Aula 15 - Como Monitorar e Controlar um Projeto

agora vamos então nosso sexto passo para poder gerenciar um projeto com sucesso aos elementos essencial para você conseguir ter sucesso na conclusão de seu projeto que seria exatamente controlar o seu projecto fazer um monitoramento e controle de seu projeto porque não adianta tudo que a gente fez até agora muito importante claro você começar com o pé direito na sua iniciação você fazia a definição do que vai ser construído um escopo você fazer o desenvolvimento de um cronograma adequado junto com seus recursos o orçamento do projeto voltamos nossos planos de apoio nos planos auxiliares de gestão

dos riscos e de comunicação e aí entramos na execução que é onde realmente acontece o trabalho de verdade um gerenciamento da execução onde eu falei pra você que tem duas grandes preocupações na verdade três nem fazer a mobilização obter os recursos adquirir os nossos recursos e aí nós temos a realização dos trabalhos em si realização das atividades das entregas e que tudo isso está em cima de uma organização uma organização que o planejamento em ondas sucessivas porém não dá para você saber se você vai chegar em algum lugar se você não tiver constantemente acompanhando a

sua evolução e se constantemente a chave de tudo aqui o controle está dividido em duas coisas a gente tem o controle sobre uma vez de status e progresso eu quero saber em que velocidade eu tô caminhando em direção aos meus objetivos por exemplo basicamente quando você tem aquele seu plano do ensino é você olha para saber se vai chegar na hora certa se você passou pela cidade a pé pela cidade b pelas cidades e observou cumprindo marcos vou concluindo etapas da minha viagem para poder chegar no destino que o meu projeto final minha conclusão do

projeto final sabendo que cantou em relação a isso mas eu também preciso fazer um gerenciamento das mudanças porque é natural que vai acontecer mudanças no nosso caso aqui de pequenos projetos você não vai ter tantas mudanças sim é mais um pouco comum você tenha grandes mudanças porque é um projeto de semana o projeto três meses mas mesmo assim você precisa se preocupar de que você sai do caminho e você volta para aquele caminho como é que você vai fazer para garantir que essas mudanças aqui são é realmente alinhadas com as suas linhas de base do

projeto é o grande segredo que eu já tinha falado é que esse monitoramento controle tem que ser frequente e consistente que significa isso quando ele está falando de pequenos projetos o ideal é que esse freqüente e consistente nosso aqui seja um acompanhamento diário diário e esse acompanhamento diário aqui é muito simples na verdade que eu vou te mostrar aqui no monitoramento controle das pessoas falar mas não tem nem tempo de planejar e executar já é mais difícil ainda vou ter que controlar o meu projecto sim porque se você não fizer isso você vai ter mais

dificuldade ainda e essa questão de ser frequente consistente torna mais fácil o controle na verdade você deixa para fazer um controle muito espaçado das coisas aí você tem dificuldade então ter esses pequenos períodos aqui o que vai acontecer o nosso status barra progresso esse status o há progresso aqui você pode utilizar uma ferramenta simples para fazer isso pode ser o seu próprio excel você pode usar um powerpoint então posso usar aqui fizer rs eu posso utilizar um tt posso até mesmo utilizar o meu moleskine um caderninho e possa até mesmo utilizar o meu caderninho para

poder acompanhar e objetivo aqui é eu saber o que foi concluído no período anterior então da minha edição anterior para cá então período anterior eu quero saber o que está pendente então que deu problema pode ser uma coisa é que houve algum problema algum risco no meu projeto eu quero saber o que eu vou fazer no próximo período então no próximo período o que eu vou fazer é uma maneira muito fácil você fazer o acompanhamento seu projeto você pode utilizar inclusive aqui no seu projeto você pode utilizar indicadores gráficos qualitativos como por exemplo colocar aqui

um nexo sem coisinhas aqui mas não posso dizer verde amarelo e vermelho seriam os mesmos indicadores aqui e eu o vermelho e eu vou colocar esses indicadores aqui para cada uma das coisas esses indicadores sobre o ponto de vista do escopo sob o ponto de vista do cronograma sobre o ponto de vista dos meus planos de apoio lembrando que dentro do nosso cronograma como se viu nas aulas anteriores a gente tem recursos eo orçamento então se você quiser você pode desmembrar isso aqui e fazer uma carinha para cada um no seu escopo ou concluir as

coisas que eu deveria ter concluído até esse dia ou até essa semana vou colocar uma carinha pede concluir mas tem algumas pendências em avaliou estou vislumbrando que eu vou ter um risco na próxima semana posso te chamar helinho e não conseguiu concluir vou colocar vermelhinho as atividades do meu cronograma o uso dos recursos no orçamento o plano de riscos e o plano da comunicação então você pode montar aqui um xls e ppt simples aqui ou mesmo fazer isso no seu caderninho muitas vezes eu faço isso naquele próprio moleskine que eu mostrei pra você qual o

status do meu projeto hoje o que eu fiz ontem o que eu vou fazer hoje meu status viro a página o que eu fiz ontem que eu vou fazer hoje viro a página que eu fiz o que eu vou fazer hoje e sempre olhando o meu plano maior então esse aqui é o controle do seu projecto dia a dia então o controle no projeto aqui dia a dia assim como a execução você tem uma execução dia a dia você tem um controle dia a dia e essa execução e controle dia a dia está acontecendo no

nível mais baixo a lide tarefas menores que estou desenvolvendo em ondas como você já viu mas eu preciso ter a visão geral do meu projeto não tem a minha meu cronograma maior e ver se essas ondas aqui estão alinhadas com aquelas entregas que você tem é tão grande segredo de você fazer o monitoramento e controle dos seus projetos de maneira adequada é você ter consistência em freqüência então vou fazer todo dia no final da tarde 15 minutos para saber o que eu fiz ontem que fiz hoje que eu vou fazer amanhã você já tem um

bom controle do seu projeto o quanto eu gastei ontem quanto gastei hoje quanto vou gastar manhã quando falta ainda para ser gasto você não vai precisar de ferramentas extremamente poderosa sair porque a gente está tratando de projetos menores então não preciso que me preocupar neste primeiro momento com o gerenciamento do valor agregado não preciso de fluxo de caixa não preciso de controles muito avançados aqui eu quero saber se eu conseguir fazer as entregas no meu projeto eu quero saber se eu estou concluindo as atividades foram prometidos com os recursos do orçamento prometido e como é

que estão ainda as minhas atividades de comunicação e de gestão dos riscos isso é muito suficiente para você poder fazer e à medida que você começar a fazer isso como eu falei de uma maneira bem consistente aqui freqüentes e vai ver como é que é mais fácil porque quando você deixa um tendão para acontecer é pensar o controle do projeto aqui mais ou menos como se faz com a sua conta bancária não acho que você deve era controlar a sua conta bancária então se você anota todos os dias o que você gastou o quanto você

ainda tem você vai poder ter um controle bem fácil e bem rápido na hora que alguém te perguntar você vai ter as informações do controle se você deixa para fazer isso uma vez por semana ela fica chato já fica mais difícil é ficar mais chato né que eu paguei segunda-feira quando eu paguei de estacionamento quanto eu gastei de almoço na terça quando eu paguei de salgadinho vai ficar chato você deve fazer isso uma vez por mês fica mais chato ainda que se acumula um monte de coisa se você deixa fazer uma vez por ano como

a gente faz com imposto de renda fica muito mais chato muito mais demorado e muito mais suscetível a erros então quando eu falo do controle tudo que eu tenho de atividades minhas é fácil o controle diário das linhas ativas então dessa maneira sempre sei o que está acontecendo com os projetos de uma maneira fácil de uma maneira rápida e eu não preciso perder muito tempo com isso quando eu deixo isso fica bastante passado aí eu tenho dificuldade porque imagina né pra eu poder fazer um status diário aqui eu sei que aconteceu ontem tranquilo na minha

cabeça que aconteceu ontem que eu preciso fazer hoje o que eu preciso fazer amanhã agora se eu deixar fazer isso uma vez por mês eu vou pensar poxa aqui que eu fiz na primeira semana quais pessoas trabalharam no projeto é preciso mandar e mail para perguntar para as pessoas precisam telefonar preciso marcar reuniões então quanto mais freqüente é e essa é uma das grandes revoluções que eu vejo da gestão ágil de projetos no nosso scream principalmente então você fazer uma reunião diária de 15 minutos é muito insuficiente e quem não controla não tenha capacidade de

concluir nada você pode fazer esse controle dos seus projetos individuais a gente está falando aqui de pequenos projetos eu quando tem que escrever um livro por exemplo eu faço o planejamento do meu livro faça o planejamento dos capítulos eu faço a pedro que vai ser concluído eu crio meu cronograma do tipo poder escrever este livro aqui eu faço em ondas aqui o que eu vou escrever nessa semana quantas horas que tinha da semana que eu vou escrever segunda terça quarta quinta eu acompanho isso eu vejo meu progresso ali todos os dias hoje eu escrevi 20

bairros por exemplo hoje eu criei 10 figuras hoje eu avancei em relação à minha meta de poder escrever um livro então se você fizer esse controle toda semana fica muito mais fácil se você está estudando para a certificação se a pm certificação pb qualquer outra meta que você tenha qualquer outro projeto de vida que você tenha quando você faz um controle aqui de ondas sucessivas de colocar mais detalhe a cada semana mas com um controle frequente ele dia a dia sua chance de sucesso é muito maior que aí está estudando para concurso ver se isso

não faz sentido então quem está estudando para concurso com isso muitas pessoas e essa é uma das chaves do sucesso eu vou lá e defino eu quero passar no concurso da receita federal aí eu olho o escopo quais as coisas que eu tenho que estudar com essa as fases eu coloco aquilo ali nos meses que eu vou estudar vou fazer cursinho rostirolla online ou fazer o simulado agora eu planejo minhas semana para poder saber quais atividades com mais detalhes ainda vão fazer e todos os dias no final do dia eu venho aqui um controle freqüente

consistente estudei isso estudei aqui os dias tem aquilo você tem muito mais chance de conseguir concluir esse projeto quaisquer projectos da sua vida você quer construir uma casa que é passar num concurso quer fazer um treinamento que fosse uma certificação quando você planeja mobiliza sua execução com cada vez mais detalhes com cada vez mais disciplina em ondas sucessivas detalhamento maior e você tem consistência e freqüência bem próximo do seu controle você vai conseguir atingir os objetivos do seu projeto