Curso Gestão de Escritórios de Advocacia – Volume 1- Produção Jurídica

[Música] hoje em razão das exigências principalmente dos clientes Mas é claro também em razão do próprio mercado né e as demais exigências econômicas e sociais a gente precisa buscar se fortalecer numa equipe né mais preparada para atender os nossos clientes sejam eles pessoa física ou pessoa jurídica seja em qualquer matéria do direito hoje a tendência é de que a advocacia se transforme realmente para advocacia de escritórios e advocacia né a gente tem escritórios no Brasil que são gigantes né quem já teve interesse de ler aquele análise advocacia 500 aquele anuário que traz os 500 escritórios

maiores e mais admirados do Brasil podem verificar o tamanho que esses escritórios Estão realmente tomando hoje em dia né são escritórios que TM 350.000 400.000 processos são escritórios que TM 10000 100800 2500 colaboradores tá então realmente são gigantes que estão aí cada vez mais tomando conta da advocacia Claro de uma advocacia específica né uma advocacia que a gente chama de full service que atende todas as áreas Tá mas ainda há no Brasil em razão de todas as nossas características espaço para todo tipo de advocacia né O que a gente realmente faz questão de dizer é

que a a tendência é de se constituir escritórios de advocacia que unam Várias Vários profissionais especializados enquanto algum tempo atrás hav uma procura principalmente das empresas né Por escritórios que atendessem em todas as áreas a gente chama de full service aquele escritório que atende todas as áreas agora essa tendência está se invertendo tá foi feita uma pesquisa com os 1500 com as 1500 maiores empresas do Brasil e com as 100 empresas melhores para se trabalhar os diretores jurídicos dessas desses departamentos jurídicos dessas empresas e enquanto que há 5 anos atrás havia mais ou menos um

percentual de 60% de contratação de escritórios full service hoje esse percentual diminuiu para 40% então a pizza o gráfico pizza inverteu tá E a tendência continuar invertendo significa que hoje uma empresa pelo menos as maiores né Eh preferem contratar profissionais especializados em cada área Nem que tenha que contratar vários em vez de de contratar um apenas escritório que o atenda em todas as áreas como eu falei claro que essa é a tendência para as grandes empresas evidentemente que para as médias paraas pequenas ainda o atendimento full service é o mais utilizado ok nós teremos aqui

no nosso curso um módulo específico sobre marketing jurídico que é justamente um dos pilares aqui né que começa com a questão da Estratégia sabe E aí esse Pilar aqui esse esse módulo que vocês vão ter vai abordar essa questão de posicionamento de mercado encontrar um segmento de Economia um grupo de empresas algum produto em que eu possa desenvolver uma tese específica é diferente se por exemplo eu for atuar na área de construção civil trabalhista é diferente eu consigo inclusive ter contato com possíveis clientes com esse mercado de uma forma muito mais efetiva eu vou diretamente

aos órgãos Eu sei eu encontro material eu compro as servias da área eu consigo estudar melhor qual é a necessidade na área de construção civil Quais são os problemas que eles estão enfrentando E aí eu consigo atuar melhor caso contrário se eu for ser um advogado trabalhista E aí eu posso quem sabe eleger né pró empregado ou pró empregador eu fico com um espectro muito grande de atuação e não consigo ter nenhuma estratégia tá então isso tudo Eu tô começando a falar para vocês aqui no curso de hoje porque quero chamar a atenção de vocês

para essas mudanças que a gente precisa ter agora começar a enxergar a nossa advocacia com um pouquinho mais de estratégia mesmo de posicionamento de uma forma um pouquinho mais ativa e não passiva tá a nossa profissão como qualquer outra profissão de prestação de serviços né é uma profissão que exige uma organização Uma profiss o cliente quer cada vez mais a qualidade no atendimento ele exige relatórios nossos ele exige que a gente dê um retorno rápido de uma ligação ou de um e-mail é ou não é a gente é cobrado todos os dias a respeito disso

algumas alguns clientes empresariais exigem que a gente alimente o sistema deles que a gente siga uma série de procedimentos Entre várias outras exigências aí então para tudo isso a gente precisa estar preparado né Quais são as tendências muitos advogados já estão buscando essa orientação desde os bancos das faculdades quase acredito que todas as as oabs tenham a comissão do advogado iniciante talvez com outros nomes né enfim essas comissões estão promovendo grupos de estudo eventos cursos palestras treinamentos específicos para os alunos ainda de direito já se pararem para futuro esses futuros advogados estão fazendo algo que

nós enquanto advogados aqui Nunca fizemos um plano de negócios que é um instrumento uma ferramenta de gestão indicada para toda e qualquer empresa de prestação de serviços de comércio ou de indústria que eu vá abrir e da mesma forma escritório de advocacia enquanto uma atividade com cunho Empresarial Claro com todas as peculi etc também deve né se apoiar num plano de negócio então o que que eu tô querendo dizer além de nós que estamos aqui tem os novos advogados chegando no mercado por ser uma nova geração também né com tudo ainda começando atuando já de

uma forma organizada e profissionalizada tá os médios e os grandes escritórios também por idade já estão buscando essa profissionalização então vamos nós também buscar para que a gente possa atingir os nossos objetivos atingir o sucesso na advocacia seja o que for para você o sucesso cada um tem o seu significado aqui cada um dá o seu significado mas atingir o seu sucesso profissional se manter bem profissionalmente Esse é o propósito desse curso trazer para vocês várias novidades orientações dicas a respeito de tudo que tá sendo praticado aí no mercado Ok bom vamos lá essa área

de digamos gestão de escritórios de advocacia a gente chama de gestão Legal ou gestão jurídica são sinônimos tá E ela tem principalmente Quatro Pilares que nós dizemos assim que sustentam essa área o primeiro Pilar é o Pilar que trata das pessoas Claro das pessoas que compõem o escritório Então vai desde a camada superior societária nos orientando como devemos constituir uma sociedade Que tipo de sócio eu devo procurar como que eu devo distribuir as funções entre os sócios como que deve ser feito um acordo de sócios como deve ser distribuído o lucro e assim por diante

todas as questões atinentes à sociedade as questões ligadas à liderança né quem vai coordenar minha equipe como que nós vamos exercer a liderança o próprio dono do escritório de que forma ele pode gerir melhor a sua equipe motivar todo mundo evitar rotatividade né conseguir extrair o melhor da sua equipe tá E aí todas as demais questões ligadas a pessoas a nossa maior dificuldade começa lá no início recrutamento e seleção a gente não sabe fazer nem recrutamento de seleção mas também depois que a gente seleciona dificilmente a gente faz treinamento a gente já põe a pessoa

para trabalhar né dificilmente a gente tem um plano de carreira no nosso escritório que dê perspectiva paraas pessoas que estão lá também raramente a gente aplica uma avaliação de desempenho periódica para que a pessoa se auto avalie e a gente também avalie E aí vá podendo medir o desempenho a gente dificilmente faz com que a remuneração seja composta de uma parte fixa e uma parte variável para que possa incentivar né Justamente a produtividade o empenho individual então Há muitas muitas ferramentas à disposição ferramentas comprovadas funcionam tá então dentro dessa área de gestão de pessoas a

gente pode explorar aí muitos assuntos serão explorados com vocês durante as aulas a segunda área área de Finanças Finanças fica mais claro para nós o que que é Finanças né É tudo que di respeito a dinheiro dentro do nosso escritório só que é seguinte a questão financeira começa pela proposta de honorários quando eu vou fazer uma proposta de honorários eu tenho que ter algum critério E aí começam os problemas na tal da precificação dos contratos de honorários como que eu vou precificar quanto vale a minha hora Qual que é a Vi vida média dos meus

processos quanto vale a hora do sócio do escritório quanto vale a hora do advogado Júnior do escritório agora se O estagiário fizer a maior parte do trabalho é a mesma hora ou não é qual que é o meu custo fixo muitas vezes nem isso a gente sabe responder no nosso escritório então a começar pela questão da precificação da estipulação dos contratos honorários passando pela contratação a gestão desses contratos que às vezes a gente firma mas esquece de atualizá-los monetariamente esquece de acompanhar para ver se eu contratei lá no início uma advocacia de partido que previa

mais ou menos sem processos ativos vamos supor aqui só que agora a gente já tá com 150 E além disso a gente tá fazendo um trabalho consultivo que se você somar todos os advogados do escritório consomem x horas por mês não tá nem sendo cobrado consequência muitas vezes eu tô trabalhando sem lucro ou pior com prejuízo tá isso ocorre invariavelmente no escritórios de advocacia aí todos os controles contas a pagar receber né como usar o software de gestão pra gente conseguir gerir melhor o nosso financeiro Ok planejamento financeiro orçamento Então tudo isso vai ser abordado

com com vocês na área de Finanças a terceira área é área que a gente chama de marketing jurídico e vai desde as questões estratégicas Como Eu mencionei essa importância de nos posicionarmos estrategicamente no nosso mercado né E aí com isso desenvolver uma estratégia de trabalho sempre dentro de todas as regras da OAB dentro do estatuto dentro do Código de Ética né mas realmente podendo trabal de uma forma um pouquinho mais pensada e não simplesmente e nos jogando no mercado aí para atuar numa área relativa a uma matéria do direito que a gente nem sabe nem

prevê o que que a gente pode esperar daquilo lá tá e a última área que é a mais importante que é a minha que é a área da produção jurídica brincadeira pessoal todas as áreas são de igual importância essa área da produção jurídica ela é muito abrangente que ela começa com as questões ligadas à gestão geral tá então ela vai falar sobre regras políticas de trabalho que nós temos e chegar ao detalhezinho aquele procedimento que a gente cria detalhado dentro do nosso escritório um formulario Zinho que a gente utilize por exemplo para fazer um atendimento

tá uma área muito Ampla ela também trata das questões estruturais infraestruturais do meu escritório divisão de ambiente móveis equipamentos as questões ligadas à informática administração interna tá então essa área realmente é bem abrangente eu tô aqui hoje para falar para vocês sobre a produção jurídica mesmo ou seja o nosso trabalho técnico o nosso Core Business e o trabalho de gestão desse trabalho técnico controle de prazos e assim por diante cadastros diligências arquivo tudo aquilo que é o suporte ao nosso trabalho técnico a gestão da produção jurídica ela n nada mais é que o conjunto de

ferramentas políticas regras e procedimentos que são aplicáveis à nossa prestação de serviços jurídicos a gente precisa criar algumas regrinhas internas para garantir a qualidade e essa é a ideia da gestão da produção jurídica quais serviços jurídicos que a gente fala todos os serviços jurídicos claro né a gente divide entre contencioso e consultivo porque são muitos diferentes esses dois a gente sabe né consultivo englobando todos os atendimentos consultas pareceres análise de contrato revisão de contrato tudo que vocês possam imaginar que não seja processo nem procedimento administrativo tá E aí o que que é importante entender desde

o primeiro atendimento que eu faço ao cliente passando pela prestação de serviços em si e até o lançamento da minha hora até dizer olha terminei Estou lançando da minha hora aí entra o financeiro a nossa área de gestão financeira que vai dar eh fazer a prestação de contas financeira ao cliente né ou cobrar o cliente nesse momento dependendo da situação tá e o contencioso todos os processos judiciais e os procedimentos administrativos ativos e os inativos a gente tem que gerir o nosso Arquivo Morto a gente tem que gerir o nosso Arquivo Morto né todos nós

aqui devemos ter aí no arquivo morto É raro o escritório que já digitalizou tudo e Lá tem muita informação não tô falando para vocês que a gente tem que digitalizar tudo aquilo colocar no nosso sistema o que eu tô falando é que principalmente a gente tem lá informações ricas sobre clientes e processos que já tramitaram o nosso escritório e o nosso futuro melhor cliente é o que já foi um dia aquele dado que tá lá de alguém que um dia trouxe uma documentação para nós mesmo que não tenha ido adiante mesmo que não tenha contratado

os nossos serviços ou que a gente não tenha eh optado ou orientado pela viabilidade da ação aquilo é um banco de dados que muitas vezes não está a no nosso sistema porque Arquivo Morto é coisa antiga mas é muito relevante Ah então a gente tem que gerir também esse tipo de informação vocês vão ouvir falar muito sobre isso na área de marketing jurídico como uma estratégia tá consequentemente todos os documentos tá e as informações dos nossos clientes dos nossos processos então tudo isso é gestão da produção um cadastro de um cliente no nosso sistema entra

na gestão da produção é importante que o cadastro do meu cliente esteja completo atualizado claro que é principalmente se for pessoa física principalmente se eu atuar na área previdenciária trabalhista do empregado só que tudo isso que eu tô falando para vocês não é muita novidade né a gente simplesmente não executa muito às vezes por preguiça mesmo né porque dá trabalho dá trabalho e às vezes por enfim falta de tomar uma iniciativa mas não é novidade agora o que eu gostaria de chamar a atenção de vocês é pra ampliação desse conceito hoje de ser advogar advogar

hoje não é mais só eu receber uma documentação receber um caso concreto fazer uma análise técnica jurídica dar uma orientação pro cliente ou ajuizar uma ação acompanhar esse processo claro que isso é fundamental né esse é o trabalho técnico propriamente dito que a gente deve fazer cada vez da melhor forma possível buscando se especializar etc mas isso é pouco hoje em dia agora advogar é antes de mais nada eu estudar o meu cliente Principalmente quando é uma empresa para eu poder hoje advogar para uma empresa eu tenho que conhecer o segmento que ela tá inserida

eu tenho que conhecer a empresa intimamente o setores os departamentos a cultura dessa empresa eu tenho que conhecer o produto ou serviço que ela fabrica ou presta aí sim eu posso dizer que vou fazer uma boa defesa que vou orientar bem uma testemunha que vou conseguir auxiliar na condução de um depoimento pessoal análise e planejamento do Trabalho em cima das minhas carteiras consultiva e contenciosa hoje a gente não pode também se limitar a receber um processo se é um processo em que o nosso cliente da parte ativa a gente vai ajuizar vai inserir no sistema

e vai acompanhando até o final do processo se a gente se o nosso cliente é R A gente vai fazer a mesma coisa fazer a defesa e vai acompanhando né claro alguns acompanhando todo dia outros não enfim a questão é seguinte a gente acaba atuando muito passivamente por mais que às vezes a gente faça acompanhamento ativo que a gente tem uma certa ideia de uma estratégia num processo a gente acaba na maioria do tempo se limitando atender publicação atender enfim a demanda normal do processo o próximo passo né enquanto que na realidade a questão tem

que começar no início eu preciso aprender a segmentar minha carteira classificar minha carteira eu não posso tratar processos que são extraordinários ou especiais que são complexos que tem alto valor financeiro da mesma forma que eu trato processos comuns E isso acontece muitas vezes no nosso escritório daí a dificuldade de priorizar né e trabalhar também com produtividade sabendo utilizar bem o tempo então primeira coisa questão da classificação das carteiras a questão de gente utilizar o nosso sistema de gestão num campo específico pra gente dizer qual que é a estratégia daquele processo a gente parar e analisar

realmente será que esse processo aqui eu preciso acompanhar ativamente será que esse processo não é o caso só de esperar vir publicação então assim a gente tem que começar trabalhar com um pouquinho mais de critério de planejamento Olha esses casos aqui são casos especiais estratégicos esse a gente vai acompanhar até todo dia se for o caso esse qualquer movimentação tem que ser imediatamente comunicado pro sócio do escritório agora esses outros aqui não esses outros nós vamos aguardar vira publicação vira intimação tá então isso tem que ser feito de uma forma estratégica entrando esse processo no

nosso escritório eu vou falar muitas vezes de processo porque a nossa realidade mais né a gente tem mais contato mas tudo que eu falo acaba se aplicando também para nossa atuação consultiva né eu vejo Muitos contratos de partido que prevê a remuneração em razão dos processos daquela empresa só que aí eh a gente acaba atuando consultivo respondendo uma consulta revisando um contrato fazendo um parecer e assim por diante e a gente tem a impressão de que isso não significa muito são poucas horas e que vale a pena e que tá embutido no contrato e tal

quando na realidade não funciona assim Se vocês forem medir efetivamente as horas se vocês começarem a usar o time sheet que é aconselhado né que é você registrar todas as horas que você gasta com todos os seus trabalhos no escritório no consultivo e no contencioso time sheet também é importante pro contencioso né Aí você vai começar a entender como que você tá dividindo seu tempo e realmente qual que é qual tá sendo o valor de cada cliente de cada processo Ok então realmente trabalhar de uma forma mais planejada para que a gente evite diminua o

risco de cometer falhas eh trabalhar com sistemas de coordenação fiscalização da equipe revisão daquilo que tá sendo feito duplas checagens quando eu falo em revisão aqui não é só revisão da petição que também é importante mas eu digo revisão de um procedimento vamos supor publicação lá no processo físico chegou alguém vai cadastrar isso no sistema alguém tem que conferir se foi cadastrado na ficha certa a publicação certa se o prazo foi agendado corretamente e de preferência essa conferência tem que ser dupla por duas pessoas que não executaram que apenas vão conferir são dois olhos passando

por aquilo tudo tem que ser conferido não né senão também a gente fica só perdendo muito tempo agora publicações prazos audiências sustentações orais e guias de custas tem que ser conferidos em alguns tipos de advocacia vai ter mais uma outra situação também essas que Eu mencionei são imprescindíveis né E essa semana a gente teve contato de um escritório solicitando a nossa intervenção porque eles perderam quatro prazos no mesmo dia todos em razão de guias porque er um prazo do juizado especial x lá que exigia quatro guias de custas era uma portaria daquele Juizado específico e

foram pagas três guias e não quatro e houve a deserção nos quatro processos então foram valores apesar de ser Juizado Especial valores baixos né mas uma o mesmo cliente então uma implicação aí grave né então Eh são detalhes você veja o escritório tomou cuidado de preencher três guias corretamente mas esqueceu que tinha uma quarta que nem era derivada da Lei nem nada tá então é é por isso a necessidade a gente fiscalizar ter duplas conferências e tudo mais porque a nossa percepção é Traiçoeira às vezes ela é otimista às vezes ela é pessimista só que

normalmente ela é otimista normalmente a gente acha que a gente tá melhor do que a gente tá na realidade quando for medir claro que acontece o inverso também e daí é uma ótima surpresa Então o que significa isso significa medir mensalmente como eu estou trabalhando tá Quantos processos ativos a gente tem no momento quantos atendimentos a gente fez esse mês quantas horas eu dediquei para cada cliente quantas audiências foram feitas esse mês das audiências feitas quantas resultaram em acordo dos processos que nós encerramos esse mês Quantos foram encerrados com decisão favorável e quantas com parcialmente

quantos desfavorável dos meus processos ativos Quantos estão em fase inicial Quantos estão em fase instrutória Quantos estão em fase final enfim são muitas as análises que nós podemos fazer só que esses relatórios a gente costuma fazer só quando o cliente pede e a gente faz pro cliente e para nós a gente não faz então tem que ficar de olho aí no que os escritórios estão fazendo se antenar nas revistas Nas reportagens né No que o mercado tá praticando aí porque pode ter bons exemplos que a gente pode replicar no nosso escritório e consequentemente a permanente

introdução de melhorias que vem disso vem de uma observação uma necessidade de mudança né E aí você vê as boas ideias e introduz no seu escritório sempre com uma visão bem global e bem sistêmica do escritório Às vezes a gente tá com foco apenas numa das áreas Ah minha área trabalhista tá indo bem então eu tenho a impressão que meu escritório tá indo bem porque eu tô mais ligado eu como sócio que atuo diretamente na áa trabalhista eu tô mais li na área trabalhista Inclusive eu contratei advogados paraas áreas Cívil e tributária justamente porque não

é a minha especialidade e a minha impressão que tá tudo indo bem eles me falam que tá indo tudo bem mas eu não acompanho Então eu preciso me distanciar um pouquinho do dia a dia sem descolar demais né sem ficar distante demais e enxergar o escritório como um todo porque veja Às vezes o mesmo cliente que atendido numa é atendido em outra e se o cliente percebe uma diferença de qualidade por exemplo de rapidez de retorno de falta de precisão de informação de uma área para outra ele fica insatisfeito por mais que esteja tudo bem

na verdade com o processo dele tá então a gente tem que ter muita atenção Nisso porque para o cliente é o escritório não é a área trabalhista do escritório que tá atendendo ele é o escritório e a gente deve procurar ter esse padrão de qualidade alto Então pessoal eh ficar atento a essas inovações a essas tendências ao que a gente deve agora começar a enxergar advocacia dessa nova forma para poder realmente atender aos anseios dos clientes principalmente e concorrer nesse mercado que a gente sabe que tem sido muito competitivo mesmo notem então que a gestão

da produção jurídica tem uma importância Grande porque ela começa até mesmo antes de eu atender o meu cliente Antes de eu me atender meu cliente eu já tenho que ter estrutura para atendê-lo eu tenho que ter bons profissionais eu tenho que ter um treinamento eu tenho que ter um procedimento de atendimento tá então ela começa já antes do atendimento passa por toda a execução do serviço e só termina lá no resultado tá então a gente conseguir criar uma padronização da qualidade em todo esse meio tempo é crucial pros resultados que a gente pretende ter então

a gente realmente distribuir adequadamente as funções né e atribuir as responsabilidades de cada um cada um saber qual é o seu trabalho não querendo dizer isso aqui é meu só faço isso não faço mais nada não é nesse sentido sempre com a ideia de um espírito de equipe de colaboração e tal mas pelo menos ter uma um conhecimento da sua posição no organograma do escritório né e o quanto o seu trabalho por que seja um pedacinho ali do fluxo todo é importante pro resultado final tá essa é ideia para distribuir as funções de uma forma

adequada no nosso escritório a gente deve definir os setores os departamentos do nosso escritório e isso a gente faz de acordo com as funções que cada departamento tem além disso a gente também deve estabelecer os níveis hierárquicos quem atua estrategicamente na direção quem atua na gerência na coordenação e quem é realmente nosso corpo operacional primeira coisa é definir essas duas questões e depois a gente faz a correlação entre elas tá para isso a gente desenha o tal do organograma o organograma é uma representação gráfica é um desenho né da nossa estrutura organizacional certo mostrando justamente

isso que eu falei para vocês os setores verticais e os níveis horizontais para isso a gente segue a regra da pirâmide tá vocês já devem ter visto essa ideia aqui que é justamente a gente ter uma área estratégica lá no topo com menos pessoas um segundo uma segunda área segunda camada que é a gerencial ou de departamentalização onde eu tenho os líderes os gerentes os coordenadores e depois a minha área operacional que é realmente a nossa equipe né o grosso da nossa equipe tá A ideia é que a gente não inverta essa pirâmide que a

gente não coloque muita gente muito Cacique para pouco índio né Costuma se dizer certo Claro que tem escritórios que tem muitos sócios a gente sabe disso mas veja às vezes esses sócios estão lá no contrato social mas não exercem uma função diretiva né apesar de constarem no contrato serem sócios na verdade eles fazem parte do operacional do escritório tá então a gente identificar realmente quem está no estratégico quem faz a direção do nosso escritório e quem está nas outras camadas aqui estão os três níveis horizontais que a gente mencionou o nível estratégico o nível chamado

gerencial ou de departamentalização e o nível operacional o nível estratégico notem que não tem departamentos é uma caixinha só é o conselho de sócios é a direção do nosso escritório então ali Existe sim uma distribuição de funções mas não há departamentos o segundo nível é o nível a partir do qual surgem os meus departamentos de acordo com as funções eu posso ou posso não ter posso ter ou posso não ter gerentes nesses departamentos isso depende de alguns fatores que eu já vou explicar para vocês e o terceiro nível operacional onde tá realmente todo o nosso

corpo de funcionários advogados Estagiários tá tá nesse terceiro nível esse terceiro nível pode estar com uma outra subdivisão ali tá vendo que tem duas caixinhas aqui pode ter uma subdepartamento mas tá no mesmo nível dentro do operacional a estrutura normal que a gente vê no escritório de advocacia é essa aqui a gente tem lá o nosso corpo jurídico com os advogados Os Estagiários né E a gente tem uma equipe responsável pelo administrativo e pelo financeiro normalmente é uma equipe só pro administr ativo financeiro do escritório Então dentro dessa estrutura usual dos escritórios é esse organograma

que a gente costuma ver os sócios majoritários aqueles que exercem a direção do escritório no nível estratégico dois setores um deles o setor jurídico com dividido pelas áreas então eu tenho área Cívil área trabalhista área tributária normalmente é por matéria né Onde estão os advogados Estagiários e um administrativo financeiro com a minha equipe de suporte tá lá a minha recepcionista tá lá a minha copeira tá lá o meu office boy tá lá a minha funcionária financeira enfim quando a gente tem esse tipo de estrutura a gestão do serviço Ou seja o que tá ligado ao

nosso Core Business ao nosso trabalho técnico a nossa prestação do serviço ela é feita de forma descentralizada todo mundo faz um pouquinho então ent um cliente novo do escritório o sócio atende aí o sócio passa para um advogado trabalhista por exemplo esse advogado vai distribuir as funções se vai ficar com ele se ele vai repassar para um advogado mais novo aí tem O estagiário que sempre entra na no acompanhamento dos processos é mais de um estagiário Estagiários que auxiliam no peticionamento enfim tem muitas pessoas envolvidas nos processos mas Tecnicamente nem há tanto problema nisso né

Se houver uma orientação uma estratégia olha nesse caso a gente vai fazer uma defesa assim assado e houver uma revisão disso uma fiscalização não há problema a questão é a gestão disso significa que a gente não tem um setor uma centralização da gestão dos nossos serviços todo mundo faz um pouco e quando acontece isso a gente tem alguns problemas né a gente tem uma falta de planejamento Olha o planejamento que eu falei lá antes para vocês no caso desse a gente acaba não tendo planejamento cada um vai trabalhando conforme a demanda do seu jeito a

gente tem risco de falha na execução procedimentos inseguros né pode correr algum risco ali muita gente trabalhando né uso de uma mão deobra cara desnecessariamente esse talvez seja um dos principais pontos eu tô usando a hora técnica a hora do meu advogado que é o meu profissional técnico que é o meu profissional mais caro caro nos dois sentidos querido valorizado e caro financeiramente caro eu tô usando essa hora para fazer um trabalho administrativo um trabalho de suporte um trabalho de gestão que normalmente o advogado não gosta de fazer faz a contra goosto e não prioriza

faz porque tem que fazer então Além disso o advogado ele não aprendeu a gerir ele não tem contato com essa área E aí a gestão fica mal feita por todos esses motivos que eu falei né dou também chance para ter retrabalho né nas suas mais diversas formas uma pessoa fazendo várias vezes a mesma coisa várias pessoas fazendo a mesma coisa várias vezes sem necessidade retrabalho é diferente de Conferência revisão é diferente tá retrabalho quando realmente é improdutivo sem motivo sem necessidade omissões já havia acontecer assim olha ah na nossa equipe tinha uma pessoa que saiu

e ela treinou outra não sabemos se ela treinou errado ou se essa outra não entendeu o fato é que essa pessoa desempenhava uma atividade Zinha ali no Meio do fluxo que agora com a nova pessoa não tá sendo feita e a gente vai descobrir depois e aquilo que a gente diz que tinha que ser feito a gente não Combinou não tinha um procedimento não tá sendo feito não nem sabia não sabia disso tá então os procedimentos se perdem né a gente é muito bom em criar regrinhas no nosso escritório Fazemos uma reunião tomamos decisões criamos

uma nova regra mas e na hora de fazer aquilo acontecer você pode até fazer também por um tempo uma semana duas um mês depois se perde aquilo isso é natural em todos os escritórios é uma dificuldade comum Tá mas tudo isso é porque a gente tem uma gestão descentralizada dos nossos serviços Tá qual que é solução para isso é justamente a gente centralizar a nossa gestão tá é uma inovação isso aqui pessoal é a gente criar um setor chamado Controladoria jurídica tá a Controladoria jurídica é uma evolução do paralegal talvez você já tenham ouvido falar

do paralegal né paralegal é muito comum Principalmente nos Estados Unidos e ele é um serviço de suporte ao jurídico a gente tem lá os sócios do escritório a gente tem o nosso administrativo financeiro ou separado né o administrativo do financeiro o nosso setor técnico jurídico e introduzir um novo setor ali Controladoria jurídica notem que está um ao lado do outro ninguém é subordinado a ninguém aqui a não ser aos sócios Claro tá mas são setores Independentes tais como ali os três poderes independentes e harmônicos entre si tá o setor técnico é o principal Porque ele

é o Core Business é o nosso trabalho técnico e as duas áreas aqui são áreas de suporte áreas de apoio mas não são subordinadas ao setor técnico o administrativo financeiro do escritório faz o trabalho financeiro tudo que se respeitou a dinheiro que eu já mencionei para vocês planejamento financeiro orçamento precificação gestão dos contratos honorários reembolso de custas contas a pagar contas a receber fluxo de caixa e assim por diante a minha área té desempenhando as cinco funções técnicas que nós temos no escritório aquilo que só o advogado pode fazer que é atendimento ao cliente aqui

é atendimento técnico né Aquele momento que vai atender Tecnicamente não atendimento telefônico Claro atendimento técnico o atendimento ao cliente o peticionamento a atividade consultiva as audiências e as sustentações orais concordo que isso não dá pra gente delegar O estagiário de direito quando é um estagiário de direito pouquinho mais avançado ele consegue auxiliar pesquisas jurisprudenciais doutrinárias etc elaboração de uma petição mais simples tudo mais mas ele é um mero auxiliar do advogado existe um advogado responsável por aquele processo e mesmo assim mesmo nesses casos O estagiário tá atuando Tecnicamente juridicamente nesse auxílio tá todo o restante

é atividade da Controladoria jurídica que passa a fazer todos os cadastros no sistema todos os controles controle de prazo de audiência de sustentação oral de ações a serem ajuizadas todas as diligências externas para órgãos do Poder Judiciário órgãos do Poder administrativo NSS Receita Federal etc todas as digitalizações do escritório todas as fotocópias abertura de pasta encerramento de pasta toda a gestão então do arquivo físico todos os relatórios para os clientes e todos os relatórios internos que aí entra a análise de resultado entre várias outras funções né gente gestão de correspondentes por exemplo acompanhamento de processo

protocolo tudo tudo que dizer respeito aos clientes aos processos atividade consultiva e que não for atividade puramente técnica é assumido pela Controladoria jurídica ok compreenderam essa ideia aqui já vou esclarecer todas essas dúvidas que vocês estão aí na cabeça compreenderam só essa ideia isso aqui que é importante sees entenderem que é o cerne da da história Tá ok então o nosso organograma ideal de um escritório de advocacia seria esse aqui em que a gente teria no nível estratégico os sócios a gente fala conselho de sócios também tanto faz os sócios tá aqui três departamentos pelo

menos o meu setor administrativo financeiro o meu setor técnico e a minha Controladoria E aí o corpo operacional desses três departamentos né aqui eu tenho os meus funcionários administrativos e financeiros aqui eu tenho advogados assistentes jurídicos Estagiários e aqui eu tenho funcionários e Estagiários a Controladoria jurídica Então ela é uma das técnicas mais inovadoras que nós temos dentro da gestão jurídica tá Para justamente conseguir fazer aquilo que a gente não consegue fazer normalmente nos escritórios sem essa organização tá então ela veio em resposta há uma necessidade Nossa de ter mais organização mais qualidade mais produtividade

né claro que vejam Quem são os escritórios que TM mais necessidade disso ou que deram impulso à criação da Controladoria jurídica os escritórios que atuam com maior volume de causas né sejam eles empresariais pessoa física aqueles que T realmente muitos processos imagina pensem o que que é gerir um um escritório que tem 20.000 50.000 100.000 200.000 300.000 processos é Um Desafio diário tá então Claro que ela vem em resposta disso mas ela serve para todos os tipos de escritório que estão começando agora aqui mesmo em Salvador a gente teve um caso desse escritório conhecido aqui

e que houve uma cisão tá E aí esses sócios que saíram junto com outro sócios compuseram uma nova sociedade e aí estavam começando o escritório Claro tinha ali um ou outro processo que eles trouxeram mas não somava nem 100 Uns 90 processos que eles já tinham na carteira e eles realmente iam começar a alavancar aí uma nova carteira de clientes só que claro tavam fazendo tudo muito bem feito com um plano plano estratégico e eles rapidamente já foram primeiro mês do escritório eles já tinham bons contatos tinham feito boas reuniões e tudo mais e contratar

a consultoria justamente para começar certinho a gente expôs a questão da Controladoria e orientou vocês já devem implantar Controladoria Claro não vão contratar já um monte de gente pra controladoria contrata o contrôler começa por ele ele é a pessoa chave não pode começar de baixo para cima tem que começar de cima para baixo a Controladoria depois depois você vê se precisar de um estagiário vai lá e contrata e assim vai vai indo até formar a Controladoria inteira próprio Controller vai fazendo isso vai formando a Controladoria e eles não não precisa isso que eles queriam realmente

organizar e personalizar Mas eles realmente acharam que não havia necessidade que o escritório ainda era muito pequeno que um estagiário que já tinha lá dava conta de escolher o software que eles tinham que escolher um sistema cadastrar todos os processos aqueles 80 90 que eles já tinham e cadastrando o que entrasse e digitalizando e dando suporte nos processos eletrônicos e solicitando documentação dos clientes acompanhando o processo protocolando petição eles acharam que um estagiário ia conseguir com a ajuda ali deles não se passou 30 dias e eles já se convenceram não pelo amor de Deus precisamos

urgente do controle porque muita tarefa é um trabalho minucioso n trabalho que é ial tem muita coisa para fazer mesmo então eles já se deram conta dessa necessidade já contrataram controle e aí eles conseguiram escolher um ótimo sistema já foram alimentando deixaram esse sistema em dia todo parametrizado configurado padronizado e conseguiram já começar a gestão muito bem Tá então não há realmente um momento a qualquer momento agora se o teu escritório escritório grande passou da hora de você ter Controladoria jurídica tá então esse tipo de raciocínio que a gente tem que ter a implantação da

Controladoria tem várias vantagens a principal é essa aqui que chama muita atenção é um ganho de no mínimo 100% de produtividade então No mínimo a Controladoria vai duplicar a capacidade produtiva do teu setor técnico sem cair em qualidade de jeito nenhum que que significa isso aqui se no meu escritório sem Controladoria cada advogado consegue administrar mais ou menos vamos supor 200 processos claro que isso Varia muito de escritório para escritório de área para área tá nós vamos pegar esse número apenas como exemplo cada advogado no meu escritório consegue em média administrar uma carteira de 200

processos ativos concomitantemente tá sem Controladoria com a Controladoria cada advogado poderia administrar 400 processos ATIV no mínimo se a gente tiver falando de processos eletrônicos processos padronizados petições padronizadas processos sem ou com pouca audiência a gente vai aumentando esse percentual já tivemos casos de chegar a triplicar a nossa capacidade produtiva tá então é um ganho muito grande e isso a gente tá falando não é aquela produtividade assim só no sentido de volume não pelo contrário quando a gente implanta Controladoria o setor técnico ele tem todo o apoio pensem que chega tudo pronto para ele ele

só atua na hora que realmente precisa de uma análise técnica daquela causa e ele tem segurança que tem um setor que tem um advogado lá comandando e que tá providenciando tudo que ele precisa para gerir aqueles processos então esse advogado ele trabalha com mais foco portanto em geral com mais qualidade ele tem mais tempo Sabe aquela especialização que ele nunca conseguiu fazer ele pode passar a fazer Sabe aquele grupo de estudo no nosso escritório que a gente nunca conseguiu implantar a gente consegue implantar sabe aquelas novas teses que a gente quer Criar e a gente

não consegue a gente vai poder criar né então a Controladoria Vem e traz para nós toda essa ideia de produtividade de ganho em qualidade ganho em segurança ganho em agilidade além de fazer esse trabalho de suporte e de análise do resultado notem que ela tem alguns papéis cruciais aí de justamente atuar na Guarda do software de gestão do escritório Então ela é responsável por manter o nosso sistema completo atualizado padronizado isso por si só já é um super desafio é ou não é a gente sabe disso o nosso sistema ele tem que trabalhar para nós

a gente tem que confiar nele ele tem que nos trazer um resultado que sem ele a gente não teria e não tem que ser o contrário ou seja a gente alimentar alimentar alimentar aquele sistema e nunca conseguir extrair dele uma informação nunca ter certeza naquela informação tá E é o que geralmente acontece então a Controladoria vem para resolver isso ela atua também na fiscalização do cumprimento de todos os procedimentos ela é como se fosse um setor da qualidade do nosso escritório né e na manutenção da nossa padronização tudo que a gente criar como padronização Ou

seja a melhor forma que a gente encontrou de fazer alguma coisa Ótimo então até a gente encontrar uma forma melhor ainda que tem que ser uma busca constante essa forma deve ser atendida tá E ela auxilia nisso também a composição tradicional da Controladoria jurídica é essa daqui um controle jurídico que exerce o gerenciamento o comando da Controladoria jurídica um assistente deste controle que pode ser um assistente administrativo Estagiários de direito normalmente de início de faculdade mas em alguns casos nós vamos precisar de Estagiários também acima do sexto período até em razão da necessidade da carteirinha

da OAB para executar algumas funções no fórum e funcionários normalmente auxiliares administrativos já vamos falar sobre o perfil doer tá para já responder pergunta que tá aí na cabeça de vocês sim ele tem que ser advogado né como que eu vou delegar para alguém que não é advogado todas essas responsabilidades que nós estamos falando aqui né não dá pessa tem que conhecer não importa qual área mas ele tem que ser advogar tá agora vamos falar um pouquinho dessa equipe aqui do restante o assistente ele pode ser administrativo Qual que é a razão de ser desse

assistente na falta do controler ele Supre as atividades necessárias mínimas férias do controler doença ou até eventual desligamento do controle tá ele tá ali para suprir enquanto eh essa situação se mantém E aí a composição mista de funcionários e Estagiários bom por que isso vejam estagiário porque a Controladoria jurídica ela acaba sendo a porta de entrada dos nossos profissionais do nosso escritório a gente muitas vezes reclama que a gente não consegue formar uma boa equipe que essa geração aí de hoje em dia não tá nem aí para nada a gente põe culpa em várias pessoas

e várias situações só que a gente não tem assumido efetivamente a gestão de pessoas no nosso escritório a gente deixou de lado a gestão de pessoas Essa é a realidade tá agora a gente tem que retomar isso bom então assim a ideia é que comece a formar o meu profissional dentro de casa e mostre para ele que ele tem perspectiva de crescer lá dentro e aí incentive ele a crescer tá é muito mais fácil fazer isso do que eu trazer gente de fora toda hora então por isso a porta da Controladoria aqui já começando com

Os Estagiários também porque na Controladoria precisa ter Estagiários porque tem um conhecimento jurídico vai lá fazer uma diligência no fórum vai lá enfim fazer um acompanhamento de um processo precisa ter o mínimo de conhecimento então precisa ter Estagiários mas também é importante ter funcionários porque a gente tem alguns trabalhos bem operacionais trabalhos ligados à gestão documental abertura de passa digitalização fotocópia né digitalização é algo que a gente deve dar muita ênfase agora primeiro porque tudo que entrar agora no nos escritório a gente tem que manter digital a gente não pode mais ter pasta física ou

se tem pasta física é só para guardar por enquanto enquanto a necessidade o quê a nossa procuração porque contrato de honorários não deve ficar na passa física deve ficar lá no financeiro guardado sigilosamente né então a procuração ou mais de uma procuração que tem ali eh e os documentos originais do cliente que a gente eventualmente temha que reter às vezes alguns processos administrativos principalmente no INSS a gente tem que reter aquela documentação original caso contrário normalmente recebeu a documentação do cliente aqui original digitaliza devolve na hora não fica com a documentação dele para não ter

ter nenhum compromisso vem não tem necessidade né processo eletrônico não vai ter necessidade se é processo físico que também não necessite do original não vai precisar tá e na na passa não tem que ter cópia do processo né não precisa tá isso aí tudo tem que ser digitalizado então a tendência o que os escritórios têm feito é eliminar as pastas alguns escritórios estão mantendo a primeira folha com o protocolo da petição quando é processo físico né agora claro que processo eletrônico gente daí não faz sentido nenhum a gente ter passa mais então Além disso e

claro que o funcionário é um profissional mais estável no meu escritório eu vou fazer de tudo pro estagiário também ser né para não ter rotatividade mas mesmo assim eu posso correr o risco de ter uma rotatividade em Estagiários então interessante eu ter essa composição mista para eu ter uma estabilidade na minha Controladoria o controler Quais são os del a gente recomenda que seja advogado de preferência com ativa porque o interessante é que ele tenha advogado que ele tem experiência como advogado e não só se formar Bacharel importante que ele tenha experiência eí se ele tiver

otivo é um diferencial um outro momento pode ser um diferencial numa atuação ir lá falar com o juiz conseguir alguma situação específica junto ao tribunal Tá mas ele não vai atuar Tecnicamente ele não vai não vai fazer audiência tá bom ele tem que ter a gente imagina né a gente prevê uma experiência mínima de 2 anos né no contencioso e no consultivo de preferência não importa em qual área se eu atuo na área cívil não tem nenhum problema posso muito facilmente aprender como funciona o processo trabalhista por mais que não tenha trabalhado com ele para

ser o Controller também dos processos trabalhistas Tá então não precisa ser necessariamente atuado em todas as áreas tem que ter conhecimento avançado no sistema do escritório se o escritório tiver sistema né Isso é desejável senão ele vai ter que ter um treinamento muito intenso Porque ele vai ter que ser a pessoa do escritório que mais é conhecer esse sistema tá tem que ter um conhecimento intermediário em Excel né ou qualquer outro sistema de planilhas por quê Porque essa análise de resultado que eu vou fazer eu vou gerar relatórios no meu sistema de preferência eu vou

gerar esses relatórios no meu sistema só que aí depois depois que eu Gero o relatório eu tenho que criar gráficos para eu mesmo poder enxergar aquilo de uma forma melhor então vai ter que converter aqueles relatório em Excel e trabalhar os gráficos tem que ter disposição para deixar de atuar Tecnicamente Na verdade ele tem que querer ser Controller ele tem que querer não advogar tá é uma pessoa com vocação pra gestão E aí é que muitos de nós pensam assim mas vai ter quem queira ser Controller e não queira advogar ou então o advogado que

quiser ser controle Então é porque é um ruim é ma não é um bom advogado ou é frustrado ou sei lá o quê né então eu sei que para nós às vezes é difícil compreender essa situação mas é comum é natural cada vez mais os advogados estão assumindo que não gostam de advogar que não gostam de cumprir prazo que não gostam de fazer uma audiência e estão redirecionando as suas carreiras O problema é que até então ninguém assumia isso E aí ia fazer o quê que que os advogados frustrados iam fazer concurso público né só

que hoje em dia a gente tem uma nova carreira pessoal tem controllers com mais de 15 anos de experiência em Controladoria jurídica claro que é exceção a maioria não tem ainda experiência né é uma área nova é uma profissão nova não tem nem aquela CBO classificação brasileira de ocupações não tem ainda para controle jurídico mas já é uma nova carreira jurídica tá então eh Tem sim quem queira quem seja um bom profissional e realmente queira atuar como controle tem que ter uma visão sistêmica tem que ter iniciativa proatividade tem que ser uma pessoa organizada tem

que ter uma responsabilidade uma autonomia tem que ter uma maturidade profissional uma capacidade de liderar a equipe e uma boa interlocução com os demais departamentos tem que ser uma pessoa que se relaciona bem ali com todo todas as áreas do escritório né claro né gente que isso aqui é o ideal Às vezes a gente pensa nossa que pessoa perfeita não vai ter ninguém assim mas dá para conseguir fazer uma seleção e chegar muito perto disso sim tá nós fazemos seleção de controle no Brasil inteiro aqui em Salvador já fizemos várias tá então assim quem que

é um candidato a controle aquele advogado que atuou em departamento jurídico tô muito mais com gestão do que Tecnicamente fazendo petição audiência é o advogado que atuou em escritório de advocacia mas que também coordenava mais as carteiras do que realmente atuava Tecnicamente então você vê pelo pela própria experiência da pessoa pelas funções que ela mesa foi absorvendo e assumindo que ela tem esse perfil o controler é um gerente Sim ele é um gerente ele exerce funções gerenciais alguns escritórios não usam esse termo não gostam Não Usam isso no plano de carreira então por isso que

a gente chama de controle jurídico podia podia chamar de gerente da Controladoria jurídica controler jurídico né fato é que ele vai exercer uma função de coordenação da equipe gerencial Ok salário remuneração do controler em geral é de um advogado pleno tá uma das possibilidades tem mais tem alternativas aí mas uma delas a mais usada é você enquadrar o teu controler no mesmo nível que ele teria se ele fosse advogar atuar na área técnica então se ele se enquadrar no Júnior vai ser a remuneração do Júnior se ele se enquadrar no pleno vai ser do Pleno

se for Sênior sor a gente fala pleno porque em geral é experiência que a gente espera de um controler Júnior para pleno e além dessa remuneração você conceder a ele um percentual justamente pelo pela função gerencial seria um adicional de função que pode variar de 10 a 50% do valor da remuneração dele Essa é a prática de mercado colega perguntou Como implantar em escritórios que tem um custo né reduzido que não tem condições de investir na contratação de pessoas e tudo mais Controladoria como eu falei a gente tem que começar pelo Controller ele é a

peça chave se eu ainda não tenho condições de contratar um controler uma pessoa um advogado só para fazer isso então uma possibilidade não é o mais adequado mas uma possibilidade é eu pegar alguém da minha equipe que queira fazer isso porque tem escritórios que impõe aí não funciona só tem que querer que queira fazer isso para meio período ela atuar como controler e meio período como advogado tem que ter uma super organização Uma Super disciplina tem que ter monitoramento do sócio direto ali tá mas é uma possibilidade iniciar sim até que se possa ter uma

pessoa só para isso tá a possibilidade eu atuei assim uma vez eu fui era de manhã eu era controler de tarde eu era advogada mas eu sabe eu tive que fazer um trabalho na minha mente assim de disciplina de organização porque a gente sabe como é que é você tá lá trabalhando como controle liga o cliente estagiário lá do setor técnico vem tirar uma dúvida da petição com você então eu tinha que fazer uma coisa até meio rígida assim de manhã não falo com você de tarde eu não falo com você uma coisa um pouco

assim seess cliente ligava eu pedia para dizer que eu tava em audiência só atendia de tarde fazia alguma regrinha assim para eu poder gerir o meu tempo senão não ia dar certo falamos da Controladoria jurídica ela é uma das principais ferramentas hoje para eu organizar minha produção jurídica o que eu falei aqui para vocês foi um pedacinho de tudo que eu gostaria de poder falar para vocês tá tem muita novidade aí nessa ideia da Controladoria jurídica e funciona a gente tá comprovando isso então vão atrás dessa informação desenvolvam adaptem a realidade de escritório de vocês

que eu tenho certeza que vocês vão gostar muito uma outra ferramenta importantíssima pra gestão é o software de gestão tá E para complementar tudo isso a documentação que é a gente pôr por escrito as nossas políticas as nossas regras os nossos procedimentos tá criar formularz inhos criar prazos criar modelinhos pra gente poder conduzir melhor a nossa gestão Essas são as três principais tem outras tem várias outras tá a gente hoje tá trazendo as principais para vocês software de gestão vamos falar um pouquinho sobre ele o software de gestão é aquele sistema aquele programinha específico para

gerir escritório de advocacia tá então ele é muito porque ele vai organizar e integrar os dados do meu escritório ele não serve só para eu cadastrar os processos ele serve como um banco de dados dos meus clientes um cadastro dos meus clientes ele serve para eu digitalizar e anexar toda a minha documentação e fazer o gerenciamento eletrônico dos documentos o grande problema do software é o seguinte a gente não usa ele tá a gente adquire e usa 10% dele e reclama que ele não tá servindo pro nosso escritório Essa é a realidade tá então a

gente tem que mudar um pouquinho esse conceito até porque ele é uma ferramenta que bem usada com certeza reverte para nós mas tem que ser bem usada bom eh A importância é que ele integra todas as informações então por exemplo tem um cliente que eu tô notando que esse cliente tá demandando muito da gente o contrato dele é o mesmo faz tempo eu não atualizo o valor desse contrato então eu vou lá medir como eu devo medir todo mês né pessoal mas vamos supor que vai ser a primeira vez eu vou medir o que tá

acontecendo quanto que eu tô trabalhando por quanto que eu tô ganhando nesse cliente e aí eu concluo por exemplo que esse cliente tem 100 processos ativos no momento e que além disso por mês eu despendoando ao mesmo tempo eu observo que esses 100 processos estão divididos da seguinte forma tem 30 na área trabalhista mais 40 na área tributária e mais o restante na área Cívil então eu verifico a participação por área mesma coisa com a consultoria e aí nessa análise simples que pode ser mais detalhada né eu observo quanto que ele me rende financeiramente e

quanto inclusive que eu disendo de custas porque tem aquele cliente que eu adianto as custas depois ele me reembolsa isso leva tempo então trava o meu fluxo de caixa também tá então notem que é um exemplo mais simples que eu posso dar para vocês e que já vai me dar a rentabilidade por cliente tem clientes para mim que são mais rentáveis que os outros certo mas para eu ter essa análise eu tenho que cruzar o dado cruzar o dado do trabalho que eu faço pro cliente com o financeiro por isso que é um software um

sistema Às vezes tem escritórios que tem assim tem um sistema de processo eu tenho a para agenda Eu uso o Outlook por exemplo e pro financeiro eu faço por planilha tudo bem melhor do que se você não tivesse nada disso e não usasse nada disso só que se você quer integrar esses dados você não consegue porque tão todos esparsos além disso a própria dificuldade você gerir então três sistemas né o tempo que você gasta para acessar três e etc tá A ideia é ter um software de gestão e procurar centralizar nele tudo ou quase tudo

tudo bem às vezes alguma coisa fica de fora mas vamos nos esforçar para geri-lo usá-lo na sua máxima potencialidade tá aqui estão alguns softwares do mercado talvez vocês se identifiquem com esses nomes tá tem mais de 50 softwares hoje no mercado nenhum é muito bom completo nenhum nós enquanto consultoria não temos nenhuma ligação com nenhuma dessas empresas tá e a gente procura orientar os clientes quando pedem Nossa orientação para aquisição de um software da forma mais Imparcial possível por quê cada software realmente tem uma cara e alguns se adaptam mais para advocacia de massa outros

se adaptam mais para Boutique tá mas ainda vai muito do gosto tá do gosto por exemplo tenho certeza que aqui entre vocês um de vocês usam software e acha maravilhoso e o outro acha horrível tá e usam o mesmo softw todos os softwares têm suas seus defeitos digamos assim suas dificuldades operacionais suas incongruências sem falar das questões financeiras etc e suporte e gestão lá da empresa o cpj ele é um software mais fácil de você trabalhar com ele apesar de que muitos de vocês vão falar para mim não não é fácil acredito em mim é

é tem piores tá então assim não é mesmo fácil concordo mas ainda é um dos mais fáceis e ele é um pouco mais flexível ele permite que você mexa nas tabelas dele por exemplo você personalize mais paraas cidades então não alguns vem mais vantagem nisso por outro lado por exemplo o timesheet dele não é tão bom Tem softwares que tem um time sheet melhor que possibilita você fazer diversas análises e observações no timesheet tá por horas diferentes por nível de advogado várias enfim o CP ele já é mais rígido ele não permite que você personalize

tanto pra tua advocacia e ele é mais detalhado mais minucioso ele alguns escritórios acham ele muito complicado porque ele é realmente ele é mais minucioso não é tão rápido assim para você cadastrar um processo tá então por outro lado o timesheet dele é um pouco melhor do que o do cpj vocês entendem que não tem realmente como eu dizer Olhe esse assim assim não tá não dá a gente tem que analisar cada uma das situações de vocês então ninguém melhor do que vocês mesmos para chegar a conclusão de qual se enquadra melhor para vocês tá

bom Por isso que eu recomendo pedir demonstração duns três quatro e vocês concluírem aí qual que se enquadra melhor tá bom eu dou uma orientação para vocês que eu vejo que surte muito efeito os pontos que vocês devem pesar na hora de adquirir ou trocar o seu software mas o que que é importante eu perguntar lá na hora da demonstração ou pedir lá pro fornecedor do software então Cuidem com o preço por que tem diferenças gigantescas tá claro que é um investimento né gente daí a gente tem assim olha vamos dar um exemplo aqui de

algo que está tendo uma repercussão grande promad Vocês já viram promad já viram o software promad é o integra que eles dão por R 29,90 o software esse software é um software limitado essa versão lá do promad tá tem várias coisas que ele não vai fazer por você o mais grave na verdade não é isso e sim que o banco teu de dados tá lá na nuvem lá com eles você não tem um backup do teu banco de dados E aí e se sai do ar e se perde E se corrompe nós somos prestação de

serviços noss Nossa atividade é totalment intangível então o nosso banco de dados as nossas informações a nossa documentação é é tudo que a gente tem tá grandes escritórios estão fazendo grandes fusões operações vendas injeções de Capital avaliando-se o banco de dados dos escritórios é o grande e eh componente na avaliação dos escritórios de advocacia além da marca Claro além de outras questões tá então tem que ter algum cuidado né não vai tudo bem vou pagar só R 29,90 por mês comparar com outro que eu vou pagar muito mais mas vai com calma Analisa todos esses

pontos aqui atenção ao prazo contratual e condições de manutenção mensal e renovação de contrato por qu alguns parecem mais baratos só que eles se renovam de três em três anos de dois em dois anos tem que pagar de novo um valor gigantesco uma renovação Então tem que perguntar isso que muitas vezes eles não falam às vezes cobram um valor de manutenção mensal ou às vezes o valor do suporte do treinamento são caríssimos Então tem que computar todos esses valores para analisar o custo o uso tem que ser adequado à necessidades de cada escritório tem escritórios

que querem uma informação necessitam detalhada com e tem escritórios que nem querem ter uma informação tão detalhada então tem questão de organizacional tem várias questões aliadas nisso tá por isso que não existe uma regra só o local da base de dados aí entra essa consideração que eu fiz em relação ao integra do promad né a base de dados ela pode estar na nuvem Até deve né A questão da mobilidade e tudo mais mas você tem que ter dois backups tá pelo menos um pode ser na nuvem também mas o segundo tem que ser físico por

segurança tá migração e parametrização essa é uma questão importantíssima porque você adquire o software hoje Ele atende as suas necessidades Mas pode ser que daqui um tempo ele não atenda ou até que esse software venha a ser descontinuado ou que você fique insatisfeito por qualquer motivo E aí você quer migrar a base de dados e ele é um software travado um software difícil de migrar aí você perdeu muita coisa que você alimentou você vai perder vai desconfigurar etc facilidade de migração facilidade de parametrização Então como Eu mencionei algun software já vem ali com a tabelinha

por exemplo tipo de ação já vem lá os nomes os tipos de ação e você tem que escolher uma daquelas ali você não pode personalizar e outros não você pode personalizar Você pode tirar o que você não usa etc e isso às vezes é importante possibilidade de restrição permissão de usos que é você restringir os níveis estagiário pode fazer uma coisa advogado já pode fazer outra Dio não pode excluir pra ASO por exemplo a integração de dados com os tribunais isso é hoje em dia é Fatal o software conseguir fazer o push né dos andamentos

dos tribunais então mudou o andamento lá no site do Tribunal já puxa automaticamente dentro da ficha do processo para nós isso é uma facilidade muito grande relatórios né possib isso aqui do relatório é muito importante também a possibilidade de eu criar os relatórios que eu necessitar e personalizá-los porque às vezes o cliente me vem com aquele relatório modelinho dele né aquela planilha gigantesca modelo dele que eu tenho que alimentar se eu for todo mês alimentar aquela planilha eu vou perder um tempo enorme sendo que aqueles dados estão no meu sistema eu poderia com um clique

gerar o relatório mas é possível eu com o meu sistema se for um sistema flexível eu pegar todos aqueles dados e criar o relatório dele dentro do meu sistema é possível tá a gente precisa como eu falei ter algumas estratégias na hora de gerir planejar um pouquinho a nossa forma de trabalhar e a primeira eh primeiro direcionador nosso é pensar em consultivo e contencioso porque eles são muito diferentes a gente não pode pensar numa coisa só e o problema é que normalmente a gente contrata com o cliente uma um pacote só para coisa ter muito

cuidado com isso no contencioso eu tenho uma ação reativa eu vou normalmente vou ajuizar um processo mas depois disso eu vou ter que me adequar ao processo já no consultivo sou eu que dito a velocidade das coisas então não existe processo a eu seguir para eu poder seguir né como o contencioso tem processo ele permite um planejamento então por exemplo eu consigo dizer assim bom você é advogada aqui na área trabalhista você tá hoje com 100 processos dentro dessa linha desses processos que você tá atuando você consegue atuar com mais 100 processos eu consigo fazer

essa projeção porque eu sei mais ou menos a quantidade de prazos que ela atende a quantidade de audiências que ela vai ter que fazer eu consigo planejar no consultivo não porque pode vir uma consulta que me demanda um minuto para responder ou um sim ou um não por telefone segundos e pode vir uma um um contrato super complexo que eu fique um mês em cima dele para fazer uma anál eu não tenho como prever isso e nem como planejar em cima disso então Olhem a diferença né nesse sentido eu consigo no meu setor contencioso eh

planejar melhor a quantidade de colaboradores Ah eu preciso de tantos advogados por exemplo já no consultivo não meio que eu às vezes tem que ter profissional à disposição do cliente né no contencioso eu tenho uma demanda mais previsível até por consequência disso que eu falei para vocês eu sei mais ou menos quantos prazos eu vou ter quantas audiências eu vou ter lá no consultivo Não não é nada previsível e às vezes é sazonal né no contencioso eu consigo padronizar mais as minhas petições por exemplo modelos de petições banco de petições banco de teses no consultivo

é pouquíssima coisa é mais essa questão da forma só que eu padroniza mas o conteúdo É muito raro os prazos são padronizados no consult lá no no contencioso no consultivo não pelo contrário no consultivo há urgências né o cliente te demanda ele quer a resposta no dia na hora no contencioso eu tenho facilidade de procedimentalização pontual ou eventual com o meu cliente Em alguns momentos ele vai me perguntar algumas coisas eu vou ter por exemplo que pedir autoriza PR dispensa de um recurso Ou eu vou ter que pedir autorização para um acordo eu vou mandar

um relatório mensal e no consultivo não o cliente quer falar com você o tempo todo sempre que ele precisar ele vai querer essa linha direta e o contencioso ele vai favorecer que você registre tudo no software justamente porque ele tem esses momentos processuais né Então vai sobrevir a sentença você vai digitalizar e vai colocar no software e assim por diante é raro É raro tá porque muito entra e sai não dá tempo não tem quem faça isso tá então a gente acaba não colocando a gente faz a nossa gestão do consultivo como por que ferramenta

e-mail né só que e-mail é um comunicador e-mail não é banco de dados nem ferramenta de para gerir consultivo tá então tem que ter cuidado com isso A ideia é inserir tudo no software de gestão bom aí o desafio da gente registrar a nossa atividade consultiva não é fácil tá então pelas características a gente deve tentar eh justamente conhecer cada cliente ver as necessidades de cada um os momentos que ele demanda a gente e criar uma rotina eh de que o advogado recebendo um e-mail por exemplo ele ou já responda ao cliente ou se ele

não tiver essa resposta ainda mas ele já inserir no sistema ou mandar paraa Controladoria inserir tá o que não pode é ficar de fora do sistema aí aquilo que eu falei para vocês da vinculação dos processos que é outra ferramenta importante em geral tá quase sempre não vou dizer em todos os casos mas 90% dos casos é mais vantajoso eu vincular os processos tá tem duas exceções Quando é o escritório é muito boutique de de causas muito complexas e muito especializado em geral nesses casos não é interessante vincular e quando o escritório tem uma massa

de um segmento específico por exemplo a massa para banco aí eu posso não vincular também porque eu começo a trabalhar por linha de produção e fica mais é uma possibilidade mais interessante no normal vamos dizer assim advocacia pessoa física normal Empresarial costuma ser mais interessante eu vincular por aqueles motivos que eu falei cria um elo entre o processo e o e o advogado um exemplo que é bem claro para nós né Chega aqui o processo é a primeira vez que ele vem nosso cliente está no polo passivo Então vem para fazer a defesa Então ela

faz a defesa para fazer a defesa Ela estudou os documentos tal tal tal fez a defesa depois vem uma decisão né para análise ver se a gente vai recorrer por exemplo aí não vai não cai para ela cai para ele ele nem conhece esse processo ele vai ter que estudar tudo de novo tá tempo que ele já vai gastar nisso aí é retrabalho típico retrabalho aí ele vai estudar e tal e vai fazer a defesa e aí pode vir um próximo recurso que não venha nem para um dos dois venha Para uma terceira pessoa e

para eles notem a posição deles eles ficam como recebedores de tarefas claro que quanto mais tarefa vier para eles pior é né Puxa vida mais coisa na minha agenda vou ter que trabalhar mais é uma obrigação a mais é algo penoso a mais eles não tem menor possibilidade de planejar sua agenda adiantar prazos eles estão a merced do que vai ser distribuído para eles ao mesmo tempo é difícil a gente fazer uma um comparativo de produtividade de desempenho entre eles entende enquanto que se tivesse o vínculo eu tô fazendo a defesa eu já sei que

eventual recurso vai vir para mimm também né não que eu não vou fazer com o mesmo zelo né se se não for vinculado mas se tá vinculado a mim talvez eu faz com mais zelo ainda talvez até inconscientemente tá a outra possibilidade é fazer grupos núcleos de trabalho tá então a gente tem um núcleo de trabalho e que em geral esse núcleo é composto por um advogado Sênior um pleno um Júnior um estagiário porque isso já incentiva o treinamento também né a gente distribui o trabalho entre nós nós todos somos responsáveis por aqu aquele grupo

de processo mas notem que não é todo o escritório o processo não é assim do escritório não fica assim largado ele é do nosso núcleo e a produtividade vai ser cobrada do nosso núcleo então Eh traz um efeito bom também tá como que eu organizo justamente o meu setor técnico que áreas que eu crio como é que eu faço divisão lado área trabalhista tributária ou vou fazer por cliente ou por tipo de ação Então são muitas as possibilidades as principais estão aqui para vocês normalmente a gente divide por matéria do direito mas também pode ser

por cliente por segmento de negócio por segmentação da carteira igual do cliente e por órgão judicial Essa é a mais usual e ela favorece o quê a especialização na matéria então eu teria lá dentro da minha área técnica área Cívil área previdenciária e área trabalhista por exemplo é o que a gente tá acostumado a ter tá vai favorecer que cada advogado se especialize naquela matéria do direito a outra possibilidade é por cliente ela é menos usual ela favorece a especialização no tipo de cliente naquele cliente especificamente serve quando eu tenho poucos clientes então alguns escritórios

tem poucos clientes elas criam a área do cliente tal a área do cliente tal e a área do cliente tal daí dentro dessa área tem os profissionais para atender-los outra possibilidade que é uma tendência na advocacia do volume é por segmento do negócio outra possibilidade é você segmentar a tua carteira da mesma forma espelhando a forma como o teu cliente faz isso é usual na massa principalmente na advocacia bancária tá então você tem lá por exemplo um setor de busca e apreensão outro de ações ativas e outro de exibições de documentos outra possibilidade é dividir

por órgão judicial isso também isso já é mais comum um pouco nos escritórios tá E vai favorecer a especialização naquele procedimento específico do o órgão judicial Então tem um setor só para Juizado Especial um setor só para vara Cívil aí quando chega em grau de recurso a gente já coloca para outro setor porque fica mais complexo o que importa é assim não existe certo ou errado melhor ou pior todas essas formas são praticadas por vários escritórios Você tem que ver o que que você quer favorecer ali naqueles pontos que a gente colocou um favorece especialização

na matéria o outro favorece especialização no cliente o outro no tipo do procedimento e você pode fazer uma coisa mista Então vamos supor lá na tua área Cível você pode subdividi-la entre juizado especial e vara Cívil lá na tua área tributária como é muito específica você vai subdividir por cliente tá são ideias também se usa o grau de jurisdição alguns escritórios fazem assim eh conforme o grau de jurisdição passa por uma linha de de produção digamos assim primeira instância Segunda instância e eh terceira Instância ou última instância tá E também a rodízios Então esse mês

eu ou a minha equipe Só fazemos contestação mês que vem nós só fazemos agravos no outro nós só fazemos recurso especial e vai girando pelo escritório tá então são técnicas tudo isso que eu contei para vocês é utilizado por muitos escritórios para finalizar a gente vai falar da documentação da qualidade já mencionei para vocês que o nosso objetivo é encontrar a padronização a melhor forma de a gente realizar alguma tarefa tá para isso a gente pode criar políticas regras procedimentos e fluxos de trabalho são termos técnicos né gente só para dizer que a gente tem

que criar uma regra e tem que descrever essa regra e começar a usá-la no dia a dia tá bom E aqui eu trouxe um exemplo para vocês bem simples tá eu trouxe o mais didático possível nem está Tecnicamente para quem conhece política regra procedimento e fluxo nem tá assim tão ideal mas eu trago para ficar mais acessível eu trago um exemplo de uma política que é mais abrangente de uma regra de atendimento de um procedimento que é o passo a passo e do fluxo do desenho de tudo aquilo que eu falei só pondo no papel

é que que a gente realmente vê se aquilo que nós estamos fazendo tá funcionando ou uma nova regra que a gente vai criar fizemos aqui uma reunião estamos com problema naquela área criamos uma nova regra ótimo só que a gente acha que é a melhor regra a gente vai ter que testar para ver se vai funcionar né então a gente põe no papel aquela regra e tenta criar Esse passo a passo como é que vai ser ela vai fazer isso daí vai para ela daí ela faz assim daí vai para ele se acontecer isso vai

para lá se acontecer aquilo vai para cá e a gente vai testar isso e ver se funcionou e nem sempre vai funcionar e às vezes a vai ter que melhorar arrumar modificar Tá bom até encontrar a melhor forma e no dia a dia a gente pode ir aprimorando também o que a gente quer no final do nosso escritório é conseguir ter metas planejamentos sobre isso a Lara Selen consultora vai vir falar com vocês planejamento estratégico e ter medição de resultado tanto do nosso trabalho da produção jurídica que é esse essa medição que a Controladoria faz

como os resultados financeiros tem que unir um ao outro aí a gente sabe se o que a gente planejou a gente tá executando e se tá tendo o retorno que a gente previa Isso é o que a gente quer lá no final das contas só que é claro que pra gente alcançar isso precisa das Ferramentas que Eu mencionei para vocês e aqui para finalizar as tendências né pessoal de realmente é de que a gente consiga aderir ao processo eletrônico de que apesar das dificuldades que a gente tem hoje a gente consiga chegar não sei quanto

tempo vai levar mas chegar num ideal de tramitação apenas virtual dos processos né consequentemente a virtualização dos documentos Então os escritórios como eu falei já estão digitalizando todo o seu arquivo tá principalmente o arquivo ativo Claro morto às vezes não é o caso né às vezes é só o caso de descartar mesmo mas o ativo sim a virtualização dos atendimentos então alguns escritórios vocês mesmos já devem estar fazendo isso atende muito por e-mail às vezes por Skype né Então essa mais uma tendência vai se intensificar a Controladoria jurídica para fins de compliance que eu já

expliquei que algumas empresas Principalmente as maiores as multinacionais as financeiras Elas já estão exigindo que o os escritórios terceirizados tenham Controladoria jurídica escritor virtual é aquele que você contrata né e paga por mês para poder utilizar a estrutura dele né ele funciona como uma central de atendimento sua porque a secretária de lá atende as suas ligações e tudo mais e você pode utilizar a estrutura dele para reuniões para ir trabalhar lá enfim tá então é uma tendência eu tô começando a advogar em vez de eu alugar um conjunto comercial em vez de eu adquirir um

imóvel eu contrato um serviço de escritório virtual faço o meu site faço o meu cartão de visita com o endereço do escritório virtual com o telefone que o escritório virtual me disponibiliza é uma tendência isso esos estão utilizando tá e o trabalho em Home Office que vem também paralela a questão do escritório virtual que é já tendência internacional né que a gente trabalhe mais em casa que os nossos colaboradores trabalham em casa que não precise se deslocar para ir pro escritório pelo menos não todo mundo necessariamente Então vamos dizer assim escitório que tá ampliando suas

atividades vai abrir uma nova área por exemplo e não tem mais lugar no escritório vai ter que fazer reforma se quiser para mais gente para trabalhar lá então contrata desenvolve uma nova área mas as pessoas trabalham em esquema de home office tem até software para você gerenciar esse trabalho à distância para você gerenciar presença tempo de intervalo etc produtividade tá Então essas são as tendências de novo aqui os meus contatos meu e-mail o site lá da nossa empresa agradeço muito a todos vocês e tô à disposição aqui para qualquer outra dúvida tá bom gente Obrigada

boa [Aplausos] noite