Aula 3 - Arquivística - Princípios e Conceitos - Parte 3

olá pessoal sobre igualdade num lance para mais um evento de tecnologia em sempre importante lembrar a preocupação de falar com você sobre princípios e conceitos que caem em diferentes provas a nossa preocupação hoje é falar com você sobre a classificação dos arquivos é conceito o que é um arquivo corrente que é um arquivo permanente que é um arquivo público é um arquivo privado eles trabalhador quer saber e esse é o nosso tema de hoje e é isso que eu vou te ajudar nessa nossa apresentação o primeiro é importante aqui pra vocês é o tema do

nosso evento de hoje a classificação dosar kivus então como eles podem ser classificados os critérios que utiliza o conceito que cada um representa entidades mantenedoras por exemplo quem paga a conta é um arquivo será público privado a evolução dos documentos documentos conforme a sua utilização vão evoluindo na verdade vão de um uso freqüente até um outro etapa de uso - e depois que forem importantes podem ser guardados permanentemente ou poderão ser eliminados aí vai depender da importância do documento a atuação do próprio arquivo se ele é um arquivo que centraliza todos os documentos da instituição

um arquivo central ou se ele é setorial cada unidade tem o seu e algumas coisas referentes ao documento a natureza do documento e do assunto que ele tem o documento é um documento tradicional um documento especial especial porque porque ele pode demandar cuidados especiais quando você tem que guardar por exemplo um filme tem que guardar por exemplo uma fita de vídeo um dvd e um ct são documentos que tradicionalmente não estão no papel o que tem grandes dimensões como mapas por exemplo estão com os documentos especiais a natureza documentos que podem ser também especializados assuntos

específicos e também a natureza do assunto o documento é um assunto requer cuidado controles restrições um documento sigiloso ou quando o assunto passa a ser de livre acesso a um documento ofensivo são características que você vai observar e que compõem os elementos fundamentais aí arquivologia então vamos lá a primeira coisa o que é um arquivo público esse arquivo público vale lembrar que se refere à chamada entidade mantenedora arquivo público é aquele que tem documentos produzidos e recebidas por órgãos públicos com aqueles que eu reconheço os documentos que estão por exemplo o governo federal estadual municipal

ou distrital depende do nível regional ou nacional muito bem com aqueles que têm a ver com o executivo ou com o legislativo ou com judiciário suas funções não são características interessantes que refletem esse conceito qualquer dúvida entre parentes têm a lei onde você vai encontrar o conceito que estou utilizando essa lei vai cair na minha prova não que vai cair na sua prova o conceito 8159 artigo 7º arquivo público é isso então ecope cola da lei professor nesse caso qualquer dúvida essa lei é a chamada lei dos arquivos que você pode consultar a lei fundamental

da arquivologia brasileira a lei dos arquivos ela que diz que isso é um arquivo público para que você possa observar outro ponto interessante o que é um arquivo privado e aí uma pequena observação que vou até retornar aqui nessa tela para que eu possa mostrar para você então você viu que o arquivo público é aquele dos órgãos públicos certo então quando olhando desta forma eu fecho aqui só que a gente tem entidades privadas que prestam serviços públicos como assim você vai lembrar concessionárias por exemplo a rodovia administrada por uma empresa x na rodovia pública então

os documentos de administração daquela rodovia são públicos ou privados segundo a lei 8 15991 serão tratados como públicos porque porque são documentos de órgãos públicos ou daqueles que podem realizar a prestação de serviços públicos órgãos públicos e prestação de serviços públicos o arquivo público é aquele que se refere à prestação de serviço público ou realizado por órgãos públicos e o arquivo privado justamente o arquivo privado não tem relações com o serviço público ou órgãos públicos não não tem então essa é uma característica então nesse caso o que vai servir como diferença para nós é que

o arquivo privado é aquele justamente produzido recebido por mim por você pessoa física ou por organizações privadas em função do que fazem isso quem diz para você é leite 15991 artigo 11 além dos arquivos então vejo um arquivo poderá ser público será mantida por alguns públicos ou por empresas pessoas e organizações que prestam serviço público ou poderá ser privado pessoas físicas ou jurídicas aqui uma pequena observação os arquivos podem ser então penso ai sim então são aqueles das pessoas físicas e suas famílias pessoais também podem ser familiar e familiares é famílias nós não temos muita

tradição no brasil mas em outros países têm os arquivos de família familiares a família silva e seus documentos o joão da silva e seus documentos pessoais familiares e os arquivos privados os arquivos privados de natureza jurídica não são os documentos privados jurídicos ou de pessoa jurídica não pensa característica não é da atividade de justiça não tão que pessoa jurídica com pessoas físicas ou jurídicas têm essa natureza então quando utilizo essa ideia é essa característica arquivos de pessoa física pessoais ou familiares de pessoas jurídicas para ficar mais claro para você meu arquivo de pessoas jurídicas eles

podem ser arquivos comerciais ou arquivos institucionais esses arquivos institucionais só para você poder separar seria desta forma uma sociedade anônima uma empresa um arquivo comercial à igreja um partido político o sindicato institucionais os exemplos aqui que arquivos públicos e privados para você os arquivos então públicos ou privados pra você lembrar ótimo agora os estágios de evolução outros conceitos pra você também classificar os arquivos em função da sua evolução quando usamos essa idéia fizemos a você que para alguns autores existe uma evolução dos arquivos inclusive existe uma teoria que chamada teoria das três cidades dos arquivos

então os franceses por exemplo desenvolveram essa teoria com o professor jacques valer falando que os arquivos têm idades três cidades a legislação brasileira não usa o termo idade usar uma outra nomenclatura mas que dá pra fazer um paralelo então quando você fala está a evolução de um arquivo a lei vai dizer que os arquivos podem ser concorrentes ea teoria de escritório em ser de primeira idade seja corrente ou de primeira idade isso significa o quê que são documentos em uso que usar muito consultados freqüentemente então a gente diz que o documento de arquivo nasce como

um arquivo de primeira idade ou documento corrente utilizando se no dia de um exemplo do documento corrente ao seu documento de identificação rg por exemplo se você tiver ou da sua carreira pode ser que você tenha carteira da sua organização eu por exemplo eu sou advogada tem dobby um exemplo da nossa famosa carteirinha e você usa para ser identificado os lugares que vai usar muito esse é um documento corrente a idéia é por isso que eles precisam ser de fácil acesso à sua característica é sua natureza mas na teoria também disse que um arquivo no

tempo pode se tornar de segunda idade ou intermediário é aquele que não é mais consultado freqüentemente então temporariamente eu guardo em um lugar e depois do destino final exemplo conta de luz a conta de luz que venceu há três meses atrás não carrega na bolsa nem no curso eu brincando você que deixou no ar uma gaveta no lugar e depois de um tempo basicamente um ano que você vai guardar porque depois a própria companhia de energia vai informar que não tem 10 a previsão é que pagou a conta brincando você aqui então olha só essa

jogada fora então você vai ter um arquivo intermediário de repente eu não jogo fora que se houver alguma dúvida se eu paguei aquela conta de três meses atrás eu tenho comprovante porém eu não preciso usar ela toda hora então é aquele documento que tem um valor ainda de uso mas que eu uso - então veja se é primário ou desculpa é de primeira idade ocorrente usa muito a visibilidade intermediário usa mais usa pouco é a diferença fundamental entre o arquivo corrente intermediário muito bem e aí pode ser que no tempo no tempo esses documentos possam

assumir uma ou outra função serem documentos permanentes ou de terceira idade eles não têm valor administrativo não servem mais para aprovar a comprovar alguma coisa mas passam a ter valor histórico então você guarda de maneira definitiva e se o arquivo permanente do professor é óbvio que na administração pública você tem nos diferentes níveis da administração quando você tem estruturas arquivística você tem os responsáveis por avaliar os documentos e de quais devem ser guardados quais não no seu cotidiano você tem documento que você sabe que não pode jogar fora não pode jogar fora minha certidão de

nascimento não possa não uso ela fica aguardada não posso jogar fora não têm documento que você guarda documentos que você não precisa aguardar então você faz esse raciocínio e aí depende muito da finalidade você é um exemplo mais fácil o brasil já teve e sete constituições sabe disso porque eu guardo a no arquivo nacional por exemplo em outros órgãos exemplares da constituição de 1937 e 46 outra com 167 ou da função de 1891 do império e guaru pelo valor histórico que elas não valem mais como documento corrente o que é documento corrente e com 188.988

então essa idéia guarda por seu valor histórico muito bem que mais professora arquivos setoriais os arquivos setoriais têm a ver com a extensão do documento da atuação perdão do arquivo a gente fala sem esse arquivo é do centralizado então eu tenho uma estrutura arquivística descentralizadas isso se aplica apenas a documentos correntes sim as outras estruturas de arquivos não tem por natureza essa questão então eu posso dizer pra você de maneira bem objetiva que os arquivos setoriais são arquivos correntes correntes descentralizados essa ideia que nos interessa agora esses arquivos eles podem também arquivos correntes e aí

eles são centralizados lembra são arquivos correntes centralizado coloco me confundir com isso que você vai lembrar uma empresa ou organização pode ter arquivos correntes descentralizados cada setor tem o seu ou centralizados num único setor centraliza todos os documentos da organização a uma pergunta sobre os arquivos intermediários e permanentes a natureza é isso que interessa você observar o bom professor além da classificação então por entidade mantenedora por estágio de evolução ou pela sua extensão de atuação eu posso classificar os documentos pela natureza pela sua natureza comento mesmo é o material é um papel ou outro meio

no qual ele está registrado e aí os documentos conforme a sua natureza foram especiais quando exigirem cuidados especiais tal merecem tratamento especial exemplo merece tratamento especial porque som documentos que têm tamanhos diversas formas diversas exemplo e com gráficos fotografias desenhos cartográficos mapas audiovisuais filme som e imagem ou até que têm materiais suportes específicos um cd e um dvd um microfilme então é um material são diferentes são de formatos diferentes do que o tradicional a4 folha a4 de papel sulfite então eu tenho que guardar de um jeito diferente eu tenho que cuidar de maneira diferente de

arquivos especiais também podem ser classificados como arquivos especializados que tem assuntos específicos então eu chego lá os médicos são os projetos aos arquivos de projetos ativo específico então a sua natureza é de especificidade de assunto específico de tema específico pouco importa a sua forma não poderia ter um arquivo médico eu tenho um relatório médico está no papel mas eu posso ter outro material a tomografia do paciente ou outro tipo de exame que ele fez então são elementos diversos mas que tenham um assunto comum o arquivo médico daquele paciente então natureza dos documentos especial especializado e

vem pra você observar e à última classificação que eu quero falar com você é a natureza do assunto então lembrar que eu preciso muitas vezes conhecer o assunto documento para saber como ele vai ser cuidado organizado então quando o assunto não prejudica a organização as pessoas e pode ser divulgado ele é chamado de arquivos têm silva ordinário o acesso é livre quando ele é restrito a poucos ou só alguns podem saber ou nem todos teriam acesso ou seja o conhecimento restrito ele é chamado de vice se noso então o assunto é sigiloso a sua informação

é restrita não pode ser acessado por qualquer pessoa os arquivos sigilosos são classificados inclusive a legislação brasileira clássica em três níveis ultrassecretos secretos e reservados mas o que é importante saber é documento que eu não posso abrir pra galera porque as suas informações são restritas a brincadeira aqui um exercício no cargo de técnico do ministério do planejamento foi a seguinte você observa de arquivos ela perguntou especializado que tem assunto específico então diz que me proforma micro fiz e de alfabética numérico sonoros tornam um assunto específico arquivos médicos arquivos jurídicos assunto específico especializado esse era o

item que você falar na questão muito bem fica com o gabarito do nosso isso e aquelas sugestões bibliográficas e sempre que podem auxiliá lo na sua preparação bom pessoal obrigado a todos bons estudos e até a próxima