Excelência em Atendimento: Curso Completo para Recepcionistas - Aula 03

capítulo sobre arquivo arquivo se refere a uma coleção de documentos das instituições que podem ser consultados posteriormente o arquivamento dos documentos pode ocorrer de forma virtual ou física onde os documentos são armazenados em pastas ou armários específicos é importante que o recepcionista faça o arquivamento de forma dinâmica classificado e controlada a fim de facilitar no momento da de encontrar a informação áa o arquivo tem TRS funções principais se ele não cumpre Essas funções ele perde o efeito as funções são manter a documentação preservada classificar e organizar a documentação E permitir a consulta rápida tipos de

arquivo arquivo ativo guarda os documentos de uso frequente e está sempre recebendo documentos arquivo Inativo guard documentos que são consultados eventualmente arquivo histórico guarda documentos da história da empresa como fotos e artigos que falem sobre a empresa existem diversas formas de fazer o arquivamento em uma recepção tem o arquivo frontal que é um armário de aço onde os documentos ficam dispostos uns atrás dos outros armário de aço móveis com portas usados para guardar ã classificadores de AZ e volumes encadernados arquivo portátil que é um arquivo de Aço transportável com gaveta utilizado para fichas de informações

índices cheques ah arquivo de fichas caixas de madeira ao acrílico onde são colocados em ordem todas as fichas utilizado para controle de clientes estoque arquivo suspenso é um método utilizado para arquivamento em armário de aço frontal onde as pastas ficam suspensas arquivo sanfonado a pasta possui divisões internas de cartolina e vinco na parte inferior comportando grande número de documentos sem estragar passos para organização tenha local específico para documentos correntes e permanentes categorize os documentos e diferencie por cor e tags fáceis documentos informatizados sempre devem ser salvos em nuvem as gavetas nunca devem ficar abarrotadas e

as pastas superlotadas prefira sacos plásticos para separar documentos Não Deixe os documentos soltos sempre grampeie utilizando do lado superior esquerdo para colocar o grampo sempre indicar o título do documento na pasta quando um papel rasgar utilizar a fita adesiva transparente para consertar classifique os documentos físicos por ordem alfabética sempre adicione uma divisória para cada letra ou ainda por ordem numérica que pode ser 1 1.1 1.2 e na classificação por cor é importante identificar os arquivos que necessitam de at ção com cores contrastantes dividir os grupos de documentos em uma gaveta de arquivos destaque a categoria

com legenda por cor Capítulo comunicação e expressão a comunicação e expressão são formas de transmitir informações mas não só isso também está relacionado àquilo que o outro interpreta por isso quanto maior clareza melhor a compreensão do que se comunica elementos básicos da comunicação então emiss quem deseja transmitir alguma coisa receptor o destinatário da mensagem a mensagem que é o conteúdo a ser transmitido feedback ou retorno que é a confirmação de que a mensagem foi recebida veículo que é a forma em que a mensagem é transmitida pode ser tv rádio presencial jornal telefone e-mail etc código

que é a linguagem usada para se expressar decodificação que é a tradução do código a comunicação pode ser verbal ou não verbal na comunicação verbal é importante ter conhecimento de elementos gramaticais e sempre presar pela concordância e coesão a expressão está mais ligada com a linguagem que é a capacidade das pessoas expressarem sentimentos e pensamentos a linguagem faz parte da comunicação E durante o atendimento pode ser usada a linguagem verbal que é escrita ou falada e a linguagem não verbal que são sons e expressões corporais no atendimento é importante prestar atenção nos tipos de linguagem

do público sempre utilizar a norma culta e evitar o uso de gírias Norma culta é a forma linguística utilizada por um grupo ela assegura a unidade da língua nacional e as gírias são linguagens populares criadas e usadas por grupos sociais ou profissionais ela substitui os conceitos tradicionais e é informal comunicação organizacional é toda ação estraté atividade e processo estabelecido pelas instituições visando reforçar a imagem ao público de interesse que são os consumidores colaboradores fornecedores políticos e acionistas ela é fundamental em qualquer setor da empresa para que sejam alcançados objetivos em conjunto porque um diálogo de

qualidade garante o alinhamento de objetivos e estimula o engajamento dos colaboradores uma boa comunicação organizacional não depende apenas dos gestores mas de todo o grupo e ela passa muita credibilidade a clientes e fornecedores segue algumas dicas então de como melhorar a comunicação organizacional seja objetivo sempre tenha metas Olá Peço desculpas por interromper sua aula por um breve momento mas tenho algo importante e vantajoso para compartilhar com você se você está gostando desta aula tenho uma ótima notícia agora você pode levar sua experiência de aprendizado para o próximo nível fazendo sua matrícula em nosso site ao

se matricular você terá acesso exclusivo a uma série de benefícios primeiro você pode baixar a apostila completa do curso em PDF perfeita para acompanhar as aulas e revisar o conteúdo Sempre que precisar Além disso ao concluir o curso você terá a oportunidade de adquirir um certificado de conclusão um grande passo para o seu desenvolvimento profissional e acadêmico e sabe o que mais ao assistir as aulas diretamente em nosso site você terá uma experiência de aprendiz sem interrupções ou propagandas isso significa mais foco e eficiência no seu estudo então não perca essa chance clique no link

na descrição deste vídeo ou visite nosso site para se matricular agora mesmo é rápido fácil e vai transformar a maneira como você aprende agora vamos voltar à aula Obrigado por sua atenção e nos vemos no site sempre tenha metas e objetivos Claros Antes de iniciar um diálogo pratique a inclusão os colegas para a solução do problema escute Fique atento ao que os colegas gestores têm a dizer principalmente em reuniões manten o pensamento no que está sendo exposto pergunte não fique com dúvidas levante questionamento sempre é melhor do que interpretar errado controle o tom de voz

ao falar faça uso de um tom de voz confiante mas agradável evite se exaltar ou ser tímido demais fique atent tento a linguagem corporal mantenha a postura observe a linguagem corporal de quem está falando com você para entender se essa pessoa está aberta sugestão ou retraída critique construtivamente as críticas devem agregar do contrário não faça respeite as diferenças entenda que as pessoas não são iguais mas todas possuem coisas a agregar durante o trabalho e respeite A Hierarquia sãoos superiores que encaminham os colaboradores aos objetivos da empresa então Não passe por cima das autoridades redação Empresarial

a redação Empresarial é um tipo de escrita que tem uma linguagem adequada ao mundo corporativo os textos possuem um propósito e devem conter informações relevantes ajudando o interlocutor a saber ou fazer algo precisa ser uma escrita direta Clara com português adequado e de fácil leitura os tipos de redação Empresarial Então são instrutiva que serve para comunicar novos processos de trabalho como em memorandos artigos de instrução e manuais técnicos persuasiva tem o objetivo de levar o interlocutor a tomar uma decisão específica utilizada em ofertas de projetos para clientes publicidade meio de venda e comunicados à imprensa

informativa uma escrita autoexplicativa com o objetivo de deixar o leitor a par dos Fatos e acontecimentos muito comum em comunicados internos atas e demonstrações de de resultados comercial usada em comunicações di áreas de negócios que visem o compartilhamento de informações ou para obter reações específicas de colegas clientes fornecedores utilizada em mensagens diretas e-mails profissionais cartas e faturas tipos de documentos das organizações ata documento em que são registrados assuntos discorridos em assembleias reuniões e convenção não é permitido deixar espaços durante texto para evitar alterações futuras quando há erros durante a redação o redator deve escrever digo

para poder corrigir e logo em seguida fazer a devida correção se for identificado o erro só no final deve ser escrito em tempo Onde se lê a palavra leia-se a nova palavra após a leitura e aprovação do texto todas as pessoas que participaram do ato devem assinar Pontos importantes então paraa redação da ata não deve utilizar abreviações números devem ser escritos por extenso localizadores temporais como data mes ano também espaço da reunião o local a rua o número cidade estado país nome sobrenome das pessoas presentes com as suas qualificações profissionais principalmente declarações do presidente e

secretário e os assuntos que foram tratados o fecho que deve ser nada mais havendo a tratar a reunião foi encerrada e eu o nome da pessoa secretário ã ou cargo de quem tá redirigindo lavrei presente ata a qual será devidamente assinada por mim e por todos os participantes depois deve ser seguida da assinatura do presidente do secretário e os participantes carta comercial uma forma de comunicação usada para manter ou encerrar transações comerciais financeiras e industriais ela precisa ser objetiva e simples que busque seguir a norma culta sem exageros o objetivo dela então é o envio

e recebimento de produtos cobranças solicitações reclamações e informações circular documento dirigido a um grupo de pessoas com o objetivo de transmitir avisos notícias e normas de instrução possui uma linguagem direta e simples deve ter o cuidado para não deixar margens para interpretações erradas ainda sobre os documentos declaração serve para dar um parecer baseado na idoneidade do declarante difere-se do atestado no objetivo a declaração é feita em relação a alguém inclusive pode ser contra a pessoa e o atestado é expedido em favor de alguém memorando meio de comunicação para situações informais com objetivo de transmitir um

recado advertência informativo ou notícia É sucinto objetivo tem uma linguagem Clara serve para fazer a correspondência interna entre departamentos e setores pode ser interno onde o emissor e destinatário pertencem ao mesmo setor E externo onde o emissor e destinatário são de setores diferentes Ofício muito utilizado por órgãos públicos por ser uma correspondência oficial pode ser usado também por outras organizações para servir de protocolo entre as entidades deve ter uma linguagem formal sem ser rebuscada e precisa seguir um padrão em numeração relatório eh tem uma uma redação técnica utilizada para expor fatos ocorridos de uma administração

privada ou pública ã ou ainda execução de serviço pode conter gráficos mapas tabelas ilustrações para exemplificar o conteúdo ele deve ser detalhado de fácil interpretação Então as partes do relatório são folha de rosto que deve conter título autor destinatário o Sumário que é a relação dos assuntos introdução que deve indicar o assunto os objetivos ou propósito tratamento dado a pesquisa desenvolvimento e conclusão E aí tudo bem Estou passando apenas para deixar um recado bem rápido para você que acabou de ver essa aula e que gostaria de assistir a todas as aulas desse curso é bem

fácil basta você clicar no link que está na descrição deste vídeo ou acessar www.novac.com PBR fazendo sua matrícula em nosso site você terá acesso a todas as aulas desse curso e mais centenas de outros cursos além de poder fazer avaliação e caso você queira poderá estar adquirindo o certificado com um valor bem acessível Esse foi o recado que eu queria dar aguardo sua matrícula até breve l