Gerenciamento do Tempo em Projetos

o pessoal primeiramente boa tarde eu me chamo carol faço parte da equipe comercial de software arte a hemoglobina de hoje vamos falar de um assunto a entender um pouquinho mais sobre gerenciamento de tempo o que é e os benefícios que essa técnica agrega pra você e também para sua equipe eu já quero começar esse web fazendo uma pergunta pra vocês é você tem um prazo para cumprir com o seu cliente com certeza assim né com certeza você deu essa resposta porque independente esse cliente externo né da sua empresa ou até mesmo cliente interno chefe o

coordenador é alguém que te pediu algo ou quem sabe até mesmo pensar na vida pessoal também um filho né é todos nós temos prazo para cumprir a todas às vezes a gente promete coisas para as pessoas na promete entrega se então a gente tem prazo sair pra cumprir com essas pessoas e precisamos entregar projetos tarefas de rotina um relatório até mesmo fazer um passeio em uma determinada data tudo isso ele requer o que planejamento organização para que realmente aconteça e claro né se a gente não fizer isso né nós não fizemos esse planejamento não tivemos

a preocupação de entregar isso conforme é o combinado obviamente será feito fora do prazo resultando em um cliente frustrado então te pediram nesta licitar produção relatório a vou entregar amanhã pode ter certeza você não se programa não planeja organiza o seu tempo que acontece atrasa e aí você vai ter que contar que atrasou não é legal né e aí com isso né com esse pensamento a gente já entendendo que precisa gerenciar que precisa se preocupar é aí eu venho com outra pergunta e você sabe gerenciar o seu tempo então pessoal até para deixar claro gerenciamento

de tempo não é apenas dever de definir prazos para as atividades e aí já está tudo certo e sim você precisa analisar planejar e controlar tudo isso para que aí sim você consiga entregar tudo que precisa dentro do prazo combinado se você não sabe o que você tem de rotinas não tem como você programar né ai pode ter certeza vou te entregar esse projeto essa atividade se produto esse serviço independente do seu negócio não tem como a gente falar assim a gente vai entregar até tal data se não tivermos um controle na organização pra isso

e por isso saber fazer uma gestão do fluxo de trabalho é fundamental para garantir a satisfação do seu cliente ao final final de um projeto ou de uma entrega e pra isso é contamos com técnicas que já auxiliou na execução de tarefas e projetos falando um pouquinho de pipoca é que pra quem não sabe é um guia de boas práticas de gerenciamento de projetos é você pode fazer uso de técnicas para executar seu gerenciamento de tempo e ele traz duas metodologias bem interessantes pra isso sendo uma mais tradicional e outra com técnicas mais ágeis a

definição de qual vai ser melhor pra você né outros o negócio vai defendendo que se encaixa melhor quanto a empresa com o que vocês fazem é com o serviço que você entrega e também com seu time então a gente trabalha não temos essas duas metodologias mas aí a gente tem que analisar o que fica melhor mais adequado para cada um e mais pra frente a gente vai ver um pouquinho melhor sobre isso sobre essas duas metodologias está nos slides mais à frente mas então assim o pboc ele afirma que a técnica de gerenciamento de tempo

ela auxilia na identificação de demandas então faz você saber o que precisa entregar né também ajuda no perfil do time que serão as pessoas envolvidas para execução e outros fatores também que possa influenciar na execução das atividades e dos projetos no gerenciamento de tempo a isso é uma técnica né que vai ajudar aí nessa gestão de vocês de demandas tarefas projetos e equipes gastos a gente vai se aprofundar mais um pouquinho e utilizando da técnica kan de gerenciamento de tempo os prazos podem ser estruturados de modo mais realista e é sobrecarga de trabalho é para

os membros da sua equipe um dos projetos serão evitados isso porque porque você vai ter uma noção do que precisa ser feito e claro de quando tudo isso deve ser entregue e quais pessoas estão envolvidas com o resultado né com esse controle com certeza você terá clientes mais satisfeitos com o serviço né quem não gosta de receber as coisas no prazo né a gente também pede coisas a gente também solicita independente gente vamos a gente pode até pensar assim a mas o meu negócio assim o meu negócio é assado mas não independente é você pode

falar da sua vida profissional pessoal agente pé solicita coisas né tem prazos para isso nada melhor que receber dentro do prazo porque vamos pensar não tem nada mais desagradável que teremos que renegociar um prazo com o cliente quem já não preciso fazer isso né deve ter acontecido alguma vez e uma coisa é você ligar pro teu cliente e tentar vender tentar renegociar é uma alteração na entrega vamos dizer assim com 30 15 dias de antecedência tanto tem um serviço é um produto tem algo para entregar um relatório pode ser aí 30 dias 15 dias na

10 dias então antes você vai lá e ele liga para pessoa eu falo com ele fala poxa olha vamos ter que dar uma esticadinha no prazo infelizmente não vou conseguir entregar é melhor você fazer isso do que chegar no último dia que no dia da entrega um dia antes também que não não muda muita coisa e tem que avisar o seu cliente que não vai conseguir entregar então quando você precisa renegociar um prazo em cima da hora a imagem que você está transmitindo neste momento por seu cliente é que não tinha nenhum controle do andamento

do projeto ou da atividade isso pode prejudicar muito a imagem de sua empresa com a sua própria imagem mesmo quando seu cliente precisar novamente o cliente coordenador é presa novamente e de seu serviço ele pode mentir considerar mais como um fornecedor com uma pessoa que vai fazer né já perdeu o prazo uma vez já não foi legal a ufmt em cima da hora ele também é por conta do seu atraso teve que negociar outras coisas às vezes a gente não sabe né acho que só nós que está afetando não vai afetar a desencadear várias coisas

também para o cliente então não é legal então por isso pessoal precisamos ter bastante atenção com isso estes prazos nem eles geralmente são definidos pelos gerentes dos projetos ou gerente um coordenador da área nessa etapa é preciso que ter muito cuidado pois isso irá definir como a equipe do projeto irá trabalhar quais gastos estarão envolvidos e até mesmo a priorização das etapas por conta disso se faz tão importante ter essa preocupação na gestão de tempo pois usando as técnicas de precisar que já existem é você terá muitos benefícios é como por exemplo na próxima legislativa

benefício de gestão de tempo é organizar a melhor cada etapa do seu projeto o que vai reduzir riscos na execução o cronograma acaba se tornando mais flexível todos os envolvidos consegue se planejar de modo integrado para atingir o melhor resultado que o cliente é claro ele vai ficar mais satisfeito com o seu serviço mas agora acaba surgindo uma outra pergunta é como fazer este gerenciamento de tempo é o que carol já entende como funciona já entendi por que é importante já entendi é o que pode me trazer a id de problemas nessa não faz o

gerenciamento de tempo mas que eu faço isso né a gente tem essas dúvidas mesmo e na prática existem dois métodos é muito utilizado para o gerenciamento de tempo que até comentei lá no início lembra que eu falei que a gente entrar um pouquinho mais um detalhe agora temos o gerenciamento do cronograma nessas técnicas do boc gerenciamento do cronograma que algo mais tradicional então envolve aí um líder na frente que vai colocar todo um cronograma e temos também o gerenciamento utiliza com metodologias ágeis na maioria das vezes a metodologia medidas de ajuda se encaixa muito também

com na maioria das vezes não ela se encaixa muito com a área de ti é gosta de trabalhar muito com esse tipo de metodologia e tradicional sempre um pouco mais tradicional gosta do projeto é com todas as suas etapas tudo mais só vai depender do seu negócio da sua equipe é outro que se encaixar melhor aí com você tá e para o gerenciamento do cronograma que essa é a primeira que não é o mais tradicional é é preciso analisar é alguns recursos envolvidos por exemplo o líder é o gerente de projeto e vai fazer o

que ele vai levantar as atividades que precisam ser feitas para entregar aquele projeto as etapas neo normalmente no tradicional a gente tem etapas por exemplo em que são planejadas mento execução encerramento então vai analisar quais são as entregas importantes e gastos também é quais gastos a gente vai ter atrelado no desenvolvimento desse projeto e depois disso o formato é toda esse cronograma todas as informações atividade prazo é responsável é tapa sendo este um formato de cronograma para facilitar o acompanhamento ou para quem prefere é o algo mais mais ágil como falei antes que é o

metodologias ágeis é outra opção é utilizar ferramentas que agreguem isso por exemplo tem uma funcionalidade que acaba sendo muito utilizada mesmo que é o kanban onde você também vai distribuir essas atividades mas agora ele não controla nesse formato de cronograma ele coloca algo é em formato de cards né e aí cada card representa uma atividade e até mesmo quando ele está colocando sua actividade atrelando a pessoa envolvida os prazos ele pode também nessa metodologia ágil eles utilizam muito a palavra stent então você pode quebrar seus entregáveis em sprints então no tradicional que acontece você tem

um projeto né vamos lá pensando o cronograma tradicional no no tradicional a gente tem um projeto você tem uma data de início uma data de fim e várias etapas dentro e tu vai entregar vai falar porque a gente está começando hoje e que vai entregá lá no final de janeiro e tu vai entregar tudo no final de janeiro o que acontece na metodologia de ágio é que como trabalha com sprints sprints é como se fosse esse pacote está de iniciação planejamento e execução só que claro mudou um pouquinho ea nomenclatura mas assim entende os pacotes

aí você combina com o seu cliente para entregar e tem nem etapas né então assim a vai ter um sprint 1 ess sprint 1 a gente tem ali uma atividade que é executar um relatório depois disso a gente vai fazer uma tela é um exemplo estávamos a fazer um layout de tela depois disso a gente vai entregar um gráfico então sim vai tendo várias atividades dentro desse espírito que é um pacote e aí você vai ter uma data que é menor para entregar não vai ter um prazo tão grande essa entrega de acontecer quando sexta

feira tá então é um exemplo então na ágil as entregas podem acontecer de forma mais rápida você trabalhar com esses pacotes de atividades e vai entregando ao longo de já na metodologia mais tradicional é acaba acontecendo o que você tem uma data de início tem uma entrega lá no final vamos ver lá para fevereiro e vai tudo se entregue naquela data o projeto como um todo então é carol mas qual quê vai ficar melhor pra mim vai depender do que como você prefere trabalhar tá mas as duas metodologias estão aí pra você pensar o que

fica melhor para você testar no seu dia a dia até mesmo às vezes contratar uma consultoria para isso então né pra analisar um pouquinho melhor é o teu dia a dia é então vamos lá pra fazer esse gerenciamento de tempo nem vamos recapitular um pouquinho precisamos a gente vai pra algumas informações até copiapó que nos fornece planejar o gerenciamento do cronograma ou do campeonato o cronograma mais tradicional candombe um pouquinho mais ágil então identificando as melhores políticas e procedimentos para desenvolver então quando está executando aquele projeto atividade e gerenciar o cru eo gerenciar e controlar

o cronograma ou o kanban depois de inscrito precisa fazer planejou né vamos definir as atividades estão na definição de atividades a gente vai ver o que vão identificar quais são as tarefas para fazer para produzir as entregas do projeto depois disso né a gente tem a parte também de sequenciar atividades até coloquei entre parentes cronograma porque envolve um pouquinho mais de cronograma aquela técnica mais tradicional então na no metodologia tradicional você consegue colocar dependências entre as atividades que você está definindo o seguinte actividade tal quando ela é a primeira né se você ligar ela uma

segunda actividade aquela predecessora desce então essa primeira que aprenda a assessora ela precisa acontecer antes quando ela terminar aí sim atividades senhora pode começar então você pode definir isso né pra facilitar a gestão de saber que tem que começar antes o que não pode perder a data então fica muito bacana de veículo no grama essas informações então quanto tá ali fazendo nessa distribuição de atividades você vai estimar os recursos então o tipo ea quantidade de recursos necessários para executar cada atividade então às vezes um relatório aquele relatório é simples eu vou colocar só um recurso

pra fazer a mais esse relatório é mais complexo e precisa remover their precisar envolver área fiscal e por aí vai então esse relatório vx pessoas dez pessoas então vai depender da atividade que você está executando estimar as durações atividades então você vai colocar o período né que é o prazo bem importante está é isso pra você saber é pros envolvidos mesmo saberem quando precisam começar quando preciso de entregar e depois claro você precisa fazer o que né não basta ae carol estou fazendo o que o gerenciamento de tempo será legal a ver se estou colocando

as atividades todas aquelas pessoas e deixando lá não aí você não está gerenciando o tempo porque depois do cliente vai te cobrar quando você for ver que ele já está atrasado já está quase três anos então importantíssimo tá essa última ótima é parágrafo aqui controlar o cronograma o camba estão controlando o andamento das atividades e possíveis mudanças então às vezes pode acontecer né vai ter uma alteração escopo do cliente liga pede mais coisas e você vai ter que acrescentar isso no projeto prometeu entregar agora no final de janeiro como aumentou o escopo vai ter que

negociar a data sempre tem que ficar atento a isso né ele vai achar que vai entregar ainda no final de janeiro e não é bem assim então por isso é importantíssimo estar fazer esse monitoramento do que está acontecendo e pessoal deu uma boa notícia nós temos ferramentas de gerenciamento que auxiliam nisso então a tecnologia está aí para nos ajudar no gerenciamento de tempo e já existem várias formas de controle é ferramenta específica mesmo em gerenciamento de projetos atividade que permite aos gerentes avaliar como todas as etapas estão sendo estão sendo executados distribuir responsabilidades de forma

mais assertiva e garantir é claro que nenhum gargalo mais ser ignorado lá no projeto que vocês estão tocando em outras palavras como o uso de ferramentas vocês vão ter o que uma gestão centralizada das rotinas garantindo que nenhum problema possa interferir no dia a dia do projeto ou da equipe portanto agora eu gostaria até de convidar vocês é quem tem mais um pouquinho de tempo a conhecer a nossa solução de gerenciamento de atividades o art ele auxilia nesse controle de tempo nessa nessa gestão de inserir essas atividades de monitorar você pode utilizar no formato de

cronograma naquela metodologia mais tradicional ou quem prefere algo mais ágil é carol nos projetos não são assim então a gente faz algo no cambeba pra ficar mais mais simples a equipe executar mais visual assim a gente tem um arte mas claro existem várias ferramentas como falei no início é o excel também pode te ajudar né então vai depender do que fica melhor pra você mas nada melhor do que utilizar algo específico funções já prontinhos porque não é só isso que ela vai dar né ela vai dar vários resultados gráficos e indicadores você no final além

de centralizar às vezes quando a gente faz no excel cada um do seu jeito fica com isso centralizado ainda vai ter que sempre de manhã e lá perguntar o que o fulano ou ciclano estão fazendo não é que a idéia é unificar uma ferramenta eu quero mostrar a arte porque eu conheço então vamos lá pessoal a tela que estou mostrando agora pra vocês é a nossa tela é do campeã então pra quem prefere utilizar mais uma metodologia ágil é nós temos essa funcionalidade que fica muito bacana de verificar as atividades é todas as entregas que

você precisa fazer tudo mais você pode colocar aqui ó cada atividade em formato de card eu já sei quem tem que executar pela foto o barulho já sei quem é consigo ver se o prazo está legal então se está verdinho a data o plátano prazo vermelhinho atrasou não tem data ninguém colocou data então não adianta também só delegar a atividade e não por uma data como é que vocês vão monitorar ou ter certeza que isso aqui tá no prazo o ator que você descobre que ele devia ter sido entregue o cliente vai estar bufando atrás

de vocês então importante está a colocar seus datas aqui e aí a gente já distribuiu recurso que vai fazer então aqui vai ser feita uma manutenção no sistema por exemplo se uma máquina ou em qualquer outra situação que vocês possam utilizar aí então aqui ó já foram associadas duas pessoas para executar foi delegado uma data pra começar pra finalizar entre os senhores têm esse período de tempo pra fazer também tem possibilidade de vocês estimarem horas quando a gente chega a hora da gente está falando para essa equipe que office tem quatro horas para entregar isso

aqui pra mim então eles vêm depois aqui dentro da ferramenta e fazem um apontamento deles o legal é que tudo isso pode ficar centralizado dentro da própria plataforma porque de quando ele foi executado ali já a raça aqui pra em andamento essas colônias aqui vocês criam podem formatar com o nome de vocês carol - isso aqui aprovação de quente não tem problema você vai criar o seu jeito aí eu vi que ó quero fazer isso que agora posso dar um play e olha que d o que faço é que fica há nesse caso eu não

tô associado nessa atividade é por isso que eu não consegui ver se eu consigo fazer nessa aqui ótimo ó então é que eu já dei o play e pronto já tô e resolvendo aqui executando essa atividade agora tá isso facilita pra vocês a área concluir daqui ótimo vem aqui ó para o meu play então cadastrei meu tempo e fui lá agora e concluir a atividade tanque do ladinho no cambeba a moça pra você tudo que já foi encerrado tudo que já foi entregue então você sabe certinho que já foi executado pela equipe o que você

tem que ficar de olho se aparecer porventura uma data na cor amarela é porque o habitat avisando que têm risco de atrasar e também é isso é muito bom porque aí antes de transar você também já consegue ver que tá arriscado e aconteceu isso aí tá isso aqui é mais pensando no ágio tá hoje a gente trabalha com essa visão de câmbio é clara e intuitiva aqui do ladinho do art eu não mostrei pra vocês mas e podem ter os pacotes é teu projecto você pode quebrar que cada etapa como mais sprint na sprint um

sprint 2 23 e as entregas que você tem que fazer na tradicional gente usa muito o cronograma então essa visão aqui olha que bacana eu consigo ver as mesmas atividades está nas nossas atividades as mesmas etapas só que no formato de cronograma onde é seu fechar as pastinhas aqui eu vejo todas as minhas etapas que delas podem seguir aquele nome né mais tradicional e do doclisboa quiné da do tradicional mesmo desse tipo de gerenciamento e aí quando a gente expande as pastinhas a gente identifica cada atividade que foi colocada é indicador de prazo então poch

tudo atrasou gerente está aqui olhando né lembra que eu falei pra vocês o seqüenciamento de atividades não é só aqui ó tem que acontecer antes dessa pode ver essa aqui concluiu ela toda verdinha por isso que começaram essa da equipe que após ela concluir já iniciou a próxima ea em várias outras aqui na sequência de uma questão legal não queria muito entrar nesse conceito mas olha só quanta atividade da amarelinha é até aviso do arctic sea no caminho crítico caminho crítico também está lá no plock existem só pra falar pra vocês nada complexo e que

o caminho crítico está falando o seguinte se alguma atividade dessas aqui ó atrasar você não consegue mais entregar o projeto na data prometida para o cliente então isto prometeu entregar isso aqui amanhã é muito perto vamos pôr assim no dia 30 de janeiro se uma dessas aqui é para entregar hoje foi entregue sua manhã durante entrega mais o projeto do cliente no dia 30 de janeiro está recebendo legal porque você consegue de se programar ver o que você não pode realmente perder o prazo para trás aí ações e evitar tudo isso as pessoas não envolvidas

elas também podem parecer que o cronograma né que estão os recursos só aí não vou retirar e meninas dessa atividade ela está super carregada até tem muita atividade para fazer posso tirar de manuseio outra pessoa que salvo funciona de uma forma bem bacana e claro entre uma nova atividade né em tron algo novo cliente solicitou a mudança por aqui mesmo já faz essa alteração ó a gente já pode adicionar de uma nova atividade tipo chapa k11 que ele pediu agora integrar uma tela de cadastro um exemplo de como o trabalho de software aqui veio na

cabeça a é assim e vamos colocar aqui tem que entregar o começa hoje eu quero entregar até sexta feira essa tela prometi para o cliente tá mas então isso quer dizer que tu entra a camisa do projeto naquela data que você imaginou isso aqui já afetou de novo tem outro cronograma então aqui a gente é definir a pessoa vai me ajudar o alecsandro a eucaristia horas netamente a opção zinho aqui ó pra fazer essa tela de cadastro 20 horas 10 da carol 10 alecsandro até sexta eles entregam ok assim é algo bem fácil mesmo eo

melhor nós estamos fazendo uma gestão centralizada em outra coisa tem casos o cliente misto é trabalha com todas as suas telas tá né trabalha com o cronograma trabalha com o kanban não tem problema o legal é que tudo é atualizada de forma simultânea independente então se porventura eu preferia atualizar por aqui com atividades por aqui ajustar prazos não tem problema mesmo que tu fez por aqui vai atualizar no câmbio e vice-versa pessoal executou aqui vai aparecendo seu cronograma que está concluída então a equipe de vocês pode escolher a melhor tela como fica melhor para trabalhar

no dia a dia como consequência termos gráficos temos visões bem legais que acompanha entregas isso aqui é legal tanto pra ágil como tradicional no tradicional a gente vê que há as etapas não é somente as etapas não parece as atividades ea gente sabe a etapa de levantamento em risco de atrasar então se a gente não correr vai atrasar tem atividades aqui que já transaram mesquita nasceu na amarelinha aqui ó o verdinho porque ainda está no prazo então eu sei o percentual atual nessa etapa já andou 76% maso arte fala que eu já deveria estar 95%

para entregar no prazo isso pode ser visto tanto nesse tradicional como no ágio né você quebra em spring em que esses 21 e 22 às vezes e você sabe a data de início do sprint afinal qual é o percentual que o percentual já que ela evoluiu e que deveria estar temos indicadores visuais então olha só com o colocando o projeto é projetos nas atividades aqui dentro vai resultar para vocês essa visão né poxa na minha empresa os projetos que eu tenho quando estão em atraso 22% somente o restante ó 63% no número muito alto já

está atrasado então temos temos que ter preocupação com isso traz ações né poxa minhas atividades né a maioria está no estatuto do que dependente 500 atividades pendentes 57 por cento do que tem cadastrado e aí a gente consegue entender aqui ó quais atividades estão por responsável quem tiver a maior fatia que essas duas pessoas olha que sacar ó são as pessoas mais sobrecarregados então isso pode acontecer não você vai adicionar um novo projeto vai entrar na nova atividade entrando coisas novas no backlog e aí você vai colocando aquela pessoa e poxa ela tá cheia e

se a gente não faz isso é uma ferramenta como é que a gente vai saber né às vezes faz por papel que cada um fez excel mas no todo na visão já o tudo sabe se chegasse o pessoal está sobrecarregado ou se você precisa contratar novas pessoas para a área então aqui você tem argumentos têm uma visão tão se eles estão cheios ou contratar mais gente ou seja estamos tão bem cheio vamos ver se a bruna que só tem 1% de tarefas com ela pode dar uma ajudinha já carol tem 31 então aqui vocês vão

traçando ações pra melhorar não perder mais prazo com o cliente e outra à telinha aqui achei bem legal é que tem status report né gráfico só de horas estimadas para atividades pendentes total de olhos apontados em previstas por cada pessoa então se usar parte também de controlar horas dessas atividades você também consegue ver que apontou mais quem está apontando de menos é o que tem dependente com cada pessoa vai lá na reunião não precisa montar mais o powerpoint né a gente só abre aqui ó já está mostrando em tempo real como é que está a

situação real desse projeto e também ao pode aparecer o componente é de gás que o cronograma para você visualizar né fica bem interessante ou até mesmo tem hotel estágio de atividades suas metas tarefa só com um formato de disputa em directo em controle de riscos em gráfico de bergdahl que bem legal gente viu estimado restante esse é mais pra horas é muito usado na metodologia ágil então assim é são questões bem bacanas da ferramenta é de ter uma ferramenta realmente para fazer a gestão de tempo gerenciar tempo é isso é a gente saber o que

tem que fazer é saber quanto que tem que entregar com quem está e acompanhar monitorar isso se a gente não tem um lugar para centralizar isso a gente não sabe prometer é uma data ser tida por clientes a gente que sabe de cabeça né mas não não vai ficar tão assertivo é do que a gente tem documentado eu vou mostrar pra vocês o seguinte para quem é cliente já sabe como é que funciona no art né é esse nosso site para quem não é tem interesse de conhece e detestar fica à vontade que no nosso

site orth a ponto com nós temos aqui até um atendimento online é real se você dá o ele o pessoal já vai te dão um suporte vai perceber a tirar as dúvidas e pode também marcar uma demonstração na exclusiva pra você com o consultor temos também teste ok se você já quer começar usando clique aqui para começar você já vai cadastrar e já vai cair dentro do arte pra começar a colocar e dúvidas né pode chamar gente pessoal espero que vocês tenham gostado até logo [Música]