3 erros comuns em auditorias e como evitá-los | QMS Brasil

Se tem uma coisa que pode decidir o futuro da sua certificação iso é o momento da auditoria não é mesmo alguns erros podem ser cometidos e nesse vídeo nós vamos tratar quais são alguns dos erros mais comuns e claro como você pode evitá-los aí na sua [Música] organização indo direto ao ponto o primeiro erro que a gente encontra regularmente é o cliente querer demonstrar pro auditor que tá tudo perfeito que não tem nenhum erro no sistema de gestão os auditores que acompanham e auditam muitas muitas empresas estão acostumados a saber que como tudo na vida

algumas coisas não dão tão certo como a gente havia planejado então é esperado que durante a auditoria você seja capaz de demonstrar como que você trata essas situações né então um erro comum é querer ficar escondendo tudo que acontece na organização tudo que não deu certo todas as não conformidades pelo contrário o que a equipe de auditores vai querer ver é de qual maneira você faz o gerenci adequado quando as coisas não vão bem né quando as coisas não atingem os alcançar os objetivos que você havia planejado quando você tem desvios no processo quando você

não consegue alcançar aquele indicador é aí que a gente quer entender como que esse sistema de gestão responde então não fique tentando mostrar pro seu auditor que não acontece nada de desvio na sua organização desvios acontecem eles precisam ser tratados então eh não precisa ficar com medo de do auditor eh verificar alguns algumas algumas questões com relação a isso agora imagina aquela cena que você já deve ter visto por aí aquela correria uma semana antes da auditoria dois dias antes todo mundo mexendo nas gavetas arrumando as coisas dando um jeito de fazer a o pessoal

preencher os formulários que estavam lá em atraso Aquela aquele caos na empresa que ninguém dorme direito durante vários dias né a gente quer evitar isso ao máximo esse é um erro comum também de empresas que não estão com uma maturidade ainda no sistema de gestão o mais importante é garantir que ao longo do tempo né ao longo daquele daquele ciclo de auditorias ali seja 6 meses 1 ano você garante que seu sistema de gestão tá sendo monitorado que você tá atualizando seus procedimentos que você tá fazendo seus seus monitoramentos ali dos dos objetivos dos kpis

dos seus riscos que os seus eh documentos né a sua informação documentada tá sendo preenchida adequadamente e se não tá Por que que não tá né vai investigar onde que o pessoal não tá Por que que tá falhando e se tem relatórios que não estão sendo preenchidos né relatórios formulários que não estão sendo preenchidos H semanas ou a meses e ninguém tá olhando para isso só vai ver no dia da auditoria vale a pena vocês questionar se vale a pena né ter essa documentação o mais importante é não fique na correria uma semana antes da

auditoria Todo mundo precisa dormir em paz e estar tranquilo e descansado para poder responder da melhor forma possível durante esse momento importante que é auditoria então ajusta o seu processo garante que você fraciona se for necessário as suas auditorias internas seus controles para que ao longo de todo o tempo entre uma auditoria e outra você vai monitorando sem perder o sono durante esse processo um outro cenário que nós encontramos bastante e vemos que é um erro recorrente eh manter as questões do sistema de gestão fechadas dentro do mundinho do pessoal que cuida daquele sistema de

gestão é uma cena comum que a gente vê é quando o auditor vai até a empresa e ele cruza com alguém no corredor ele vai perguntar para aquele funcionário Há quanto tempo que ele trabalha ali naquela empresa quais são os treinamentos que ele já recebeu se ele conhece as políticas se ele sabe quais são os riscos relacionados à atividade que ele que ele executa dentro daquele daquele daquela disciplina né seja antissuborno ou eh saúde e segurança ocupacional o que quer que seja relevante aí paraa sua empresa mas é natural o auditor estar andando pela organização

e querer entrevistar algumas pessoas que não são aqueles que já estão respondendo pelo sistema Onde estão ou mesmo podem nem ser os líderes dos processos né ah todo mundo que faz parte do escopo precisa estar participando dessa auditoria ciente do que é esperado E então não é incomum é um erro bastante comum Esse sistema de gestão esses treinamentos essa conscientização não está implementada e e espalhada por dentro de de toda a organização em todas as os processos os níveis hierárquicos E aí quando o funcionário vai ser entrevistado sobre como ele realiza um processo por exemplo

ele respondeu alguma coisa que não está exatamente escrita ali no procedimento né quem já passou por isso aí sabe claramente do que a gente tá falando às vezes tem aquela planilha ali no na área de trabalho às vezes ele faz um controle de um processo diferente do que tá previsto né dentro do do formulário ali do procedimento E aí quando você vai entrevistar e perguntar por que que você faz dessa maneira né ou como que você faz ah ele vai falar olha não sei por a gente se sempre fez assim né assim que eu aprendi

E aí nem sempre a forma como as coisas estão sendo executadas é a forma Como de fato eh foi registrado então duas dois pontos importantes aqui é registre o que você faz né E faz o que você disse que vai fazer registrou ali e também ajude as pessoas a contribuir com esse seu sistema de gestão né deixe um espaço aberto para as outras outros colaboradores que não fazem parte necessariamente ali né do Core do sistema de gestão também contribuir e dizer como é que eles atuam no dia a dia e uma dica bônus dessas três

que a gente já deu eh não deixe de aproveitar a expertize do auditor que foi até a sua organização né então no dia da auditoria ao invés de ficar com receio querendo esconder as coisas né querendo falar que tá tudo perfeito ou que eh todos os controles estão sendo feitos e que tá todo mundo treinado e tudo mais então aproveite bem a experiência desse auditor e questione para ele olha tem outras boas práticas que você já viu em outras organizações tem algum um insite que você possa aproveitar aqui né Na hora do almoço Conversem um

pouco mais aprofundem algumas questões o auditor sempre é uma fonte muito importante de de melhoria paraa sua organização então não necessariamente você precisa tratar somente o que Ele registrou lá no relatório ou na nas eventualmente no apontamento de não conformidades tem muitas conversas né muita expertiz que você pode aproveitar bastante durante a auditoria e às vezes fica com medo do auditor e e não aproveita né então espero que você tenha conseguido se colocar aí nessas situações se você lembrou de alguém pensou em alguém no seu time que passa por isso conhece um amigo que pode

repensar e refletir né sobre o a forma como ele se comporta durante o auditoris compartilha esse vídeo aqui continuea essa conversa e se você lembrou de outras coisas deixa aqui o seu comentário que a gente troca mais ideias a respeito até a [Música] próxima Y [Música]