ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - Práticas de compras e RH

[Música] Olá nós estamos numa confecção de roupas infantis para produzir 1000 peças por semana o trabalho aqui vai além do corte da costura passa pela compra de matériaprima estoque de mercadoria venda do produto final e claro pela contratação dos funcionários que fazem tudo isso acontecer em todos esses processos o assistente administrativo pode estar envolvido um assistente administrativo ele pode trabalhar em qualquer área da empresa marketing vendas produção logística Finanças contabilidade RH dentro das suas especificidades e ele utiliza em qualquer uma dessas áreas as funções da administração que são planejamento controle direção e até liderança porque

ele pode também liderar grupos de trabalho neste vídeo nós vamos apresentar algumas práticas do assistente administrativo em dois setores importantes para qualquer empresa compras e Recursos Humanos [Música] quando nós falamos do departamento de compras e o assistente administrativo normalmente se atém a comprar produtos de uso mais comum tá como por exemplo materiais de expediente produtos de escritório itens de manutenção quando nós falamos de itens de compras com detalhamentos mais técnicos que tem um envolvimento com o desenvolvimento de determinados produtos mais específicos isso acaba ficando a cargo da equipe que tá Envolvida com o desenvolvimento do

produto que tem um conhecimento técnico mais amplo a respeito dos itens que precisam ser comprados eu compro aqui o material de limpeza o material do café material que o pessoal usa no escritório né canetas produto de banheiro papel higiênico papel toalha embalagens tanto plástica quanto de papel Copa descartável bastante coisa as empresas em geral possuem fornecedores já cadastrados para os produtos comprados com mais frequência e maior volume para cadastrar um fornecedor algumas informações são necessárias como CNPJ razão social e dados para contato desculpa demora você pode me passar o CNPJ por gentileza tá e a

razão social qual será meu contato e o telefone e o e-mail tá ótimo eu fico aguardando então o orçamento muito obrigada claro que a ajuda da internet é essencial você tem que tá ali tem que procurar então nós vamos averiguar se aquele é o melhor preço se é o melhor prazo se realmente a qualidade daquele fornecedor nos atende chegando nessa parte nós verificamos toda a informação técnica Está ok E aí é partir para cima aí é ligar a fornecedor conversar tentar desconto aí é o usar do dia a dia daquela amizade que você vai criando

com os com os fornecedores para tentar achar o melhor preço possível e a gente entra em contato aí então já faço o pedido de compra para você se você confirmar Ok definido o fornecedor é hora de realizar a compra veja agora quais os procedimentos e documentos que envolvem esse processo o processo de compras inicia através da requisição de material nesta requisição a área solicitante nos informa a quantidade necessária o tipo de material e a descrição do que precisa ser comprado com este documento encaminhamos aos fornecedores para receber os orçamentos de cada item o outro documento

emitido é a ordem de compra que nós temos que preenchê-lo eletronicamente e imprimi-lo a ordem de compra são os mesmos dados da requisição de material repetimos a quantidade a descrição do item e adicionamos o preço do orçamento aprovado depois que eu passo o pedido de compras aos fornecedores eles encaminham para nós por e-mail o orçamento conforme toda a especificação que nós passamos no pedido após isso nós imprimimos os três melhores e encaminhamos para o responsável fazer aprovação ele avalia tanto o preço qualidade como também o fornecedor prazo de pagamento eu tô precisando de produtos Gerais

de limpeza e descartáveis para organizar essas compras a gente tem planilhas tem uma quantidade mensal então conforme vai chegando vai o final do mês a gente procura saber e aí como é que tá por exemplo produto de limpeza como é que tá o produto de limpeza ó tá acabando vamos refazer a compra o material de café dos funcionários mesma coisa tem ali um período específico que a gente já sabe vai todo dia 20 25 do mês tem que est repondo empresas muito grandes que tem muitos itens chega a 10.000 itens Então isso é impossível fazer

manualmente Então existe um sistema geralmente integrado desde a produção estoque e também integrado com fornecedor então é um sistema mais eh complexo que exige um treinamento de quem vai usar isso faz parte de um processo chamado logística a mercadoria é recebida na empresa pelo departamento que solicitou a compra muitas vezes o assistente administrativo daquele setor é quem faz essa função quando a mercadoria chega é muito muito importante conferir a embalagem com os itens relacionados na nota algumas informações são importantes para a conferência na Nota Fiscal os dados de quantidade a descrição do produto e o

preço Além disso também precisamos verificar os dados da empresa que está fazendo a compra e os dados da empresa que está fazendo a venda outra coisa importante se conferir são os dados do boleto o boleto precisa ter as informações de multa os os dados do pagador também tem que ser o mesmo da empresa que está fazendo a compra assim como a condição de pagamento tem que ser a mesma que foi aprovado lá na ordem de compra após conferir todos estes dados o responsável pelo recebimento assina o Canhoto e destaca para devolvê-lo ao entregador este Canhoto

é a comprovação que a mercadoria foi recebida a nota fiscal vai para o setor financeiro porque Quem compra não paga então a o setor financeiro tem que fazer uma previsão de pagamento então geralmente recebe a nota fiscal a maioria das vezes o fornecedor dá 30 dias de prazo Então já entra no fluxo de caixa da empresa para pagamento no mês seguinte também é importante que o departamento de compras passe pro fornecedor a necessidade do encaminhamento da nota fiscal eletrônica via arquivo digital Porque isso é uma exigência fiscal uma exigência legal que as empresas são obrigadas

a cumprir e manter esses arquivos e sob sua [Música] responsabilidade o setor de Recursos Humanos urh cuida de todas as questões relacionadas ao quadro de funcionários da empresa começa quando uma área da empresa solicita um funcionário para preencher determinada vaga após a seleção feita por especialistas vem a contratação passando pela integração com a cultura da empresa formação mudanças relativas a cargos e salários até o desligamento de um funcionário o assente administrativo dentro da função de Recursos Humanos normalmente tá na maioria das vezes e ele não não é ele quem contrata nem demite mas ele participa

muito nesse processo como apoio efetuando cadastro dos possíveis candidatos conferindo documentações verificando informações curriculares enfim prestando subsídio à tomada de decisão daquele que vai contratar ou daquele que vai demitir dentro da empresa vamos ver na prática Quais são as principais atividades do assistente administrativo no RH o processo de folha de pagamento inicia-se com o preenchimento do cartão de ponto ou folha de ponto neste caso vamos usar como exemplo a folha de ponto a folha de ponto necessita ser preenchida diariamente pelo próprio funcionário neste caso o primeiro campo é a entrada ou seja o funcionário precisa

registrar a hora que ele está chegando na empresa o segundo campo é a saída para refeição o terceiro campo é a volta da refeição e o última a saída para o descanso ainda existe o quinto Campo que é de apontamento do departamento pessoal onde o departamento pessoal aponta se existe hora exra atrasos ou faltas neste caso nós temos também um campo de visto de funcionário ou seja todo dia o funcionário precisa assinar que ele fez esse horário realmente nessa segunda folha nós temos um apontamento realizado pelo departamento pessoal que é um resumo de tudo que

aconteceu no registro anterior o assistente administrativo ele tem uma responsabilidade muito grande na folha de pagamento porque tudo começa com o recebimento do cartão de ponto esse cartão de ponto ele passa para um sistema ou para uma planilha tudo que aconteceu com cada funcionário se o funcionário chegou atrasado se o funcionário saiu cedo se o funcionário faltou se o funcionário Tá de licença ou seja todo histórico mensal do funcionário isso vai gerar a folha de pagamento ele tem que ter essa responsabilidade porque se ele aponta que o funcionário faltou e o funcionário não faltou o

funcionário vai vir reclamar então ele também tem essa função de atender os funcionários que acusam algum problema na sua folha após arquivar a folha de pagamento também é necessário imprimir o demonstrativo de pagamento esse documento também tem outros nomes como recibo de pagamento olerite ou contracheque ele é composto da seguinte forma o primeiro campo é a descrição do que está sendo lançado naquele relatório o segundo campo é todo o direito que o funcionário tem para receber e o terceiro campo é tudo que é do funcionário atendendo a todas as exigências e legislação o final disso

soma todos os direitos todos os descontos e gerando o total líquido que vai estar na conta do funcionário este documento precisa ser impresso em duas vias iguais o funcionário tem que assinar nessas duas vias Pois uma via ficará na empresa e a outra via é do funcionário neste mesmo momento é necessário que o funcionário também assine a folha de ponto nós precisamos arquivá-lo junto o desligamento de um funcionário pode se dar por iniciativa própria ou da empresa através de demissão com ou sem justa causa em todos os casos o processo é feito pelo RH e

também passa pelo assistente administrativo Quando um funcionário pede demissão ou é desligado da empresa é necessário fazer a rescisão deste contrato este processo nós chamamos de homologação na homologação alguns documentos são muito importantes por exemplo carteira de trabalho termo de rescisão de contrato comprovante de quitação carta de preposto extrato do Fundo de Garantia arquivos do Fundo de Garantia exame médico demissional se o funcionário tiver mais de um ano de trabalho esta homologação será realizada no sindicato se tiver menos de um ano a homologação será realizada na própria empresa o assistente de recursos humanos de uma

grande empresa como da pequena empresa ele tem que saber tudo que o departamento pessoal faz a diferença é que numa empresa de grande porte que tem um volume de trabalho muito grande existe vários assistentes para várias atividades exemplo um assistente que cuida da contratação também tem uma pessoa para cuidar das demissões outra para cuidar da folha de pagamento porque o volume é muito grande a que na empresa de pequeno porte muitas vezes é um funcionário que faz tudo porque às vezes a empresa tem 10 15 funcionários como vimos o assistente administrativo tem o mercado de

trabalho bem amplo e por isso mesmo muito promissor para você que está ingressando nessa ocupação Então boa sorte e até a próxima k [Música] h [Música] h [Música] a [Música] l [Música]