Arquivologia - Conceitos Fundamentais - Parte 2 de 3 - Petronio Castro

[Música] bem vamos agora falar na classificação dos arquivos e depois que terminarmos vamos ver a classificação dos documentos e por último um grande exercício para ver como é que cai isso em prova vamos lá pessoal então os arquivos eles podem ser classificados das seguintes maneiras das seguintes maneiras nós vamos ver aqui os arquivos podem ser podem ser classificados quanto a entidade mantenedora tá eles podem ser classificados quanto à natureza dos documentos podem ser classificados quanto ao aos estágios de evolução e quanto à extensão de sua atuação não é importante você ficar decorando quanto a isso

quanto aquilo só se você tiver muito tempo na verdade quanto a entidade mantenedora os arquivos podem ser público ou privado é isso que interessa você diferenciar Arquivo Público de arquivo privado quanto à natureza dos documentos os arquivos podem ser especial ou especializado você tem que aprender a diferenciar um arquivo especial de um arquivo especializado quanto ao estágio de evolução o arquivo pode ser corrente intermediário e permanente você tem que saber fazer a distinção e quanto à extensão de sua atuação um arquivo pode ser setorial ou Central Então vamos ver uma por uma Vamos começar com

a classificação dos arquivos quanto a entidade mantenedora quanto a entidade mantenedora pessoal os arquivos eles também é conhecido cuidado com isso aqui ó quanto a entidade mantenedora é a mesma coisa que quanto à natureza da entidade tá então quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser classificados em públicos ou privados Tá bom o que é um arquivo público tá isso é a classificação dos arquivos cuidado mais tarde nós vamos ver a classificação dos documentos então o arquivo é público qu é que o arquivo é público os arquivos são ditos públicos são aqueles mantidos por órgãos

do dos poderes executivo legislativo e judiciário nas esferas federal estadual Municipal e do Distrito Federal também são considerados públicos os arquivos das Fundações públicas e empresas públicas é isso se for de uma entidade pública o arquivo é público e privado são aqueles arquivos privados são aqueles mantidos por instituição de caráter par particular exemplo o arquivo do Bradesco o arquivo da loja do concurseiro etc Ok bem pessoal aqui tem um detalhe quase todo o livro fala isto aqui mas existe uma professora que tem uma obra da Fundação Getúlio Vargas que de vez em quando As bancas

têm utilizado uma classificação um pouco diferente para quanto a entidade mantenedora tá aqui ó a professora Marilena Leite Paz ela tem uma obra tá da Fundação Getúlio Vargas e ela fez uma divisão Diferente ao invés de fazer público e privado ela disse que quanto a entidade mantenedora a os arquivos são classificados em público público públicos institucionais comerciais e pessoais ou familiares pessoais ou familiaris a mesma coisa tá bom na verdade ela na verdade o que a professora Marilena Leite Paz fez foi dividir pessoal o arquivo privado ela dividiu o privado ela não usou o termo

privado ela dividiu em institucionais que são aquelas instituições sem fins lucrativos os comerciais que são as instituições com fins lucrativos e os arquivos das pessoas das fam famas mas na verdade tudo isso aqui é considerado privado cuidado com pegadinha de prova às vezes tem assim os arquivos classificam-se em públicos privados institucionais comerciais e pessoais ele mistura as duas não Ambas estão corretas ou os arquivos se dividem em públicos e privados ou então em públicos institucionais comerciais pessoais ou familiares Ok o que está aqui eu já falei ó sobre isso devemos lembrar que os institucionais comerciais

e pessoais devem ser entendidos como arquivos privados Ok então a primeira classificação quanto a entidade mantenedora é super fácil bem segunda a classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos os arquivos podem ser especiais ou especializados pessoal especiais ou especializados tá eu nem gosto muito desse termo classificação Tá Na verdade são dois conceitos que não se misturam tá porque normalmente quando você fala em classificação ou é um ou é o outro não pode ser as duas coisas ao mesmo tempo não é isso as lá na Biologia as células são sexuadas ou assexuadas não pode ser

as duas coisas agora olha só o que é um arquivo especial são arquivos que guardam documentos com formas físicas variadas suporte CD fita papel papel ortográfico e que necessitam necessitam de armazenamento registro acondicionamento e Conservação sob condições especiais Então se os documentos que compõem um arquivo eles necessitam de condições especiais você tá adante e o arquivo especial por exemplo foto filme negativo microfilme vamos falar desses termos mais pra frente tá então se você tem no tribunal que você trabalha ou que você vai trabalhar tem por exemplo lá um setor que guarda todas as leis um

setor de leis E essas leis todas são não vamos mudar aqui você tem lá um tribunal um local onde guarda todos os DVDs onde gravam as sessões do Pleno então tem ali cheio de DVDs Então os DVDs eles devido o suporte DVD precisa de um cuidado especial precisa de condições especiais de armazenamento de acondicionamento Então você tá diante de um arquivo especial ok O que é um arquivo especializado bem pessoal são arquivos que mantém sua guarda documentos de determinada área do conhecimento um assunto específico um assunto específico por exemplo arquivo médico arquivo cartográfico mapas né

Por exemplo arquivos de engenharia planta de engenharia então se você tem um arquivo que tem documentos somente de um assunto você diz que ele é especializado naquele assunto então pessoal vou fazer uma pergunta para vocês um arquivo pode ser especial e especializado ao mesmo tempo que vocês acham Claro que pode né já devo perceber no meu próprio exemplo lá no tribunal tem um arquivo onde guarda documentos só somente sobre reuniões do Pleno se é somente sobre reuniões do Pleno aqu aqueles documentos eles são especializados em em reunião do Pleno então é um arquivo especializado e

como o suporte que eles utilizaram foi um DVD e DVD precisa de cuidados especiais então ele também é um arquivo especial por isso eu não gosto muito do termo classificação mas o que interessa pra prova o que interessa pra prova é você diferenciar O que é porque na prova ele faz o contrário diz assim arquivo especial ele põe esse aqui e arquivo especializado ele põe esse conceito arquivo especial precisa de condições especiais de armazenamento e acondicionamento arquivo especializado são arquivos que tem documentos de uma determinada área do conhecimento ok a terceira classificação pessoal é a

classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução na verdade nós vamos passar várias aulas pessoal várias aulas falando sobre esse tema hoje nós vamos apenas diferenciar bem básico isso aqui porque isso aqui nada mais é do que praticamente todo o estudo da arquivologia Tá bom então quanto ao estágio de evolução os arquivos podem ser correntes intermediários e permanentes corrente intermediário e permanente eu nem vou ficar repetindo muito porque a gente vai falar demais sobre isso durante o curso Então Olha só pessoal o que é um arquivo corrente que é um arquivo corrente são os arquivos

que guardam os documentos mais novos mais novos e mais utilizado pela instituição no arquivo corrente os documentos possuem grande frequência grande frequência de uso possuem fim administrativo então a todo dia chegam documentos na empresa no setor de protocolo e esses documentos começam a tramitar pela empresa você consulta muito esse é o arquivo corrente o arquivo corrente os documentos fica na sua sala normalmente não é isso vocês vão ver com o passar do tempo aqueles documentos imagina uma conta de luz que chegou você pagou ela fica ali fica ali daqui a pouco ninguém mais nem olha

para ela não é justo não é correto que ela permaneça na sua sala que ela permaneça e nós vamos ver que ela vai mudar de ambiente é aí que nós vamos ter o estágio de evolução ou o ciclo de vida dos documentos arquivo corrente intermediário e permanente então arquivo corrente são os documentos mais novos mais utilizados possuem grande frequência de uso possuem fim administrativo fim fim administrativo fim histórico fim administrativo hein os documentos estão lá para cumprir o seu papel o arquivo corrente é a fase em que os documentos são criados a todo momento você

cria documentos nessa fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que produzem ou que recebem os documentos ou em locais próximos a estes tá Diferentemente por exemplo do arquivo permanente que vamos ver daqui a pouco arquivo corrente documentos novos e mais utilizados Ok vamos lá arquivo intermediário pessoal são os arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituição no arquivo intermediário os documentos possuem baixa frequência de uso baixa frequência de uso mas ainda possuem fim administrativo então o documento chegou na empresa por exemplo uma conta de

luz ou então um imposto eu paguei o imposto ele já já tá em dia já passou um ano por exemplo E aí esse documento não tem mais necessidade de ficar na minha sala mas eu também não posso rasgar jogar fora destruir não posso né eliminar então ele vai fazer parte agora do arquivo intermediário tá bom pessoal arquivo intermediário ele tem baixa frequência de uso Tá mas ele ainda tem um fim administrativo por exemplo ele tem uma finalidade de provar que aquela conta de luz está paga ok o arquivo intermediário ele também pode ser denominado pessoal

como Limbo ou purg Limbo ou purgatório Como é o purgatório pessoal é isso mesmo a ideia de purgatório o documento ele vai para uma sala vai para um local e fica aguardando o julgamento final fica aguardando se ele vai ser eliminado ou se ele vai ganhar a salvação e vai ser guardado para sempre então o arquivo intermediário também pode ser denominado de Limbo ou purgatório é a fase em que os documentos ainda TM valor administrativo valor de prova mas são pouco consultados baixa frequência de uso permite que os setores otimizem seu espaço e não há

necessidade de serem guardados próximos aos setores nesta fase os documentos aguardam sua destinação final aguardam sua destinação final Qual é a destinação final ou a eliminação ou a guarda permanente vamos aprofundar isso no futuro só quero que vocês entendam arquivo corrente são os arquivos do cotidiano são aqueles documentos novos e muito utilizados arquivo intermediário o documento ainda possui fim administrativo mas ele é pouco utilizado não compensa não justifica ficar ainda no setor de trabalho por último nós temos o arquivo permanente que são os arquivos que guardam os documentos documentos que já tendo cumprido seu fim

administrativo sua função administrativa agora são preservados conservados pelo seu valor histórico pelo seu valor histórico para a instituição os documentos dessa fase jamais poderão ser eliminados tá então esse documento presta bem atenção no arquivo corrente o documento tem finalidade admin administrativa é muito consultado é muito usado no arquivo intermediário o documento ainda continua tendo finalidade administrativa mas ele é pouco utilizado e no arquivo permanente o documento não tem mais finalidade administrativa a finalidade dele é histórica nós vamos ver no futuro que o documento só vai para o arquivo permanente se ele adquirir um valor secundário

por exemplo um valor histórico se ele não adquirir ele vai ser eliminado Ok os documentos quando chegam nesse arquivo permanente jamais poderão ser eliminados cuidado pessoal o termo Arquivo Morto não existe tá então se cair na muita gente chama esse arquivo permanente de Arquivo Morto não existe Arquivo Morto Ok bem agora nós vamos ver a classificação quanto à extensão de sua atuação é a última classificação dos arquivos os arquivos podem ser setoriais ou centrais tá pessoal setoriais ou centrais tá centrais também pode ser conhecidos como Gerais arquivos setoriais são aqueles instalados nos setores que utilizam

os documentos Onde ficam os documentos do uso do dia a dia é um arquivo descentralizado tá cada setor de trabalho possui o seu então é muito comum na sua própria sala tem um arquivo tem uma gaveta onde você organiza umas pastas tem ali o seu arquivo é um arquivo setorial agora com o passar do tempo todos é o correto Esse é assim que tem que funcionar as empresas aqueles documentos vão para otimizar o espaço de trabalho que é um Espaço Nobre vão sendo retirados quando eles não estão mais em em uso muito frequente eles são

retirados e levados para um outro lugar que seria por lá pro arquivo intermediário não é isso então os arquivos centrais são aqueles localizados fora do local de trabalho e acumulam em um único local documentos provenientes dos diversos setores da instituição de forma centralizada Eh é bom a gente saber que o arquivo corrente ele pode ser setorial ou Central tá uma empresa muito pequena pessoal é ela pode ter uma empresa muito pequena os documentos todos guardados num setor só pode ser tá o mais comum é que cada setor tenha o seu mas é uma empresa tão

pequena tem só uma dois advogados uma secretária todos os documentos por exemplo produzidos são centralizados em um lugar só tá então o arquivo corrente ele pode ser setorial ou Central agora o arquivo intermediário sempre é Central e o arquivo permanente sempre é Central Ok então o arquivo corrente pode ser setorial ou Central o arquivo intermediário e o arquivo permanente sempre Central também conhecido como geral Ok bem nós vamos só algumas classificações mais importantes que T sido cobrado em prova ultimamente tá então gênero espécie tipologia e natureza do assunto eu nem gosto muito do termo classificação

vamos ver os gêneros dos documentos os gêneros documentais vamos ver a diferença de espécie para tipologia documental e vamos ver a natureza do assunto Ok quanto ao gênero pessoal então os documentos nós estamos classificando os documentos tá os documentos quanto ao gênero podem ser escritos ou textuais podem ser iconográficos podem ser sonoros filmografica informáticos cartográficos ou micrográficos vamos ver o que significa cada um desses gêneros documentais bem pessoal um documento ele é dito do gênero escrito ou textual quando a informação desse documento a informação contida ela estiver escrita ou impressa então documentos cuja informação esteja

escrita ou impressa são documentos do gênero escrito ou textual por exemplo contratos atas relatórios certidões agora documentos são ditos do gênero iconográfico quais são o que iconográfico ícone pessoal ícone uma figurinha uma figura documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática imagem parada por exemplo grafia negativo slide que é chamado de diapositivo depois a gente vai falar melhor sobre esse termo desenho e gravura Ok então quando a informação ela está em forma de imagem estática você tá diante de um documento do gênero iconográfico bem temos agora o gênero documental o gênero sonoro aqui causa

às vezes uma certa confusão tá mas As bancas organizadoras de concursos elas não tão entrando nessas confusões não tá porque quando essa classificação foi feita é bem antiga essa classificação aí nem existiam esses documentos chamados hoje informáticos ou digitais então agora criou uma certa confusão mas o importante paraa prova é que documentos cuja informação esteja em forma de som de áudio é um documento sonoro Ok por exemplo uma escuta telefônica um discurso gravado numa fita cassete é um documento sonoro agora bora ver aqui ó documento informático digital documento gravado em meio digital e que por

isso necessita de equipamento eletrônico para ser lido Ok então o arquivo MP3 O arquivo do Word As bancas não têm mexido com isso porque pode dar confusão pode dar muito recurso Ok A ideia é mais ou menos assim um vinil por exemplo um aparelho um n um LP ali você não tem como copiar e colar você não tem como fazer isso né então está diante ali de um documento sonoro agora quando você tem um arquivo ali em MP3 uma música aí você tá diante de um de um documento informático ou digital tá bom o no

caso do LP seria um documento sonoro não um arquivo sonoro um documento bem nós vimos agora a pouco que documentos que a informação está em forma de imagem estática é um documento iconográfico agora documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento com ou sem som aí é um documento filmografica exemplo películas filmografica filmagens vídeos tranquilo né imagem em movimento com ou sem som filmografica imagem estática parada iconográfico para encerrar nós temos aqui documento cartográfico e micrográfico o documento é cartográfico vem de cartografia de mapa de planta não é isso documentos que representem de

forma reduzida uma área maior ou de forma ampliada documentos que estejam em escala pessoal tá mapas plantas cartografia pensa sempre disso tá de mapas plantas Engenharia e micrográficos são documentos em microformas microfilmes e microfichas tá no outro módulo desse curso não sei se interessa para o seu concurso eh nós falamos nós tratamos das microfilmagem existe uma lei brasileira tá sobre a microfilmagem então eh São parece são documentos em que você consegue colocar milhares de imagens de um único de de de de documento em um único documento em uma única ficha ou em um único microfilme

tá então para nós por enquanto o que importa é se o documento é em microforma ele é um documento micrográfico Ok bem agora pessoal nós temos que diferenciar espécie documental de tipologia documental é um negócio muito bobo mas que cai em prova é incrível daqui a pouco vocês vão ver no Exercício o O que é uma espécie documental é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento As instituições possuem diversas espécies por exemplo Ofício memorando declaração certidão Então pessoal o aspecto formal o nome que se dá a denominação é a espécie agora

a tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie mais a função ou atividade que o documento irá exercer exemplo declaração de imposto de renda certidão de nascimento não entenderam nada é fácil pessoal certidão é espécie documental certidão de casamento é tipologia documental declaração é espécie declaração de imposto de renda tipologia documental Ok é assim que funciona se você tiver a denominação do aspecto acrescentada a função do documento você tá diante da tipologia documental bem quanto à natureza do assunto tá os documentos podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos tá ostensivos ou

sigilosos Quando é que o documento é ostensivo o documento é ostensivo quando ele é de livre conhecimento todo mundo pode ter acesso a essa informação que tá no documento o documento ostensivo também é chamado de ordinário é a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração e o que é um documento sigiloso é um documento que por sua natureza devem ser de conhecimento conhecimento restrito e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua Custódia e divulgação tem que ter muito cuidado Ou seja a divulgação desse documento prejudica a administração porque só um grupo pode

ter acesso a essa informação então um documento ele é ostensivo quando ele é de livre conhecimento ele é sigiloso quando ele deve ser de conhecimento restrito quando ele é ostensivo ele é ostensivo e ponto final agora quando ele é sigiloso dependendo do grau de sigilo dele dependendo do que contém nele você pode ter um documento sigiloso em quatro graus ele pode ser Ultra secreto pode ser secreto ele pode ser confidencial ou reservado é difícil cair em prova pessoal provas que não são para o pessoal da arquivologia quando é um concurso para outras áreas apenas exige

noções de arqueologia é difícil mas é tão simples Olha o documento ele é o documento sigiloso ele é considerado Ultra secreto quando contém nele assuntos que requerem excepcional o grau de segurança e cujo teor só deve ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ao manuseio então só deve ser do conhecimento de pessoas intimamente ligad ao seu estudo a manuseio é uma informação sem exceção só deve ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio agora olha a diferença o documento é secreto são assuntos que querem alto grau de segurança

de novo alto grau de segurança e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio são autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente pessoal preste atenção Ultra secreto não tem exceção só deve ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseia né só devem ser né ser do conhecimento de pessoas intimamente ligado já quando o documento é apenas secreto aí nesse caso ele pode ser do conhecimento de pessoas que sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio são autorizadas a deles tomar conhecimento você

vê filmes americanos que vai ter uma catástrofe natural na terra aí tem o presidente dos Estados Unidos ele tem aquela senha lá dele que aquele outro camarada lá que é chefe do exército né das Forças Armadas tem a outra senha aquele documento ali aquela senha ela é um documento Ultra secreto Você tem algum documento que tem aquela senha é Ultra secreto porque só deve ser do conhecimento de pessoas intimamente ligada ao estudo manuseio agora eles geralmente no filme precisam de um cientista para poder tentar resolver o problema eles vão buscar com uma nave Vão buscar

com uma aeronave um importa como né ficção tudo traz o cara para cá chega aqui eles passam a informação para esse cientista do que tá acontecendo Pois é então essa informação que ele vai passar pro cientista os documentos que eles vão mostrar não tem o grau Ultra secreto apenas secreto porque pessoas que sem estarem intimamente ligada ao seu estudo podem ser autorizadas a deles tomar com conhecimento então a diferença de ultra secreto para secreto é que no Ultra secreto não tem exceção ok [Música]