03.01. Conceitos e Fases da Gestão da Informação e de Documentos (Arquivologia) Prof.ª Izabel Ataíde

[Aplausos] [Música] Olá na aula de hoje nós vamos falar sobre os conceitos e as fases da gestão da informação e de documentos vamos lá falando um pouquinho pessoal da origem né da gestão de documentos a gente precisa voltar um pouco no tempo e lembrar que lá na segunda guerra mundial houve uma produção né principalmente após a Segunda Guerra uma produção muito grande de documentos né então foi uma massa documental muito grande e isso Começou a preocupar os administradores os governantes porque eles não queriam que essas informações se perdessem E aí começa essa preocupação de como

fazer a gestão desses documentos e a gestão desses arquivos porque até então eles lidavam com os documentos apenas como um Car eh para pesquisa né para caráter histórico e aí quando a gente parte né pra chamada América Anglo Saxônica que é o Estados Unidos e o Canadá lá eles começam a enxergar essa massa documental que foi gerada né a partir da segunda guerra mundial com com olhos mais de gestão documental mesmo mesmo né Como uma prática administrativa e aí a gente vem pros conceitos de gestão de documentos que a gente conhece hoje nós trouxemos aqui

para vocês o conceito que está lá na lei 859 de 8 de janeiro de 1991 é uma lei federal Nossa que trata da política nacional de arquivos e vai ser esse conceito que a gente vai trabalhar durante todo o nosso estudo sobre a arquivologia né porque afinal de contas a gente tá estudando arquivologia voltada para concurso público e o concurso ele vai trazer coisas eh relacionadas à nossa legislação uma vez ou outra vão aparecer questões eh falando sobre a história da arquivologia mas o grosso mesmo do nosso estudo vai est sempre voltado paraa Nossa legislação

brasileira Tá bom então vamos ver aqui no slide o conceito da de gestão de documentos aqui da Lei 8159 de 1991 que é a política nacional de arquivos públicos e privados Então a gente vai ver que essa lei ela não vai tratar somente das regras para a gestão de documentos eh de arquivos públicos também vamos ter aqui algumas regras voltadas para a gestão dos arquivos privados Então vamos lá no artigo Tero da lei 8159 vai dizer o seguinte que considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e de operações técnicas a sua produção tramitação uso

avaliação e arquivamento em fase corrente e fase intermediária visando a sua eliminação ou o recolhimento para a Guarda permanente Então esse é o conceito né como nós já falamos que nós vamos trabalhar com ele durante todo o nosso estudo e aqui nós vamos ver as fases da gestão de documentos porque a gestão de documentos ela vai ser composta por fases fases essas que vão eh ajudar na gestão desses documentos e na própria gestão dos arquivos nós vamos ver separadamente né a par partir de agora cada uma dessas fases mas primeiro a gente vai ter a

fase de produção a fase de utilização e a fase de destinação Lembrando que a gestão de documentos ela vai englobar o tratamento do documento nas fases corrente e na fase intermediária que são aquelas fases onde o documento ele ainda está em uso na fase corrente o uso desse documento ele é um uso frequente então ele precisa estar ali à mão né da das pessoas que trabalham naquela instituição naquele órgão naquela organização porque são documentos que estão em frequente uso em frequente consulta quando o documento ele vai lá paraa fase intermediária ele ainda tem uma utilização

né ele ainda tem uma utilidade eh na verdade então ele ainda está em uso mas é um uso não tão frequente então é um uso não frequente e Essa gestão ela precisa ser feita depois que o documento não está mais em fase corrente em fase intermediária ele precisa eh ser destinado para alguma coisa né e na destinação a gente vai ver com detalhes mais à frente Existem duas destinações pro documento ou esse documento ele vai ser eliminado ou ele vai ser recolhido para o arquivo permanente tá então resumidamente a gente tem essas fases da gestão

de documentos que é a produção a utilização e a destinação e nós vimos aqui rapidinho como que acontece cada uma dessas fases mas agora a gente vai entrar em detalhes né E vamos ver como que funciona realmente a fase da produção que fase é essa né É aquele estágio em que os documentos todos os documentos daquela instituição daquela organização daquele órgão eles são criados confeccionados e são recebidos também então esses documentos eles estão nessa fase de produção quando eles chegam né nessa fase de produção eles são criados confeccionados ou recebidos esses documentos eles são inseridos

nos chamados sistemas de controle da instituição e aqui eh cabe a pra gente eh comentar o seguinte esses documentos como nós falamos eles são criados eles são produzidos e eles são recebidos também por quê Porque toda a organização né Toda a instituição além de produzir os seus próprios documentos que fazem parte ali das suas atividades administrativas das suas atividades mesmo do dia a dia essas instituições também recebem documentos seja documentos de fornecedores eh documentos de outras instituições parceiras recebem documentos também de consulta e esses documentos eles precisam receber um tratamento e eles precisam também entrar

dentro desse fluxo de gestão de documentos dentro daquela instituição então a a gestão do dos documentos é importante a gente eh guardar essa informação não é somente daqueles documentos que são produzidos que são criados na Instituição mas também dos documentos que são recebidos e Essa gestão de documentos ela é feita por pessoas especializadas né geralmente são arquivistas ou pessoas com conhecimento em arquivologia que vão fazer o tratamento eh desses documentos que vão fazer a gestão desses documentos porque precisa eh de uma organização né então a pessoa ela não vai gerir os documentos de qualquer forma

existem regramentos né existem legislações que precisam ser cumpridas para que aqueles documentos eh sejam utilizados e que as informações contidas n eles também sejam informações que sejam protegidas né a gente tem a lei geral de proteção de dados que é uma lei recente que trata desse cuidado né dessa segurança dessa proteção de dados pessoais e precisa ter um profissional que se não for arquivista de Formação ele precisa ter pelo menos algum conhecimento técnico um pouco mais aprofundado para cuidar da gestão desse esses documentos óbvio que o ideal seria um arquivista mesmo de Formação mas a

gente sabe que muitas eh empresas muitas organizações eh optam por colocar outras pessoas que que tenham o conhecimento mas não a formação em arquivologia tá então voltando aqui pro nosso slide a gente vai ver o papel desse arquivista né qual é o papel dele nessa fase da produção então ele vai contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração por quê Para Não Para que não sejam criados documentos desnecessários né ou documentos duplicados e é por isso mesmo que ele a gente tem um segundo papel aqui do arquivista que ele faz a sugestão

de criação ou de extinção de modelos de formulários para que tudo seja padronizado então quanto mais padrão né padronização existir nos documentos nos formulários nas minutas mais fácil será o trabalho desse arquivista e mais eficiente vai ser a gestão dos documentos né porque você vai conseguir classificá-los categorizar eh todos esses documentos de uma forma que você tenha a informação mais fácil de ser consultada e mais fácil de ser recuperada quando você necessitar dela outro papel do arquivista É apresentar estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos também então o arquivista ele sugere né

ele faz estudos e ele sugere Qual é a melhor forma de adequar os recursos de eh reprográficos ou os recursos eh digitais que a gente tem hoje para também ter uma boa gestão de documentos uma gestão mais eficiente o arquivista também ele opina sobre a escolha de materiais e equipamentos porque afinal de contas é o trabalho dele e ele sabe quais são os melhores materiais e equipamentos para que ele consiga fazer Essa gestão eficiente e eficaz dos documentos e por último esse arquivista ele participa da seleção de Recursos Humanos para desempenho de tarefas arquivísticas e

afins E por que ele vai participar dessa seleção de Recursos Humanos Nada mais justo que uma pessoa da área de arquivologia auxilie né o a área de recursos humanos gestão de pessoas daquela organização a selecionar pessoas que realmente eh tenham competência para trabalhar em tarefas arquivísticas Então esse arquivista ele pode né que que seja o chefe ali do setor de arquivos né ele pode eh fazer esse trabalho conjunto com a área de RH mostrando as necessidades da área dele ajudando a a descrever as atividades né que vão ser eh que são realizadas ali no setor

de arquivo e quais são as competências né as habilidades o conhecimento que as pessoas que vão ser eh selecionadas e que vão vir trabalhar no setor eh arquivístico elas precisam ter né então a gente vê que é um é o papel do arquivista também dar essa Assessoria lá para pra área de gestão de pessoas na hora de se contratar alguém para trabalhar na área de arquivos né então a gente vê essa fase de produção a fase de que é onde os documentos são criados eles são confeccionados eles são recebidos e eles começam a entrar em

uso ali dentro da daquela instituição ou daquela organização vamos passar agora para a segunda fase da gestão de documentos que é a fase de utilização a fase de utilização ela vai abranger as atividades de protocolo de organização e também de arqu amento nessa fase são elaboradas as normas e as rotinas tanto de acesso quanto de recuperação dos documentos os documentos então eles vão tramitar internamente na organização porque lá na fase de produção eles vão ser eh criados produzidos e recebidos mas eles precisam agora eh cumprir com seu papel dentro daquela organização então eles vão tramitar

internamente pelas diversas áreas onde aquela informação que aquele documento eh possui ela é necessária e ela eh precisa passar né então alguns setores vão receber aquele documento outros setores não tá então é a fase de tramitação interna daquele documento que foi produzido ou recebido lá na primeira fase que é a fase de produção nessa fase de utilização pessoal as atividades elas são de busc localização o protocolo faz isso né então no dia a dia você tá lá trabalhando e você eh de repente se vê precisando de um determinado documento que não está ali à sua

mão você pode solicitar o protocolo que vai imediatamente buscar localizar aquele documento e encaminhar para você para que você faça o seu trabalho outra atividade na fase de utilização é a análise da importância daquele documento é a fase de avaliação documental nós vamos ter uma aula específica sobre avaliação de documentos onde é a é dito ali se aquele documento ele vai ter um valor primário ou ele tem um valor secundário tá então ali na avaliação é feita essa análise da importância do documento e por último a gente tem uma outra atividade da fase de utilização

que é a consulta e empréstimo e outras atividades eh que podem acontecer também que tratam aí da da utilização dos documentos então todas as atividades que tratam do uso do documento seja para que fim for vai acontecer aqui nessa fase da utilização Então é só lembrar quando a gente fala de uso a gente tá falando de utilização então qualquer atividade que trate do uso do documento vai ocorrer então nessa fase de utilização Seguindo aqui a gente vem pra terceira e última fase que é a fase de destinação que fase é essa ela é considerada pessoal

a fase mais delicada da gestão documental E por quê Porque é nessas nessa fase que vai acontecer a avaliação e o estabelecimento de prazos de guarda e a destinação final nessa fase os documentos sofrem o destino que lhes é determinado lá na avaliação né que nós vamos ter lá na numa em algumas aulas mais para frente né então dependendo do tipo de avaliação se aquele documento ele tem um valor primário ou um valor secundário ele vai ter uma determinada destinação quando os documentos eles cumprem aquele prazo de retenção lá no arquivo intermediário né lembrando lá

a as fases né a gente tem os documentos do arquivo corrente do arquivo intermediário e a gente vai ter também os arquivos eh permanentes quando o documento ele tá no arquivo intermediário quer dizer que ele tá ali por um tempo ele tá aguardando ou o cumprimento de algum prazo legal e até que esse prazo termine ele fica aqui no arquivo intermediário porque ele ainda pode ser utilizado eh como a frequência menor mas ele ainda tem um uso né ele ainda pode ser usado como prova de direitos e obrigações ou algo do tipo quando esse prazo

legal Ele termina o documento ele pode sofrer dois destinos né por isso chamada a fase de destinação esse documento ele pode ser eliminado ou esse documento ele pode ser recolhido E aí ele vai ser recolhido ali para o arquivo permanente ou ele é eliminado porque feita essa essa avaliação entendeu-se ali que aquele documento ele não tem mais utilidade Então para que recolhê-lo para o arquivo permanente ele não tem um valor histórico ele não tem um valor probatório ou cultural então ele só vai ficar ocupando espaço dentro do arquivo então Eh decide-se que ele pode ser

eliminado então ele é eliminado ali e não vai mais paraa guarda não vai ser guardado em lugar nenhum na verdade ou esse documento ele é avaliado e chega-se à conclusão de que não ele tem um valor histórico ele tem um valor cultural ou até mesmo um valor probatório e que ele não pode ser eliminado de jeito nenhum então ele é recolhido lá para o arquivo permanente e vai ficar lá por tempo indeterminado tá então aqui a gente viu as três fases da gestão de documentos a fase de produção a fase de utilização e a fase

de destinação tá não tem muito mistério tá é é bem simples mesmo nessas fases da gestão de documentos produção é onde ele é criado ou é então recebido aí de outra instituição esse documento ele vem para uso ou seja para o utilização e depois que ele não é não tem mais uma utilidade ele passa paraa fase de destinação onde vai ser decidido o que que vai acontecer com ele então nós vamos fazer agora alguns exercícios para entender como que As bancas têm eh tratado essa essa questão da gestão documental essas falando dessas fases né e

aqui a gente tem uma questão de 2024 do Instituto suplan que eles vão trazer pra gente o conceito de gestão de documentos lá da Lei 8159 a lei da política nacional de arquivos Relembrando o que que diz o artigo Tero considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção tramitação uso avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando o quê visando a eliminação ou o recolhimento desse documento para a Guarda permanente então constitui-se em objetivo da gestão documental o qu e ele traz as alternativas aqui pra gente letra A

dificultar a produção administração controle e manutenção dos documentos de forma racional econômica e inteligentes bom a gestão documental pessoal ela tem o o objetivo completamente contrário do que tá aqui na alternativa a Não não é objetivo da gestão documental dificultar a produção administração controle e manutenção muito pelo contrário o objetivo é o qu é facilitar e racionalizar a produção a administração o controle e a manutenção dos documentos então a letra a ela está errada letra B É objetivo da gestão documental prejudicar o uso da informação e de acordo com a natureza do suporte para possuir

maior ou menor controle da massa documental de jeito nenhum né A gestão documental ela não judica e sim ela vai otimizar o uso da informação e o controle também então aqui mesmo que a gente não lembre muito né do que que é o objetivo da gestão documental a gente já vê né porque ninguém faz nada objetivando dificultar Ou prejudicar alguma coisa né então já por essas palavras a gente já elimina de cara e já sabe que as alternativas estão erradas a gente não vai né Eh marcar nem a letra A nem a letra B letra

C A mesma coisa ó facilitar estragos e Danos aos documentos óbvio que isso não é o objetivo da gestão documental né então você não vai facilitar estragos e Danos a documentos que representam a memória institucional para poder Então você reduzir os custos com administração e manutenção de documentos então totalmente errada a letra C também sobra pra gente a letra D Então vamos ver constitui-se objetivo da gestão documental viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas Ok sistemas né que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência rapidez e precisão Então esse é

um dos principais objetivos né você conseguir recuperar uma informação né quando você vai eh a um arquivo né você se Vale da necessidade de um arquivo é porque você precisa localizar e recuperar alguma informação de forma rápida de forma precisa e de forma eficiente então aqui letra D responde aqui de forma corretíssima a nossa questão vamos seguir para mais um que é uma questão de 2024 também aqui da Vunesp que diz o seguinte que a gestão documental se divide em três fases Então já traz aqui pra gente ó primeira fase a fase da produção segunda

fase a fase da utilização e a terceira fase a fase da destinação e pede pra gente assinalar a alternativa que indica um dos objetivos da produção de documentos então produção primeira fase da gestão de documentos Então vamos ver qual é o objetivo aqui da fase da produção de documentos letra a assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e ou digitalização e a automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos e essa questão essa alternativa pessoal ela tá correta já vou até marcar aqui por quê Porque a fase de produção a gente viu que

é a fase onde V os documentos eles vão ser criados e recebidos então esses documentos eles vão ser criados para poder eh serem utilizados E aí vocês lembram lá qual era o papel do ar Vista nessa fase era apresentar estudos para adequação e o melhor aproveitamento de quê de recursos reprográficos reprográficos e recursos informáticos ou seja assegurar a utilização apropriada de microfilmagem ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos então a gente vê que é um objetivo da fase de produção que a gente viu lá o papel do arquivista

nessa primeira fase vamos ver o que que diz as outras alternativas letra letra B propiciar rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessárias ao desenrolar das funções da u da instituição Essa é um esse é um objetivo da fase da utilização Por quê eu tô trabalhando lá na Instituição né e eu preciso de um documento Então eu preciso utilizar um documento para escrever por exemplo uma nota técnica né eu preciso pesquisar uma informação então é na fase de utilização que eu preciso ter a rapidez na na disponibilização desse documento e dessas informações que eu

preciso então letra B tá errada porque não é fase de produção é a fase de utilização letra c priorizar a implementação de critérios de segurança trâmite guarda e a disponibilização de Ah eu pulei aqui vamos voltar aqui na não vamos logo na letra D depois a gente volta a nasc então o que que é priorizar a implementação desses critérios de segurança trâmite guarda e disponibilização das informações é também objetivo da fase da utilização então letra D tá errada a gente volta aqui pra letra C identificar e descrever os documentos por séries ou classes listando-os para

o quê para retenção ou destinação e aqui a gente vê que é uma atividade de destinação é a última fase da gestão de documentos onde vai ser decidido pela eliminação daquele documento ou se ele vai ser então recolhido para um arquivo permanente e por último aqui a letra e criar planos de classificação que identifiquem a origem dos documentos e padronizem a forma de arquivá-los e essa a letra e também apresenta um objetivo aí da fase de utilização então confirmando aqui que a resposta da nossa questão é a primeira alternativa alternativa a vamos aqui para uma

outra questão também de múltipla escolha da Fundatec de 2024 que diz o seguinte de acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística o termo destinação tem a seguinte definição então Lembrando que destinação é a terceira fase da gestão de documentos e a questão aqui vai trazer pra gente a definição desse termo destinação a gente vai ver o que que é letra A diz que destinação é a decisão com base na avaliação quanto ao encaminhamento de documentos para a Guarda permanente descarte ou eliminação e aqui também né nessa questão a resposta já vem aqui pra gente

na letra A porque o termo destinação a fase de destinação é exatamente essa né É aonde ali quem tá fazendo a gestão do documento precisa decidir com base na avaliação o que vai fazer com aquele documento se esse documento ele vai paraa guarda permanente ou seja ele vai ser recolhido para um arquivo permanente ou se ele vai ser descartado ou ele eliminado porque ele não tem nenhum eh valor histórico cultural ou probatório que justifica a guarda permanente dele né por tempo indeterminado Então não precisa guardar de forma permanente elimina aquele documento para não ficar fazendo

volume nos arquivos e e que a gente sabe né Que documentos que não t eh utilidade que nunca vão ser consultados eles ocupam o espaço e isso acaba eh gerando custos para que você mantenha aquele arquivo organizado mantenham os documentos ali naquele espaço então letra A responde aqui à nossa questão vamos ver o que que a banca colocou nas demais alternativas B organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação código de classificação ou um quadro de arranjo e aqui pessoal a letra B ela tá trazendo uma definição do

que é classificação então não tem nada a ver com a o termo destinação então letra B tá errada letra C análise e Identificação do conteúdo de documentos seleção de categoria de assuntos sobre o qual sejam recuperados podendo lhes eh podendo-se lhes atribuir códigos também tá tratando aqui de classificação teremos também uma aula tá tratando do plano de classificação tratando de arranjo falando desses códigos mas por hora eh a gente não vai entrar eh no detalhe A gente vai deixar isso para paraa aula específica então letra C tá errada não vai responder a nossa questão vamos

paraa letra D atribuição a documentos ou as informações neles contid de graus de sigilo conforme legislação específica Então você atribuir um grau de sigilo a um documento você também tá falando de classificação de documentos também não responde a questão letra e o termo destinação significa destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor permanente bom destruição né eliminação de document é resultado da fase de destinação sim mas não é a fase em si porque lá na destinação o que que pode acontecer pode se decidir tanto pela guarda daquele documento quanto pela sua eliminação ou

descarte tá então a letra e ela não é eh a gente pode até se confundir um pouco né mas ela não é a destinação eh o significado do termo destinação em si porque destinação na destinação Você Decide ou pela guarda ou pela eliminação ou descarte do documento e não então a destruição ele é um resultado do que foi decidido na destinação e não a destinação em si então confirma aqui que a resposta da nossa questão é a letra A outra questão aqui que a gente tem também da Vunesp 2024 diz o seguinte que o momento

da gestão de documentos em que ocorre a elaboração de formulários e a implantação de sistemas de organização da informação é o da então é em que fase da gestão de documentos ocorre essa elaboração de formulários e a implantação de sistemas de organização vamos lá letra a produção dos documentos mais uma vez aqui outra questão que já a primeira alternativa responde vai ser nessa fase de produção que é a primeira fase da gestão de documentos onde a gente vai ter né Essa elaboração de formulários e o uso adequado aí da de recursos de Tecnologia da Informação

né esses sistemas que vão ajudar na gestão de documentos e elaboração de formulários ou até mesmo a extinção de formulários pode acontecer aqui nessa fase de produção que isso trata do papel do arquivista né o arquivista ele vá ele tem esse papel de criar novos formulários extinguir formulários que ele entende e que ele Verifica que são eh formulários desnecessários ou formulários duplicados então letra A responde a nossa questão vamos ver as outras as outras alternativas letra b manutenção e uso dos documentos manutenção e uso pessoal tá ligado a fase da utilização Tá então não tem

nada a ver com o momento da gestão de documentos onde ocorre a elaboração de formulários e implantação dos sistemas de organização porque esses formulários eles vão Criar documentos novos né E E isso acontece lá na fase de produção na fase de utilização é que os documentos são utilizados e ocorre a manutenção deles letra C destinação final dos documentos o próprio nome já vai trazer aqui pra gente qual é a fase né é a fase da destinação então letra C tá errada letra D avaliação dos documentos Bom a avaliação não é uma fase da gestão de

documento né ela ocorre lá no momento da destinação onde vai se ser verificado se é um valor primário ou se aquele documento tem um valor secundário então assim ela acontece na fase eh ela acontece na gestão de documentos mas ela não é uma fase da gestão de documentos não é um é um momento não é nesse caso aqui né porque ele trata de momento mas não é uma fase Tá mas ela ocorre sim dentro da gestão de documentos e digitalização do arquivo não é fase de da gestão de documentos também é uma forma aí de

você tratar o documento né de você tratar os documentos daquele arquivo então letra A responde aqui à nossa questão vamos ver mais uma questão aqui que é essa questão de 2024 do Instituto verbena que diz o seguinte o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção tramitação uso avaliação e arquivamento em fase corrente intermediária visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente é a gestão E aí vem aqui as alternativas essa definição ela trata trata está tratando da definição de que tipo de gestão letra A gestão do conhecimento tá errado né porque a gente

sabe que gestão do conhecimento é você administrar os tivos de conhecimento de uma organização né É você gerir o modo de aprender de trabalhar de produzir e de consumir conhecimento então não tem nada a ver com a gestão de arquivos letra B é gestão da informação não gestão da informação é você aquele conjunto de processos que vão eh incluir atividades aí tanto de planejamento quanto de controle das informações então letra B está errada essa definição trata da gestão de arquivos também não né porque você fazer a gestão de arquivos é você fazer a direção fazer

a supervisão a coordenação a organiza e o controle das atividades de arquivo Então também não trata de gestão de arquivos sobra pra gente gestão de documentos porque exatamente lá no enunciado O que que a banca fez ela trouxe aquela definição de gestão de documentos lá do artigo Tero da Lei 8159 de 91 que trata da política Nacional de arquivos bom então aqui a gente finaliza né a nossa aula sobre gestão da informação e de documentos a gente viu que as As bancas né trabalham bem esse conceito nada muito difícil mas a gente precisa ter bem

consolidado né O que que é gestão de de de documentos e também as fases dessa gestão de documentos que é a fase de produção de utilização e a fase de destinação Então é isso pessoal faça um exercício sobre essa matéria sobre o tema da aula de hoje e a gente se vê na próxima aula