Aula Grátis Arquivologia - Gestão de Documentos - Bloco 03 - (videoaula 04)

[Música] salve salve pessoal rodrigo arbat mais um evento de tecnologia com você você está se preparando para diversos concursos o conteúdo está presente vale sempre recordar é um tema muito comum em provas principalmente ver o técnico tem acompanhado vários editais aí como por exemplo o famoso ata é do ministério da fazenda em arquivologia observou os tribunais têm arquivologia a vale sempre lembrar outros concursos que a tecnologia também presente polícia federal nível superior o papa e escrivão tem arquivologia ou até mesmo outros concursos realizados últimos anos que pediram o conteúdo vale sempre observar um tema sempre

presente nosso primeiro grande encontro a inec foi a nossa aula é onde vários módulos foram tratados sobre a questão dos conceitos nós deixamos sair vários temas colocados que precisam ser exercitados agora nós vamos conversar nesse nosso encontro sobre temas ligados à gestão de documentos e gerenciamento da informação esse é o grande eixo da nossa conversa de hoje você vai me acompanhando e vou te apresentando os temas e aí o grande objetivo é que ao concluir aquele tópico exercício ilustrando o tema e assim você vai com tranquilidade nos acompanhando e tendo como referência essa característica do

que de poder observar o conteúdo ea sua simplificação que é o que interessa aqui não me acompanhe dentro dessa perspectiva então nosso segundo encontro estamos tratando de temas relacionados à gestão da informação e gestão de documentos vale sempre observar esse conteúdo quando colocado em termos de prova importante lembrar informação documento foi o primeiro professor falou na primeira aula que não existe documentos e informação sem suporte mais informação sensor porém a informação a que me refiro é documento de arquivo e informação que não estamos arquivos aquele exemplo banal você foi por exemplo a uma agência bancária

e falou assim provavelmente eu quero é aumentar o limite do cheque especial e aí gente pegou o cadastro seu cadastro e olhou documentos de arquivo as informações estão ali agora na hora de tomar a decisão o que o gerente analisou pois é muito legal cadastrem todos os dados só que eu estou ouvindo o jornal que o setor que esse meu amigo que trabalha com risco de haver demissões ele pode ser demitido e não ter recursos para pagar o empréstimo e as linhas de crédito veja a informação que o gerente usou não era do arquivo da

instituição estava na internet e vi no jornal e no rádio entendeu o que eu quero dizer pra você informação orgânica e não orgânica é um elemento importante nesse processo o que interessa para nós aqui para qualquer organização a informação que está na organização ou fora dela é ferramenta para a tomada de decisão agora é claro que nós estamos falando de arquivo não só as informações que estão no arquivo agora não poderia esquecer desse detalhe certo me acompanhando aqui é esses magistrados essa nossa idéia é um sistema de informação acesse informações orgânicas que estão na organização

organicamente quando o sentido ea relacionada à atividade sem organicidade está no contexto da actividade desenvolvida ou não muito bem agora nos arquivos documentos e as informações que estão lendo não importa se são convencionais em meio eletrônico o que interessa é que esses dois sistemas das duas estruturas por propiciam insumos para tomar decisões essa ideia mas desempenhando papéis diferentes a informação está disponível na organização a informação que está no arquivo não só alguns olhares que vai observar nesse sentido sempre lembrar gestão da informação gestão do uso e do fluxo da informação para quem mesmo ora informação

para a tomada de decisão no seu cotidiano você precisa de informações muitas vezes para fazer escolhas tomar decisões não é diferente na organização é importante lembrar tento de um arquivo documentos arquivísticos informações em documentos arquivísticos cabe considerar esse aspecto também como eu poderia fazer essa essa questão pra você a gente sabe que o grupo das perguntas estão centradas num outro aspecto na gestão de documentos então sem delongas vamos a ela sua gestão de documentos é não esqueça que funciona a administração pública é um elemento fundamental você por exemplo que tem na sua prova muitas vezes

tem provas que a legislação arquivística é pedida por onde começar professor por essa lei aqui ó 81 5 991 a lei base da arquivologia no brasil política nacional de arquivos sabe onde ela está na lei 8.159 91 então se você quer começar a entender o assunto comece pela 81 5 991 uma vez só então é uma parte para conhecer a tecnologia também é a política nacional de arquivos nessa lei agora eu preciso de um pedacinho dessa leitura de um artigo que é fundamental para nós que cai muito em prova o artigo 3º que dizia você

que o que é gestão de documentos da administração pública ora não é só a administração pública na verdade é o que está na lei é o conceito de gestão documental que envolve as diferentes etapas do processo de gestão documentos que começa óbvio o documento criado produzido por isso que daqui produção e termina na sua destinação final que pode ser a eliminação ou a guarda no arquivo permanente então todas estável produção tramitação uso avaliação arquivamento tudo que eu vou te apresentar daqui a pouco é um ciclo e compõem a gestão documental vou te apresentar etapa por

etapa que você vai conhecer toda essa história porém o ponto de partida isso em conjunto é o que a gestão de documentos essa é a primeira ideia então por favor este artigo 3º que está na ponta da língua ele cai muito em prova e se você precisar de legislação começa por aqui 8159 no avião muito bem o professor então já tem uma referência à legislação em vigor sobre esse tema qual seria a pergunta fundamental então o que é gestão de documentos têm no artigo 3º de fininho muito bem produção uso destinação simplificando a idéia é

certo a pergunta seguinte é para que serve bom pra que serve o objetivo aperfeiçoar simplificar o ciclo documental e eficiência do arquivo como eu faço isso o professor ora como qualquer processo de gestão se você já estudou tem que planejar tem que organizar ou seja os recursos necessários para tem que ter alguém que coordene o processo e controlar a atividade então qualquer ciclo qualquer atividade gestão passa por esse processo você planeja você organiza a você coordena você controla um olhar e na gestão documento não é diferente por isso tem que planejar como vai ser como

assim o fluxo de um documento criamos um documento como ele vai tramitar e depois o que acontece oprah que ele é criado que finalidade ele cumpre tudo isso pensado dentro de um processo de planejamento é essa idéia então não esqueça a gestão documental processo planejado e que tem que dar como resultado a eficiência do arquivo simples então arquivo eficiente é aquele que propicia a informação completa no momento que se faz necessário essa ideia você precisava daquela informação ela estava na sua mão essa é a questão central do arquivo é deixar à disposição por isso que

ele guarda e preserva documentos para garantir o acesso não esqueça disso que mais como podemos traduzir esse objetivo em algo mais amplo o professor certa nós vamos desdobrar esse tal de objetivo que você falou da eficiência do arquivo vamos lá primeira coisa é lembrar a eficiência no processo de gestão tão grande objetivo da gestão documentos é garantir a sua própria eficiência porque se eu vou gerir adequadamente documentos eu vou garantir que o arquivo trabalho melhor informação esteja disponível segundo ponto e aí que entra a questão fundamental por isso gestão documento da informação a informação onde

se faz necessária lembre se estamos falando de arquivos públicos então informação governamental você precisa eu preciso por exemplo você precisa de um atestado de uma declaração de uma certidão de algum documento que o poder público fornece hora qual é o dever do poder público ter essa informação à disposição essa é a questão eu quero que uma uma declaração que estou quites com a justiça eleitoral então qual é o dever dos órgãos que tratam do processo eleitoral no país ter essa informação saber se você votou não votou e não voltou justificou está tudo em ordem e

em geral documento pra você informação disponível agora a informação não serve só para você e para o próprio governo executar suas atribuições essa é a idéia que mais lembra que a gestão documental contribui para a preservação de documentos permanentes ou seja património natural e cultural à tribuna histórico património arquivístico tem que guardar é dever de quem é por lei foi por isso que há 81 5 991 existe o grande responsável por guardar esses documentos o poder público tão tem dever de guardar os documentos de valor permanente existe por exemplo arquivo nacional vai recordar que mais

um professor também deve garantir que o documento que não tem valor para o lixo pra quem guarda papel sem valor então uma boa gestão objetiva garantir que se elimine documento sem valor não serve joga fora não tem valor estratégico não têm valor fiscal não tem valor legal não tem valor científico o vôo histórico joga fora e aí finalmente de que a tecnologia da informação esteja à disposição da gestão de documentos e da informação ou seja é inaceitável que eu dispondo de recursos tecnológicos para melhor cuidar disso e propiciar uma gestão mais adequada não faça então

é garantir que eu use o que de mais moderno se dispõe e para garantir o acesso à informação por isso você pode falar o exemplo que não tem nada a ver com a nossa conversa aqui mas para mostrar isso e ngog governo eletrônico você tem aquele atestado que eu te falei da declaração da certidão por cento na internet lá os meus dados e há uma estrutura para que forneça informação precisa no órgão só leva uma pelada para ninguém ficar em fila ora um exemplo você garante também eficiência e vamos assim a efetividade do atendimento ao

cidadão um exemplo é considerado bom esses assuntos nos leva a uma outra reflexão com como garantir que o arquivo está trabalhando direito então existe um elemento importante uma atividade importante você lembra que planejamos e organizamos coordenamos e controlando é o controle é um processo avaliativo o diagnóstico do arquivo que usar a palavra diagnóstico que tem uma que uma outra palavra que cai muito em prova que a avaliação de documentos é outro departamento é para dizer se o documento tem valor potencial aguardar não vai agora esse processo aqui de diagnóstico é para avaliar se o arquivo

do trabalho direito a um processo avaliativo só que o termo diagnóstico e caem prova com essa característica aí quer saber o seguinte o que é diagnosticar um arquivo é dimensionar a sua eficiência qual é o objetivo do diagnóstico aumentar a eficiência do arquivo é isso quero saber se trabalha direito estiver trabalhando direito o objetivo então nessa ideia é sempre aprimorar por isso a preocupação agora quando você pensa no arquivo não é apenas saber se ele está atendendo consultas na hora se a informação está organizada não pensam em vários aspectos vários aspectos mesmo é a questão

do acervo das condições porque muitas vezes o que eu preciso dimensionar são aspectos físicos mesmo instalações condições tanto de armazenamento quanto de conservação e é saber se os documentos estão guardados adequadamente apropriadamente no local afinal de contas muitas vezes é um arquivo permanente documentos ficam lá eternamente entre aspas a ideia é que as condições sejam adequadas esse é o dever muito bem então diagnóstico pode fornecer essa informação e por uma organização às vezes o processo é mais simples porque ora é perceber se o volume documental é compatível com o espaço que esse alugou um prédio

está usando mandar dinheiro fora às vezes ao contrário eu precisava de um andar é e só tem uma sala eu precisava de mais espaço nesse sentido inclusive para saber se eu tenho pessoas suficientes se os documentos são devidamente a prolagos que às vezes eu possa estar perdendo de formação está vendo o documento por falta de controle apropriado salvar esse aspecto não é verdade tudo isso aqui é pra mostrar pra você o que diagnóstico proporciona não é bem isto aqui que eu vou perguntar a um exemplo é o grande objetivo diagnóstico e pensar como os documentos

estão arrumados classificados arranjo por exemplo arquivo permanente classificação no arquivo corrente tudo isso possa ser objetivado pelo diagnóstico importante lembrar não esqueça acesso aos documentos da informação guarda e preservação são finalidades do arquivo diagnóstico está de olho nisso aguardam direita preservar o direito está acessando a garantir o acesso adequado é isso que eu estou pensando aqui a olhar este enfoque estou sempre em busca de mensurar a avaliação apropriada do desempenho do arquivo diagnóstico do arquivo mais um tema pra você observar muito bem eu sou aí pensando uma outra atividade então falei pra você o que

é a gestão da informação que a gestão de documentos e qual como ela se organiza qual seu objetivo é tempo de um processo de gestão o papel do controle través diagnóstico dos arquivos e do planejamento agora vamos usar um outro aspecto quais são as etapas quais são as fases da gestão documental é isso que eu quero que você recorde são três produção utilização avaliação destinação três fases lembrando sempre a produção à criação da comenda sua elaboração que pode ser no próprio órgão ou em outro lugar a utilização o trâmite do documento enquanto ele cumpre seu

papel administrativo na compra em sua função o documento está em vigor está sendo utilizado e avaliação e destinação que aquele momento onde está olhando os documentos para decidir se vai aguardar qual é o prazo que vai guardar e depois o que eu vou fazer nesse terceiro terceiro que tem uma segunda palavra chamado destinação então você avalia e depois do destino são personagens diferentes aqui a avaliação é feita por uma comissão de avaliação é sempre importante lembrar que há 81 5 991 ea sua regulamentação o decreto 47 3026 muito claro a exigência de comissões permanentes de

avaliação de documentos e órgãos públicos para fazer isso aí avaliar e dar a destinação os documentos porque aquela pergunta que eu faço esse papel aqui é aí que documenta esse aí olha então consulte a tabela de temporalidade que é um documento próprio é isso que vai dizer pra você o que você tem que fazer com o documento quanto tempo ele fica guardado depois o que vai acontecer é isso que eu quero que você fique de olho por favor em um bem não é tão guardar essas três fases é importante escutar essas três fases é cabo

uma começa a outra como é que é a fase 2 e 3 utilização e avaliação elas estão correndo concomitante porque quem avalia uma comissão mas quem está cuidando os documentos ao arquivo estão ocorrendo ali muito próximos essa ideia porque também não tem lógica você avaliar o documento como é que eu vou dizer se o documento é corrente ou é permanente se há disponibilidade de terceira idade ele tem que ser avaliado e quando eu vou avaliar lá no começo essa é a questão então é interessante você observar o que ocorre na fase corrente do documento o

processo tanto de transe de uso intenso mas também de avaliação do seu futuro essa é a idéia são as três fases para você observar muito bem eu sou tão pensando em cima dessa questão vamos explorar um pouco mais essa idéia de cara primeira fase para você o que acontece ora você otimiza a criação do documento tem que usar o documento a usar neste sentido veja tem uma fase de utilização eu quero falar agora é assim eu vou criar um documento ele é um documento útil eu me expressei vou reformular a expressão eu vou usar porque

aquela história de que a papelada la stampa que serve esse controle porque serve esse papel porque serve esse documento então o olhar nesse sentido é de pensar a utilidade do documento não criar documentos inúteis desnecessários que só geram mais informação para administrar mais papelada para cuidar então há uma preocupação outra coisa reprodução documento é necessário nesse processo de produção tomar cuidado para que não fique reproduzido gere cópias e cópias de cópias que também me dão trabalho para gerenciar um trabalho de análise mesmo o que estamos produzindo para que serve essa questão por isso fazem próxima

fase muito importante só que curiosamente pouco trabalhado em prova até porque o valor favor produzir o documento é criou o documento produzido documento times o documento o uso do documento fica por ali não tem muito para onde fugir então ele vai dar muita ênfase nesse sentido a fase 2 utilização é a que mais trabalhada em prova ea três de avaliação estão em suas fases mais citadas pela característica é pela abordagem que é feita só tomar cuidado com esse detalhe certo muito bem lembre-se que produzir aqui eu produzi entreguei naquele órgão o próprio órgão também produzir

seus documentos não esqueça do acúmulo é produzido recebidos sim senhor utilização então documentos estão utilizado aqui é muito curioso porque aparece um assunto muito lembrado em prova o famoso protocolo protocolo km de prova montão de perguntas ao protocolo é é mas também quer sobre o arquivo e protocolo e arquivo a e não esquece que também a necessidade de recuperar a informação então por que não vou esconder documento embora que vá recuperar quando necessário por isso na segunda fase é a mais importante e ela cuida do que professor tarifado pra você gestão de arquivos corrente sem

intermediários então o documento que está em uso usar muito correntes a menina não está em uso então eu tenho que lembrar professor nessa parte tem que falar de protocolo tem que falar de arquivo corrente e de arquivo intermediário esses três assuntos estão aí dentro da fase 2 então cuidado tudo isso tem saber as suas características é importante e vale observar com cuidado com esse assunto muito bem o que mais professor ea terceira fase bom a questão da terceira fase quando você fala não só dos prazos mas também do destino final dos documentos aqueles serão preservados

aqueles que serão eliminados então passei rapidamente aqui é uma exploraria um pouco mais nesse assunto até para forçar essa idéia pra você lembrar essas características nesse sentido e aí cabe observar uma outra abordagem importante no fim das contas o professor como é que esse troço todo pode cair em minha prova aqui pra você acerca da gestão de documentos assinalou a opção correta não é objetivo da gestão documental nacionalizar a produção documentos acabei de mostrar pra você a importância da otimização e da racionalidade as atividades protocolo fazem parte da fase destinação veja a pegadinha protocolo faz

parte da fase de uso os principais também gestão arquivística são plano de classificação ea tabela de temporalidade professor porque esses instrumentos são importantes para a gestão arquivística exercício vai complementar a nossa fala até daqui a pouco eu vou te mostrar tabela de temporalidade plano de classificação é parecer do pgr é só pra adiantar o plano de classificação fala de ordenação a tabela de temporalidade destinação então como arruma e qual destino documento certo a preservação opção arquivística que permite a utilização do acesso aos documentos preservação não né não é preservar que agiliza o acesso à forma

como você cria uma função arquivística é de acesso de garantir o acesso e avaliação de documentos de arquivo executado com a aplicação do código de classificação na verdade a avaliação de documentos é que vai gerar esse processo são temas que a gente vai falar mais adiante mas não quis deixar de trazer os primeiros aqui os três primeiros se relacionam a nossa conversa desse momento como tema poderia ser abordado em prova ok gerência sobre esse assunto suas características eu acho que cabe aí uma tensão sobre esse assunto então ao falarmos do conteúdo gestão documental você precisa

ficar de olho nesse tema muito bem o professor e outro assunto que eu preciso lembrar hora sobre a gestão de documentos correntes nós vamos dar uma atenção agora como um aprofundamento vamos conversar sobre o protocolo e arquivo a idéia principalmente sobre o protocolo é caracterizar as suas atividades fundamentais então quando você fala da gestão documentos correntes você está pensando justamente né no documento tramitando racionalização do seu uso da sua conservação na sua manutenção cabe lembrar também que o documento corrente é fundamental para o desempenho das atividades da organização por isso ao lembrarmos você viu as

questões trabalhadas aqui as rotinas as atividades de controle e registro dos documentos controle de sua tramitação e os processos de arquivamento que vão buscar uma única coisa garantir o acesso à informação é importante esse elemento nessa nossa conversa ele desempenha um papel significativo cabe observar muito bem pra ver se isso é fato tenho que lembrar que a gestão de documentos correntes então sintetizam duas grandes atividades no segundo parágrafo bem traduzida para você o protocolo e arquivo lembrando sempre dessas características então nós pensamos nesse tema como um elemento chave da questão do trabalho do protocolo e

do arquivo que entram pra nós de forma contundente nesse sentido o que eu quero que você observa até para concluir essa nossa conversa aqui inicial quais são as atividades realizadas então protocolo e arquivo tá o colo destacado em pra você e o resto é o resto é tudo com um arquivo o arquivo vai arquivar documentos e vai desarquivar como empréstimos consultas expedição de documentos solicitados e pediu documentava aqui eu peguei pra você encaminhei ótimo e o arquivo também fará a destinação guaru tem guardar elimino que tem que eliminar então por favor o protocolo o arquivo

já desdobrando as atividades do arquivo cabe observar tudo bem então gestão de documentos correntes um pequeno desdobramento da nossa conversa inicial sobre gestão que é importante que eu gostaria de fixar com você nesse momento uma idéia central pra gente recordar tá bom fechando a nossa história sempre lembrando que a gestão documental características e objetivos vou dar uma paradinha a pouco a gente volta [Música]