Aprendizagem e Gestão do Conhecimento - Lições aprendidas integrando tecnologia e base de...

[Música] Olá pessoal estamos de volta na nossa sétima semana da aprendizagem e gestão do conhecimento hoje nós vamos falar sobre as lições aprendidas integrando tecnologia e base de conhecimento bom as lições aprendidas é um conceito que eu venho já citando ao ao longo da disciplina certo as lições aprendidas é todo ela reforça a necessidade de analisarmos experiências passadas certo ã principalmente falhas problemas que muitas vezes culturalmente nós tendemos a fazer de conta que não aconteceram certo Afinal quem é que gosta de falar sobre seus insucessos não é mesmo mas as lições aprendi elas reforçam o

quão importante é nós analisarmos a experiência e o conhecimento Tácito para conseguir melhorar processos futuros certo e também para mitigar falhas afinal de contas à medida que analisamos projetos que já foram feitos dentro da organização e ao final desses projetos as as pessoas ali os membros da equipe sentam juntas trocam experiências e trocam opiniões sugestões é possível que no próximo projeto muitos problemas que aconteceram não se repitam mais certo então as lições aprendidas também elas reforçam aí quão importante é a formalização do conhecimento Tácito como eu falei aqui ah Ahã inclusive teve uma aula que

eu comentei com vocês que uma das formas da gente potencializar a gestão do conhecimento é fazer ali os grupos de prática correto onde as pessoas sentam ou se reúnem virtualmente presencialmente para discutir a experiência do que foi do que aconteceu num projeto anterior certo é exatamente isso que as lições aprendidas estão aí enfatizando a importância de se documentar e de se trocar essas experiências que passaram para poder fazer melhorias nos processos certo e algo que a lição aprend medida ela vai focar e muito é na documentação certo porque só termos aí ã a experiência e

a gente troca ali durante aquela reunião de finalização do projeto mas ninguém documenta certo ninguém fala ninguém coloca num documento num registro não coloca no portal do conhecimento o que acontece aquilo vai ser esquecido e aí Provavelmente quando acontecer um projeto semelhante é é muito possível que aqueles problemas se repit novamente certo então a gestão do conhecimento e principalmente a gestão das lições aprendidas ela requer documentação correto e algo também que é importante eu reforçar aqui que tanto sucessos quanto fracassos são fontes de lições aprendidas certo porque ã e é interessante inclusive quando falamos da

Inovação Que Nós aprendemos em aulas passadas há uma cura bastante predominante de que os erros né os erros não podem ser ã falados comentados né precisam ser ali colocados de lado para que as pessoas não lembrem mais aquele momento que não foi positivo mas muito pelo contrário certo os erros e os acertos precisam ser documentados e considerados aí para que no futuro as pessoas possam acessar essas informações acessar essas experiências anterior e melhorar seus processos de trabalho certo dentro desse contexto das lições aprendidas também é fundamental que sejam feitos processos processos aí que garantam tanto

a coleta a disseminação e a reutilização dessas lições aprendidas inclusive falarei aí na sequência sobre cada um desses processos também importante dentro da da esquematização e da estruturação de processos de lições aprendidas idas é que haja uma central aí de conhecimento que reúna os experts né os especialistas que possam estar validando verificando essas lições aprendidas porque muitas vezes a gente pode ter uma informação uma baseada num numa experiência que nós tivemos que deu certo naquele momento que poderia ser aplicada no futuro por outras pessoas mas não tá de acordo com as normas da empresa pensou

né então issso não pode ser repetido novamente por isso que precisa ser verificado correto e é claro sempre reforçando a participação dos membros da organização de todos os membros da organização vimos em aulas anteriores Principalmente quando a gente falou do exemplo da Honda lembram disso quando a gente falou da Honda quando a gente falou ã da 7up quando falamos de outras empresas aí que foram estudadas pelo nonac pelo takus percebam aí que essas empresas elas criavam processos e iniciativas que fomentavam não somente a troca desse dessas experiências mas também a documentação certo eu sei documentação

no dia a dia é muito complicado imagina muitas vezes a gente não não documenta as coisas que nós fazemos nas nossas atividades certo mas a documentação ela é essencial a gente tá falando aí do capital intelectual da empresa da organização e sem isso não tem como a empresa sem conseguir preservar Seme sem conseguir validar certo integrar todo esse capital intelectual quando as pessoas saem da empresa isso se perde e não é isso que as empresas querem correto bom Por isso que quando a gente tá falando dos processos de lições aprendidas temos aí processos fundamentais primeiro

é da coleta certo precisamos coletar as informações e as experiências relevantes E para isso a gente pode utilizar formulários eu vou falar sobre algumas ferramentas que a gente pode estar utilizando certo ferramentas super fáceis de utilizar comuns né não são ferramentas caras e podemos fazer isso reuniões e avaliações do projeto certo ao final de cada projeto as pessoas sentam ali se reúnem e vão documentando o que deu certo o que deu errado hã trocando aí o seu conhecimento Tácito e registrando isso paraa col dentro dessa fase da coleta a verificação né é importante que verifiquemos

essas experiências que foram coletadas se elas têm sentido com a realidade da empresa como eu falei no exemplo anterior Se aquilo foi feito né como um modo aí de contornar uma situação que era urgente mas essa essa esse processo essa iniciativa não tá está de acordo com as normas da empresa pois bem ou a gente não repete mais ou teremos aí que alterar as normas da empresa por isso essa esse processo de verificação das lições aprendidas que foram coletadas outra questão outro processo importante é o do armazenamento certo então precisamos armazenar essas informações num banco

de dados é óbvio né que antigamente e muitos Ainda temos esse hábito de fazer várias anotações né no caderno no papel Mas vocês já tentaram voltar atrás das anotações Que Vocês Fizeram no papel né e e conseguiram achá-las rapidamente né se individualmente isso é difícil você imagina dentro de uma organização dentro de uma empresa com várias pessoas trabalhando juntas por isso que é importante temos aí um banco de dados eletrônico certo ah que isso Vai facilitar bastante o armazenamento e o acesso essas informações no futuro e a disseminação é importante compartilhar essas ões aprendidas E

para isso é importante a comunicação organizacional certo eh hã comunicando avisando as pessoas sobre a existência desse H desse repositório de lições aprendidas motivando essas pessoas explicando a elas o quão importante é que essas experiências sejam ali documentadas sejam ali armazenadas certo e reutilizadas que também é isso né as pessoas vão lá armazenam mas não reutilizam aí não adianta certo eu preciso ter essas informações e e preciso ir lá e buscar essas informações então também é necessário aí a instrução às pessoas dentro da organização para que elas voltem né reutiliz o conhecimento ali ali ã

ali armazenado é eu sempre brinco é como Reinventar roda né porque que às vezes Alguém já foi lá já colocou os processo tá dentro tá tudo organizado certo aí eu vou quebrar a cabeça tudo de novo não precisa né E para isso a gente pode fazer treinamentos certo inclusive para todos esses processos é importante ter que a gente coloque isso como parte dos programas de treinamento e desenvolvimento da organização para que se conscientize para que se mostre como utilizar lembra que eu falei dos portais do conhecimento na aula passada Então eu preciso também ensinar as

pessoas a lidarem com E essas ferramentas ou com esses aplicativos que estão ali sendo usados pra gestão das lições aprendidas pra gestão do do conhecimento dentro da empresa que aí elas vão sentir mais aptas e mais confortáveis para compartilhar e também para reutilizar essa informação Ok bom dentro aí lembra que eu tô falando de projetos né a as lições aprendidas elas é muito eh eh ela é muito recorrente muito apropriada para empresas que executam vários projetos né empresas projetizadas né onde as pessoas elas são locadas por projeto certo e a gente sabe que principalmente empresas

de consultoria certo Elas têm diversos projetos com diversos clientes e aí muitas vezes essa esse conhecimento esse conhecimento Tácito que é ali acumulado e criado durante esses diferentes projetos eles são perdidos né porque as pessoas depois não se reúnem não não integram tudo aquilo que elas passaram e aprenderam de positivo para para reutilização dentro da empresa para outros projetos por isso que a gente tem aí um ciclo de aprendizagem dentro de um projeto certo então dentro do ciclo de aprendizagem a gente tem a questão da experimentação ativa onde a gente dentro desse projeto Vamos colocar

aí discussões regulares certo para que as pessoas possam conversar trocar experiências e refletir sobre o andamento do projeto geralmente essas essas experiências ela é é bem apropriada para aquelas reuniões semanais ou ã quinzenais que são feitas ali para acompanhar o andamento do projeto a gente pode aproveitar também além de ver se tá seguindo o cronograma e o orçamento para trazer essa troca de experiências e reflexões tem também a fase de observação reflexão que ao final do projeto a gente vai H fazer um relatório lembra documentação Então documentar documentar tudo aquilo que foi relevante aquilo que

foi refletido certo para que nos próximos projetos problemas não sejam repetidos inclusive também para melhorar às vezes existem processos que dão certo mas eles podem ser melhorados e isso a gente pode fazer aí nesse nessa fase de observação e reflexão também temos a fase aí de abstração certo que lá no começo do projeto a gente precisa entender muitas vezes as pessoas não sabem sobre o que se trata ou talvez o o objetivo do projeto Ou aquele tipo de negócio aquele tipo de produto então é importante aí que se tenha ã quando necessário pontos iniciativas que

se possam aí passar revisar conteúdos e fazer um Brainstorm certo sessões ali em conjunto que as pessoas possam ã entender certo alguns conceitos e isso acontece bastante Eu já trabalhei com projetos e quando a gente muda de um cliente pro outro falta né a gente com ess uma realidade depois a gente tem que ir para outra realidade tá então e essa fase de concent tuação e e a abstração ela é importante e por fim a fase aí de experiência concreta né onde a gente vai colocar em prática todas as lições aprendidas que a gente coletou

então ao início do projeto Por que não certo a gente colocar acessar as lições aprendidas que foram al ã que foram documentadas e registradas por projetos anteriores por isso que o papel aí dos portais do conhecimento certo eu falei semana H na aula passada sobre esses portais e que eles são essa evolução da Intranet mesmo que seja numa intranet ainda é importante que essas informações estejam ali centralizadas para que a gente possa acessar o que já foi colocado certo Por isso que a gestão do conhecimento não tem como caminhar ser implementada sem aé tecnologia da

informação correto porque a tecnologia da informação ela pode ela muitas vezes ou geralmente é utilizada para controlar né então eu utilizo a tecnologia da informação sistemas para controlar o cronograma certo o o Microsoft o Project né a gente usa o Project ou a gente usa o Excel enfim para fazer o controle do orçamento do cronograma enfim mas a gente também pode deve utilizar as ferramentas de Tecnologia informação para facilitar a aprendizagem certo e principalmente para fazer com que as o conhecimento Tácito seja traduzido e convertido em conhecimento explícito caso contrário a gente vai perder lembra

do capital intelectual que é um ativo intangível extremamente importante pra vontade competitiva então é importante que a gente se atente a isso podemos sim e devemos utilizar a tecnologia da informação e da comunicação para potencializar a aprendizagem dentro das organizações e aí a gente tem alguns exemplos que nós podemos que eu vou citar aqui para vocês de programas sistemas que podemos utilizar correto bom sistemas para gestão do conhecimento né que permite aí a gente armazenar compartilhar conhecimento a gente tem o Microsoft sharepoint certo a gente tem o confluence e a gente tem o knowledge 360

que são aí três exemplos de ferramentas disponí no mercado para fazer a gestão do conhecimento repositórios digitais né não tenho professora a minha organização não tem dinheiro né pra gente est comprando né o sharepoint não tem problema né é possível utilizar aí o Microsoft o onedrive não tem onedrive certo o Google Drive o Dropbox né são formas aí da gente armazenar e compartilhar esse conhecimento certo Inter organização também importante aí ferramentas de colaboração em comunicação como a gente tem o Microsoft teams né o próprio Zoom certo o próprio Google né que tem o o Google

workspace onde tanta a parte de comunicação e de e de armazenamento de diferentes tipos de arquivos né o PowerPoint ã planilhas né a gente também consegue usar o Google Meet né então são formas aí que você são são ferramentas né são plataformas para ser mais exato que possibilitam aí essa questão de de gerenciar o conhecimento e propiciar as lições aprendidas dentro aí da sua organização e também podemos e agregar essas informações que estão ali armazenadas ã ã e e agrupadas para fazer programas de Treinamento certo programas de desenvolvimento que aí Essas pessoas vão pegar esse

conhecimento explícito e trazer para tasto Então a gente tem um Moodle né a gente geralmente vê o moodle só para quando o pessoal vem dendo cursos né mas a gente também pode fazer treinamentos internos paraa nossa empresa tem o moodle o Canvas o Adobe captivate né são alguns exemplos aí de plataformas de learning certo de aprendizagem e podemos fazer Ah eu não sei como vou fazer para conseguir ã convencer as pessoas ou captar as lições aprendidas né que as pessoas fazem aí durante a ah os projetos não tem problema você pode estar utilizando serem já

fiz lembram disso o Google forms o Type form e outras né ferramentas que a gente tem aí na nuvem disponíveis para captar essas informações a gente monta um questionário certo e passa esse questionário para as equipes e elas vão lá Estar preenchendo certo então a gente pode usar as redes sociais corporativas para poder comunicar as pessoas sobre todas essas ferramentas né que eu coloquei no Google Drive que eu fiz esses formulários o que precisa mais do que ã do que qualquer outra coisa é se conscientizar da importância desse armazenamento do conhecimento Tácito certo para que

isso Não se perca dentro da organização e há eu eu mostrei aqui para vocês algumas ferramentas mas tem muitas outras mas eu quis mostrar a que são mais populares mais conhecidas que podem ser utilizadas para que as organizações possam aí montar os seus portais de conhecimento certo para que ele estimulem a o a captação das lições aprendidas a disseminação dessas lições e que com essas lições aprendidas se possa aí melhorar processos fazer inovação certo e Claro motivar aí e a mudança cultural porque quando a gente tem as ferramentas né que são disponíveis e fáceis de

acessar é possível sim hã fazer a gestão do conhecimento dentro das organizações e hã embora eu tenha falado semana na na aula passada desculpa que os portais eles podem ser caros e a1 e pío certo mas eu mostrei para vocês algumas ferramentas que podem baratear esse processo né e viabilizar a implementação de um portal do conhecimento na sua empresa Ok bom Lembrando aqui a importância de vocês acessarem a biblioteca virtual da Univesp para que vocês acessem toda essa informação todo esse conhecimento que eu tô passando aqui nas aulas que com certeza tem muito mais do

que isso que eu tô falando e é importante para que vocês né aprofundem o conhecimento de vocês sobre as lições aprendidas tá bom vejo vocês na próxima aula tchau tchau [Música] p [Música]