Como documentar um processo?

olá olá BPM friend bem-vindo de volta ao maior canal de BPM do Brasil hoje eu vou atender um pedido de um BPM Friends super fiel que segue a dec aqui e nas nossas redes sociais e que me mandou um Direct pedindo para mostrar como se documenta um processo Então hoje eu não me fiz de rogada e vou mostrar Logo sete maneiras diferentes de você documentar um processo que tal Gostou então dá o seu like aqui embaixo nesse vídeo para você não esquecer de fazer isso depois compartilhe esse vídeo com os outros BPM Friends ajuda o

canal da Deca crescer cada vez mais já somos mais de 17.000 BPM Friends e ainda podemos crescer muito muito mais e vamos lá descobrir como é que a gente pode documentar o [Música] processo PR começar BPM FR já deu perb que eu estou um pouco fanha um pouco rouca porque se eu não morrer nesse calor do Rio de Janeiro eu vou morrer do ar condicionado que eu tenho que ficar enfiado o dia inteiro usando essa voz que já está meio baleada Então já peço desculpas pela voz mas o importante é o conteúdo o conteúdo é

rei não é mesmo então o conteúdo hoje está no capriz eu quero te dar ideias de sete formas diferentes de você documentar um processo a primeira delas eu acho que vocês já conhecem de trás para frente de co sal teago é o fluxo ou o modelo do processo é uma representação gráfica visual do processo que tem como objetivo apresentar o passo a passo de execução daquele processo e que normalmente é representado usando alguma linguagem de modelagem de processos como por exemplo anotação bpml eu posso documentar um processo André pgar pro meu cliente só o fluxo

do processo pode dependendo da situação isso é o suficiente por exemplo se você tá fazendo um iis mais rapidinho para depois chegar num trabalho de melhoria e transformação de processos o iis não é o seu fim é somente um step intermediário Então pode simplesmente parar no fluxo do processo em outras situações onde você precisa de uma documentação mais completa Você pode ter que adicionar a esse fluxo do processo um descritivo do processo ou um manual do processo por exemplo vamos falar disso já já para ilustrar o que que é esse fluxo esse modelo do processo

Vou botar aqui na tela para você um exemplo de um processo de Natal Isso mesmo o processo do Papai Noel de receber as cartinhas das crianças e analisar essas cartinhas para confeccionar os presentes e para entregar todos os presentes na véspera de natal esse processo tá totalmente ilustrado em um eBook gratuito disponível para você baixar lá no site da Deca Então aproveita a segunda forma que a gente tem para documentar um processo é o sipoc sipoc é uma sigla que significa supplier input process output customer o cpoc pode ser feito em formato gráfico ou de

Bela Inclusive tem um vídeo anterior aqui do canal eu vou deixar o link aqui embaixo na descrição onde eu explico em detalhes o cpoc você pode ir lá conferir se tiver alguma dúvida a ideia do CPO aqui é que ele pode ser usado para resumir o que que entra o que que sai de um processo e as principais atividades de um processo a gente usa muito o cpoc quando a gente quer entender as fronteiras os limites entre os processos mas não é um tipo de documentação obrigatória de ser construída quando você tá modelando um processo

por exemplo então ele tem alguns usos quando tem uma necessidade então quando a empresa tá confusa sobre a sua cadeia de valor não tem um trabalho ainda de cadeia de valor e arquitetura de processos e pode precisar lhe delimitar onde começa um processo e termina o outro o cpoc pode ser muito útil nesse contexto Vamos lá ver também um exemplo do cpoc em cima do processo de Natal supplier vamos imaginar que a gente tá falando aqui dos fornecedores de plástico e de pelúcia input a gente precisa receber as cartas com os pedidos de presentes de

Natal e claro a matéria prima para preparar os presentes Então esse plástico e essa pelúcia que vem dos fornecedores o processo resumidamente em quatro grandes atividades tem enviar cartas analisar cartas ficar presentes e entregar presentes o principal output Ou seja a principal saída desse processo é o presente de natal e o cliente para quem vai esse output para quem vai essa entrega são as crianças que mandaram a cartinha pro Papai Noel então agora vamos pra terceira forma de documentar um processo que é através dos descritivos o descritivo nada mais é do que um texto narrativo

Resumindo os objetivos do processo Quem são os atores que participam daquele processo o que que acontece ao longo do fluxo de execução daquele processo não existe uma regra um modelo padrão de como descrever um processo normalmente cada empresa cria as suas próprias convenções e isso vai ficar documentado no documento de diretrizes de modelagem de processo da empresa o legal do descritivo é que no texto corrido você pode colocar links para os documentos ou os artefatos que você tá citando e a pessoa pode clicar e Navegar e consultar aquele documento você pode também colocar links pras

ferramentas pros sistemas que estão sendo chamados Então tudo isso auxilia quem tá lendo essa documentação do processo e principalmente depois quem vai executar esse processo ele pode ter ali um conjunto de instruções mais detalhadas mais completas para auxiliar então só para ilustrar Vou colocar aqui na tela para vocês né um trechinho lá do nosso e-book do processo de Natal onde a gente vem descrevendo esse processo ali claro a gente tá usando também para que as pessoas possam depois ter conteúdo para modelar o processo Mas serve para vocês entenderem um pouquinho disso bom a quarta forma

de documentar um processo vai ajudar a juntar as três anteriores então eu posso pegar o meu fluxo do processo o meu cpoc os meus descritivos e organizar tudo num relatório que a gente chama de book de processos é um documento completo bacana com uma capa um índice uma boa apresentação e que ajuda a organizar todos os conteúdos da modelagem desse processo então se eu construir por exemplo uma cadeia de valor na organização eu vou mostrar a cadeia de valor a arquitetura de processos e onde o meu processo se encai axa dentro desse contexto mais amplo

eu posso ali colocar cada fluxo do processo e o seu respectivo descritivo que eu já construí se eu tenho cpoc eu coloco o cpoc e uma coisa muito legal desse book de processos é que no início dele a gente tem ali uma legenda explicando a notação de modelagem de processos que tá sendo usada Então quem for ler o processo não fica perdido porque quando a pessoa abre no fluxo do processo só uma imagem com aquele monte de símbolo que a pessoa não está familiarizada Ela não tem ali uma colinha uma legenda para ajudar ela a

interpretar os símbolos quando você organiza tudo isso num book de processos tem essa explicação no início e no final do book de processos a gente coloca um outro complemento que é um resumo dos elementos de apoio ao processo então todos os termos de glossário ou siglas que foram usados podem estar descritos ali no final eu posso ter uma lista de sistemas que estão sendo usados uma lista de indicadores do meu processo uma lista de regras de negócio e por aí vai todos os elementos que eu usei adicionais na minha modelagem de processos podem estar explicados

e resumidos no final então fica uma documentação super completa super bacana quem quiser ver um exemplo de book de processos vou deixar aqui embaixo também na descrição desse vídeo um template gratuito para vocês baixarem lá do site da Deca e vocês poderem usar nos projetos de BPM de vocês a quinta forma de documentar processo é um pouquinho mais old school é mais conhecida pelo pessoal originado da área de qualidade é o que a gente chama de manual do processo ele é um documento completo onde você vai ter lá o objetivo do processo depois as abreviações

e siglas que são usadas naquele processo As definições dos termos as responsabilidades cada participante do processo em geral em seguida vem uma sessão de procedimento que nada mais é que a imagem do fluxo do processo e ou o descritivo do passo a passo desse processo e no final você ainda tem algumas sessões complementares ali com anexos e históricos de revisões então normalmente é um modelo de documento que segue um padrão iso na maior parte das vezes e que muita empresa que precisa de já a certificação de qualidade ainda usa para documentar um processo Andreia o

manual do processo substitui o fluxo do processo não BPM friend você pode sim colocar o seu fluxo do processo dentro do manual do processo mas você não elimina a representação visual gráfica do processo Porque tentar entender os processos somente através de uma descrição textual em linguagem natural não é o suficiente a sexta forma muito bacana da gente documentar um processo é criando um portal de processos o que que é isso você pega a sua modelagem do processo que você fez na sua ferramenta de modelagem as ferramentas de modelagem mais completinhos permitem você ter uma opção

de exportar em HTML quando você usa essa opção de exportar em HTML ela vai salvar o seu processo em formato HTML que é um formato de navegação de uma página Web Ou seja você acabou de transformar o seu processo que estava desenhado na ferramenta em um site de processos navegável Onde você consegue ir clicando nas partes do processo e lendo por exemplo as descrições das atividades ou entendendo um pouco mais sobre o que tá acontecendo ali naquele processo então você pode disponibilizar isso na internet da sua empresa você consegue deixar esse processo navegável para os

seus usuários então é uma forma bastante comum hoje em dia também e que normalmente é uma forma simples da gente fazer quando a ferramenta permite e a sétima e última forma de documentar processos mais moderninha pro pessoal mais descolado principalmente a galera das startups e das Pequenas Empresas gosta muito é o que eu chamo de playbook de processos é quando você grava um vídeo apresentando o seu modelo de processos e explicando na tela como executar cada da atividade do processo então invés ter um manual com várias páginas escrevendo textualmente o passo a passo de como

fazer aquilo você transforma isso em um ou mais vídeos que as pessoas podem assistir e aprender com exemplos na tela de uma forma muito mais ilustrada muito mais rica que fica muito mais fácil o aprendizado Então essa forma tem conquistado alguns adeptos e parece que tá crescendo por aqui no Brasil também BPM friend para fechar eu quero saber de você Quais formas você costuma usar para documentar os seus processos comenta aqui embaixo na descrição desse vídeo para mim deixa seu like deixa sua inscrição seu subscribe ativa o Sininho acompanha a Deca nas redes sociais Instagram

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