Escritório de Projetos - PMO: O que é, Quais tipos e Como implantar [2023]

[Música] Olá sou Eduardo montes e queria falar para vocês sobre o que que é o escritório de projetos e como que ele realiza A Estratégia do negócio primeiro conceituar para vocês o que que é um escritório de projetos também e conhecido como pem o escritório de projetos e ou pem do termo inglês que é o Project Management Office é a área da organização que zela pelo sucesso dos projetos da organização ela pode ter várias funções e vários formatos dentro da organização e de forma geral tem como objetivo obter o melhor resultado do portfólio de projetos

e realizar os objetivos estratégicos da da organização um escritório de projetos eh ele pode resolver vários problemas que são comuns na na organização então entre eles né quando a organização tá com baixo desempenho nos projetos escritório de projetos pode pode ajudar quando ela está por exemplo com estouro de prazo de de de orçamento no nos projetos quando a os projetos selecionados e são priorizados não estão alinhados com a estratégia da organização quando não tá existindo eh por exemplo a transferência de de conhecimento se os recursos estão sendo mal aproveitados eh as equipes não estão sendo

bem aproveitadas os equipamentos também não não estão sendo eh bem utilizados quando você tem expectativas frustadas das das partes interessadas se você também não tem um uma padronização nos nos projetos levando aí a problemas de comunicação e E baixa produtividade então esses são alguns dos erros comuns que tem nas organizações e que o escritório de projetos pode eh auxiliar eh e muitas vezes até ele elinar esse esses esses problemas O kersner O arold kersner ele ele é nosso Papa aí de gestão de projetos ele tem vários livros e fez várias pesquisas eh ele fez uma

pesquisa durante 10 anos sobre como é a aplicação do do escritório de projetos dentro das organizações e ele chegou aí aos seguintes Ben íos mais importantes do do escritório de de projetos primeiro deles é a padronização você quando eh você trabalha com escritório de projeto você vai padronizar a maneira que você vai gerenciar os projetos então e como são os processos relacionados como que é a maneira de você dar report E aí todo mundo a fica todos ficam alinhados e em relação aos aos projetos você tem também aí um processo de decisão mais abrangente então

um dos recursos que a gente muitas vezes trabalha no escritório de projetos é criar um comitê de projetos que facilita esse processo de de de decisão né então você reúne aí com os executivos de forma periódica e a decisão acaba sendo eh muito mais fácil e muito mais democrática né as pessoas ficam mais satisfeitas com o processo de decisão você tem um melhor planejamento e uso dos recursos então Eh isso é um um problema eh constante também dentro das organizações né como eu falei eh anteriormente aí eh você vai poder se planejar melhor e usar

melhor os recursos que você tem dentro da da da sua organização o quarto ponto é informação mais rápida e de melhor qualidade aí você vai ter eh a informação no momento certo e informação precisa né quando pelo escritório de projetos você acaba usando mais mais ferramentas as ferramentas mais adequadas tem um fluxo melhor para Para fluir a informação de uma maneira mais adequada você tem ganhos também e em eficiência em eficácia Claro você tem processos mais claros tem pessoas monitorando Então você tem esse esses ganhos dentro do dos projetos menor número de reuniões também trabalha

de uma maneira mais eh efetiva em relação a reuniões eh como você já tem eventualmente comitês você acaba tendo os momentos certos para tomar a as decisões Então não precisa ficar tendo eh tantas reuniões eh dentro da das organizações você tem priorizações também mais realistas tanto as priorizações como as as as estimativas do do do do projeto são mais eh realistas E você tem também o último benefício que ele chegou ou desenvolvimento de futuros gerentes de projetos quer quando você tem um escritório de projetos você tem tem todos os treinamentos todo um processo de capacitação

que você acaba desenvolvendo esses gerentes de projetos Né desde quando ele inicia e ele vai evoluindo ao ao longo do tempo e os escritórios de projetos tem várias formas de deles serem estruturados e várias eh responsabilidades que o escritório de projeto eh pode pode ter então o o guia P pboc que é uma das referências que a gente a gente tem em gestão de de projetos ele fala que o escritório de projetos ele pode ter diversas funções desde a parte mais de de suporte mais de apoio até um gerenciamento mais mais direto né então o

o o primeiro nível que um escritório de projeto pode atuar seria mais um nível de suporte aonde que ele faz um papel mais consultivo em projetos fornecendo aí eh modelos templates fornecendo treinamentos para que as pessoas que estão eh trabalhando com os projetos possam usar e e possam ser mais mais capazes eh dentro do do dos seus projetos o segundo nível onde que ele exerce um pouco mais de influência um pouco mais de de controle é o que ele chama de controle onde que o escritório de projeto fornece suporte e exige aí conformidade com a

as metodologias e e com ou com a governança então o escritório ele fica verificando se a a a os processos estão sendo feitos em conformidade com com a metodologia que foi que foi definida eh por exemplo e faz esse esse acompanhamento e no nível mais estratégico que seria o nível eh o último nível o nível diretivo ele assume todo o gerenciamento direto do do dos projetos então ele fica responsável pelo port fora de projetos dentro da da da organização existem aí várias formas de atuação do do do escritório de projetos eh ele pode cuidar eh

como a gente acabou de falar do do portfólio de projetos né ele pode fazer a gestão dos dos recursos e cuidar aí da produtividade dos recursos e do compartilhamento desses recursos então normalmente a gente trabalha com pul de recursos eh e aí a gente sabe cada recurso como que ele tá envolvido em cada um dos projetos quais atividades que ele que ele tem eh eh por dia então facilita bastante Essa gestão eh de de de recursos evita vários problemas relacionados com com recursos Você pode ter também a criação e a gestão de comitês que é

outra coisa super importante pro escritório de projetos fazer né como o kerner falou torna torna o processo de decisão mais abrangente os comitês é um é um mecanismo muito interessante eh Para para que isso ocorra E aí muitas vezes nesse nesses comitês você tem um status um status report de apresentação dos dos dos projetos uma outra forma de atuar é capacitando os gerentes de projet os gerentes de projetos né fazendo aí um coaching um mentor e trazendo treinamentos isso pode a a acontecer semanalmente periodicamente e por último a criação e a revisão da metodologia de

gerenciamento de projetos né Quais são os processos Quais são as ferramentas Quais são as políticas Quais são os procedimentos relacionados e e e sempre reavaliando isso de uma maneira constante para tornar e esses processos cada vez mais eh efetivos Essa é algumas das formas de atuação eh que o escritório projetos pode pode trabalhar e como é que a gente faz para implantar né um escritório de de projetos Então vamos pensar de uma maneira mais mais simples né Eh a gente inicia aí definindo eh normalmente através de um diagnóstico eh depois desse diagnóstico a a a

gente avalia Quais são as os os gaps as as necessidades né que a gente precisa atuar mas muitas vezes depois a gente inicia definindo a metodologia né Quais são os processos como como que você vai gerenciar o os projetos como é que você vai planejar o projeto Quais quais artefatos que você vai utilizar você vai ter um termo de abertura você vai criar um cronograma você vai criar um uma matriz de requisitos uma matriz de responsabilidade Então você vai discutir aí como você vai gerenciar os projetos Quais são os artefatos que vão que você vai

trabalhar e quais são os requisitos mínimos para você gerenciar esse esse projeto feito isso você trabalha você começa a trabalhar em cima da estruturação da gestão do portfólio E como é que você pode eh trabalhar isso você pode por exemplo iniciar escolhendo projetos pilotos Isso é uma das coisas que eu acabo fazendo muito quando vou fazer implantação nos nos meus clientes eh normalmente eu peço Ah vamos selecionar aqui eh entre dois a cinco projetos pra gente trabalhar essa metodologia que nós vamos definir para ver o quanto isso eh é eficiente então isso ajuda a quebrar

muito as resistências das das outras pessoas que que tão receosas em em relação a escritório de projetos n você trabalha pilotos com projetos pilotos mostra que isso traz resultados então isso acaba abrindo muitas portas e ainda dentro da estruturação você vai usar ferramentas Então como é que você vai colocar todas as atividades consolidadas os recursos consolidados trabalhar com Pool de recursos da da da organização e por último a gente eh como é apresentado isso né como é prestado conta como é que a gente estrutura aí o o status report ou seja pro projeto ou de

uma forma cons idada né define-se como é que vai ser apresentado como é que a gente vai qual vai ser o modelo do do status report tanto por projeto como eh de forma eh consolidada e você vai trabalhar aí para eh junto com as ferramentas existentes para fazer essa geração do do do do status report teriam outras formas também de de você fazer a a implantação né não necessariamente pro projeto piloto você poderia fazer essa implantação em todos os os projetos da da organização tem algumas formas e algumas possibilidades que a gente pode trabalhar para

fazer essa implantação do do do escritório de projetos e pra gente finalizar aí alguns pontos que a gente precisa eh ressaltar né para você ter ter sucesso e implantar o escritório de projetos dentro da da sua organização então então primeiro ponto não existe um único tipo de escritório de projetos né como você viu Tem vários tipos de estrutura então você pode fazer um escritório de projetos que vai cuidar mais do suporte né um escritório de projetos que que vai cuidar mais da parte de governança de conformidade com os requisitos eh com os artefatos que estão

sendo usados com os processos ou até cuidado da gestão do portfólio como um todo né que é o que a gente chamou de de de diretivo e existem também aí melhores práticas para implantar um um escritório de projetos né como eu falei eu que eu uso projetos pilotos você podia fazer uma eh implantação mais abrangente eventualmente escolher clientes né para para fazer a implantação eventualmente por áreas da da da organização tem algumas melhores práticas que podem ser ser trabalhadas Mas o mais importante aí até para definir ISO isso é entender Quais são as necessidades da

organização e e usar essas necessidades para eh atender essas necessidades dentro do escritório de projetos importante também você sempre começar da forma mais simples possível então ao invés por isso que eh sempre minha sugestão de de trabalhar com projetos pilotos que aí você faz um investimento menor né você treina um conjunto menor de pessoas isso fica mais fácil de você replicar eh depois né e e também não fazer eh por exemplo não trazer todos os processos começa de uma maneira mais simples com um conjunto menor de artefatos eh aquilo o mínimo necessário que vai fazer

uma grande diferença para paraa organização e aí você vai aumentando a maturidade eh conforme você vai evoluindo conforme você vai sentindo a necessidade o escritório de projetos ele tem que provar que tá agregando valor PR pr pra organização e nenhum controle proposto eh pode ser implantado se a gente não avaliar o custo de des controle o benefício que ele ele tá eh gerando Então essas são os principais pontos aí de você implantar o o seu escritório de projetos Muito obrigado Y