de de ã de conhecimento tá bom no na segundo Pilar a gente vai ter aqui os grupos de processo né que estão ligados com as fases do ciclo de vida lembra iniciação planejamento execução monitoramento e controle e encerramento falei sobre isso na primeira semana né e o ciclo de vida que eu também falei na primeira semana que é iniciação planejamento execução e controle e conclusão certo então são os três pilares área de conhecimento grupo de processo e ciclo de vida certo bom E como eu tava falando aí do

controle né alguns métodos de controle aí que são importantes da gente conhecer e também aplicá-lo com certeza né eu posso controlar o meu projeto avaliando os resultados finais né então eu vou focar na entrega final do do do do meu projeto certo e eu vou ver né eu vou comparar se o que foi entregue no final do projeto ele tá exatamente como tá eu eu eu tive ã dentro das requisições né dos requisitos e dentro das expectativas dos clientes dos usuários etc Eu posso também controlar pelo processo né eu vou monitorando o monitoramento contínuo à

medida que eu vou executando as atividades lembra do eap quando vou quebrando os pacotes então eu vou monitorando ao longo das entregas dessas atividades certo e ah esse tipo de medição por processo ela me ajuda porque eu consigo ah avaliar desvios com mais rapidez é diferente de eu ver o resultado final né Eu espero eu tenho por exemplo de novo né o exemplo da reforma da cozinha eu só vou ver o resultado final não vi o o o contínuo as várias atividades aí pode ter problema Claro que pode ter problema né E aí e e

para e para consertar depois que já fez tudo né então a medição pro processo ela é mais interessante eu posso também fazer a medição pelos ã pelos Marcos importantes né eu vou aí ter Marcos né o Marco Pode ser né O Marco é é um ponto né de um ponto um Check Point digamos assim né um ponto importante né que vai determinar aí uma mudança por exemplo de fase né então a cada fase eu é um Marco né o o o final de cada fase é um Marco e que vai e vai mostrar como é

que tá sendo a evolução do meu projeto certo por exemplo se eu tenho frases críticas né Então olha a fase do do da fundação da construção da fundação do prédio ela é muito importante né ah a a a fase por exemplo da da obtenção do alvará Porque sem alvará você não constrói né em tese não né Ah o Fundação então São fases críticas que você vai colocar olha aqui é um é um Marco certo e aí se se eu não se eu não conseguir cumprir esse Marco até essa data eu eu vou eu posso talvez

ter que cancelar o projeto tá e eu tenho modelo de referência né que eu estabeleço aí um um uma referência Então olha eu preciso ã chegar nesse padrão quando eu eu quando eu conseguir ficar igual esse padrão é sinal de que ã eu eu fiz certo ou errado eu vou controlar dessa forma Tá bom quando a gente tá falando aí de pontos de controle eu falei dos Marcos lembra eu posso ter aqui ó esse diagrama ele vai mostrar como que eu posso fazer esse ponto de controle por Marcos por exemplo eu desenvolvo o o projeto

aí eu tenho um ponto de controle né ah se a situação for satisfatória eu vou para para essa fase se não for eu vou eu vou investigar e voltar para cá ou eu paro o projeto bom fui para outra fase ponto de controle se deu tudo certo tá satisfatório tudo bem continua senão a gente volta para trás ou para o projeto Esse é um ponto de controle Esse é um Marco ou eu posso fazer por fases tá vendo fase de iniciação fase de planejamento a gente já viu isso né com as fases do ciclo de

vida a fase de execução e controle e fase de encerramento então a cada fase Ah quando chegar acabou a iniciação eu vou dar um eu vou checar aqui se deu tudo certo acabou o planejamento eu vou verificar acabou o controle e execução eu vou verificar e é interessante que esse controle de Fases eu também posso ter projetos que por eles serem ã muito complexos eu vou dividindo ele em fases né fase um fase dois fase três eu falei logo no comecinho da disciplina ou ondas né onda um onda dois onda três certo então a onda

um é da limpeza Então essa onda vai ter o início o planejamento execução e encerramento Acabou acabou então agora eu posso desintoxicar então então projetos complexos é interessante que eu divida ele em Fases em ondas porque isso vai me ajudar a saber a é como se entre aspas né é como se fosse vários projetos dentro de um só né e isso vai me ajudar inclusive diminui a a idade da gestão porque eu sei que quando acaba a limpeza a primeira onda da limpeza eu posso para desintoxicar então se eu vou depois depois que eu desintoxico

eu posso realmente urbanizar certo principalmente projetos complexos é bem legal e interessante fazer a gestão por fases tá controle por fases e eu posso também fazer revisões técnicas né elas são bastante indicadas quando tem mudança aí de tecnologia né que eu posso fazer revisões né A partir do momento que muda a tecnologia eu faço uma revisão e vejo se tá ã se tá dentro ã da especificação técnica ou não E aí ali eu tenho um controle de como tá indo evolução do meu projeto tá Outro ponto importante quando a gente tá falando aí ã da

ã de boas práticas e do controle de projetos é saber quais são os fatores né O que que determina né o sucesso ou fracasso certo Ahã ou seja né ã o que que eu preciso ter né ou fazer para que meu projeto seja bem sucedido certo bom ã de acordo aí com diversos H guias de conhecimento tem três aspectos importantes que a gente precisa ver os aspectos soft né que lembra que eu falei desde o começo o papel importantíssimo né do gerente de projetos ou da gerente de projetos né do patrocin ador do do gerente

funcional vejam que há muitos aspectos aí ã humanos né aspectos pessoais por isso que a questão da personalidade da liderança do gerente da gerente ela é tão importante tá porque essa pessoa que gerencia o projeto ela vai ter que se adaptar às outras pessoas ter saber se comunicar saber entender o contexto cultural e organizacional daquela empresa que ela atua tem um contexto organizacional viu a a dependência entre os projetos né então eu eu tô gerenciando um projeto que também Depende de outro ou tá em paralelo com outro como é que tá esse outro projeto como

é que tá o contexto da organização como é que é a dinâmica dos ã ã da do grupo executivo dessa empresa né A questão dos relacionamentos etc e aspectos hard né que é a questão da gestão de projetos em si como fazer o eap né como mexer com Microsoft Project né que é um programa bem conhecido aí pra gente fazer gestão de projetos como que mexe com Excel né Como que é o pmbok isso é a parte Hard a Parte técnica né da gestão de projetos aqui o o o esses autores eles eles dão uma

síntese de motivos que fazem um projeto fracassar bom planejar o projeto é perda de tempo lembra que eu falei de pular a fase de iniciação e de planejamento Pois é né quando a gente pula isso T já vê que vai dar errado tá o escopo e requisitos mal definidos por isso que eu falei tanto de gerenciamento de escopo né do eap né Porque é importante Se não tá bem definido o que tem que fazer hum não vai dar certo bom temos as mudanças descontroladas no escopo requisitos lembra que eu falei Ah não eu quero eu

quero o quarto aqui ah não agora eu quero o quarto ali Ah não olha mas aquele aquele aquele stakeholder lá falou que ele precisava disso no programa vamos fazer e sem controle isso é é é é receita para fracassar falta de apoio dentro da organização executora né então se você tá dentro de uma de uma organização que por exemplo o seu projeto ele não é prioritário isso acontece muito em grandes empresas projetos eles podem perder a prioridade E aí ele fica se arrastando né as pessoas não dão os recursos né nem o financeiro ou o

o humano e aquele projeto nunca vai conseguir nunca é feito né com tudo que precisa E aí né estimativas imprecisas né ah eu acho que vai demorar TRS dias para construir para quebrar cozinha mas na verdade demora cinco né E aí como é que faz você estimou só três a era tanto de revestimento que precisava Ah eu comprei três caixas mas na verdade precisava de 10 já estourou tudo né né estimativas mal feitas otimismo excessivo né ah não em dois dias a gente consegue né não não não isso aqui não nunca dá errado o ideal

de de sempre por isso que tem área de conhecimento e gestão de riscos é é melhor eu ver o pior cenário desenhar quais são a as soluções que eu posso fazer caso o pior cenário aconteça é melhor eu prever o pior e aquilo não acontecer do que eu prever muito o positivo e aí eu não sei como reagir comunicação ineficaz a falta de comunicação é péssimo dentro de projetos né E isso vai impactar especialmente a questão dos stakeholders né as expectativas não vai dar certo se não fizer uma boa comunicação liderança insuficiente do do gerente

de projetos volto e meio e escuto Nossa mas meu gerente ele nem fala com a gente ou ele nem sabe o que tá acontecendo Então liderança ineficiente do ou da gerente de projeto resistências mudanças né as partes interessadas estão aí resistentes Ah não eu não quero que mude poxa eu sempre usei o sistema desse jeito agora vou ter que mudar desse jeito mas preciso dessa mudança porque o projeto ele requer Isso faz parte do escopo né a resistência das partes interessadas eh não é bom né Isso pode impactar muito negativamente um projeto né e os

recursos inadequados né Então as pessoas que participam do projeto não estão bem treinadas não estão capacitadas né ou né elas não estão sendo bem gerenciadas e aí o projeto não vai dar certo né eu até posso ter o melhor time a melhor equipe mas ela não tem o a a a bom um bom uma boa gerente um bom gerente aí coordenando não vai dar certo é como um técnico de futebol né se o técnico não for bom não souber fazer com que cada um jogue ou cada uma jogue como deve não vai dar certo né

bom considerações finais aqui da questão de controle de projeto e de ã boas práticas o controle é essencial né gente a gente precisa controlar para garantir que vai entregar aquilo que foi especificado aquilo que tá nas expectativas dos dos clientes dos stakeholders tá para melhorar né para facilitar e aprimorar o a a como posso dizer facilitar a vida daqueles que trabalham com a gestão de projetos é que surgiu os guias de conhecimento que eles vão nos dar as boas práticas vão vão vão ã dar referências né de técnicas de métodos que podem ser utilizados né

para facilitar e trazer eficácia e eficiência paraa gestão de projetos né as boas práticas elas estão aí para isso né para nos dar esse Norte de saber como que a gente deve gerenciar o projeto para conseguir atingir o sucesso tá e dentro desse desse sucesso desses fatores além das boas práticas a gente sabe aí o papel do gerente da gerente de projetos hein isso é essencial por isso que eu falei tanto de gerente de projetos em aulas anteriores e a adoção das boas práticas ela vai trazer uma maior maturidade a gestão de projetos tá é

óbvio que elas não são uma receita de bolo que ela é sempre aquilo e fazendo aquilo dar certo certamente que a gente precisa aí ã adaptar essas boas práticas a realidade né da empresa onde a gente atua do projeto do tto que é tá aquele projeto mas a adoção das boas práticas só tem coisas boas através a gestão de projetos né fazer gestão de projetos né sem seguir né método metodologia né técnicas geralmente a maioria das vezes dá errado né E aí a gente tem esses diversos ã exemplos aí de projetos que não que muitas

vezes são cancelados sem conseguir fazer o resultado que era esperado bom Aqui tem as todas as referências que eu utilizo né utilizei para executar elaborar essa disciplina e essa aula dessa disciplina sempre lembrando a importância de vocês lerem esses materiais certo aqueles que estão designados no plano de ensino que isso vai expandir o conhecimento que vocês estão aprendendo ao longo dessa disciplina Ok a leitura e a participação de vocês ao longo da semana ela é muito importante tá bom bom aí mantenham-se aí focados e comprometidos e motivados e que nós vamos continuar a nossa jornada

aqui em gestão de projetos tá bom Bons estudos e até mais tchau tchau [Música] h [Música]