Gerenciamento de Projetos – Aula 02 - Iniciação de projetos

[Música] o [Música] o aluno sejam bem vindos à nossa segunda aula de gerenciamento de projetos do coelho e produção da univesp nesta aula a gente vai falar sobre é todo o processo inicial da construção da proposta do projeto qual é o papel do gerente neste momento quais são os documentos que são gerados nessa nessa fase inicial ea sua relevância principalmente na escolha é da viabilidade ou não desse projeto então esse é um dos objetivos inclusive da parte de iniciação então é aprovar ou não o projeto com estudo da sua viajar da sua viabilidade para a

organização será que realmente vai trazer resultados que vai agregar valor para essa organização é aquilo que se pretende se desenvolver com esse projeto né e esta fase é concluída com o projeto aprovado pelo gerente de projeto atribuindo aquilo que ele acha que é essencial dentro dessa dessa documentação então a partir do momento que se constroem esse documento inicial que nós chamamos de termo de abertura e o gerente de projeto a prova toda sua estrutura lógico que dentro do daquilo que foi levantado como escopo aquilo que foi levantado como itens iniciais desse projeto se dá sequência

ou não dessa desse procedimento ok como é que funciona a iniciação através de algumas idéias e algumas requisições e considerando o plano estratégico da organização algumas demandas externa internas e externas é feita um também uma análise de todo o contexto da organização para fazer um estudo daquilo que se pretende é produzir é feita uma atualização e seleção desses projetos e consequentemente temos aí um resultado daquilo que vai seguir seja quais são os projetos que realmente vão agregar valor para a organização quais são os projetos que realmente são viáveis dentro dessa demanda dentro da estratégia da

organização é tem como prioridade e quais são os fatores críticos o que pode comprometer esse momento inicial do projeto a definição com clareza dos objetivos deste projeto se não estiver bem definido esses objetivos certamente esse projeto está comprometido alinhamento com o plano estratégico da empresa identificação dos patrocinadores aqueles que de alguma forma vão investir nesse projeto a aceitação do patrocinador com o custo que foi apresentado desse projeto reconhecer no ambiente externo as oportunidades ameaças aquilo que pode comprometer o projeto no no seu ciclo de vida identificação da data de início e das dependências do projeto

tudo aquilo que está relacionado em cada entrega identificar principalmente as partes interessadas no projeto e definir todas as estratégias suporte para reduzir cada um desses obstáculos a fim de que a comunicação e se esteja de acordo com aquilo que se espera dentro do ciclo de vida desse projeto principalmente identificação do gerente do projeto a necessidade de responsabilizar alguém pra tá organizando toda essa é esse gerenciamento neste ciclo de vida é pois o gerente que vai fazer com que esse projeto permaneça dentro dos requisitos é que permaneça dentro do da proposta inicial daquele projecto e uma

mudança e vitório mudança de requisitos seja por motivos internos ou externos e excelente projeto estará atento para fazer essas mudanças conseqüentemente o cronograma pode mudar o custo pode aumentar também então o papel do gerente de projeto nessa abertura é essencial e aprovação do próprio termo de abertura que nós vamos ver que documento é esse pelo próprio patrocinador principais envolvidos então elementos como custo passes co é fundamental a aprovação desses elementos pelos patrocinadores mas com a participação efetiva do gerente de projeto junto a essa aprovação dando explicações se algum ponto temos de abertura ficou realmente vago

ali no momento de esclarecimento então são fatores que podem comprometer esse resultado o resultado de toda essa esse levantamento inicial feito principalmente pelo gerente de projetos é tem como resultado o termo de abertura do projeto que é o documento essencial para se dar sequência na no ciclo de vida e do do projeto né então é o tema de abertura é o documento que formaliza esse início do projeto é ele que autoriza o projeto a seqüência e da autoridade necessária o gerente de projeto está acompanhando a está planejando todos os recursos necessários para se atingir o

objetivo que se espera dentro dessa desse tema de abertura e dentro daquilo que vai ser levantado no escopo dentro que vai ser levantado na nos requisitos essenciais do projeto aqui algumas características né que praticamente é reforçam aquilo conceitualmente não termos de abertura formalize o início da autoridade o gerente e contém as principais os principais responsáveis por este projecto os requisitos iniciais eles não estão tão detalhados como nos documentos que nós vamos observar que vem no planejamento quais são as principais entregas as premissas e restrições que estarão contidas nesse projeto a idéia é não dentro do

tema de abertura é não também se detalhar muito não se aprofunda muito apenas uma abertura inicial e uma forma de comprometer as pessoas que estão envolvidas seja como patrocinador seja como gerente ou qualquer profissional envolvido no grupo na equipe de projeto a saber exatamente qual é o foco aonde que nós queremos chegar ainda mais sobre o tema de abertura do projeto é também conhecida como posh charter é o documento que autoriza alguma maneira formalmente o início deste projecto designado gerente que é uma o papel principal que tem como o principal atuante nesse gerenciamento o gerente

de projeto que concede a esse a prioridade utilizar todos os recursos que foram autorizados para a construção desse produto dentro da gestão de projeto de uma forma é organizada e executada através das atividades que estão contidas dentro desse documento então seja o tema de abertura é fundamental porque nele além da aprovação dos patrocinadores também atribui papéis essenciais na sobrevida desse projeto conseqüentemente é possível saber como é que vai funcionar essa relação entre a equipe do projeto gerente de projeto e também os para todas as pessoas envolvidas ou as partes interessadas também conhecida como take holder

tudo isso pode ser contida inicialmente na no termo de abertura desse projeto quais são os elementos o tema de abertura do projeto é lógico que varia conforme o tipo de projeto varia conforme o tipo de produto que está sendo produzido né mas existem alguns elementos que são essenciais para a produção de um termo de abertura que é esses elementos que nós podemos observar aqui a ideia central e preliminar do que é o projeto que está sendo desenvolvido quais são os requisitos que vão satisfazer essas necessidades é lógico que nesse primeiro momento nós não temos talvez

dado suficiente informações suficiente para detalhar todos esses requisitos néel essas necessidades aqui entretanto o projeto não é estático ele pode mudar no decorrer do tempo mas nós temos que colocar pelo menos os requisitos iniciais que atendem suas necessidades antes da aprovação porque senão fica complicado você é dizer que você vai construir mas não sabe exatamente o que você vai construir quais são os objetivos deste projeto o propósito é justificativa né aquilo que ele se propõe a fazer porque ele deve ser feito quais são as partes interessadas e os papéis e suas responsabilidades como nós falamos

isso vai facilitar a comunicação integração desses elementos e as expectativas dos stakeholders a expectativa dessas partes interessadas mas falo porque stakeholders é nós conhecemos também como parte interessada entretanto nós temos alguns algumas partes interessadas que não participam diretamente projeto por exemplo fornecedores fornecedor pode ser considerado tem que ouvir muitas vezes a princípio não tem é não pode ser tratado como uma parte interessada que muitas vezes é ele nem sabe que vai participar da concessão daquele projeto tá é a uma suposição ou até uma identificação desses fornecedores então quando a gente trata e como take outs

é importante ressaltar que pode haver uma expectativa dependendo do tipo do stay que outras aí que está envolvido a identificação do gestor no projeto e nível de autoridade do gerente então o gestor é aquele que está envolvido no projeto diretamente e qual é o nível de autoridade baseada que nós temos muitas vezes outros projetos em andamento e muitas vezes pessoas envolvidas e que não estão lidando diretamente com o gestor do projeto tão importante é identificar qual é o nível de autoridade dele diante desses dessas partes interessadas então nós temos aqui alguns elementos que são essenciais

em termos de abertura ainda seguindo com os elementos do termo de abertura do projeto nós temos aí o cronograma dos marcos do projeto ou seja os dead line quais são é como que vai ser feita a cada uma dessas entregas as restrições organizacionais fatores que de alguma maneira limitam as equipes o que é possível fazer o que não se pode fazer é o quais são as instituições que nós temos em relação à entrega em relação à fornecimento em relação à a reuniões seja essas instituições podem ser por exemplo de restrições trabalhista restrições relacionadas a recursos

que um determinado período num súbito em determinada matéria prima ou é não há tecnologia suficiente para executar determinada operação então seja alguns em algumas limitações que devem ser considerem ser consideradas investimento qual é o orçamento preliminar para si para treinar para se fazer é para que esse projeto possa iniciar é como que que vai ser a distribuição desses recursos e assim por diante e os riscos que é praticamente é envolve quase todas as atividades relacionada ao gerenciamento de projetos então riscos é um dos itens que nós temos que classificar inicialmente e lógica que podem surgir

outros riscos que podem que vão comprometer esse projeto aí é feito todo um alinhamento é feita toda uma revisão em cima dessa documentação em cima do mundo quando se faz um monitoramento entretanto os riscos iniciais do projeto é fundamental para que nós saibamos como fazer a prevenção desses problemas aí que possam comprometer aqui um exemplo do tema de abertura néon onde nós temos a informação do projeto e outros elementos como justificativa o objetivo é é a designação do gerente de projetos orçamento inicial e assinatura nem do patrocinador esse documento estarão estarão disponíveis lá no material

adicional nem no texto adicional é que vai estar disponível a nossa disciplina mas é um exemplo bem básico daqueles elementos que nós tratamos aqui na como tema de abertura a identificação das partes interessadas que também faz parte da iniciação é importante nós entendemos que existem pessoas interessadas nesse projeto aqui há pessoas que de alguma maneira estarão envolvidas patrocinando ou hetero algum tipo de impacto parece um trabalho das pessoas então é importante a gente identificar todas as pessoas que sofreram algum tipo de mudança ou terão algum tipo de envolvimento seja em cima do projeto em cima

de seus resultados dentro do processo de iniciação então identificação das partes interessadas e seus interesses envolvimento impacto no projeto ou seja é temos que levar em conta todos esses elementos muitas vezes embora não participa há um interesse ou ao próprio envolvimento ou o impacto do projeto de alguma forma vai mudar a forma dele trabalhar ou vai causar algum tipo de mudança dentro das suas operações então a identificação das partes interessadas é praticamente o segundo a segunda atividade o segundo processo dentro embora o tema de abertura basicamente é necessite das partes interessadas elas caminham consequentemente juntas

aí né então é não há necessidade de fazer um depois fazer outro muito pelo contrário é importante fazer a identificação dessas partes interessadas até para se concluir o termo de abertura o item que nós devemos considerar suas influências organizacionais nesse gerenciamento então nós sabemos que as empresas trazem consigo a sua cultura é o seu estilo de trabalho né e até a própria estrutura da organização é de alguma maneira todos esses elementos influenciam na gestão do projeto porque muitas vezes há uma resistência da organização ou um comportamento que realmente foge dentro da expectativas de quem está

gerando gerência no projeto então é um fator a ser considerado no momento do tema de abertura é no decorrer do gerenciamento então no processo de iniciação à necessidade é muito forte e você entender como é cultura da organização para evitar algum problema de comunicação algum desvio na nessa da informação o que pode comprometer o resultado final e as operações estratégias organizacionais têm que estar alinhada com essa proposta inicial do projeto então no tema de abertura temos que considerar qual é a estratégia organizacional muitas vezes a empresa está num processo de mudança de paradigma ou ela

está saindo de uma forma de trabalho presencial e fazendo a sua venda online e assim por diante a mudando seus processos está investindo em tecnologia então estavam mudança num momento de mudança então uma estratégia é já em andamento e muitas vezes ela se compromete com um projeto específico e acaba conflitando estudar então considerará a a estratégia organizacional o que ela tenha médio longo prazo é mais principalmente curto prazo é fundamental para que não o nery todo o andamento do projeto aqui uma uma charge legal aqui sobre gerenciamento de projeto onde o gestor aqui fala quem

vai ficar encarregado do projeto porém a equipe não vai ficar reportada esse gerente ele que é o gestor que é que fique reportando a ele entretanto ao final é ele pergunta aqui se o projeto falhar é o gerente pergunta se o projeto falhar com quem será responsável a yo gestor fala você será você o encarregado então ele vai ser responsável por esse fracasso só que ao mesmo tempo que ele designação ele como gerente é a equipe que deveria se reportar a ele não vai reportar a ele então seja é certamente uma falha no projeto e

já conhece já se se caracteriza já inicialmente já fica claro que há um risco muito grande desse projeto fracassar em função da equipe não responder diretamente ao gerente de projeto então fica uma charge aí que evidencia bem o que muitas vezes nós encontramos aí dentro das organizações bom alunos então nós finalizamos aqui a nossa segunda aula de iniciação de projetos onde nós vimos a importância do tema de abertura e as suas considerações a identificação das partes interessadas nesse tema de abertura e também a preocupação que existe entre os fatores críticos de sucesso do projeto baseado

na construção desse tema de abertura a cultura organizacional também algo que nós tratamos aqui de importância pra num corremos riscos né e um elemento estratégico e saber exatamente onde a organização quer chegar com seu com esses resultados e se a uma outra estratégia de alguma maneira né da organização que possa causar riscos à esse projeto então nós vimos alguns elementos essenciais para esse tema de abertura que vai ser responsável pela sequência agora o sucesso desse gerenciamento ou desse projeto total nem com seus resultados então agradeço a vocês aí pela prost nessa aula e na aula

seguinte na nossa aula três nós vamos tratar do planejamento ou seja baixa baseado nesse tema de abertura nós vamos planejar construir de que maneira que nós vamos trabalhar baseado nesse requisitos iniciais do do tema de abertura [Música] [Música] [Música]