Concurso PC PB ESCRIVÃO - Arquivologia - Funções Arquivísticas - Monster Concursos

e fala pessoal tudo bem com vocês hoje eu estou aqui para ajudar você a estudar aí para o seu concurso na matéria de arquivologia então é um dos Tópicos aí do seu edital essa matéria de noções de arquivologia é vem sendo cobrado muito nos últimos concursos nessa matéria principalmente nesses cargos de escrivão onde nós sabemos ali que vai ter uma rotina diária de lidar com diversos documentos então a gente precisa antes de mais nada lembrar aí que a importância da arquivologia está relacionada e ao cuidado desses documentos em termos de informação né é preservar a

sua finalidade preservar a sua função é esse serviço que os documentos fazem a administração administração no sentido de contar-lhe uma história de ter uma correlação com as atividades exercidas por um órgão seja um órgão público seja por uma empresa né privada seja até por uma família ou por você mesmo o que dentro da arquivologia é qualquer pessoa pode ter considerada aí o seu arquivo pessoal o arquivo familiar assim como tem os arquivos de empresa e os arquivos públicos é antes de mais nada antes da gente começar a estudar especificamente o tópico do edital que eu

separei aqui para vocês que é o de funções arquivísticas nós precisamos entender né eu não sei em que pé Você está aí nos seus estudos de arquivologia não sei se a sua primeira aula não sei se você já vem acompanhando a gente No curso regular né inclusive está com um preço bacana tem contato aqui embaixo para vocês conversarem aí com a gente fechar pode ser o curso completo ou pode ser também o acesso completo aí aos nossos cursos em geral para você se preparar aí da melhor forma para o seu concurso eu não sei em

que pé Você está em termos de arquivologia então pra começar eu preciso que você entenda que nós estamos falando de arquivo e o que é arquivo e quando a gente está estudando em arquivologia esta matéria se né que fala dos arquivos e dos documentos nós temos que ter em mente que arquivo tem vários significados um dos significados que é mais cobrado em prova é o conjunto de documentos né é um arquivo seria em um conjunto de documentos que são organicamente produzidos Ou seja a sua produção ela tem relação ali estrita relação com as atividades exercidas

pela entidade produtora Quem seria essa entidade produtora é como eu disse para vocês pode ser um órgão público né pode ser uma um órgão da Administração Pública pode ser uma empresa privada pode ser também uma entidade familiar Ou pode ser uma pessoa física pode ser eu comer um arquivo pessoal E aí nós vamos ter regras né muita gente não sabe muita gente não tem esse conhecimento antes de começar a estudar arqueologia para concurso mas no Brasil nós temos uma regra né uma lei muito importante O que a lei nº 8159 que ela vai falar sobre

a política o Nacional de arquivos e essa lei ela Inclusive tem que ser estudada por vocês porque ela também é objeto de prova em outros tópicos nessa lei por exemplo a gente vai encontrar a definição de arquivo como conjunto de documentos como a gente está conversando aqui agora e a gente também vai encontrar o conceito do que vem a ser a gestão de documentos gestão de documentos pensem comigo se eu tenho um conjunto de documentos que formam o meu arquivo e se eu tenho todo uma matéria que é voltada para isso significa que deve ser

algo importante que deve ser cuidado que deve ter regras e etc é isso aí mesmo porque arquivologia é justamente o estudo muitos entendimento a consciência que vai trazer aí um emprego das regras das técnicas dos princípios para gerir os arquivos para cuidar dos arquivos porque eu falei que arquivo é um conjunto de documento e o que é um documento o documento e é uma informação registrada Então a partir do momento que eu tenho um dado esse dado se converte em conhecimento esse conhecimento se converte informação e eu aposto esse documento em um suporte E aí

o suporte vocês vão imaginar comigo qualquer coisa que esteja apta a receber essa informação então por exemplo se eu quero escrever uma carta faça uma carta ali a mão é o meu suporte a papel né onde eu estou colocando as minhas informações no papel então se eu quero gravar alguma coisa não disco né no CD Então qual é o meu suporte de informação o CD um pen drive um disquete né Toda vez que eu falo disquete pessoal não que queres quietinha né às vezes candidato é novo aí mais novo que eu nem lembro o que

que é disquete né é era uma forma muito antiga mais antigo por exemplo um papiro uma pedra isso tudo pode ser suporte para alguma informação que eu queira ali a manter que eu queira guardar que eu queira registrar quando eu faço esse registro desse dessa informação nesse suporte eu preciso manusear isso de uma forma que quando eu precisar eu encontrei essa informação por isso é necessário fazer esses atos de gestão documental quando a gente fala em arquivologia então quando a gente estuda arquivologia a gente vai ver lá no artigo 3º desta lei sobre a gestão

de documentos e aí nós vamos ver que os arquivos ele super passam vale para os momentos né eles vão ter fases eles vão ter idades Então você vai ter primeira segunda e terceira idade e você precisa cuidar desse arquivo Você tem uma forma de gerir de administrar porque quando você precisar de uma informação você precisa ter um fácil acesso você precisa saber como ele é organizado como ele funciona né respeitando os princípios arquivísticos e isso tudo é possível quando a gente faz dentro da gestão documental a aplicação e as funções arquivísticas que a gente vai

estudar que vejam bem eu tenho uma base de 7 funções arquivísticas que vão cair na prova né é uma base de referência aí do russow bom então russow é que ele ele desenvolveu este set né Essas 7 funções eu vou escrever 7 funções de se eventualmente cair na prova para vocês né o referencial aí é Ore com a base de estudo dessa 7 funções a gente vai correlacionar a Russo tá bom se pode relacionar também a Country in E aí e é Colocar assim ambos os nomes a gente pode fazer essa correlação desses tudo aí

das funções arquivística de modo geral a gente pode dizer que são funções voltadas para o arquivista ou seja aquela pessoa que irá lidar com aquele arquivo diariamente porém o que a gente ver na nossa realidade é que nem sempre a gente vai contar nos arquivos com o profissional arquivista É de fato uma profissão regulamentada por lei né no nosso país e que existe Inclusive a faculdade para fazer aí a formação em arquivologia Porém você por exemplo né futuro servidor público pode eventualmente AIDS vir a desempenhar Essas funções de arquivo dentro do seu setor dentro do

seu departamento do seu ambiente de trabalho então você precisa conhecer por isso que a prova cobra de você que você tenha certas noções um conhecimento eu entendo que não será cobrado de forma muito aprofundada porque o dia e não é um arquivista você não é formada em arquivologia mas espera de você essas moções que a gente vai falar aqui hoje então vamos começar aqui das funções arquivistas e tem um mês comigo funções arquivísticas são aquelas funções que eu realizo na no ato de gestão documental Para poder melhorar tornar o meu arquivo mais eficiente e mais

é ficar para que eu tenha fácil acesso à informação e que tá que eu consigo a preservá-la ao longo do tempo é para poder organizar a casa vamos dizer assim são regrinhas são passo a passo que eu tenho que saber para poder deixar tudo organizado quando eu falo na função arquivística de criação O que que a prova pode trazer a prova pode trazer para você por exemplo um caso contando a respeito de formulários documentos padronizados é a necessidade ou não da produção de papel né porque a criação ela vai estar voltada aí para pro e

documental dentro daquele daquela instituição dentro daquela entidade que a gente vai chamar ele de mantenedora do arquivo Então vamos imaginar aqui para nossa aula hoje um órgão não sei o estado a Secretaria Estadual de segurança né então nós vamos criar o nosso órgão aqui para o nosso exemplo boteco colocar aqui pagar que são formações mais leves aí para vocês não esquecer da oito anos 59 ela não é leve Vocês precisam dela o tempo todo é a gente tem aqui nosso exemplo vai ser então a secretaria e estadual de segurança vai ser o nosso exemplo tá

pessoal vai trabalhar com isso aqui para entender as funções esse aqui vai ser o meu órgão né A minha entidade mantenedora quando eu falo entidade mantenedora significa que aqui eu possuo um arquivo todo dessa Secretaria Estadual como funcionam as funções arquivísticas a minha primeira função que é de grande importância de grande destaque é a função de criação eu preciso observar a forma que esses documentos estão sendo produzidos criados tá É isso mesmo que eu não me diz criação é o que que eu preciso observar gente arquivo ocupa muito espaço a maioria dos arquivos no Brasil

ele ainda é no formato papel Então apesar das técnicas que a gente tem né de 1950 a gente fala de microfilmagem mas outras técnicas também que a gente desenvolve aí como técnicas para digitalização outros meios eletrônicos de documentar é ainda assim a gente ainda trata com a gestão de papel de forma muito Ampla e de forma exagerada então uma das funções que a gente vai ter destaque é essa da criação onde deve ser observado Como estão sendo produzidos esses documentos estão palavrinhas que a gente vai ter relacionadas aqui com a criação pra sua prova a

produção desses documentos a gente precisa pessoal de uma padronização em outras palavrinhas que podem estar relacionadas a questão da autenticidade Oi e a questão da eficiência a eficiência na verdade vocês encontram ao longo de toda a gestão documental porque é uma das nossos objetivos aqui né vejam comigo quando eu tiver diante da produção de um documento eu trabalho nessa Secretaria Estadual aqui eu não devo ficar produzindo o documento sem massa sem necessidade eu tenho uma cópia eu vou precisar de uma cópia eu vou lá faço 10 Cópias em termos de arquivologia cada documento ele é

o único no contexto da sua produção eu devo criar o documento para uma única finalidade ainda que seja cópia Às vezes a cópia vai servir para mim que um outro objetivo então por exemplo tem a minha certidão de nascimento minha fica comigo Qual que é o objetivo deste documento que faz parte do meu arquivo pessoal provar a minha existência provar o meu nome é a minha data de nascimento a minha filiação e assim por diante quando eu faço uma cópia desse documento porque eu resolvo me casar é necessário levar né uma cópia autenticada por exemplo

na verdade a gente leva uma certidão atualizada mas só para exemplo aqui eu preciso levar uma cópia autenticada essa cópia autenticada que eu fiz ou ainda que seja a certidão atualizada em segunda via não é o mesmo documento para a arquivologia isso é um novo documento porque pelo princípio da unicidade cada documento que eu estou produzindo que eu estou criando Ele é o único no seu contexto de produção então uma das regras que a gente tem dentro da função arquivística de criação é observar essa necessidade de não produzir documentos sem necessidade outra coisa que a

gente precisa observar a padronização porque eu tenho a minha certidão de nascimento ela tem ao brasão do Brasil ela tem a cor padrão ela tem escrito certidão de nascimento nome e aí vai nome é que sei lá data hora nome dos pais existe uma ordem específica e para poder colocar aqueles dados no documento Porque isso é uma padronização imagina que a minha certidão de nascimento é confeccionado de um jeito a sua de outro a de cada brasileiro for confeccionado de uma forma como nós vamos bater o olho naquilo ali saber que é uma certidão de

nascimento vamos buscar o Que eficiência quando a gente busca eficiência arquivo a gente tem formulários de uso geral a gente tem documentos padronizados porque para preencher de uma forma sistêmica ele de uma forma padronizada e organizar também essas informações de uma forma padronizada quando eu busco uma informação específica eu sei que eu estou procurando a certidão de nascimento da professora Ana Carolina Mas não é isso que eu quero eu quero afiliação se eu já sei eu lido ali com 200 certidões 300 mil eu já sei exatamente onde ao campo que eu tenho que fazer a

leitura porque é um formulário padrão é um documento uniformizado então é O que é importante aí que a gente faça essa padronização na criação dos documentos para que a gente possa alcançar maior eficiência então por exemplo você vai passar no concurso público né quando você passar no concurso público e já estiver trabalhando gente vai tomado posse aí e já estiver em efetivo exercício a um ano você vai ter direito a férias você pode fazer essa cartinha de próprio punho lá é Parabéns para mim fiz um ano de casa agora eu quero minhas férias não hein

tem um formulário ele de uso geral dentro do do da sua área de trabalho aí né no seu computador da sua instituição você vai encontrar ali uma pasta para esses fins de modernização administrativa onde vai constar ali o formulário padrão para solicitar as férias não pode cada servidor imagina a cada servidor fazer de um jeito então a gente fala em função arquivística de criação nós estamos falando dessas regrinhas padronizar a e a produção não produzir em excesso é já de cara observar o que de fato é um documento e o que já pode ser descartado

né que muitas vezes a gente não produz o documento a gente produz papel a gente produz volumes é um prato de documento tem que ter ali organicidade né tem que ter correlação com a entidade tem que ser uma informação importante que vai servir ali uma finalidade administrativa legal jurídica ou para além do tempo né uma finalidade futuramente histórica científica de pesquisa Educacional tem que ter uma finalidade tem que ter vínculo com a instituição que ela a entidade alemã no vendedora É eu falei aqui também da autenticidade é muito importante a gente pensar ali no momento

de criação na hora de responder nas provas alguma questãozinha que venha falando de autenticidade de integridade que também são princípios da administração porque o momento de verificação de e é na criação é ali que a gente faz o documento ser autêntico né é ali que a gente demonstra Qual era de fato documento íntegro porque aquele é o meu primeiro documento né então é ali que eu tenho que cuidar para que todos esses elementos estejam presentes são tomar muita atenção com essas palavras que aparecer pode ser que esteja relacionado com a função de criação nós temos

também a função de aquisição aquisição vocês vão pensar comigo em aumento dos Fundos o argumento dos Fundos tá pessoal ou entrada é de documento porque aquisição é uma forma em que eu vou estar trazendo para mim a entidade mais documentos Tá então não são documentos produzidos são que a gente chama quando a gente fala em arquivologia a gente fala em documentos produzidos e recebidos ou a gente utiliza o termo acumulados para se referenciar a esses dois então eu falo que é um conjunto de documentos né o meu arquivo é um conjunto de documentos produzidos e

recebidos ou acumulados né que tem aquela correlação e etc essa aquisição vai falar da forma que eu estou recebendo esses documentos então podem prestar atenção aí na prova em questões que falem sobre aumento de fundo entradas de documentos é alguma coisa relacionada com o protocolo de documentos né que esteja te contando a respeito disso pode ser que esteja falando ali da aquisição porque entrada de fundos a trabalhar dentro de arquivologia com a ideia de fundos de arquivos Então a gente tem essa noção em arquivologia do princípio né no respeito aos fundos de que é necessária

a gente manter essa organicidade e que é necessário que cada é conjunto de documentos ali tenha seu próprio fundo de arquivo então na nossa Secretaria Estadual aqui vamos supor que a gente tem um fundo de arquivo onde só tem um documentos referentes à segurança nacional um e outro somente referentes a segurança daquele estado é um sobre segurança nacional sobre segurança dado ao então quando chega um documento de caráter e voltado para a segurança nacional eu coloco nesse fundo de arquivo aqui ou seja nesse nesse nesse conjunto de documentos de arquivo aqui agora se eu tenho

só da Secretaria Estadual aí eu ponho nesse conjunto de documentos nesse fundo de arquivo então eu separo de forma que eu nunca vou misturar Os nacionais com os estaduais porque eu estou seguindo Justamente esse princípio da proveniência eu estou observando o respeito aos Fundos também é um outro nome que a gente pode dar né eu posso falar ou princípio da proveniência ou princípio do respeito aos fundos eu estou obedecendo se isso se trata todos esses arquivos aqui são de segurança nacional por que que eu vou misturar onde Estadual aqui por quê que eu vou misturar

um documento que tem a ver lá com departamento fiscal com o meu departamento jurídico eu vou fazer isso então esse é o respeito aos Fundos dentro da aquisição vai falar sobre o aumento dos Fundos Pode ser que fale da correlação para vocês do princípio né do da proveniência vou anotar aqui para não esquecer proveniência o ou do respeito aos fungos e O que são princípios basilares tá é o princípio assim mais importante que a gente tem em termos de arquivologia inclusive princípios também são cobrados aí na sua prova é muito importante a gente estudar né

esses princípios aqui que eles podem cair das questões em geral princípios são muito cobrados eu não trouxe para vocês aula de princípios hoje porque que se vocês procurarem aí no canal do YouTube no Monster tem aula minha falando só sobre princípios então se a aula é gratuita que eu gosto de fazer gosto de revisar os temas Porque mesmo que não tenha sido para o seu concurso você consegue aproveitar o material de outro além da banca né gente como a banca é a mesma né em outros concursos também eu já gravei para mesma banca o edital

é idêntico então em termos de arquivologia a banca não tá mudando o teor ali o conteúdo referente à matéria de arquivologia então tudo que vocês virem aí gravados aqui na um canal no YouTube vai ser muito proveitoso para os estudos de arquivologia de vocês podem usar e abusar desse conteúdo gratuito a gente vai ter também a necessidade da classificação dentro da classificação olha só é muito importante como eu já disse para vocês que a gente tem as as informações organizadas que a gente saiba quais são essas informações o porquê dessas informações estarem ali Qual que

é a relação né como eu disse orgânica entre esse documento e a instituição para que que serve Qual que é o valor né a gente tem as três fases ali gente tem as fases né corrente intermediária no ataque para vocês corrente a intermediária o e permanente e e pode ser pessoal que às vezes eu vou ter um documento aqui na fase corrente que é um documento que eu estou utilizando frequentemente é um documento de maior utilização de fato ali do Servidor ou da pessoa né que lida com aqueles papéis com aquele tipo de arquivo é

é um documento que eu preciso estar movimentando o tempo todo já o documento intermediária né que faz parte do arquivo intermediário não eu não vou movimentar o tempo todo eu vou guardá-lo né Por exemplo corrente para intermediário por Um Tempo Para que ocorra ali o seu prazo prescricional esse prazo prescricional é o tempo em que o documento tem o valor primário esse valor jurídico legal fiscal na ele serve para provar essa primeira parte aí esse primeiro valor na minha empresa na minha instituição etc Às vezes o documento perde o valor primário mas é um valor

secundário que quando ele serve para história da instituição E aí ele precisa ser guardado de forma permanente então quando eu guardo de forma permanente eu guardo de forma indefinida porque tem valor o secundário o ok professora eu entendi o que você quis dizer a respeito das fases aí corrente intermediária e permanente é inclusive já até sabia disso né E você fala para mim aí nos comentários se você já conhecia e se você sabe o nome dessa teoria que né Isso aqui é uma teoria que querem prova corrente da rede área permanente fazem parte de qual

teoria deixa aí nos comentários para mim se você já conhecia você tá pensando agora o que que isso tem a ver com a classificação segura aí a gente vai fazer um intervalinho daqui a pouco eu volto só perguntar para vocês como que funciona isso aqui na classificação depois a gente vai falar também abre a mente da avaliação diz Cristão de fusão e da Preservação de documentos para a gente falar das sete funções aí que podem cair na sua prova Ok não sai daí me espera pega sua água pega o seu café daqui a pouco a

gente volta tá bom [Música] E aí [Música] E aí [Música] [Música] [Música] E aí E aí E aí [Música] E aí [Música] E aí [Música] [Música] e voltamos pessoal aqui para nossa aula de arquivologia onde a gente tá falando sobre as funções arquivísticas no bloco anterior eu falei com vocês sobre a classificação aliás antes de entrar na classificação eu falei com vocês sobre as fases né que o documento pode passar aí em termos de arquivo arquivo corrente arquivo intermediário e arquivo permanente e porque eu falei disso porque primeiro eu preciso destacar o que mais cai

em prova para vocês quando se trata da classificação é o momento em que ela deve ser feita então nós temos em arquivologia o entendimento que deve ser feita preferencialmente na fase a corrente Eu Vou até apagar aqui para vocês pra gente ter mais espaço né quem gosta de anotar aí eu também adoro anotar tem material separado em casa gosto muito de anotar estudar os meus resumos para poder fixar fazer as revisões ali é uma dica de estudo que eu gosto bastante funciona comigo não sei se com vocês também é assim depois vocês me contam aí

também na classificação Então preferencialmente a gente vai fazer nessa fase corrente ou seja a enquanto eu ainda estou utilizando com muita frequência os documentos e o que é a classificação é deixar Clara eu vou deixar claro né e a ligação entre os documentos e eu preciso que vocês levem isso para a prova porque isso tem referência com a parte doutrinária de arquivologia então quando eu classifico inclusive a gente fala em plano de classificação né a gente tem planos de classificação que é uma matéria específica de estudo na arquivologia em algumas faculdades de arquivologia Inclusive essa

matéria classificação de documentos ela vem uma grade a parte para a gente estudar apenas essa função então é a função em que eu vou deixar clara qual é a ligação de um documento com outro tá é eu preciso fazer essa classificação separando ali por classe por assunto classificar também o que é sigiloso que é ostensivo né O que que não é confidencial que que é confidencial que todos podem ou não acessar eu preciso fazer a classificação por classe assunto por tipo para que para facilitar a minha utilização do arquivo quando eu classifico o e ainda

na fase corrente eu ainda viabilizo a minha função de avaliação essa função de avaliação também ela tem que ser feito aqui na fase corrente né eu vou colocar aqui para vocês fase corrente O que é a avaliação avaliação nada mais é do que julgar os documentos porque a gente falou da criação que a forma ali que eu faço a produção dos meus documentos a gente falou dos volumes que a gente tem de documentos e especificamente no modelo papel né que é um grande volume ainda no Brasil a gente falou sobre a aquisição que a forma

de recebimento desses documentos a gente está falando que a gente classifica esses documentos para correlacionar os e trazer aí maior eficiência ao nosso arquivo e agora eu vou falar com vocês da avaliação que a necessidade de julgar de fato o que eu preciso ou não preciso manter no meu arquivo lembram que no bloco passado com vocês sobre os valores Então eu tenho primeiro e segundo valor que são os valores primário e secundário que a gente chama em arquivologia né os valores primários eles são aqueles valores jurídicos fiscais né Valorize legais né valores administrativos então por

exemplo se eu tenho uma empresa e eu faço um pagamento de uma conta essa conta ela tem um valor primário ela tem um valor ali fiscal no sentido de comprovar ali para para para controle de pagamentos que eu que dei a minha dívida tem uma função jurídica porque Para comprovar por exemplo que não pode ser cortado o meu serviço em relação àquela conta vamos pagar uma conta de água ou de luz não pode interferir porque eu que te dei aquele documento então fica de prova porém e os documentos eu vou ter o valor secundário que

é um valor histórico quando eu pensar nesse valor histórico o que que eu vou lembrar eu vou lembrar por exemplo de quando eu construí a minha empresa e aí eu tinha uma modesta planta ou uma modesta foto da fachada ali e guardei de recordação Depois virou uma multinacional vejam comigo aquela foto aquela planta conta a história o começo da empresa esse tipo de informação e aí vocês pensem comigo que fotografia que planta também são documentos de arquivo tá apesar da gente falar muito do gênero escrito que a esse gênero aí onde a gente utiliza ali

a colocação dos dados de forma escrita em papel existem outros né outro gêneros aí a gente tem os gêneros cartográficos e iconográficos sonoros filmográficos digitais eletrônicos e assim por diante então por exemplo quando eu é de uma planta eu estou falando de um documento desse gênero cartográfico Ou seja é uma versão reduzida daquela planta daquela daquela estrutura ali que foi desenhada numa forma reduzida para que pudesse visualizar de uma maneira melhor quando eu falo de uma foto da fachada da loja eu estou falando de que de um de uma de um documento dentro do gênero

iconográfico eu gosto muito de falar para gente lembrar dos itens né na tela do computador que eles não se mexem né então a gente chama aquilo de ícones né na tela aí principal do computador essa umas imagens estáticas imagens estáticas com as fotografias panfletos cartazes cartões postais podem servir como documento e aí eles vão ser classificados como gênero né o gênio dentro da arquivologia essa classificação recebe o nome de gênero econô gráfico tá bom é um só a título de E também porque é tópico do edital de você e já fica de dica bônus é

a gente tava falando sobre os valores essa foto essa planta mostra ali uma questão histórica e qual que é a importância de saber julgar o valor desse documento porque ainda lá na fase corrente eu preciso saber o que que eu vou recolher E aí são palavras relacionadas a avaliação tá eu que eu vou recolher bom e o que eu vou transferir e quando eu estiver falando de passar um documento para fase intermediária ou seja o documento está na fase corrente eu a vale o que ele tem valor secundário e valor primário Então qual que é

o caminho que o meu documento vai percorrer ele vai sair da primeira fase que a fase corrente vai ficar na segunda fase que a intermediária porque o julguei naquele momento ali de avaliação que eu poderia precisar daquele documento Olha eu paguei a conta de luz mas vai que a empresa vem aqui né a empresa concessionária de energia vem e queira saber se de fato eu paguei eu vou lá no meu arquivo pego né e mostra Olha tá vendo eu não estou usando ela toda hora mas fica ali pertinho para pegar está no meu arquivo intermediário

quando eu faço a passagem de um documento de arquivo corrente para o arquivo intermediário Eu Vou Chamar esse ato de transferência Tá bom agora quando eu é uma passagem para um nível de valor de segundo né de valor secundário significa dizer que eu vou recolher Como funciona o recolhimento o recolhimento é quando eu tiro da fase corrente e já coloco para fazer permanente porque eu entendo que não precisa passar pela intermediária ou quando Vencido o prazo de guarda na intermediária né aquele momento ali Ah eu vou guardar aqui por três anos depois eu recolho para

arquivo permanente porque tem valor histórico então Vencido o prazo de guarda eu mando esse documento ali para o arquivo permanente eu também vou chamar de recolhimento vejam comigo que transferência vai para o intermediário E recolhimento vai para o permanente É possível mandar da fase corrente direto para fazer permanente isso já foi objeto de prova não há problema nenhum verificou-se indicar a aqui na fase corrente que tem um valor secundário e que não tem necessidade de ficar e no arquivo intermediário pode mandar direto faz corrente para fazer permanente e vai ser chamado aí por vocês de

recolhimento isso tudo é feito ontem na avaliação Para Além disso não sobram as três funções aqui que a gente precisa falar delas que são muito importantes também a difusão EA descrição elas andam juntas e elas têm referencial principalmente nas regras internacionais a gente viu até pelo próprio edital de vocês que nós temos normas nacionais e normas internacionais de arquivologia No que diz respeito à difusão de descrição descrição Nós temos muitas normas internacionais voltadas aqui para esse tema o quê que é a difusão a difusão pessoal nada mais é do que a disseminação da informação através

do acesso então difusão tem a ver com difundir tem a ver com o dissemina E aí e não não essa palavrinha chave que a gente vai procurar na prova se vier perguntando para vocês em termos de certo e errado a respeito da função vai ser disseminar Ou a gente pode também considerar a palavra de acesso porque enquanto eu estou falando aqui de criação de aquisição classificação e avaliação eu ainda estou vivendo a realidade da minha entidade mantenedora esses documentos eles vão ser manuseados por quem tem interesse obviamente Claro Se eles forem de natureza ostensiva que

aqueles que qualquer um podem ter acesso que se for de natureza sigilosa aí nem todo mundo vai poder mexer só algumas pessoas bem específicas mesmo né E lembrando aí que a gente tira esse conceito de natureza ostensiva e sigilosa lá da lei de acesso à informação que inclusive vai nos dar os graus de sigilo e por quanto tempo aquele documento não deve ser de acesso ao público O que é o público entenda-se que inclusive os próprios servidores ali da nossa apaguei da nossa Secretaria Estadual de segurança não é porque eu trabalho lá que eu vou

poder acessar qualquer documento Às vezes o documento é de caráter sigiloso para uma pessoa ou para um grupo de pessoas específicos ele vai ficar sigiloso por um determinado período de tempo tá esse esses períodos esse intervalo em que vai haver o sigilo nós conseguimos conferir na lei de acesso à informação Ok já na difusão Não eu estou falando de globalizar a informação então a gente faz um levantamento de dados né e a gente coloca esses arquivos que a gente tem na identidade materna mantenedora para acesso ao público de uma forma inclusive globalizada nós temos sistemas

voltados para isso dentro das normas internacionais de arquivologia para que eu possa difundir disseminar o conhecimento Afinal a gente concorda que os documentos são informações contidas no suporte informação tem caráter di conhecimento né advêm como eu disse para vocês primeiro a gente tem um dado depois a gente tem um conhecimento sobre esse dado e a gente transforma no informação quer ver um exemplo eu falo com vocês 11 de setembro o que vem à mente de vocês em onze de setembro 11 de setembro é um dado é um número aleatório que você eu outra pessoa é

que vamos dar ali aplicar o nosso conhecimento a respeito desse dado e transformar em uma informação quer ver onze de setembro Para mim significa por exemplo o aniversário de uma amiga para você pode significar a queda das torres gêmeas nos Estados Unidos então a gente tem a mesma informação mesmo dado e estamos trabalhando com conhecimentos diferentes a respeito daquele dado quando eu escrevo no dia vim no dia a fase de setembro é o aniversário da minha amiga x eu acabei de pegar esse dado Que eu apliquei um conhecimento e transformar numa informação e quando eu

disse eu escrevo e aí eu pensando num papel por exemplo eu acabei de jogar essa informação não suporte pronto o meu documento está formado Qual que é a grande questão em arquivologia eu preciso tomar cuidado porque nem todo o documento é um documento de arquivo tá então pode ser que esse documento que eu produzir não tenho nenhuma correlação que aquela questão da organicidade não tem nenhuma ligação com a entidade mantenedora isso tem prova de que isso serve para que essa informação serve para que em termos da minha empresa em termos do órgão público que eu

trabalho então não basta ser uma informação num suporte formando um documento esse documento tem que servir para o arquivo esses documentos que formam um arquivo quando a gente faz a difusão a gente cria uma rede de acesso onde várias pessoas vão poder ter o conhecimento daquilo então principalmente em documentos de valor secundário nós vamos ver a necessidade da difusão porque são documentos históricos documentos com fins educacionais com fins científicos né informações ali de cunho cultural que podem ser de interesse de outras pessoas tá bom assim a gente vai identificar a difusão de terminar acesso são

palavras chaves para gente procurar e entre certo e errado se corresponde a essa função arquivística Ok a descrição é a forma detalhada que nos permite encontrar um documento então é descrição é o detalhamento um dos elementos em quais elementos pessoal dos elementos do documento Óbvio então quando eu faço essa descrição ela é muito importante dentro da própria difusão quando eu faço uma descrição eu vou dizer olha esse é um documento né então esse documento entrou no meu arquivo no dia tal foi confeccionado pela pessoa tal o assunto dele é tal o resumo do que ele

trata tal é entenderam a data de alteração é tal é dados e dos elementos detalhamento dos elementos daquele documento específico Então quem está lá na difusão procurando um documento a respeito da fundação da minha empresa então vai lá palavras-chaves Fundação palavras-chave é uma forma de detalhamento do do meu documento é uma forma de descrição do meu documento então vai lá encontra vários documentos com aquela palavra-chave é um exemplo que a gente pode dar Claro aí de descrição de documentos é justamente essas palavras-chaves quando você tá num site institucional por exemplo e a gente sabe que

pela lei de acesso à informação é necessária manutenção desses sites institucionais né nos municípios estados a nível nacional para que o povo né a população tem acesso aos dados né relacionados aqueles órgãos públicos então lá você vai palavra-chave o que que você quer encontrar o diário oficial é a legislação sobre convide as notícias do dia relacionados ao boletim epidemiológico ou eu quero saber sobre a aposição da Defesa Civil em relação as chuvas da época os dados de Zika a quantidade de pessoas com dengue e eu quero jogar isso lá no site institucional do município no

meu Município aqui por exemplo então eu faço isso através de palavra-chave só aparece para mim porque em algum momento quem cuidou daquele Bom dia escreveu essas palavras-chaves olhou o assunto verificou os documentos das matérias as publicações etc e fez esse filtro para que eu encontrasse assim também funciona nos arquivos ainda que não seja um arquivo eletrônico né que não seja uma gestão eletrônica ou informatizada de documentos funciona assim eu tenho peço a descrição para eu conseguir bem encontrar os meus documentos Afinal a gente não pode perder de vista essa função e finalidade do arquivo eu

preciso ter os documentos ali de fácil acesso não adianta Só guardar não adianta Só acumular e produzir eu preciso depois quando eu precisar da informação encontrar com rapidez e na preservação o que que eu tenho há quem diga que a preservação ela é como se diz o guarda-chuva né em que vai abrigar debaixo ali a restauração EA conservação de forma que a preservação seria o ah ah o modo amplo de dizer sobre o street é de restauração e Conservação preservação é o cuidado com o documento Então pode sim que ser que eventualmente você encontre além

da Preservação A Conservação Oi e a restauração e qual que é a importância de preservar um documento vejam Principalmente quando eu digo que o documento é ele não vai ficar apenas na fase corrente que ele vai precisar ele ficar na fase intermediária que ele vai ficar principalmente na fase permanente eu preciso garantir que esse documento vai ter durabilidade vida útil e eu faço isso através da preservação dos documentos são atos que eu vou ter cuidado ali no dia a dia enquanto arquivista ou enquanto o profissional que lida com aqueles documentos né responsável por aquele arquivo

que vão cuidar para que o documento não se deteriore como que acontece essas deteriorações pode ser por agentes químicos por agentes biológicos pode ser por conta própria ação do ser humano então por exemplo regras para acesso ao público do arquivo a pessoa não pode estar com as mãos sujas em alguns arquivos não é principalmente os arquivos em alguns manuseios de arquivos você precisa utilizar a luvas especiais ou você precisa utilizar máscara porque você deve evitar o contato ali para não passar nenhum tipo de fungo de bactéria de vírus de qualquer coisa para os arquivos Então

nós vamos ter aí regrinhas de conservação que são essas regras de prevenção aí dentro da Preservação coisas que eu posso fazer em relação às pessoas que acessam o arquivo em relação ao clima do meu arquivo em relação a umidade do meu arquivo em relação à temperatura do meu arquivo observando cada tipo de suporte o que cada um vai ter um cuidado especial para que para poder conservar evitar que se deteriore é escolher aí mobiliários adequados então por exemplo se eu guardo muita arquivo em papel né caixas e papéis dentro das Caixas mais papéis e etc

Eu tenho um arquivo todo no papel eu não um exemplo utilizar prateleiras ou gaveteiros armários de madeira porque a probabilidade atrai cupim é muito maior do que nas prateleiras de aço e o cupim ele vai o que corroem o papel correio no papel ele vai correr o que a minha informação isso então é bom para o arquivo outra coisa que eu posso fazer também é a restauração a restauração ela já não é preventiva é corretivas é quando eu preciso daquele documento ele mas por algum motivo eu falei nessa conservação e tive a interferência desses agentes

biológicos químicos físicos e etc no meu documento Então eu preciso utilizar ali de técnicas que vão voltar o meu documento ao Status original ou mais próximo possível então vai ter técnicas ele Principalmente as técnicas que mais existem aí e que são mais cobradas inclusive em concurso elas estão voltadas para a questão da preservação dos documentos em papel a animação é um exemplo é banho em gelatina são técnicas não é em gelatina de verdade não é uma mistura lhe de cola e etc é trens ao papel ali no calor cuidar do papel com o tipo de

tecido antes dele existem várias técnicas de restauração que podem ser realizadas aí buscando renovar né de fato restaurar este documento então quando a gente pensar em preservação a gente vai pensar nessas duas coisas conservação que vai ser mais no sentido preventivo ah e também vamos pensar na Restauração que no sentido é corretivo né Nós vamos restaurar assim gente nós temos nas nossas na nossa aula aí no primeiro e agora neste segundo bloco todas as funções arquivísticas as 7 funções arquivísticas é que são mais estudadas e que são as que estão previstas aí no tópico do

seu edital assim a gente consegue ter uma noção dessas funções e com essas palavras-chaves a gente consegue identificar se está certo ou errado Principalmente quando a banca tem para trocar uma função pela outra que é o mais comum esse tipo de questão então eu falo eu dou uma característica da difusão e fala o que é avaliação ou eu falo sobre preservação e no final eu né Descreva o que é a preservação fala sobre técnicas de conservação e restauração e dou o nome disso a avaliação por exemplo é assim que a banca faz ela troca ali

para confundir o candidato eu que vocês tenham gostado dessa aula né apenas uma pequena palinha aí de uma grande parte do Estado de vocês né é um assunto pequeno aí comparado com todo está com vocês tem que estudar e eu peço que vocês se inscrevam aí no canal ativem as notificações e fiquem atentos porque a gente sempre tem dicas muito bacanas aí para vocês e se vocês tiverem gostado Como eu disse podem procurar outros vídeos meus aí no canal porque eu tenho outros vídeos para outros concursos mas que falam do as matérias que vão cair

no edital de vocês então aproveitem que é de graça né tudo que é de graça conhecimento é sempre muito bom uma boa sorte bons estudos tenham foco eu tenho certeza que com o esforço necessário vocês vão conseguir alcançar o objetivo da aprovação muito sucesso e até a próxima E aí [Música]