Como usar o Google Agenda do jeito certo

não sabe qual ferramenta usar para se organizar agenda digital de papel algum software Talvez seja esteja cansado de planejar sua agenda porque nunca consegue Cumprir o que planejou ou também pode ser comum você simplesmente esquecer de olhar sua agenda se você passa já passou por algum desses problemas eu venho te perguntar o seguinte Será que você sabe como usar o agenda Neste vídeo eu vou te mostrar como se usa uma agenda do jeito certo e para isso você precisa aprender quatro coisas que eu vou resumir aqui nesse vídeo Os quatro pontos que você vai aprender

aqui a regra clr a regra na Tech quais ferramentas utilizar e como vocês estuda prática eu vou compartilhar aqui meu Google canal para você na prática como é que eu organizo as coisas lá dentro [Música] primeiro ponto é adotar a regra clr O que que significa esta sigla essa sigla de respeito aos três itens que a gente pode organizar nossa agenda ou seja tiver fora dessas três categorias você não vai anotar não vai organizar isso dentro da sua agenda quais são essas três cores C se é de compromissos tudo aquilo que você tiver combinado com

alguém com horário específico como reuniões consultas etc isso é bem fácil Bem óbvio de lembrar né mas compromissos também são coisas que acontecem num dia específico mas que também não necessariamente tenham um horário específico então ele fica num outro lugarzinho lá da sua agenda que eu já vou te mostrar qual é L do clr lembretes que que é isso são atividades ou eventos ou qualquer coisa mesmo que você precise lembrar em um dia específico por exemplo quando alguém tiver de férias do sei que lembrete de um evento que você precisa comprar o ingresso e que

a partir desta data em específica eles estariam liberados para comprar por exemplo não significa que você precise fazer algo naquele dia com aquele lembrete mas é importante você lembrar daquilo ali naquele dia em específico isso ajuda muito para algumas coisas que a gente ainda não quer ou não pode tomar uma ação no momento senão morrendo limpo a gente anota isso como um lembrete na nossa agenda também já vou te mostrar como é que eu faço isso o r do clr são as rotinas todas as rotinas devem entrar na nossa agenda deve estar organizada na nossa

agenda porque elas têm um dia específico para acontecer né então se uma rotina semanal de toda quarta-feira ela precisa estar na sua agenda toda quarta-feira então só apenas esses três itens que você pode colocar na sua agenda e se vocês achou isso já muito Óbvio Calma que agora no segundo ponto você vai ver que isso vai fazer toda a diferença o segundo ponto que você precisa entender é adotar a regra na tela Então é só sobre o que entra na agenda que pode entrar na agenda talvez aquilo fique um pouco subjetivo um pouco Óbvio então

a regra na terra ela vem para complementar quando a gente recebe alguma demanda e ocasionalmente foge da regra se ele R porque a gente acaba tentando usar nossa agenda para nos planejar e agenda não é uma ferramenta para planejar ela não serve para a gente colocar lá ah eu gostaria de fazer tal coisa planejamento sobre hipóteses e tem um vídeo completo aqui no canal só sobre planejamento e a agenda é sobre fatos então quando uma demanda chegar até você você tem que pensar o seguinte essa demanda ela deve ser feita naquele dia ou até aquele

dia na naquele mais até na terra então se a demanda deve ser realizada naquele dia você vai organizar essa semana vai anotar isso lá dentro da sua agenda se a demanda deve ser realizada até Aquele dia você vai organizar isso lá na sua lista de próximas atividades com esse prazo específico lá na lista de próximas atividades e não dentro da sua agenda então prazos a gente não pode anotar na nossa agenda e nem coisas que a gente gostaria de fazer sua agenda ela não pode servir como uma lista de desejos agora já vamos pro ponto

número três Quais são as ferramentas básicas básicas porque a gente precisa para ter uma agenda que funciona então a primeira delas é esse de rotinas então como eu falei é ser uma das coisas que precisam estar organizadas na sua agenda então por isso a gente tem uma ferramenta como a LGP para estruturar todas essas rotinas não só SUS como da sua equipe e ela é crucial para sua agenda funcionar e principalmente para sua agenda ser realista quanto as suas prioridades daquele dia sem lista de rotina sem rotinas estruturadas surgindo não vai funcionar não adianta segunda

ferramenta a taxa de entrada a caixa de entrada é uma ferramenta onde você anota todas as coisas que vão acontecendo no seu dia de forma aleatória pode ser um caderno um bloco de notas do computador tanto faz também caixa de entrada pode ser um lugar onde você recebe informações de forma aleatória como seus e-mails WhatsApp então sem ter as caixas de entradas bem estruturadas a gente entende a jogar tudo que vai acontecendo as demandas estão chegando direto pra nossa agenda sem passar por um filtro apropriado de onde aquela demanda realmente deve estar organizada a terceira

ferramenta que a gente precisa ter é uma lista de projetos sem a lista de projetos você não vai conseguir garantir que os seus planos estejam realmente em dia em andamento e quando for correto coerente sincronizados com a sua agenda e lá na lista de projetos é onde você realmente organiza os planos planejamentos que eu falei antes os planos não devem entrar na sua agenda e a quarta ferramenta que é a lista de próximas ações né que sem essa lista você não teria nem como aplicar a regrinha na tecla expliquei antes por isso ela crucial também

pro bom funcionamento de uma agenda então não é só sentar abrir uma agenda e começar a jogar coisas lá dentro existe uma estrutura gerencial que a gente precisa ter que são ferramentas também tão simples quanto a agenda mas que vão nos ajudar e complementar a usar a agenda do jeito certo então agora eu vou mostrar aqui na tela como que eu organizo todas essas coisas todas exemplos que eu dei para vocês de forma bem prática Tá bom então aqui na tela vocês podem ver que eu tô abrindo aqui no Google calandra né que é a

ferramenta que eu utilizo outras ferramentas né digitais também podem ser utilizadas da Microsoft enfim provavelmente Elas têm as mesmas funcionalidades porque as funcionalidades que usam bem básicas tá então a primeira coisa que eu gosto de mostrar uma das funções que eu mais uso aqui é função de quando eu vou criar um evento aqui vou criar aqui essa função aqui de dia inteiro então lembra que eu falei para vocês que tem algumas coisas que não tem horário específico para acontecer então eu marco elas como o dia inteiro porque eu não quero bloquear um tempo na minha

agenda que na verdade né para uma atividade que eu não tenho que eu não sou obrigada a fazer isso naquele horário diferente das reuniões das reuniões né a gente vai marcar com horário da reunião marcar quem vai estar convidado aqui e tudo mais então isso obviamente entra dentro de um horário específico uma função que eu costumo usar de forma muito controlada muito com medida quando eu vou lançar as minhas rotinas rotinas se repete né é essa função aqui de repetir aqui ó tá vendo a gente pode colocar semanal a cada terça-feira só que eu não

deixo ela configurada assim para toda terça-feira para sempre eu vou entrar em personalizar ó então aqui ele pede repetir a cada uma semana na terça-feira termina em nunca eu nunca deixo marcar nesse nunca porque todo mês eu gosto de organizar as minhas rotinas na minha agenda ou compromisso Enfim no caso se for uma reunião rotineira né então eu sempre coloco aqui para ela terminar dentro do mês que eu tô ali organizando porque isso faz parte do meu processo de planejamento mensal e ele faz toda a diferença lá então eu concluo aqui isso já me ajuda

a ganhar um tempo né ó já tá nas outras semanas isso para todos os rotinas que vão se repetir Outra coisa quando é rotina Eu também gosto de deixar escrito aqui ó bem simples mesmo uma um asteriscozinho para me mostrar que aquilo se trata de uma rotina tá bom E por que que eu faço assim né Tem gente que pensar mas eu poderia criar uma agenda aqui do lado diferente só para rotinas mas isso acaba me atrapalhando na hora de compartilhar com outras pessoas ou informações que eu quero ou não compartilhar com outras Então dentro

dos Testes que eu fiz ainda foi a melhor maneira que eu encontrei de separar o que que é rotina e o que que não é rotina dentro ali do meu dia para eu entender ter essa visão bem claro outra coisa que eu também gosto de usar para os lembretes Apesar de o Google tem aqui uma função tá vendo de lembrete eu não gosto dela porque se eu colocar aqui um lembrete para o dia de hoje você também pode colocar nem me deixa mais tem que descobrir mudar de lugar ela até deixa você colocar não sei

se ela deixa colocar um horário é porque acho que eu não tô numa conta comercial Mas enfim dá para pôr o horário também meus contatos comerciais mas aqui o que que ela não me deixa se passar desse dia aqui tá vendo que ela não deixou eu perdi três também já passou de três mas se eu não fizer esse lembrete no dia aqui ele vai pular para o dia seguinte ele vai indo até ao marcar como concluído e às vezes eu não marco como concluído na hora que eu faço porque eu não fico com agindo aberta

o tempo inteiro Então isso acaba me atrapalhando eu lembrei de ficar andando de lugar então eu não uso funcionalidade tá como que eu mais lembrete foi uma hashtag coloco eu lembretes coloca uma hashtagzinha e eu sei que isso é um lembrete tá dentro do mesmo questão ali de venda outra função que eu uso do Google Agenda também é as cores aqui do lado então tem outros tipos de agenda além da minha própria No meu caso eu uso a agendas que eu compartilho mais com a minha equipe por exemplo agendas de aulas ao vivo agendas de

suporte de lives essas coisas assim então eu uso essas coisinhas para isso e também tem a agenda que eu separa aqui pessoal então ela fica mais com uma cor mais nítida eu consigo visualizar para onde é que tá onde que eu tô gastando o meu tempo outra coisa então quando eu vou anotar por exemplo uma rotina que que é um que eu tenho um processo já dessa rotina então toda semana vamos supor que eu faço uma rotina de financeira né então eu vou colocar aqui o nome do processo asterisco que me indica que é uma

rotina eu colocaria rotinas financeiras é dessa forma que eu deixo organizado tem gente que gosta de anexar o processo aqui né mas eu não faço isso porque eu acho que ainda mais trabalho como todos os processos estão já organizados numa pastinha bem específica elas ficam organizadas aqui bem rápido acesso Então não preciso desse desse anexo ali dentro do próprio evento até porque como eu falei eu não fico com a minha agenda aberta o tempo inteiro Então nem acessaria o arquivo por aqui então o que que é muito importante né se você levar esses quatro itens

que eu falei em consideração de tudo que eu mostrei aqui da regras clr da regra na terra de quais ferramentas você precisa ter para usar uma renda no jeito certo e o quarto ponto que é eu mostrar para vocês exatamente como é que eu organizo as coisas da minha agenda eu tenho certeza absoluta que a partir de hoje você vai ter uma agenda que funciona e nunca mais vai precisar ficar riscando que você anotou para fazer num dia da agenda e tendo que posso entregar para outro dia porque não tempo de cumprir aquela agenda que

você gostaria na verdade não deu tempo de cumprir o plano que você gostaria né que você desejava se você não tem nenhuma ideia de como estruturar essas outras ferramentas que Eu mencionei nesse vídeo Quero te convidar a conhecer o método mrpp gestão organizado lá você vai aprender a usar na prática todas as ferramentas que qualquer gestor que quer ser mais produtivo eficiente organizado precisa saber usar no seu dia a dia para manter tudo sabe controle para saber mais é só clicar no link aqui na descrição do vídeo e se você gostou do vídeo curte e

compartilha com quem também tá precisando urgente de uma agenda que funciona até mais [Música]