Ciclo DMAIC - Etapas e Exemplo Ilustrativo

o olá pessoal se você trabalha com gestão da qualidade e melhoria de processos provavelmente você já ouviu falar no ciclo de mike principalmente se você trabalha com controle estatístico da qualidade seis sigma ou linces em cima tá nesse vídeo vou explicar para vocês o que é o ciclo de mike juntamente com um pequeno exemplo de uma sala bem ampla o ciclo de mike nada mais é do que uma metodologia para resolução de problemas e melhoria de processos e esse termo de mike na verdade é uma sigla em que cada uma das letras representa uma das

etapas do ciclo de mike que são as seguintes de definir seria estar para definir ele que mexer seria medição aí nós temos o análises que seria a letra a de analisar e seriam impuros melhorar e por fim o control que seria letras e controlar uma dúvida muito comum para quem começa a estudar o ciclo de mike é como a gente pronuncia o nome do ciclo e se tratar de um termo em inglês não existe um padrão em português para gente falar o seu nome do ciclo de mike na verdade tem pessoas que falam demais tem

algumas pessoas que falam de make puxando mais para o inglês mas independentemente do jeito que a gente fala o nome do ciclo o importante é que todos entendam como ele funciona talvez você tenha notado uma semelhança entre as etapas do ciclo de mike e as etapas do ciclo pdca a isso faz muito sentido porque ambos os ciclos tem objetivos muito parecidos que são a melhoria contínua ea resolução de problemas porém o ciclo de mai que tem uma em fazer um pouco maior em alguns aspectos específicos como a voz do cliente ea utilização de ferramentas quantitativas

em suas análises bom agora vamos começar a estudar as etapas do ciclo de mike propriamente ditas começando pela etapa define que é definir o objetivo dessa etapa é que a gente defina claramente qual é o problema e do tratado a gente também precisa definir quais são os clientes internos e externos envolvidos quais são os seus desejos suas expectativas e mais importante de tudo definir quais são os requisitos dos produtos e serviços que são produzidos por esse processo outros pontos que fazem parte da etapa definir são uma até amento do processo atual e também algumas definições

como a equipe que vai fazer parte do projeto quais são os recursos disponíveis e quais são os prazos envolvidos para vocês entenderem como ciclo de mike funciona eu preparei um pequeno exemplo só para vocês verem todas as etapas do ciclo em execução porque se eu ficar só falando para vocês o que que são cada uma das etapas sem um exemplo vocês vão ter dificuldade e entender o que cada uma dessas etapas representa então o exemplo vai ser o seguinte imagine que você é o gestor de um hospital e você tem recebido várias reclamações dos funcionários

sobre a falta de materiais básicos eu vou seringas e gaze e esses materiais não podem faltar então para tentar resolver esse problema você resolveu aplicar o ciclo de mike vamos ver como que o ciclo de maio que poderia ser aplicado para resolver esse problema né etapa definir o que a gente precisa fazer primeiro é definir claramente qual é o problema sendo tratado e o objetivo que a gente tem quem o exemplo do hospital seria aumentar a disponibilidade desses materiais básicos de consumo no hospital a gente também precisa definir quais são os clientes desse processo que

neste caso são médicos e enfermeiros do hospital e nós também precisamos modelar o processo atual destacando quais são as etapas críticas que podem estar influenciando nessa falta de materiais também faz parte da etapa definir a gente fechar qual é o escopo do projeto ou seja coisas que estão no projeto e coisas que ficam de fora como por exemplo quais são os itens que a é liderar nessa análise a gente não pode considerar todos os itens do hospital para a gente precisa fechar qual que é o escopo do projeto após as definições iniciais a gente pode

ir para a segunda etapa do ciclo de mike a etapa medir o objetivo dessa etapa é a gente definir o primeiro quais são os dados que a gente precisa para realizar o projeto e aí depois a gente precisa definir quem vai coletar esses dados quais são as fontes desses dados e também como que a gente vai organizar esses dados em tabelas e gráficos para que a gente possa utilizá-los nas etapas posteriores em nosso exemplo do hospital alguns dados seriam muito importantes como por exemplo os registros de falta de materiais que realmente aconteceram então toda vez

que tem uma falta de material e sua registrado e aí a gente pode buscar os dados sobre esses registros para a gente saber quais materiais realmente estão faltando com maior frequência a gente também pode buscar dados sobre os fornecedores para gente tentar descobrir qual as dores demoram mais para entregar quase têm maiores taxas de atraso se alguém já cancelou algum pedido e também outros dados que poderiam ser interessante são os níveis de estoque de cada um dos produtos para a gente tentar entender se existe algum e tem que estar comigo de estoque muito baixo atualmente

vamos ver agora alguns exemplos de dados que poderiam ter sido coletados no projeto como esse bom então aqui nós temos os dados dos itens de consumo do hospital nessa coluna que a gente tem os itens aqui nós temos as quantidades solicitadas para a gente saber exatamente quanto que foi solicitado de cada um desses itens por enfermeiros e médicos então imagina o seguinte toda vez que alguém precisa de um item eles vão lá no almoxarifado fazer uma solicitação e isso é registrado e aqui nessa coluna a gente tem exatamente quanto que foi atendido ou seja daquilo

que foi pedido quanto que tinha para atender e a diferença entre esses dois valores é o que a gente vai chamar de falta então aqui nós temos a quantidade que não pode ser atendida e aí nessa coluna a gente tem as faltas em porcentagem ea que a gente consegue ver qual é o tamanho do nosso problema por exemplo a gente consegue notar que as luvas são os itens que mais faltam a gente também tem bastante falta de seringas porém nós temos itens que nem tiveram o período tô aqui a gente vê uma coisa muito importante

deve tá para medir a gente coleta dados e tem uma noção mais real do tamanho do problema a gente sabe o que priorizar vamos detalhar um pouco os dados de fornecimento para as luvas então como as luvas foram os itens que mais tiveram faltas tem um detalhe os dados de fornecimento e a gente vê que existem 3 fornecedores de luvas e nós temos algumas colunas aqui nós temos a coluna de quantidade que foi entregue nos últimos três meses nós temos a quantidade entregue com atraso então quer dizer que esses itens aqui que estão nessa coluna

eles foram entregues porém depois do prazo prometido e talvez esteja aí uma das razões da gente tanta falta de material para alguns desses itens que nesse caso aqui seria a luva nós temos aqui o atraso em porcentagem e aí a gente vê que esse atraso em porcentagem tá muito alto para todos os e nós temos aqui a outra coluna que interessante que são quantas unidades eu tenho já contratadas mas que não foram entregues ainda então quer dizer que nos próximos meses ou semanas a gente vai ter essas unidades entregues aqui nós temos uma outra coluna

que é o tempo médio em dias para o fornecedor realizar uma entrega e a gente vê que o fornecedor três é um fornecedor que é mais rápido na entrega tá pelo menos nesse período de três meses é só então assim aqui só apenas alguns dados de exemplo é só para a gente poder ilustrar o exemplo do hospital que a gente tá usando para demonstrar a aplicação do de mike mas o que eu queria que vocês entendessem aqui a etapa medir e depois etapa analisar serve para gente coletar esses dados e ajudar na análise do por

quê que o problema acontece e de qual é o tamanho do problema e qual que seria uma meta interessante para esse projeto porque agora quem sabe por exemplo vou voltar no slide anterior já que a gente sabe que as luvas tiveram falta de quatro por cento nos últimos três meses se nos próximos três meses esse valor cai para dois por cento ou um por cento eu sei que melhorou com todos esses dados em mãos a gente pode partir agora para terceira etapa quieta para analisar cujo objetivo é utilizar os dados e outras ferramentas para a

gente entender melhor a causa raiz do problema para isso é como a gente utilizar ferramentas de apoio como diagrama de ishikawa os 5 porquês ou até mesmo algumas ferramentas mais sofisticadas como femeia no nosso exemplo ferramentas como essas poderiam ser utilizadas para a gente entender melhor quais são as causas raíz da falta de materiais no hospital eu não vou aplicar essas ferramentas aqui neste vídeo porque a gente poderia ter um vídeo separado só para aplicação dessas ferramentas porém imagine que você reuniu sua equipe e depois de aplicar ferramentas as peças vocês chegaram nas seguintes razões

para a falta de material do hospital primeiro vocês descobriram que uma das razões da falta de materiais no hospital é a baixa frequência da revisão de estoque então como demora muito para vocês revisarem qual é o nível de estoque e só aumenta a probabilidade do estoque baixar demais além disso utilizando os dados da etapa medir a gente pode ver que os fornecedores não tem um desempenho tão bom assim porque a gente tem vários atrasos e o tempo de entrega de alguns fornecedores é um pouco longo uma coisa que eu queria chamar atenção sobre as etapas

medir e analisar é que ela se sobrepõe por quê porque na medida em que a gente vai coletando dados a gente já vai fazendo algumas análises então etapa medir e analisar acabam acontecendo junto além disso na hora que a gente está analisando os dados a gente geralmente sente falta de outros dados e aí a gente precisa voltar né tá e para coletar mais dados isso é muito benéfico para o projeto porque isso deixa o projeto mais rico a gente tem mais dados para tomada de decisão só que a gente tem que tomar cuidado para não

exagerar porque se a gente fica muito nesse ciclo de medir e analisar a gente sempre vai achar mais alguma coisa que a gente quer analisar aí a gente pode acabar ficando preso nesse ciclo a gente não vai conseguir avançar no projeto e a gente pode até mesmo comprometer o escopo do projeto saindo do objetivo original o que não é uma coisa legal senão a gente não consegue cumprir o objetivo original que a gente definiu lá na primeira etapa na quarta etapa em cruz seria a melhoria a equipe do projeto precisa propor ações que ataquem as

causas raiz do problema então necessário definir um plano de ação quem vai fazer essas ações quais são os recursos envolvidos e por fim logicamente executar as ações propostas no exemplo que estamos considerando do hospital e por que que tem a proposto duas ações com a primeira poderia ser um aumento da frequência de revisão do estoque então com isso a gente diminuiria a probabilidade de um estoque baixar muito e também nós emitiremos mais pedidos de compra com mais frequência uma segunda ação que poderia ser proposta é o desenvolvimento de um sistema de avaliação dos fornecedores porque

assim a gente poderia ter dados concretos para saber quais fornecedores são melhores e em futuros pedidos de compra a gente poderia priorizar esses fornecedores de bom sempre assim após executar todas as ações de melhoria a gente vai tratar para controlar na qual o objetivo é a gente garantir que essas melhorias obtidas sejam mantidas no futuro em outras palavras é como se a gente fizesse que esse novo desempenho melhorado passasse a ser o novo normal no exemplo do hospital eu preparei um exemplo para vocês entenderem o que que seria a controlar vamos ver e aqui nós

temos um gráfico que mostra a evolução das faltas ao longo do tempo medido em semanas aqui tem imagine que aqui a gente tem a evolução das faltas ao longo do tempo antes da execução do ciclo de mike então a gente percebe que tem uma variação nas faltas porém existe uma certa estabilidade nessa variação então a gente sempre tem esse patamar de faltas aí durante o ciclo de mike e após o ciclo de mike depois que a gente fez todas aquelas ações de melhoria a gente percebe que o desempenho mudou e aí depois que a gente

finalizou o ciclo de mike a gente tem um novo patamar de desempenho em então o índice de faltas agora está variando aqui e eu desejo que esse patamar permaneça então eu quero que no futuro esse índice de faltas continue nesse mesmo nível então a gente poderia fazer aqui uma carta de controle então eu poderia calcular os o controle e acompanhar o índice de faltas ao longo do tempo para verificar se ele permanece estável sem algum momento esse índice ultrapassar os limites de controle principalmente se for acima do limite superior então a gente pode concluir que

o índice de faltas provavelmente mudou também aí alguma ação corretiva precisaria ser feita né tá para controlar é comum a empresa documentar e padronizar a nova forma de trabalho para garantir que as melhorias obtidas não sejam perdidas além disso é muito comum utilizar cartas de controle para a gente poder acompanhar o processo e verificar se esse novo desempenho se manteve o pessoal assim a gente finaliza o exemplo e esse é o círculo de mike eu tentei ser bem simples na explicação e no exemplo para vocês entenderem a metodologia de uma forma geral e também para

vocês se inspirarem para vocês poderem começar a aplicar o ciclo de mike desde já no trabalho de vocês é mas eu gostaria de chamar a atenção para o fato de que em algumas aplicações reais do ciclo de mike algumas ferramentas mais sofisticadas podem ser necessárias algumas dessas ferramentas eu até tenho um vídeo aqui no canal já porém algumas eu ainda não tenho vídeos então elas estão em uma fila que eu vou fazer dividir os futuros então você tem alguma ferramenta relacionada ao ciclo de mike que vocês querem conhecer mais e ainda não tem vídeo aqui

no canal deixe uma mensagem que eu vou colocar essa ferramenta na lista dividir futuros eu não prometo que eu vou fazer logo esses vídeos porém eu vou colocar aqui na minha lista de próximos vídeos e eu vou priorizar aqueles que têm uma maior quantidade de pessoas interessadas bom pessoal então assim a gente finaliza o nosso vídeo espero que vocês tenham entendido gostado e nós nos vemos no próximo vídeo até mais