Funções da administração║Planejamento, Organização, Direção e Controle║Resumo Animado

o p o descer é a sigla para as quatro funções da administração na frente planejamento ou de organização de direção e sede controle a primeira etapa do processo administrativo é o planejamento as empresas não trabalham à toa oupor intuição daí é importância desta primeira função administrativa o planejamento é um processo racional de tomada de decisões antecipadas que inclui a seleção dos cursos de ação que uma empresa e cada unidade da mesma devem seguir para alcançar determinados objetivos da maneira mais eficiente e responde as perguntas O que você vai fazer e o que você quer fazer

todos os níveis da empresa estão envolvidos no processo de planejamento estratégico tático e operacional em diferentes profundidades vamos rever alguns conceitos de planejamento e para Augustinho bons o planejamento consiste em definir o curso específico de ação a ser seguido estabelecer os princípios que odiaram a sequência das operações para realizá-lo EA determinação dos tempos e números necessários para sua realização já para LSD em planejamento é a determinação do conjunto de objetivos a serem alcançados no futuro e os passos necessários para alcançá-los através de técnicas e procedimentos definidos Robert Newton diz que planejamento é o processo de

decidir quais ações tomar no futuro e geralmente o procedimento de planejamento consiste em considerar as diferentes alternativas no curso das ações e decidir qual delas é a melhor e todos esses conceitos tem elementos em comum tais como objetivo o planejamento determina os resultados a serem obtidos pela empresa cursos alternate a ação procura determinar vários caminhos para atingir seus objetivos eleição envolve a determinação análise e seleção da decisão mais adequada o touro busca antecipar fatos situações e formas de agir em caso de contingências o planejamento é a determinação de objetivos EA escolha de energia e ação

para alcançá-los com base na pesquisa e no desenvolvimento de um esquema detalhado o que será realizado no futuro planejamento é o processo de decidir antecipadamente o que deve ser feito e como será feito implica a seleção de objetivos e desenvolvimento de políticas programas e orçamentos e procedimentos para alcançá-los existem diferentes tipos de planejamento planejamento estratégico planejamento tático e também o planejamento operacional planejar é projetar e gerar cenários a a base da percepção como o homem pensa assim ele percebe essa fase do processo administrativo tende por natureza a desenvolver o aspecto intelectual de uma organização quem

desempenha tal função é um indivíduo ou um grupo de pessoas com alto grau de abstração da realidade em que a instituição atua o planejamento Visa levar a organização ao estado que a gestão da empresa deseja através da formulação de estratégias e tomadas de decisões planejar é tão importante quanto executar o planejamento é importante porque a eficiência o resultado da ordem não do acaso ou da improvisação uma das principais doenças administrativas é o improviso EA negligência para decisões pertinentes o planejamento é a base da Etapa mecânica da administração assim como a gestão é o núcleo da

dinâmica e ativa o caminho objetivo ou concreto essencial para determinar as diretrizes de uma organização no planejamento a definido quantificado e corrigindo Se necessário o planejamento gera uma estrutura que possibilita a realização completa e efetiva do Objetivo controles em planejamento é simplesmente impossível os princípios básicos para o processo de planejamento são viabilidade o planejamento deve ser coerente com a realidade o que a planejado deve ser viável exatidão este princípio é muito importante e também é conhecido como objetividade E quantificação o planejamento consiste especificamente em fazer planos que devem ser baseados em fontes confiáveis de informação

programados e projetados de acordo com os fundamentos da administração e análise formal dos recursos da organização e tudo indica que as informações não devem ser vagas mas precisas flexibilidade o princípio anterior falava em precisão isso não significa que os planos não tem o margem para mudanças que surgiam no processo e essa margem de mobilidade é chamada de flexibilidade unidade todos os planos da organização devem obedecer a um plano geral chamá-los de propósitos e objetivos Gerais todas as áreas de trabalho devem trabalhar sob os mesmos critérios políticas e padrões permitindo assim que os resultados sejam avaliados

de acordo com o objetivo geral mudança de estratégias a longo prazo será necessário refazer completamente o planejamento devido a fatores de força maior que originam a necessidade de mudanças definitivas no entanto isso não significa que os propósitos sejam abandonados mas que é bem como políticas programas procedimentos e orçamentos terão que ser modificados para alcançá-los a função de organizar Corresponde à segunda etapa do processo administrativo Seu principal objetivo é criar a estrutura ideal que combine lógica e eficiência para que a instituição funciona como uma só atingindo assim o propósito comum a organização inclui o estabelecimento de

uma estrutura e papéis intencionais formalizados e permanentes para as pessoas que compõem a empresa que responde a pergunta como vai ser feito dentro do processo administrativo a organização é um instrumento mais importante para definir todo o processo de trabalho pois através desta etapa o administrador definir funções responsabilidades coordena todos os elementos que intervêm para criar uma estrutura e um cenário de trabalho eficiente em alguns conceitos de organização céu Augustin tons acredita que a organização a estruturação das relações que devem existir entre as funções níveis e atividades dos elementos materiais e humanos de um organismo social

a fim de alcançar sua máxima eficiência dentro dos planos e objetivos indicados Eugenio Velasco disse que organizar e agrupar e ordenar as atividades necessárias para atingir os objetivos estabelecidos criando unidades administrativas atribuindo quando for o caso funções autoridade responsabilidade e hierarquia e estabelecendo as relações que devem existir entre essas unidades e esses conceitos tem elementos em comum o primeiro deles é estrutura estabelecer disposição com relação de funções e hierarquia se atividades para atingir os objetivos e depois tem a sistematização para facilitar o trabalho e também a eficiência é necessário coordenar recursos e atividades hierarquia cada

estrutura tem níveis de autoridade e também de responsabilidade dentro da organização EA simplificação de funções o objetivo é realizar o trabalho da melhor maneira possível com os métodos adequados a importância da organização está no fato de que é continuar embora possa ser modificada de acordo com as mudanças que ocorrem na empresa é o melhor meio para atingir os objetivos organizacionais estabelece os métodos a serem utilizados para o desempenho eficiente das atividades reduz os custos e aumentar a produtividade e evita duplicação de funções e responsabilidades os princípios da organização são além do Objetivo cada uma das

atividades estabelecidas na organização devem se relacionar com os objetivos propostos pela empresa a especialização o trabalho de uma pessoa deve limitar-se tanto quanto possível a execução de uma única atividade e hierarquia é necessário estabelecer centro de autoridade de onde emanam as comunicações necessárias para atingir os planos para idade autoridade e responsabilidade em cada grau de responsabilidade conferida deve corresponder ao grau de autoridade necessário para cumprir essa responsabilidade unidade de comando o subordinado só devem ter um chefe a quem devem se reportar difusão para maximizar os benefícios da organização os deveres de cada cargo que abrange

responsabilidade a autoridade Deve ser publicado e colocada por escrito para à disposição daqueles desde que estejam relacionados a ele a amplitude EA seção de controle limitar o número de subordinados para poder realizar suas funções com eficiência coordenação as unidades organizacionais devem ser mantidas em equilíbrio como o sistema harmonioso tem que todas as suas partes atuaram oportuna e eficientemente sem nenhuma deficiência continuidade uma vez que a organização esteja estabelecida ela precisa ser mantida melhorada e se ajustar às condições ambientais a direção é a função administrativa que procura influenciar as pessoas da organização para que voluntariamente com

interesse contribuam para a consecução dos objetivos da empresa e da sua unidade funcional responde as perguntas como está sendo feito quem está fazendo e com Que recursos nunca poderemos dirigir senão executar mus no entanto a execução surge do processo Pois é impossível dirigir um carro se não ligarmos também não poderemos dirigir um dever de casa senão começamos a fazendo os pilares fundamentais da ação gerencial são comunicação liderança motivação e tomada de decisão organização sem seres humanos são meras estruturas sem movimento mudança evolução o ser humano é único elemento que pode modificar essa estrutura e essa

modificação é feita através do trabalho nossa sociedade hoje é uma estrutura complexa de organizações o trabalho tornou-se complexo organizado não é tão fácil e muito mais difícil é a coordenação das massas humanas que realizam esse trabalho e esta é a principal razão para o nascimento de uma atividade preponderante na sociedade na direção do trabalho humano e a direção é a terceira fase do processo administrativo mas é considerada a primeira fase dinâmica da prática administrativa a direção a execução dos planos de acordo com a estrutura organizacional que foi desenhada tem sido dada grande importância a essa

etapa do processo Alguns chamam de comando outro chama de execução e implementação em suma as denominações são válidas desde que significa em toda que elas são de fazer coisas por meio dos outros a direção é a primeira fase que tem a ver diretamente e somente com o elemento humano é aqui que o gestor tem que manifestar suas habilidades pessoais de relacionamento com seus subordinados um bom administrador é considerado um líder portanto um bom chefe a função da direção entre outros aspectos nasce ou é gerada por uma natureza de sensibilidade humana a direção é o aspecto

humano do processo administrativo quer saber comunicar motivar supervisionar e liberar são algumas das características desse contexto vamos ver alguns conceitos de direção Robert Bocelli diz que a direção compreende a influência interpessoal do administrador por meio da qual ele consegue que seus subordinados obtém os objetivos da organização por meio da supervisão comunicação e motivação Buritis Catalão afirma que a direção consiste em coordenar o esforço comum dos subordinados para atingir os objetivos da organização os elementos em comum desses conceitos são a execução de planos de acordo com a estrutura organizacional a motivação a orientação a direção dos

esforços dos subordinados a comunicação a supervisão E o alcance dos objetivos organizacionais os desafios para os próximos séculos são muitos o problema são as próprias estruturas e estão cada vez mais se tornando estruturas leves ou seja há uma tendência para atingir o máximo possível de pessoal E com os avanços da tecnologia os trabalhadores estão cada vez mais desconectados fisicamente da instituição os princípios da função de direção são os seguintes princípio da Harmonia do Objetivo ou coordenação de interesses Esse princípio emula um dos 14 princípios da teoria clássica que diz o seguinte os interesses particulares devem

ser subordinados ao Gerais Isto é todos os membros da organização devem se mover em direção ao objetivo comum deixando de lado os seus próprios interesses e subordinando os seus critérios para o bem da missão da empresa princípio da impessoalidade do comando autoridade deve ser exercida como o produto da função e responsabilidade do responsável pelas áreas de trabalho e não como resultado da vou o governante a princípio da supervisão direta referes eu apoio comunicação que o líder deve dar aos seus subordinados durante a execução dos planos de forma que sejam realizados com mais facilidade princípio do

caminho hierárquico são os canais pelos quais são pedido deve passar formalmente Isso significa que eles devem ser respeitados princípio da resolução de conflitos os princípios que aparecem devem ser resolvidos o mais rápido possível de modo a causar o menor de sagrado das partes princípio da exploração de conflitos o conflito deve ser visto como uma oportunidade e não como uma ameaça o conflito pode ser considerado um fator construtivo pois tende a forçar a mente a buscar soluções para ambas as partes a direção comando execução implementação ou como quiser chamar é a etapa o processo administrativo diretamente

relacionado ao fator humano portanto os componentes que o compõem são exclusivamente de natureza pessoal por exemplo a delegação de responsabilidades autoridade liderança comunicação motivação supervisão e etc a tomada de decisão é a responsabilidade mais importante do administrador Pois é considerado o motor do negócio da correta seleção de alternativas dependerá o sucesso de qualquer empresa etapas da função de direção um defina o problema o ponto de informação dois analise o problema de compõem os componentes três avalia as alternativas soluções vantagens e desvantagens vê habilidades e Recursos 14 Escolha entre alternativas experiência experimentação e pesquisa e 5

aplique a decisão o controle a atividade de monitoramento que Visa corrigir os desvios que possam ocorrer em relação aos objetivos exercido Com referência aos planos e através da comparação regular e sistemática das previsões feitas em relação aos objetivos e responde às seguintes questões como têm-se realizado E como tem sido feito o controle é a fase final do processo administrativo mas ao mesmo tempo é o elo que une planejamento controle e planejamento são considerados gêmeos siameses estão tão intimamente ligados e dependem um do outro e às vezes não se sabe onde termina um e começa o

outro controlar e determinar se o que foi planejado está sendo executado dentro do prazo e sob as condições pré-estabelecidas do controle de certa e pode ser considerado como a detecção e correção de variações importantes nos resultados obtidos pelas atividades planejadas o controle tem a finalidade de medir e corrigir o desempenho para garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados bem como os planos elaborados para alcançá-los nem sempre existem condições para que uma atividade ou processo de trabalho seja livre de erros ou a desinteresse Por parte dos subordinados e isso causa prejuízos ou perdas que afetam

os resultados finais portanto é necessária a presença de controle o controle não deve ser considerado como comissão repreenção durante o processo de trabalho pelo contrário é uma necessidade e portanto deve ser implementada o controle pode ser motivador tanto para a gerência quanto para os subordinados os seus padrões estiverem sendo atendidos isso levaria a melhores salários e recompensas É verdade além de reconhecimento público do desempenho dos indivíduos dentro da organização dois fatores criam a necessidade de controle em primeira instância os objetivos das pessoas e das organizações são diferentes Portanto o controle é necessário para garantir que

os membros de uma organização trabalha em busca de objetivos organizacionais segundo o controle é necessário porque é um período de espera desde o momento em que os objetivos são formulados até o momento em que são alcançados agora vamos analisar alguns conceitos da função administrativa controle George Terry diz que contra o olhar o processo de determinar o que está sendo feito avaliá-lo e se necessário tomar medidas corretivas para que o desempenho ocorra de acordo com o planejado já Henri fayol e diz que o controle consiste em verificar se tudo ocorre de acordo com o plano adotado

com as instruções emitidas e com os princípios estabelecidos seu objetivo é apontar fraquezas e erros para corrigi-los e evitar que eles ocorram novamente e os elementos comuns nesses conceitos são a relação com o planejado conforme mencionado no tópico de planejamento o controle sem planejamento é simplesmente impossível medição para em controlar eu preciso medir e quantificar os resultados detecção de desvios uma função básica do controle é identificar as diferenças entre execução e planejamento estabelecimento de medidas corretivas o objetivo básico do controle é propor alternativas que permitam corrigir os erros e preferencialmente antecipá-los nessa forma o conceito

de controle é avaliação e da execução dos planos à frente detectar e antecipar desvios para estabelecer as medidas corretivas necessárias agora vamos ver os princípios da função controle começando pelo equilíbrio cada grupo de delegação investido deve receber o controle correspondente dos objetivos o controle existe em função dos objetivos o controle não é um fim mas um meio para atingir objetivos pré-estabelecidos dá oportunidade para que o controle seja eficaz ele precisa ser oportuno deve ser aplicado antes que o erro seja executado para que as ações corretivas possam ser tomadas com antecipação dos desvios todas as variações

ou desvios que ocorram em relação aos planos devem ser analisados detalhadamente de tal forma que seja possível conhecer causas que os originaram a tomar as medidas necessárias para evitá-los no futuro acessibilidade o estabelecimento de um sistema de controle deve justificar o custo envolvido que este representa em tempo e dinheiro em relação as reais vantagens que relata Isto É em outras palavras a natureza medial do controle refere-se ao fato de que os recursos investidos no processo de controle Será justificável se o que deve ser controlado for significativo para o negócio exceção o controle deve ser aplicado

a atividades excepcionais ou representativas para reduzir custos e tempo definido adequadamente quais funções estratégicas exigiram controle e este princípio fala sobre focar a atenção apenas nos casos em que extraordinariamente o evento exige atenção esses desvios permitem ao gestor avaliar correções ou aproveitar a além da função de controle a função controladora não deve incluir a função controlada por qualquer motivo pois perde-se a eficácia do controle o princípio da natureza administrativa do controle este princípio permite distinguir as operações de controle da função de controle a função de controle é um produto da delegação e uma necessidade de

cuidar dos objetivos da empresa essa tarefa e do administrador por outro lado as operações realizadas para avaliar os resultados são ações técnicas do pessoal das normas Esse princípio menciona a importância das unidades de medida que usaremos para implementar o controle quanto mais precisos e quantificar bens forem esses padrões mais objetivo será o controle etapas da função controle a primeira etapa do controle EA identificação dos padrões padrões são pontos selecionados ao longo do programa de planejamento outros são feitas medições de desempenho para que os gerentes possam ver como as coisas estão indo a medição de resultados

esta fase do processo de controle nos diz como medimos ou percebemos a situação sem medição os gestores forçada adivinhar a usar métodos empíricos que podem ou não ser confiáveis para medir Precisamos de uma unidade de medida e saber quantas vezes a organização está sendo considerada ou seja qual é a margem de erro aceita posteriormente na etapa de comparação o desempenho é comparado com o padrão isso realmente mede o desempenho quando há alguma variação entre o desempenho e o padrão é necessário aplicar critérios para avaliar seu significado Dependendo do valor da tarefa é possível aceitar certos

desvios isso nos lembra um pouco do conceito de qualidade detecção de desvio a definir os desenhos é importante considerar tanto as sugestões de quem está em contato direto com o e quando realizar essa comparação no ponto de ação correção de desvio pode ser considerado como uma etapa de se garante que as operações sejam ajustados e que os esforços sejam direcionados de forma positiva para o verdadeiro alcance dos resultados esperados a retroalimentação é o processo pelo qual com base nas informações obtidas no desempenho real o indivíduo Envia essas informações em um computador que novamente nos transmite

as informações necessárias indicar as alternativas a seguir para melhorar o processo de trabalho Resumindo o planejamento define as metas e estabelecer estratégia e desenvolve subplanos para coordenar a organização a organização determina o que precisa ser feito como será feito e quem o fará a direção dirigem motiva todas as pessoas e também resolve conflitos e o controle monitore as atividades eu achei que sejam executadas conforme o planejado E essas etapas levam ao alcance do Objetivo esperado bom pessoal é isso sei que ficou um pouco extenso mas eu espero ter te ajudado nos vemos um próximo vídeo

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