Gestão de Projetos e Processos com Anderson Moraes

seja bem-vindo fique à vontade obrigado pelo convite de vocês a oportunidade está aqui é nada falou um pouquinho mais longe e um pouquinho mais quente nessa época em teresina bati 4243 fácil então pra mim também fresquinho uberlândia mas lá eu tenho uma carreira e voltada na área de consultoria de projetos e processos hoje estou levando meu conhecimento para o terceiro setor na grande maioria das vezes que estou envolvido eu queria falar um pouquinho com vocês aqui hoje é a questão de gestão de projetos e processos ela vai ela permeia todos os mercados então eu preciso

gerir os projetos e processos da empresa seja ela uma empresa de consultoria seja ela uma empresa de construção seja ela é uma empresa voltada para a saúde seja um gestor público né a projetos e processos na verdade a acaba sendo também uma grande dificuldade de dar continuidade dentro das empresas é a minha o meu background de consultoria me mostra que assim muitas vezes as empresas começam elas investem no início de uma gestão de projetos coloca alguém lá o coloco alguma consultoria mas dificilmente dará continuidade eu acho que até um pouquinho a questão nossa de de

cultura de brasileiro a gente gosta de dar aquele nosso jeitinho brasileiro e parece que a gente tem medo de deixar as coisas muito engessadas mas ao mesmo tempo quando eu tive na alemanha na sede da empresa que eu trabalhava eu vi que há é uma dificuldade também encontrado em outros países eu acho que é nosso jeitinho brasileiro dá uma acentuada mas é um problema geral é bom tem uma definição da onu na do que é o projeto mas o ponto é que eu quero pegar com vocês é que todo o projeto é a a gente

foca naqueles pontos que estão ali quem não é que o histórico da entidade isso tem que estar muito definido muito claro dentro de um projeto o que está sendo apresentado naquele projeto qual é o objetivo onde eu quero chegar com esse projeto há o porquê qual é a justificativa do sta ao construindo esse projeto com a justificativa dessa proposta o como nós vamos alcançar essas ações só quando que é o cronograma eo quanto a um projeto ele pode ser aplicado dentro da empresa por uma melhoria de uma determinada área um projeto ele pode ser aplicado

há por exemplo uma construção novo evento tem várias aplicações de um projeto mas todos eles têm que com com ter essas informações de forma muito clara muito concisa mas eu quero vender uma melhoria dentro de uma empresa do meu chefe é o meu superior nem vai ser simplesmente chegar e falar olha eu acho legal fazer esse tipo de melhoria é muito importante abordar todos aqueles pontos não é para que você consiga justificar e você consiga ter o argumento de uma melhoria a hoje a gente tem visto falar bastante no meio de um ano de eleição

das propostas é que os políticos têm levantados e eu tenho uma olhada em algumas propostas nem os projetos para nenhum tem tudo aquilo ali é muito difícil você ver um projeto político elaborado levando em consideração todos aqueles pontos normalmente eles dão uma idéia da procura o projeto deles mas nenhum é completo e aí eu fico pensando quando o que eles vão fazer o projeto completo levando em consideração que eles vão ser eleitos vão começar a ser cobrado e normalmente vão começar a fazer as coisas sem programação sem um projeto muito claro e vai acontecendo é

isso a quando vai simplesmente acontecendo a gente sabe que falta o controle nessa eu não tenho claro onde eu quero chegar como eu quero chegar e quais são os indicadores que vão me mostrar seu alcance ou não essa meta fica muito difícil você chegar em algum lugar então eu dei uma olhada nos projetos que os políticos estão apresentando aí e se vocês tiverem alguma idéia de algum que esteja completo que tem essas informações vocês me falem que eu quero até dar uma olhada porque eu realmente não encontrei alguns seja assim tão completo é isso no

geral a gente acaba encontrando nas nossas empresas também a conversando ontem com pessoal não é com as instituições que eu tô acompanhando dentro do treinamento a gente chegou à conclusão que a grande maioria dos projetos começaram sem essa estrutura e é muito difícil você no decorrer depois que iniciou conseguir pará e dá toda uma estrutura como essa você acaba deixando simplesmente acontecer e isso vai afetar depois quando os projetos já são aplicados e viram processos então nós temos aqui uma concepção de um ciclo básico de um projeto então você tem uma idéia nessa ideia a

você vai começar a materializar normalmente em cima de um determinado problema de uma determinada situação que você enxergou na sociedade dentro da sua empresa você começa a concepção dessa idéia o planejamento dessa ideia como ela vai ser aplicada como ela vai ser feita quando etcétera e pensando no planejamento desse projeto ali depois quando a gente entra na implementação ele tem um retorno planejamento normalmente quando a gente bola uma idéia a gente bola um projeto a gente só vai ver se ele vai funcionar realmente quando ele entra na prática então é necessário fazer uma reavaliação dele

então dependendo da forma que esse projeto começou vamos dizer onde nós estávamos conversando no treinamento sobre uma proposta de capacitação para jovens de vulnerabilidade social então essa instituto que está lá no treinamento conosco ele bolou uma estratégia de treinamento para dois meses e meio eles vão começar a aplicar com um coaching com inteligência emocional não somente na coisas teóricas né mas também coisas práticas e ela falou olha depois desses primeiros dois meses e meio a gente vai avaliar para ver o que deu certo e fazer um novo planejamento e é realmente as idéias na primeira

vez que você coloque em prática que você vai ver alguns pontos que talvez na teoria você achou que funcionava e na prática não funcionou tão bem ou pode ser melhorado então essa setinha do retorno mostra isso reavalia é você finaliza no caso o projeto é você encontra a amraa avalia os capes né os indicadores de performance aonde eu cheguei eu cheguei onde eu queria era isso que planejavam não né e depois você vê os benefícios nós alcançamos o benefício da sociedade nós alcançamos o benefício para a empresa essa área que eu tenho aqui ela consegue

representar aquilo que a gente planejou quando a gente entrava com consultoria em grandes empresas passei aí já petrobras itaú bradesco qual era grande dificuldade que a gente tinha normalmente a área de projetos e processos ela não tinha uma relevância dentro da estrutura organizacional da empresa o que nós vemos ela não tendo um grande expulso não grande líder que que dê a ordem das vezes a canetada que é necessário para que um projeto um processo seja aplicado ela pede muita força então normalmente a gente tentava colocar a área de planejamento de projetos e processos e como

um comitê ao lado do presidente há a gente tinha que tentar dar alguma força pra que esse ciclo conseguisse acontecer dentro dos projetos mas é muito difícil normalmente as empresas não conseguem enxergar o área de projetos e processos a com a prioridade e com a relevância necessária e aí continua a caminhando para questões de improvisação no próprio bradesco que eu mencionei a área de projetos e processos acontece lá já muitos anos é muitos anos eu entrei na empresa em 2004 e já existia essa área de projetos e processos e até hoje ela não tem grande

força dentro do bradesco eles têm alguma cultura até de projetos e processos administrativos mas a não tem a força que deveria ter dentro de uma instituição com esse porte a e com a relevância que tem um bradesco bom aí nós temos uma uma pergunta que gera muitas confusões no dia-a-dia a das empresas qual é a diferença entre projetos e processos ambos são aplicados em todas as empresas como eu falei independente da área independente do tamanho se eu tenho uma padaria eu tenho lá o processo para fabricar o meu pão eu tenho processo para fazer né

minas gerais o convite de queijo tem tudo certinho pode não estar documentado pode não ser de forma muito clara para aqueles que executam mas esse processo existe e existe também os processos de suporte toda a empresa vai ter um rh seja improvisado ou não que faz um processo de contratação um processo de demissão um processo de contas a pagar de contas a receber e qualquer diferença disso aqui nós temos um slide que ele mostra basicamente a diferença o processo ele é contínuo né o processo ele não termine não tem um começo nem fim ele faz

parte do dia a dia da empresa como exemplo que eu citei uma padaria ela vai fabricar pão todos os dias todos os dias esse processo da panificação vai está acontecendo todos os dias o processo da fabricação do pão de queijo e vai acontecer né e os processos de suporte a uma construtora todo dia vou ter que comprar e eu vou ter que comprar um tijolo vou ter que comprar cimento etc isso é contínuo dentro dela e os objetivos são atualizados periodicamente então eu tenho que analisar se os objetivos desse processo estão sendo alcançado e eu

tenho que fazer uma reavaliação contínua dos meus processos nesse processo ele ele é válido com relação ao que a sociedade está fazendo hoje você tem um exemplo bem bobinha mais relevante nessa situação ah ah ah tô daqui né todo mundo conhece a kodak marca de fotos na add em câmeras fotográficas a acordar que ela ela não entrou no meio digital vamos dizer assim acordar que ela continuou lá não atualizou os processos dela continua trabalhando com máquinas de filme por muito tempo ela era relevante nesse meio mas ela não foi se atualizando conforme o mercado ela

não foi avaliando seus processos ela não foi fazer uma avaliação interna e ela acabou ficando pra trás não é comparando com as empresas que entraram e que cresceram no comércio é uma empresa contrapartida que atualizou seus processos atualizou a sua marca havaianas nem lembro havaianas na minha infância era um chinelo que qualquer um tinha normalmente era a pessoa de classe média baixa eles e avaliaram seus processos eles a reavaliaram a tua imagem né eles foram investindo em propagandas eles foram mudando a questão da fabricação eles foram mudando o design do chinelo deles e hoje é

uma marca relevante no mundo inteiro né com personalidades do mundo inteiro que utilizam havaianas etc e os projetos já em contrapartida eles são temporários e um resultado é único lógico dentro do projeto tem alguns talvez mais algumas metas para alcançar mas ele vai ter um comer um ciclo de começo meio e fim ah e os projetos no caso eles são necessários para melhorias dos meus processos na então eu tenho um processo que está deficiente dentro da empresa citando mais uma vez a questão lado do pão não vamos dizer que há o consumo de pão integral

começou a aumentar eo consumo do pãozinho normal começou a diminuir eu preciso reavaliar esse meu processo eu preciso avaliar eu to fabricando a quantidade suficiente de pão integral perto do que o mercado está consumindo eu posso melhorar isso e não vou perder o meu concorrente meu concorrente vai ver nessa mudança do mercado uma oportunidade ele vai melhorar os processos dele e vai acontecer uma perda hoje em dia eu estava reparando lá em teresina a teresina apesar de ser uma capital estava comentando com rodrigo e muitas coisas teresina está ficando pra trás é teresina é uma

cidade que hoje o saneamento básico não atende 30 por cento da população nós estamos falando de uma capital de quase um milhão de pessoas quando o saneamento básico não atende nem 30% eu conversei a semana passada com uma das pessoas que assumiram a administração da companhia que foi privatizada a e aí você olha esse cenário e fala como que uma cidade com esse nível de saneamento básico vai crescer então o desenvolvimento de teresina para o há muito tempo atrás né teresina construir uns algumas áreas que eles gostariam desse pólo industrial mas não levou energia de

qualidade é como uma empresa vai se estabelecendo um lugar onde não tem energia de qualidade que a o conseqüentemente a quantidade de emprego têm diminuído absolutamente lá as empresas que tentaram se estabelecer nesses lugares não conseguiram então a uma gestão pública onde os projetos e os processos não foram atualizados e não acompanharam o crescimento da cidade a minha casa mesmo lugar onde é força e é poço né eu não tenho água encanada na minha casa não tem esgoto na minha casa né pra quem saiu de são paulo chega numa capital não imagina que vai encontrar

essa realidade mas é o que acontece a isso acontece em muitas cidades por aí e principalmente nessa questão de de projetos públicos né eu não sei se quem ouviu falar quando estavam fazendo os projetos pra para a copa e as olimpíadas não lembro qual dos dois grupos e citava mas tinha o projeto do trem que ligará são paulo ao rio de janeiro né eles esqueceram de um detalhe básico no projeto era colocar o poste com a passar energia elétrica eles não orçaram os postes que iam colocar de são paulo ao rio de janeiro para passar

energia elétrica conseqüentemente é uma fortuna mais um projeto que não tinha sido fechado no orçamento então projetos mal elaborados causam esses tipos de problemas né o trem que lançou agora em são paulo nem eu nem conhecia ainda que faz mais de um ano que um furo não vou lá que liga guarulhos à a acho que se não me engano é barra funda eu trabalhei na companhia de trem em 2001 e esse projeto já estava pronta em 2001 né eu lembro que em 2001 pessoal falava na companhia de 30 tudo pronto tá o projeto tá bom

né nós estamos em 2018 será que os projetos estão sendo bem mensurados estão sendo feito cronogramas e orçamentos com com uma realidade que você olha e fala hoje eu posso confiar nesse projeto os resultados principalmente públicos a gente vê que não é tão características de um processo nesta é um trabalho contínuo e rotineiro na então se dentro da empresa tem algumas atividades que elas são pontuais elas não fazem do trono parte do processo aí os processos eles são a diferenciados entre si eu tenho os processos corpos que são os processos principais nas são aqueles processos

que eles vão mexer com o objetivo principal da empresa voltando ao exemplo da padaria o principal processo dentro de uma padaria é a fabricação do pão então é onde eu tenho que tomar mais cuidado com a qualidade eu posso ter até outros itens dentro da minha padaria litém sobremesa e itens de mercearia mas o principal item é o pão é ali aquele processo que eu vou ter mais cuidado que eu vou olhar melhor eu vou colocar mais parâmetros dentro dele os processos de suporte vamos ver aí contas a pagar/receber rh né eles vão suportar uma

empresa para que ela alcance os objetivos dentro do processo corre é um processo de suporte ele pode mudar dependendo do ramo de atividade da empresa assim nessa eu só uma consultoria de recursos humanos é fácil contratação o meu processo de rh ele não é um processo de sucot ele passa a ser um processo khor porque o meu negócio é contratar pessoas para outras empresas o meu negócio é fazer seleção então a essa inversão processo de suporte um determinado empresa ele pode ser um colo outra e os processos gerenciais né os processos gerenciais são aqueles que

fazem parte da avaliação do projeto da avaliação do processo da avaliação do seu negócio e eu acho que aqui no brasil esse é onde a gente tem mais problemas né a gente normalmente vamos dizer que uma empresa boa de projetos ela conseguiu estruturar um bom projeto ela conseguiu implantar esse projeto e esse projeto passa a ser um processo que ele entra na rotina de trabalho do dia a dia da empresa porém a gente peca na avaliação e nas melhorias né a gente esquece de que esse processo tem que ser continuamente avaliado e aí muitas empresas

vão ficando para trás muitas empresas vão se deixando a ser superados pela concorrente ou o projeto o produto vai caindo a qualidade não vai mais atendendo à demanda do mercado é por isso que nós temos que ter uma avaliação contínua os novos processos os resultados têm que ser sempre os mesmos né constantes e padronizados na então o pão lado da padaria do seu joão ele tem que ser eu tô falando bom porque é algo simples é ter em todo lugar mas o povo tem que ser sempre o mesmo se eu chego na padaria do seu

joão e hoje compra o pão e ele tem um determinado sabor uma determinada crocante amanhã o chegou a esse ponto é diferente depois de amanhã eu chego é diferente você não vai conseguir ter uma manter sua clientela então o resultado do processo ele tem que ser sempre o mesmo manter a qualidade uma outra coisa que nós como brasileiros pecamos muito na questão da documentação desses processos é digamos que o paradeiro do seu joão ele faltou ele teve um problema onde tem esse processo do pão documentado digamos que na sua empresa seu gerente faltou ele precisa

ser substituído por algum problema de saúde uma licença médica você tem os processos mapeados você consegue replicar a ou atividade que ele faz de forma rápida colocar alguma pessoa no lugar ou você depende daquele profissional né os profissionais eles não têm que ser as empresas não têm que depender de um profissional nós temos cada um de nós a nossa relevância dentro de uma empresa mas nós temos que ser substituíveis né e até você como um bom profissional você tem que ter outras pessoas ao redor que possam te substituir né eu acho que é bom os

líderes eles são replicáveis eles conseguem colocar outras pessoas no lugar dele eu acho que isso é uma característica minha então se você tem um estagiário que seja que possa fazer algumas atividades suas uma determinada situação você precisa faltar né precisa ter muito claro quais são os projetos os processos que ele tem que explicar as atividades que ele tem que fazer e aí a gente vê esse ciclo dos processos na então esse é o ciclo do bpm business process management então nós temos o os objetivos do nosso negócio vá os objetivos que o processo vai ter

que alcançar a nós temos ali modu ler próteses não no caso modelar o processo é parte de desenhar e acabei de falar é mapear esse processo existem várias metodologias de mercado pra isso nelsinho sigma o sabor exótico lei b pmn entre outras que auxiliam nessa parte da modelagem do teu processo é do desenho eles ficam aquelas caixinhas todo seqüencial é algo visual é algo fácil né é normalmente o como consultoria nós indicamos que o processo ele seja conhecido de todos porque há normalmente os processos eles possuem as interfaces eles possuem momentos onde eles se cruzam

dentro da empresa e se você não sabe qual é o com o que vão fazer com a continuidade por exemplo de um documento seu talvez haja muito retrocesso no meio atividades que estão sendo repetidas na isso a gente encontrava muito na empresa ou situações onde você acha que tá pela ganhando você está perdendo por exemplo eu passei a uma consultoria para uma indústria de de máquinas de corte de precisão uma indústria francesa a eles haviam há pouco tempo mudado toda parte de embalagem distribuição para recife de são paulo para recife onde o custo estava sendo

muito menor porém dentro da modelagem e mapeando os processos nós vimos que o número de reclamações havia aumentado muito o número de devoluções havia aumentado muito ou seja estava vendo um desgaste da imagem da empresa porque havia baixado a qualidade e eles não conseguiam entender por que esse problema estava acontecendo nós há um processo a gente acaba indo também na linha de montagem a gente foi ver avaliando e nós vimos que ir lá em recife eles estavam usando material de embalagem com uma qualidade menor do que era de são paulo por isso que o processo

estava mais barato mas conseqüentemente quando as embalagens chegavam no distribuidor final na venda elas estavam chegando a variadas na então eu estava vendo devolução porque máquina de lixos e precisam de corte eu tô vendo um rapaz da leroy eles devem ter esse mesmo tipo de produto lá também a ele ela chegava com o com avaria na embalagem e perdi confiabilidade é como que eu vou usar esse produto para vender não estava tendo um número de devolução alto então eles achavam que eles tinham diminuído o custo deles com a embalagem mas eles aumentaram o custo de

retorno de produtos e aumentaram também um custo não desgaste da imagem da empresa que eles não estavam conseguindo mensurar aí nós vamos após a desenhar e executar esses processos e ainda naquela questão da avaliação que o monitoramento deles esses processos estão conseguindo alcançar o objetivo não é nesse caso que eu citei eles avaliaram a questão do custo mas não avaliaram o restante é o objetivo do custo eles alcançaram sim mas e o desgaste que ocorreu no fim das contas eu acho que até eles retornaram essa sim serviço desse processo pra são paulo aí a gente

passa depois de analisarem moder monitorar a gente passa a otimizar esse processo fazer as melhorias é pra que a gente continue em evolução a como eu falei aí dentro da questão de projetos e processos nós vemos a parte também de papéis e responsabilidades é uma das ferramentas utilizadas para isso é a matriz a se abater isace a ela é simples mas é bem complicado de implementar numa realidade como eu falei a gente acaba deixando os processos acontecendo monitória não faz controle e você acaba não monitorando quem faz o quê né então ali nós temos um

exemplo de uma determinada atividade que cria coletar os requisitos né então nós temos ali quem é o responsável por coletar o requisito quem é aquele que aprova essa coleta de requisito quem deve ser consultado para que essa atividade aconteça e quem deve ser informado da então racy é de responsabilidade é de aprovador de consultor e de informar a aquele que é informado néel uma tabelinha muito simples de se fazer mas que no dia-a-dia ajuda muito é digamos que eu tenho uma determinada necessidade como a gente teve que fazer aqui aplicar um projeto para uma captação

de determinado recurso a nós não tínhamos claro quem era cada um daqueles daqueles personagens quem é o responsável pelas atividades do projeto quem deve se informar lado quem é que aprova esse projeto não sair uma tabelinha desta no dia d ajuda bastante digamos que uma pessoa nova entrou numa determinada área numa gerência ou numa área de execução você tendo isso divulgado você tendo isso de forma clara junto com seus processos é muito fácil você treinar as pessoas replicar as pessoas dentro da sua empresa e você controlar se esse caminho está sendo a percorrida ou não

de forma correta já em termos de avaliação é tão aí os meus dados nem eu tô sem cartão hoje então a quem quiser conversar depois é um assunto que dá abertura para muita coisa né mas eu espero que tenha aberto um pouquinho a idéia de vocês com relação a isso e como falei independente de um negócio onde você está projetos e processos é um assunto de importância se você avaliar você faz esse tipo de coisa todos os dias todos os dias existem processos rodando dentro da sua empresa e existem projetos que podem ser feito para

melhorar algo quem seria isso