01.02. Definição e Classificação dos Documentos (Arquivologia) Prof.ª Izabel Ataíde

[Aplausos] [Música] Olá nessa aula nós vamos falar sobre definições conceitos básicos e classificação dos documentos vamos lá Aqui nós temos um conceito bem simples né bem básico do que que é um documento né então diz que o documento é a informação registrada em um suporte né então registrado em algum meio né pode ser registrado em papel registrado em vídeo né Tem várias formas aí de você registrar informação e isso vira um documento Então para que o documento exista são necessários dois elementos primeiro a informação que é o conhecimento a mensagem a ideia que se deseja

transmitir e o suporte que é o material físico em que está registrada essa informação então a gente fez aqui um um esquema né para vocês de que a informação mais o suporte vai gerar um documento né Então aquela informação que foi registrada em um material físico ela vai né Eh formar um documento e aí a gente pode se perguntar se todo o documento ele pode pertencer a um arquivo E aí é muito interessante porque segundo a lei 8159 de91 nós vamos ter uma aula específica sobre essa lei que é a lei que trata da política

nacional de arquivos segundo essa lei eh para que um documento ele componha o arquivo é necessário que ele tenha sido resultado consequência de uma ação referente à atividade de uma instituição então o documento de Arquivo ele deve ser capaz de provar testemunhar que uma determinada atividade administrativa né daqu aquele órgão específico daquela instituição realmente é aconteceu então um exemplo que a gente pode dar pessoal é assinatura mensal de livros então Digamos que um órgão ele faz assinatura mensal de livros né então todo mês chega um livro lá para para aquele órgão esse livro ele não

vai ser um documento de arquivo né porque ele não é ele não foi um documento eh resultante daquela atividade administrativa que foi comprar aquela assinatura mensal né então ele foi adquirido aquele livro foi adquirido pelo órgão mas o que que é o documento de arquivo né que vai constar lá no arquivo que vai comprovar que aquela assinatura mensal de livros ela foi realizada por aquele órgão a gente vai ter uma nota fiscal isso é um documento de arquivo a gente vai ter um um um contrato né contrato de assinatura né ou um contrato de adesão

a essa assinatura mensal também é um documento de arquivo um comprovante de pagamento também é um documento de arquivo então pela lei 8159 que trata da política nacional de arquivos um documento ele vai constar de um arquivo desde que ele consiga provar ou testemunhar que ele foi gerado ou que ele é proveniente de uma atividade eh administrativa daquele órgão né então esse exemplo da assinatura mensal de livros eu acho que consegue clarear um pouco essa essa questão né porque o livro que foi adquirido ele não é um documento de arquivo mas os eh uma nota

fiscal um comprovante de pagamento uma assinatura do de Contrato ou de adesão àquela assinatura mensal com consue provar e testemunhar que aquela atividade administrativa que foi uma atividade de compra né de aquisição de uma assinatura mensal de livros realmente aconteceu tá então aqui a gente tem essa eh essa definição do que que é o documento né que é a informação que se quer transmitir registrada em um suporte então informação mais suporte é igual a documento tá Então essa é a é a definição mais simples né mais básica que a gente tem do que que é

um documento agora a gente vai entrar aqui no próximo slide na classificação dos documentos que é a o assunto principal aqui da nossa aula né porque eh muitas questões eh tratam da classificação dos documentos então não exploram tanto a definição do que que é um documento né eles podem eh explorar essa questão de se um todo documento consta de um arquivo ou não consta né pertence a um arquivo mas geralmente essas definições elas eh são mais cobradas em questões que tratam da própria lei da política nacional dos arquivos então vamos aqui falar sobre a classificação

dos documentos né Nós temos essas quatro eh classificações que é quanto ao gênero quanto a espécie tipo forma e formato e quanto à natureza do assunto e nós vamos ter eh a partir né Desse slide a gente vai tratar especificamente de cada uma dessas classificações primeiro quanto ao gênero a gente vai ter os documentos escritos ou textuais os documentos cartográficos iconográficos filmografica sonoros micrográficos E informáticos quanto a espécie barra tipologia a gente vai ter um exemplo uma certidão certidão é espécie certidão de nascimento é o tipo de certidão a gente vai falar direitinho sobre isso

quanto a forma e o formato o estágio de preparação desse documento identifica a forma e o formato é o aspecto físico com que esse documento vai ser apresentado e quanto à natureza do assunto que é a classificação que costuma aparecer mais em prova né a gente vai ter os documentos que são ostensivos e os documentos que são classificados como sigilosos então vamos ver cada uma dessas classificações separadamente então primeiro a gente vai ver a classificação dos documentos quanto ao gênero Então são espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais particularmente o quê o forte

né que é o o material né físico onde tá eh registrada aquela informação e o formato o gênero é baseado no sistema de signos que é a linguagem utilizada na comunicação de um documento Então os documentos eles quanto ao gênero eles podem ser textuais já autoexplicativo né são aqueles documentos que contêm informação e em formato de texto Então a gente vai ter aí contratos nós vamos ter atas então atas de reunião atas de processos licitatórios a gente vai ter os editais certidões também são exemplos de documentos eh textuais nós vamos ter os documentos eh sonoros

né sonoros vem de som Então são registros fonográficos E aí a gente vai ter como exemplo as escutas telefônicas nós vamos ter as fitas Audi magnéticas são exemplos aí de de registros fonográficos nós vamos ter os CDs Sim nós vamos ter as chamadas cassete né alguns de vocês aí nem vão saber o que que é isso mas e já existiram Em algum momento aí da nossa história tá E aí é importante né a gente parar e pensar Ah mas a gente tem tecnologia né Por que que a gente não tem eh os esses documentos eh

sonoros né esses registros fonográficos em mídias digitais nós temos só que nós não podemos esquecer que existem documentos de arquivos que foram eh produzidos e recebidos há muitos anos atrás né então a gente não pode pensar somente nos documentos que estão sendo produzidos a partir de agora a gente precisa eh pensar nos documentos existentes e muitos documentos que fazem partes parte de de arquivos permanentes né que são aqueles arquivos que T um valor cultural um valor histórico ainda estão no seu formato original né o a informação nesses registros sonoros eles podem ter sido eh transportados

para mídias digitais né para serem preservados Mas eles existem ainda no seu eh na sua forma original tá então não vamos ficar pensando somente nas tecnologias existentes a gente não pode esquecer ser dos documentos que foram produzidos no passado tá bom que são classificados como docum eh quanto ao gênero como sonoros e esses documentos sonoros foram foram produzidos em CDs em fitas cassete ou como eu coloquei aqui em fitas Audi magnéticas nós temos as escutas telefônicas que ainda são eh realizadas ainda hoje mas nós temos escutas telefônicas que foram utilizados em processos antigos em processos

que não foram eh que foram recolhidos a arquivos permanentes Tá bom então vamos eh pensar em documentos e quando a gente fala de arquivos também pensar sempre nos que estão sendo produzidos e naqueles documentos que foram já produzidos em épocas passadas voltando aqui pro nosso slide nós vamos ter os documentos classificados quanto ao gênero que são os documentos cartográficos que vão conter aí representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia então a gente tá falando aí de mapas quando a gente fala de representações geográficas a gente pode falar também das plantas né das plantas aí de engenharia

ou plantas arquitetônicas são exemplos aí de documentos cartográficos filmografica são as películas gráficas e as fitas magnéticas também nós vamos ter os documentos iconográficos que são aqueles documentos em suportes sintéticos papel emocionado ou não contendo imagens estáticas Então quais os exemplos de documentos iconográficos a gente vai ter as fotografias então as fotos nós vamos ter gravuras nós vamos ter também nós vamos ter quadros tudo isso são e exemplos de documentos iconográficos vamos ter os documentos micrográficos que são documentos em suporte fílmico para micror reprodução de imagens então um exempl são os microfilmes vamos ter também

aula específica sobre microfilmagem e sobre a legislação que trata de microfilmagem também aqui no Brasil e temos por último os documentos informáticos que são aqueles documentos criados armazenados e utilizados em computador então nós vamos ter aqui as famosas planilhas nós vamos ter aí os modernos dashboards são tudo exemplos de documentos informáticos porque foram criados armazenados e utilizados em computadores outra classificação que nós temos pessoal é quanto a espécie e tipologia Então os documentos eles são classificados de acordo com o seu aspecto formal que é a aparência que assume com as informações e a sua função

que é o objetivo para o qual o documento foi produzido então quando a gente fala de espécie nós estamos tratando do aspecto formal e quando nós estamos falando de tipologia nós estamos falando do seu objetivo da sua função então para um exemplo para ficar mais claro para vocês eh essa classificação quanto a espécie a tipologia Digamos que a gente tem aqui ó um contrato contrato é uma espécie documental certo então uma espécie documental o contrato o contrato ele vai possuir informações que são básicas que identificam esse documento como sendo um contrato então o que que

o contrato ele tem como básico né a identificação das partes que são os signatários ele vai ter uma cláusula lá que vai tratar de objeto vai ter condições de pagamento vai ter uma cláusula que vai tratar de vigência vai ter cláusula que vai tratar de recisão existem outras cláusulas Mas vamos pegar essa como eh as principais digamos assim né que praticamente praticamente não todos os contratos né espécie documental contrato vai ter identificação de partes objeto de pagamento vigência rescisão contrato espécie documental para saber a tipologia desse contrato É preciso que a gente acrescente o quê

que a gente acrescente a ele uma função que é o objetivo desse contrato então se eu quero assinar um contrato com alguém esse contrato é para quê E aí vem a tipologia eu vou ter eu posso ter um contrato de aluguel eu posso ter um contrato de compra e venda eu posso ter um contrato de prestação de serviços Então acho que aqui ficou mais claro para vocês essa classificação quanto a espécie a tipologia Então eu tenho a espécie documental contrato e esse contrato ele pode ser de acordo com o objetivo ele pode ser um contrato

de aluguel ele pode ser um contrato de compra e venda ele pode ser um contrato de prestação de serviço ele pode ser um contrato de locação de carro ele pode ser um contrato eh de Patrocínio tá então aqui a gente consegue identificar bem né Essa classificação quanto a espécie a tipologia Eu dei um exemplo de um contrato mas poderia ser por exemplo uma certidão a espécie documental é certidão qual é a função né Qual é a tipologia desse dessa certidão Qual é o objetivo eu posso ter uma certidão deamento uma certidão de óbito uma certidão

de nascimento então casamento óbito Nascimento é o objetivo daquela certidão tá então aqui a gente eh consegue deixar mais claro né Essa classificação quanto a espécie e a tipologia vamos ver uma próxima classificação que é quanto a forma e o formato quando a gente fala da classificação quanto a forma ela tá relacionada ao estágio de preparação e transmissão dos documentos Então a gente vai ter como exemplo um rascunho eh uma minuta então pode ser uma minuta de um normativo de uma portaria de uma instrução normativa uma minuta de projeto de lei a gente pode ter

o próprio documento original como a gente pode ter também uma cópia Então essa é a classificação quanto à forma tá relacionado a esse estágio de preparação e de transmissão dos documentos a classificação quanto ao formato os documentos são classificados de acordo com a natureza do suporte e o modo como ele foi confeccionado então a gente vai ter como exemplo livro caderno um folder tudo isso é uma classificação do documento quanto ao seu formato de acordo com a natureza do suporte e o modo como ele foi confeccionado essa é mais uma outra classificação e a gente

vai ver aqui a a classificação mais cobrada em prova que é a classificação quanto à natureza do assunto daquele documento tá então os os documentos eles podem ser classificados como ostensivos ou ainda ordinários Esse é uma outra um outro nome dado aos documentos ostensivos e os documentos podem ser classificados como sigilosos quando a gente fala de documentos ostensivos são documentos que pode podem ser divulgados sem prejuízo à administração ou então a terceiros Então são documentos que não possuem informações que são estratégicas e nem informações de teor pessoal então eles podem ser divulgados aí sem prejuízo

a administração ou a terceiros porque eles não possuem informações estratégicas nem são documentos de teor pessoal e qualquer pessoa então qualquer pessoa pode consultar esses documentos que são classificados como ostensivos ou ordinários já os documentos sigilosos são aqueles documentos de acesso restrito ele eles requerem medidas de segurança especiais para Custódia e também para proteção duas informações importantes pessoal quando a gente fala em documento sigiloso primeiro os documentos eles podem ser classificados né como sigilosos aí no no contexto da Segurança ao acesso E aí eh para eles são classificados como sigilosos e de acordo acordo com

o grau de sigilo eles vão receber um grau de sigilo e de restrição de acesso e esses documentos que foram classificados como sigilosos eles podem ser desclassificados como sigilosos ou seja eles podem se tornar ostensivos né então é quando esse grau de sigilo que foi e de restrição de acesso que foi atribuído ao documento ele é retirado e ele é retirado por quem por uma autoridade competente para liberar a consulta desse documento seja no todo ou então em parte Tá então não existe eh existe a possibilidade né de você classificar um documento como sigiloso mas

uma autoridade competente né achar que né ou e esse achar não é de atismo tá pessoal ela ter ali a a certeza vamos falar assim que é melhor né Por algum motivo legal né tudo certinho ela entende que esse documento ele precisa ser desclassificado cados ou seja ser retirado o grau de sigilo dele para que ele possa ser consultado no todo ou em parte isso pode acontecer em processos né um juiz entende que aquele documento né que tá classificado com grau de sigilo ele precisa eh que esse sigilo eh não exista mais né ele precisa

ser desclassificado esse documento né não seja mais sigiloso para que ele possa ser consultado no todo ou em parte para poder compor um processo a informação componha o processo de alguma forma tá bom E existe e um outro caso que é o seguinte quando um documento né ele pertence a um processo a um dossiê né ele pertence a um conjunto de documentos e esse documento específico ele recebe um grau de sigilo todo aquele conjunto de documento que ele eh que ele compõe né que ele está dentro daquele conjunto de documentos também se torna sigiloso então

não existe num processo apenas um documento que seja sigiloso quando existe isso né quando um documento apenas dentro de um processo ele é classificado como sigiloso todo o processo se torna sigiloso também esse é um primeiro caso segundo caso Digamos que a gente tem um processo onde dois documentos foram classificados como sigiloso sigilosos mas em graus diferentes de sigilo o que que acontece todo o processo ele vai ser considerado sigiloso eh e classificado como sigiloso no maior grau de sigilo daqu do documento que recebeu o maior grau de sigilo né então Digamos que tenha um

um documento que foi classificado com um sigilo mediano e outro com alto sigilo né Nós vamos ter depois aulas específicas sobre isso a gente vai usar a A nomenclatura correta né mas para esse início de de conversa sobre a classificação de de documentos como sigilosos a gente vai tratar dessa forma então o documento a recebeu um grau mediano de sigilo foi classificado com grau mediano mediano de sigilo um documento B com grau maior de sigilo ou com processo que que possui esses dois documentos ele vai ser todo classificado pelo maior grau de sigilo que é

o grau de sigilo do documento B inclusive o a né então todo aquele porque ele compõe aquele processo também tá então é importante a gente saber isso um documento foi classificado como sigiloso todo o processo passa a ser sigiloso também dois documentos classificados como sigilosos dentro daquele processo O processo todo vai ser classificado como sigiloso de acordo com o documento que recebeu o maior grau de sigilo certo vamos voltar aqui paraa nossa paraa nossa aula porque agora nós vamos fazer questões relacionadas ao que nós vimos na aula hoje né então nós temos aqui uma questão

da Fundatec de 2024 que que pede pra gente analisar essa figura né então a gente tem uma gravura aqui que foi criada há 190 anos e que continua sendo replicada por toda parte essa gravura se chama a grande onda de canaga e foi produzida por katsushika hokusai né Espero que seja assim a pronúncia segundo pais né lá na publicação dela em 2012 essa é um dos exemplos da categoria dos documentos classificados como E aí vem as alternativas pra gente letra A filmografica não né pessoal filmografica o próprio nome diz que se trata de filmes vídeos

e outras formas de registro eh de vídeos né visua Eh registros visuais de em movimento né digamos assim então filmografica não tá não é a classificação correta para essa gravura né então letra A tá errada letra B micrográfico micrográfico são aqueles documentos reproduzidos em microfilme também não é o caso da nossa gravura letra c iconográfico e aqui a gente marca a letra C como a resposta da nossa questão porque gra ura é um é um exemplo de documento iconográfico sim assim como quadros a gente vai ter também os cartazes nós vamos ter as fotografias são

exemplos aí de documentos classificados como iconográficos vamos L ver o que que diz a letra d informáticos também não é porque documentos informáticos são aqueles criados ou armazenados em computadores a gente vai ter as planilhas nós vamos ter os dashboards nós vamos ter também as bases de dado então base de dados também são exemplos aí de documentos informáticos letra e textuais próprio nome de São aqueles documentos que possuem textos Então a gente vai ter livros nós vamos ter memorandos ofícios atas tudo isso são exemplos de documentos textuais letra aia não responde à nossa questão continuamos

aqui e confirmamos que a resposta é a letra C documentos classificados como iconográficos próxima questão ão Instituto Consulplan 2024 uma questão de múltipla escolha diz pra gente o seguinte o arquivista no Exercício das suas atividades lá na Prefeitura Municipal de Santa Maria de Jetibá em situação hipotética localiza nos fundos arquivísticos da prefeitura documentos que necessitam de restrição de acesso em razão da natureza do conteúdo os supostos documentos são denominados aí vem as as alternativas para gente então informações importantes aqui no enunciado ele localizou documentos que necessitam de restrição de acesso em razão da natureza do

conteúdo natureza do conteúdo é uma eh é um tipo de classificação de documentos letra A privados a gente sabe que documentos privados são aqueles produzidos por pessoas físicas ou instituições privadas né então não é não é a classificação que a gente tá procurando em razão do conteúdo né Ele é tido como privado porque foram pessoas físicas ou instituições privadas que criaram né que geraram esses documentos então letra A tá errada letra B documentos sigilosos bom por por que um documento ele é classificado como sigiloso porque tem alguma coisa no conteúdo dele que não pode ser

acessível a todas as pessoas porque precisa ter o seu acesso restrito então letra B se sigilosos resposta da nossa questão letra C correntes documentos correntes são aqueles que estão em uso frequente aqueles que compõem os arquivos correntes né que a gente viu na na nossa aula anterior e são aqueles documentos que são de uso frequente da da organização né que a a as entidades os órgãos As instituições usam no seu dia a dia então não tem nada a ver com o conteúdo letra D autênticos autênticos são aqueles documentos genuínos né que comprovam a veracidade do

que tá sendo informado nele não implica diretamente em restrição de acesso né a informação ali ela é autêntica né Ela é verdadeira mas não o fato dela ser verdadeira não quer dizer que ela pode eh receber uma restrição de Esso né não tem nada a ver com a natureza do conteúdo letra D também a gente elimina confirmamos que a resposta da nossa questão é a letra B vamos fazer mais uma questão de múltipla escolha avança SP 2024 que diz o seguinte ao elaborar um documento oficial é importante saber Identificar qual o seu nível de abrangência

ou de restrição ou seja esse documento ele pode ser acessível a todas as pessoas ou ele precisa ter o seu acesso restrito e aí vem a pergunta assim né com base a esse nível de abrangência e ou restrição Qual é o teor de um documento ostensivo vamos lá para as nossas alternativas letra A documento ostensivo ele é de conhecimento do público em geral e deve ser disponibilizado para consulta sem restrições a gente já vem aqui e marca diretamente a letra A como a nossa resposta aí né mas a gente quer conhecer aí o que que

a banca colocou nas outras alternativas para ver se tem alguma outra que a gente poderia ficar em dúvida né mesmo a letra A já trazendo o conceito certinho do que que é documento ostensivo vamos lá paraa letra B conhecimento do público em geral Ok sendo acessado apenas pelos interessados e por agentes públicos das unidades nas quais será tramitado bom a gente já vê aqui que é um documento do público em geral de conhecimento do público em geral Mas tem uma restrição de acesso aqui se tem uma restrição de acesso não é um documento ostensivo então

letra B tá errada letra C requer rigorosas medidas de segurança cujo teor deve ser exclusivamente do conhecimento de pessoas credenciadas ou seja agentes públicos diretamente ligados à sua análise a gente vê aqui que essas rigorosas medidas de segurança e essa e que há uma restrição ao conhecimento do teor desse documento né somente pessoas credenciadas podem ter acesso então letra C trata está tratando né de documentos que tem algum grau de sigilo documentos sigilosos então letra C tá errada letra D conhecimento restrito a um determinado departamento sigiloso também se tem restrição não é documento ostensivo letra

D letra e conhecimento controlado por senha bom Só pelo fato do conhecimento ser controlado aqui por uma senha Existe algum tipo de restrição de acesso a esse documento vocês concordam somente quem tem a senha vai poder acessar o documento portanto não pode ser um documento ostensivo confirmamos então que a letra A é a resposta da nossa questão mais uma questão agora de certo e errado da Quadrix 2023 diz o seguinte com base nos princípios e nos conceitos arquivísticos jul o item consideram-se documentos ostensivos aqueles cuja divulgação pode causar prejuízos à administração pública errado né pesso

documentos ostensivos Eles são de livre acesso qualquer pessoa pode eh ter conhecimento desse documento e se ele é de livre acesso ele pode ser divulgado livremente se ele pode ser divulgado livremente ele não causa prejuízos à administração pública esse prejuízo ele poderia acontecer se esse documento fosse sigiloso independente do grau de sigilo ele poderia causar prejuízo à administração pública se ele fosse de livre acesso a toda e qualquer pessoa tá bom então errada a questão vamos aqui paraa nossa última questão de múltipla escolha do Instituto verbena 2024 o conjunto de documentos de um arquivo é

chamado de quê letra A acesso não né aqui a gente já coloca como errado porque acesso é a idade de consulta a documentos Então eu tenho acesso àqueles documentos eu posso consultar os documentos Então não é a definição de conjunto de documentos de um arquivo letra B AC Servo letra B correta aqui a nossa a a nossa questão né a nossa alternativa B porque acervo é o conjunto de documentos conservados em um arquivo ou em outro outra instituição geradora de documentos letra C catálogo catálogo pessoal é um instrumento de pesquisa então não tem nada a

ver com o conjunto de documentos eu posso ter um catálogo para eu pesquisar um conjunto de documentos posso né porque o catálogo vai me trazer eh resumo um resumo né daquele desculpa daquele Cat daquele documento que compõe aquele catálogo Tá mas catálogo é um instrumento de pesquisa e letra D classificação também não tem nada a ver porque classificar é você analisar e identificar o conteúdo de um documento e aí você classifica aquele documento de acordo com aquelas classificações que nós vimos na aula de hoje então o conjunto de documentos de um arquivo é chamado de

quê De um acervo letra B Confirma aí o que a gente marcou como alternativa e aqui nós terminamos a nossa aula que trouxe conceitos básicos e o assunto classificação de documentos né um assunto muito importante muito cobrado em Provas recomendo que vocês façam os exercícios e nós nos vemos na próxima aula